เครื่องพิมพ์ขึ้น “Access Denied” แก้สิทธิ์การใช้งานอย่างไร

ข้อความ “Access Denied” หมายถึงบัญชีผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องพิมพ์ หรือคอมพิวเตอร์ที่แชร์เครื่องพิมพ์ปฏิเสธการเชื่อมต่อ ปัญหานี้พบบ่อยกับเครื่องพิมพ์ที่แชร์ผ่าน Windows หรือเครื่องพิมพ์ในสำนักงาน

ComSiam แนะนำให้ตรวจบัญชีผู้ใช้และการตั้งค่าการแชร์ก่อนเปลี่ยนสิทธิ์ เพราะการให้สิทธิ์กว้างเกินไปอาจทำให้ผู้ใช้ที่ไม่เกี่ยวข้องส่งงานพิมพ์ได้

❶ ตรวจว่าเครื่องพิมพ์เชื่อมต่อโดยตรงหรือแชร์ผ่านคอมพิวเตอร์

หากเครื่องพิมพ์ต่อ USB กับคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ให้ตรวจว่าบัญชีที่ใช้อยู่มีสิทธิ์ใช้เครื่องพิมพ์ในคอมพิวเตอร์นั้นหรือไม่

หากเป็นเครื่องพิมพ์ที่แชร์จากคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ ให้จดชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทางและชื่อแชร์ของเครื่องพิมพ์ไว้ รวมถึงตรวจว่าอุปกรณ์ต้นทางเปิดอยู่และเชื่อมต่อกับเครือข่าย

❷ ตรวจบัญชีและรหัสผ่านที่ใช้เชื่อมต่อ

เมื่อ Windows ขอข้อมูลเข้าสู่ระบบ ให้ใช้บัญชีและรหัสผ่านที่ได้รับอนุญาตบนคอมพิวเตอร์ที่แชร์เครื่องพิมพ์ ไม่ควรกรอกรหัสผ่านแบบคาดเดาหรือใช้บัญชีของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

หากเพิ่งเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ตรวจว่าข้อมูลรับรองที่บันทึกไว้ยังเป็นข้อมูลปัจจุบัน หากไม่แน่ใจ ให้ติดต่อเจ้าของคอมพิวเตอร์หรือผู้ดูแลระบบ

❸ ตรวจว่าเครื่องพิมพ์ถูกแชร์และชื่อแชร์ถูกต้อง

บนคอมพิวเตอร์ต้นทาง ให้เปิดคุณสมบัติเครื่องพิมพ์และตรวจว่าเปิดการแชร์ไว้ พร้อมจดชื่อแชร์ให้ตรงกัน หากชื่อคอมพิวเตอร์หรือชื่อแชร์เปลี่ยน คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นอาจยังใช้เส้นทางเดิม

เครื่องพิมพ์ที่แชร์จากคอมพิวเตอร์จะใช้งานไม่ได้เมื่อเครื่องต้นทางปิดหรือหลุดจากเครือข่าย

❹ ตรวจเครือข่ายและการค้นหาอุปกรณ์

คอมพิวเตอร์ที่แชร์และคอมพิวเตอร์ที่ต้องการพิมพ์ควรเชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียวกัน ตรวจว่าเครือข่ายเป็นเครือข่ายส่วนตัวที่เชื่อถือได้ และเปิด Network discovery กับ File and printer sharing หากองค์กรอนุญาต

อย่าเปลี่ยนเครือข่ายสาธารณะเป็นเครือข่ายส่วนตัว หากเป็น Wi‑Fi สาธารณะหรือเครือข่ายที่ไม่รู้จัก

❺ ตรวจสิทธิ์การพิมพ์ของผู้ใช้

ผู้ดูแลคอมพิวเตอร์ต้นทางสามารถตรวจแท็บ Security ในคุณสมบัติเครื่องพิมพ์ ว่าบัญชีหรือกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการมีสิทธิ์ Print หรือไม่

หากไม่มีสิทธิ์ ให้ผู้ดูแลเพิ่มเฉพาะบัญชีหรือกลุ่มที่จำเป็น ไม่ควรให้สิทธิ์ Manage this printer หรือ Manage documents แก่ผู้ใช้ทั่วไป เว้นแต่มีเหตุผลและได้รับอนุมัติ

