เครื่องพิมพ์ไม่รับคำสั่งจากผู้ใช้บางบัญชี แก้อย่างไร

ถ้าผู้ใช้บางคนพิมพ์ได้ แต่อีกบางบัญชีส่งงานแล้วไม่เกิดอะไรขึ้น หรือได้รับข้อความปฏิเสธ ปัญหาอาจเกี่ยวกับสิทธิ์ใช้เครื่องพิมพ์ บัญชีเครือข่าย คิวพิมพ์ หรือการติดตั้งเครื่องพิมพ์ในโปรไฟล์ของผู้ใช้นั้น

ให้ตรวจสอบว่าปัญหาเกิดกับบัญชีเดียวหรือหลายบัญชี และแยกให้ออกระหว่างสิทธิ์ “พิมพ์” กับสิทธิ์ “จัดการเครื่องพิมพ์” โดยทั่วไปผู้ใช้ที่ต้องพิมพ์เอกสารควรมีสิทธิ์พิมพ์ตามที่องค์กรกำหนด ไม่จำเป็นต้องได้รับสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ

❶ ตรวจว่าเป็นปัญหาจากบัญชีผู้ใช้จริงหรือไม่

ให้ลองลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่มีปัญหาบนคอมพิวเตอร์เดิม แล้วพิมพ์หน้าทดสอบหรือเอกสารสั้น ๆ หากบัญชีอื่นบนเครื่องเดียวกันพิมพ์ได้ แต่บัญชีนี้ไม่ได้ ให้เน้นตรวจสิทธิ์ การตั้งค่า และเครื่องพิมพ์ที่ติดตั้งในโปรไฟล์ผู้ใช้

หากบัญชีเดียวกันพิมพ์ไม่ได้จากหลายเครื่อง ให้ตรวจบัญชีเครือข่ายหรือสิทธิ์จากส่วนกลางกับผู้ดูแลระบบ การทดสอบนี้ช่วยแยกปัญหาที่ผูกกับบัญชีออกจากปัญหาของคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง

❷ ตรวจว่าผู้ใช้เลือกเครื่องพิมพ์ถูกต้อง

บนบัญชีที่มีปัญหา ให้เปิดรายการเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ แล้วตรวจว่าเลือกเครื่องพิมพ์สำนักงานที่ถูกต้อง ไม่ใช่เครื่องพิมพ์เก่า เครื่องพิมพ์เสมือน หรือรายการที่ถูกเพิ่มซ้ำ

หากไม่พบเครื่องพิมพ์ ให้ตรวจว่าบัญชีมีสิทธิ์เชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ที่แชร์หรือไม่ และคอมพิวเตอร์ต้นทางเปิดอยู่ หากพบเครื่องแต่ขึ้นออฟไลน์ ให้ตรวจการเชื่อมต่อเครือข่ายและสถานะของคิวพิมพ์ด้วย

❸ ตรวจสิทธิ์การพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ต้นทาง

ถ้าเครื่องพิมพ์แชร์จากคอมพิวเตอร์ Windows ให้ผู้ดูแลระบบตรวจคุณสมบัติเครื่องพิมพ์และรายการผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต โดยทั่วไปอาจตรวจได้จากแท็บ Security (ความปลอดภัย) ในคุณสมบัติเครื่องพิมพ์ ทั้งนี้ชื่อเมนูและการตั้งค่าอาจต่างกันตามรุ่น Windows และรูปแบบการจัดการขององค์กร

ตรวจว่าบัญชีหรือกลุ่มผู้ใช้ที่มีปัญหาได้รับสิทธิ์ Print (พิมพ์) หรือไม่ หากต้องแก้สิทธิ์ ให้เพิ่มเฉพาะบัญชีหรือกลุ่มที่ควรใช้งานตามนโยบายสำนักงาน อย่าให้สิทธิ์ Manage printer หรือสิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่ผู้ใช้ทั่วไปโดยไม่จำเป็น

❹ ตรวจบัญชีเครือข่ายและข้อมูลรับรอง

เครื่องพิมพ์ที่แชร์อาจต้องใช้บัญชีของคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือบัญชีสำนักงาน หากผู้ใช้บางคนเห็นข้อความขอชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ให้ตรวจว่ากำลังใช้บัญชีที่ได้รับอนุญาต และกรอกรหัสผ่านปัจจุบัน

ถ้าเพิ่งเปลี่ยนรหัสผ่าน ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้ใน Windows อาจทำให้การยืนยันตัวตนล้มเหลว ให้ผู้ดูแลตรวจข้อมูลรับรองที่เกี่ยวข้องกับเครื่องต้นทางและอัปเดตตามขั้นตอนขององค์กร ไม่ควรแบ่งปันรหัสผ่านส่วนตัวระหว่างผู้ใช้

❺ ตรวจการตั้งค่านโยบายและข้อจำกัดของสำนักงาน

บางสำนักงานจำกัดการพิมพ์ตามแผนก บัญชีผู้ใช้ ช่วงเวลา หรือจำนวนโควตา หากผู้ใช้บางกลุ่มพิมพ์ได้เฉพาะเครื่องพิมพ์บางตัว ให้สอบถามผู้ดูแลว่ามีนโยบายกำหนดไว้หรือไม่

