เครื่องพิมพ์ขอรหัสผ่านตอนเชื่อมต่อเครือข่าย แก้อย่างไร

เมื่อเครื่องพิมพ์หรือคอมพิวเตอร์ขอรหัสผ่านระหว่างเชื่อมต่อเครือข่าย ให้สังเกตข้อความบนหน้าจอก่อน เพราะอาจกำลังขอรหัสผ่าน Wi-Fi ของเครื่องพิมพ์ หรือข้อมูลบัญชีของคอมพิวเตอร์ที่แชร์เครื่องพิมพ์ ซึ่งเป็นรหัสคนละชุดกัน

อย่าลองกรอกรหัสผ่านสุ่ม ๆ หรือปิดระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อให้เชื่อมต่อได้ ให้ตรวจว่าใครเป็นผู้ขอรหัสและต้องการข้อมูลประเภทใด แล้วใช้บัญชีที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น

❶ แยกให้ออกว่าระบบขอรหัสผ่านชนิดใด

หากหน้าจอเครื่องพิมพ์กำลังให้เลือกชื่อ Wi-Fi หรือแจ้งให้กรอกรหัสของเครือข่ายไร้สาย ให้ใส่รหัสผ่าน Wi-Fi ที่ถูกต้อง โดยตรวจชื่อเครือข่าย (SSID) ให้ตรงกับเราเตอร์หรือจุดกระจายสัญญาณที่ต้องการใช้

หากหน้าต่างบนคอมพิวเตอร์แสดงข้อความเกี่ยวกับ Network credentials, Windows security หรือบัญชีผู้ใช้ ขณะเปิดเครื่องพิมพ์ที่แชร์ ให้ใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือบัญชีเครือข่ายสำนักงาน ไม่ใช่รหัสผ่าน Wi-Fi

❷ กรณีเครื่องพิมพ์ขอรหัสผ่าน Wi-Fi

ตรวจรหัสผ่านจากฉลากเราเตอร์ แอปของผู้ให้บริการ หรือผู้ดูแลเครือข่าย แล้วกรอกผ่านเมนู Wi-Fi ของเครื่องพิมพ์ หากเพิ่งเปลี่ยนเราเตอร์หรือรหัสผ่าน ต้องตั้งค่าเครือข่ายในเครื่องพิมพ์ใหม่ด้วย

ตรวจชื่อเครือข่ายให้ถูกต้อง โดยเฉพาะกรณีเราเตอร์มีชื่อ Wi-Fi หลายย่านหรือมีเครือข่ายแขก หากพิมพ์รหัสถูกแต่ยังเชื่อมต่อไม่ได้ ให้ตรวจว่ารุ่นเครื่องพิมพ์รองรับย่านความถี่และรูปแบบการรักษาความปลอดภัยของเครือข่ายนั้นหรือไม่ โดยดูคู่มือของรุ่นเครื่องพิมพ์

❸ กรณี Windows ขอข้อมูลบัญชีของคอมพิวเตอร์ต้นทาง

ถ้าเครื่องพิมพ์เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งและแชร์ให้เครื่องอื่นใช้ หน้าต่างขอรหัสผ่านอาจต้องการข้อมูลบัญชีของคอมพิวเตอร์ต้นทาง ให้กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่ได้รับอนุญาตสำหรับเครื่องนั้น หรือบัญชีเครือข่ายที่องค์กรกำหนด

ชื่อผู้ใช้อาจต้องระบุคู่กับชื่อคอมพิวเตอร์หรือโดเมนตามรูปแบบที่ฝ่าย IT แจ้ง หากไม่ทราบบัญชีที่ถูกต้อง ให้สอบถามเจ้าของคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือผู้ดูแลระบบ หลีกเลี่ยงการใช้รหัสผ่านของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต

❹ ตรวจว่าคอมพิวเตอร์ต้นทางแชร์เครื่องพิมพ์อยู่

บนคอมพิวเตอร์ต้นทาง ให้เปิดหน้ารายการเครื่องพิมพ์ ตรวจว่าเปิดการแชร์เครื่องพิมพ์และชื่อแชร์ยังถูกต้อง คอมพิวเตอร์เครื่องนี้ต้องเปิดอยู่ เชื่อมต่อเครือข่าย และสามารถพิมพ์จากตัวเองได้

จากคอมพิวเตอร์ที่ต้องการเชื่อมต่อ ให้ลองเปิด File Explorer แล้วพิมพ์ชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทาง เช่น

\\ชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทาง

ถ้าเข้าไม่ถึงเครื่องต้นทาง ให้ตรวจเครือข่ายหรือสิทธิ์เข้าถึงก่อน การพิมพ์รหัสผ่านใหม่ซ้ำ ๆ จะไม่ช่วยหากคอมพิวเตอร์ทั้งสองยังติดต่อกันไม่ได้