❻ ลบข้อมูลเข้าสู่ระบบเก่าหรือเชื่อมต่อใหม่

หากเปลี่ยนบัญชีหรือรหัสผ่านแล้ว แต่ยังขึ้น Access Denied อาจมีข้อมูลเข้าสู่ระบบเดิมบันทึกอยู่ ให้ตรวจ Credential Manager ใน Windows และลบเฉพาะรายการของคอมพิวเตอร์ต้นทางที่ยืนยันได้ว่าเป็นข้อมูลเก่า

จากนั้นเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ใหม่และกรอกบัญชีที่ได้รับอนุญาต หากไม่แน่ใจว่ารายการใดใช้กับบริการอื่น อย่าลบข้อมูลรับรองนั้น

❼ เพิ่มเครื่องพิมพ์แชร์กลับเข้าไปใหม่

หากสิทธิ์และบัญชีถูกต้องแล้ว แต่ยังใช้งานไม่ได้ ให้ลบรายการเครื่องพิมพ์ที่แชร์ออกจากคอมพิวเตอร์ปลายทาง แล้วเพิ่มใหม่โดยใช้ชื่อแชร์ปัจจุบัน

หากยังขึ้นข้อความเดิม ให้ตรวจไดรเวอร์และนโยบายความปลอดภัยของ Windows กับผู้ดูแลระบบ ไม่ควรปิดไฟร์วอลล์หรือระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อทดลองโดยไม่มีการตรวจสอบ

❽ เมื่อใดควรติดต่อผู้ดูแลระบบ

ติดต่อผู้ดูแลระบบหากไม่ทราบบัญชีที่ได้รับอนุญาต ไม่มีสิทธิ์แก้การแชร์ หรือเป็นเครื่องพิมพ์ของสำนักงานที่มีนโยบายควบคุมการใช้งาน

เตรียมข้อความ Error ชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทาง ชื่อแชร์ และบัญชีที่ใช้เชื่อมต่อ โดยไม่ส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย

สรุปจุดตรวจเมื่อขึ้น “Access Denied”

จุดตรวจ	สิ่งที่ควรทำ
ประเภทการเชื่อมต่อ	ตรวจว่าใช้ตรงหรือแชร์ผ่านคอมพิวเตอร์
บัญชีผู้ใช้	ใช้บัญชีที่เจ้าของระบบอนุญาต
ชื่อแชร์	ตรวจชื่อคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ให้ตรง
เครือข่าย	ตรวจการเชื่อมต่อและการค้นหาอุปกรณ์
สิทธิ์การพิมพ์	ให้ผู้ดูแลตรวจสิทธิ์ Print
ข้อมูลรับรองเดิม	ลบเฉพาะรายการที่ยืนยันว่าเก่า
ยังถูกปฏิเสธ	ติดต่อผู้ดูแลแทนการปิดระบบรักษาความปลอดภัย

คำถามที่พบบ่อย

“Access Denied” หมายถึงไดรเวอร์เสียหรือไม่

ไม่จำเป็น ข้อความนี้มักเกี่ยวกับบัญชีหรือสิทธิ์เข้าถึง โดยเฉพาะเครื่องพิมพ์ที่แชร์ผ่านเครือข่าย แต่ควรตรวจข้อความ Error และการเชื่อมต่อประกอบด้วย

ใครควรแก้สิทธิ์ของเครื่องพิมพ์แชร์

เจ้าของคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือผู้ดูแลระบบควรตรวจและกำหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้ที่จำเป็น ไม่ควรเปลี่ยนสิทธิ์บนเครื่องสำนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต

ปิดรหัสผ่านเครือข่ายเพื่อให้พิมพ์ได้ไหม

ไม่ควรปิดระบบป้องกันเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ให้ตรวจบัญชีและสิทธิ์ที่ถูกต้องก่อน โดยเฉพาะเมื่อใช้เครือข่ายร่วมกับผู้อื่น

ได้สิทธิ์แล้วแต่ยังพิมพ์ไม่ได้ ต้องตรวจอะไรต่อ

ตรวจชื่อแชร์ เครือข่าย ข้อมูลรับรองเดิม และไดรเวอร์ หากยังขึ้นข้อความเดิม ให้ผู้ดูแลตรวจนโยบายความปลอดภัยและการตั้งค่าการแชร์

เมื่อแก้สิทธิ์แล้ว ให้ทดลองพิมพ์เอกสารสั้นหนึ่งหน้าและตรวจว่าคิวทำงานปกติ หากยังขึ้น Access Denied ให้ส่งรายละเอียด Error ให้ผู้ดูแลระบบแทนการปิดไฟร์วอลล์หรือเปลี่ยนสิทธิ์ทั้งหมด