หากเครื่องพิมพ์ใช้ระบบจัดการงานพิมพ์ส่วนกลาง เช่น เซิร์ฟเวอร์พิมพ์หรือโปรแกรมควบคุมโควตา สิทธิ์อาจกำหนดจากระบบนั้น ไม่ได้ตั้งไว้เฉพาะใน Windows ให้ฝ่าย IT ตรวจกลุ่มผู้ใช้และนโยบายที่เชื่อมกับบัญชีนั้น

❻ ตรวจคิวพิมพ์ของบัญชีที่มีปัญหา

เปิดคิวพิมพ์จากบัญชีที่ส่งงานไม่ได้ แล้วดูว่ามีงานค้าง หยุดชั่วคราว หรือมีข้อความแจ้งข้อผิดพลาดหรือไม่ ลองยกเลิกเฉพาะงานของบัญชีดังกล่าว จากนั้นส่งเอกสารทดสอบอีกครั้ง

หากไม่มีงานเข้าสู่คิว อาจเป็นเพราะบัญชีไม่มีสิทธิ์ใช้งานหรือเลือกเครื่องพิมพ์ผิด หากงานเข้าคิวแต่ไม่พิมพ์ ให้ตรวจสถานะเครื่องพิมพ์และ Print Spooler บนคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ที่เกี่ยวข้อง โดยให้ผู้ดูแลระบบเป็นผู้เปลี่ยนค่าบริการ

❼ เพิ่มเครื่องพิมพ์ใหม่เฉพาะบัญชีที่มีปัญหา

หากสิทธิ์ถูกต้องและบัญชีเข้าถึงเครือข่ายได้ แต่เครื่องพิมพ์ในโปรไฟล์ผู้ใช้ยังผิดปกติ ให้ลบรายการเครื่องพิมพ์นั้นออกจากบัญชีดังกล่าว แล้วเพิ่มใหม่ด้วยชื่อหรือเส้นทางแชร์ที่องค์กรกำหนด

หลังติดตั้ง ให้พิมพ์หน้าทดสอบและตรวจว่าไดรเวอร์ตรงกับรุ่นเครื่องพิมพ์ หากระบบขอรหัสผู้ดูแลระบบ ให้ติดต่อฝ่าย IT แทนการใช้บัญชีผู้ดูแลระบบร่วมกัน ComSiam แนะนำให้บันทึกชื่อบัญชี ข้อความผิดพลาด และผลทดสอบจากบัญชีอื่นไว้ก่อนแจ้งปัญหา

ตารางสรุปสาเหตุและแนวทางตรวจสอบ

อาการ	จุดที่ควรตรวจ
บัญชีหนึ่งพิมพ์ได้ อีกบัญชีไม่ได้บนเครื่องเดียวกัน	สิทธิ์ผู้ใช้และการตั้งค่าในโปรไฟล์
บัญชีเดียวกันพิมพ์ไม่ได้จากหลายเครื่อง	บัญชีเครือข่าย กลุ่มผู้ใช้ หรือนโยบายสำนักงาน
มีข้อความขอชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน	ตรวจบัญชีที่ได้รับอนุญาตและข้อมูลรับรองปัจจุบัน
เครื่องพิมพ์ไม่ปรากฏเฉพาะบางบัญชี	ตรวจการติดตั้งและสิทธิ์เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ที่แชร์
งานเข้าคิวแต่ไม่พิมพ์	ตรวจคิว สถานะเครื่องพิมพ์ และ Print Spooler
ผู้ใช้เข้าถึงได้แต่ติดตั้งเครื่องพิมพ์ไม่ได้	ตรวจสิทธิ์ติดตั้งและข้อจำกัดของฝ่าย IT

คำถามที่พบบ่อย

ผู้ใช้ทั่วไปต้องเป็นผู้ดูแลระบบจึงจะพิมพ์ได้หรือไม่?

โดยทั่วไปไม่จำเป็น ผู้ใช้ควรได้รับสิทธิ์พิมพ์ตามที่องค์กรกำหนด ส่วนสิทธิ์ติดตั้งหรือจัดการเครื่องพิมพ์อาจถูกจำกัดไว้ให้ผู้ดูแลระบบ

ทำไมผู้ใช้คนอื่นพิมพ์ได้จากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวกัน?

อาจเป็นเพราะบัญชีที่มีปัญหาไม่ได้อยู่ในกลุ่มที่ได้รับอนุญาต มีข้อมูลรับรองผิด หรือยังไม่ได้เพิ่มเครื่องพิมพ์ในโปรไฟล์ของตน

ควรให้สิทธิ์ Manage printer แก่ผู้ใช้ที่พิมพ์ไม่ได้หรือไม่?

ไม่ควรให้ทันที สิทธิ์ดังกล่าวอาจเปิดให้เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าหรือจัดการเครื่องพิมพ์ ควรตรวจและให้เฉพาะสิทธิ์พิมพ์ที่จำเป็นตามนโยบายของสำนักงาน

ควรแจ้งข้อมูลอะไรกับฝ่าย IT?

แจ้งชื่อบัญชีที่มีปัญหา ชื่อคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ ข้อความผิดพลาด และผลทดสอบว่าบัญชีอื่นหรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นพิมพ์ได้หรือไม่ ComSiam แนะนำให้ปิดบังรหัสผ่านและข้อมูลส่วนตัวในภาพหน้าจอก่อนส่งให้ผู้ดูแล