❺ ตรวจว่าบัญชีไม่มีการเปลี่ยนรหัสผ่านหรือบันทึกข้อมูลเก่า

หากรหัสผ่านเพิ่งเปลี่ยน Windows อาจยังจำข้อมูลเดิมไว้ ทำให้ถามรหัสผ่านซ้ำหรือปฏิเสธการเชื่อมต่อ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากำลังใช้บัญชีของคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือบัญชีสำนักงาน พร้อมรหัสผ่านปัจจุบัน

หากจำเป็นต้องลบข้อมูลรับรองที่บันทึกไว้ ให้ตรวจรายการใน Credential Manager และลบเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือเครื่องพิมพ์ที่มีปัญหา หากเป็นคอมพิวเตอร์สำนักงาน ควรให้ฝ่าย IT ดำเนินการ เพราะข้อมูลรับรองที่บันทึกไว้อาจใช้กับทรัพยากรอื่นด้วย

❻ ตรวจสิทธิ์การแชร์และการตั้งค่าเครือข่าย

เครื่องพิมพ์ที่แชร์อาจจำกัดสิทธิ์ไว้เฉพาะบางบัญชี ให้ผู้ดูแลตรวจว่าบัญชีของผู้ใช้ได้รับอนุญาตให้เชื่อมต่อและพิมพ์หรือไม่ รวมถึงตรวจว่าเปิดการค้นหาเครือข่ายและการแชร์ไฟล์กับเครื่องพิมพ์บนเครือข่ายที่เชื่อถือได้

อย่าปิดการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือไฟร์วอลล์ทั้งหมดเพื่อแก้ปัญหา เพราะอาจเปิดให้อุปกรณ์ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าถึงเครือข่ายได้ ควรปรับเฉพาะการตั้งค่าที่จำเป็นและทำตามนโยบายของสำนักงาน

❼ ลบแล้วเพิ่มเครื่องพิมพ์ที่แชร์ใหม่

หากใช้บัญชีถูกต้อง เครือข่ายติดต่อกันได้ และสิทธิ์แชร์ครบแล้ว แต่ยังมีหน้าต่างขอรหัสผ่านซ้ำ ให้ลบรายการเครื่องพิมพ์ที่แชร์ออกจากคอมพิวเตอร์ผู้ใช้ แล้วเพิ่มใหม่โดยใช้ชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทางและชื่อแชร์ที่ถูกต้อง

หลังเพิ่มเครื่องพิมพ์แล้ว ให้ลองพิมพ์หน้าทดสอบ หากยังถูกปฏิเสธ ให้จดข้อความแจ้งเตือนให้ครบ รวมทั้งชื่อบัญชีหรือชื่อเครื่องที่หน้าต่างแสดงไว้ เพื่อให้ฝ่าย IT ตรวจบัญชีและสิทธิ์ได้ตรงจุด ComSiam แนะนำให้หลีกเลี่ยงการส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางสาธารณะหรือบันทึกไว้ในเอกสารที่คนอื่นเข้าถึงได้

สรุปวิธีแก้เมื่อเครื่องพิมพ์ขอรหัสผ่าน

ข้อความหรือจังหวะที่ขอรหัส	รหัสที่อาจต้องใช้	สิ่งที่ควรตรวจ
หน้าจอเครื่องพิมพ์ขณะเลือก Wi-Fi	รหัสผ่าน Wi-Fi	ชื่อเครือข่ายและรหัสจากเราเตอร์
คอมพิวเตอร์ขณะเปิดเครื่องพิมพ์ที่แชร์	บัญชีคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือบัญชีสำนักงาน	ชื่อผู้ใช้ รหัสปัจจุบัน และสิทธิ์เข้าถึง
ขอรหัสซ้ำหลังเปลี่ยนรหัสผ่าน	ข้อมูลรับรองปัจจุบัน	รายการรหัสเดิมที่ Windows บันทึกไว้
กรอกข้อมูลถูกแต่ยังเชื่อมต่อไม่ได้	อาจไม่ใช่ปัญหารหัสผ่าน	เครือข่าย ชื่อแชร์ และสถานะคอมพิวเตอร์ต้นทาง
ใช้งานได้เฉพาะบางบัญชี	บัญชีที่ได้รับอนุญาต	สิทธิ์แชร์และนโยบายองค์กร

คำถามที่พบบ่อย

รหัสผ่าน Wi-Fi กับรหัสผ่านคอมพิวเตอร์ที่แชร์เครื่องพิมพ์ใช้แทนกันได้ไหม?

ไม่ได้ รหัสผ่าน Wi-Fi ใช้เชื่อมเครื่องเข้ากับเครือข่าย ส่วนรหัสบัญชีคอมพิวเตอร์หรือบัญชีองค์กรใช้ยืนยันตัวตนเพื่อเข้าถึงเครื่องพิมพ์ที่แชร์

กรอกรหัสผ่านถูกแล้ว แต่ยังถามซ้ำ ควรทำอย่างไร?

ตรวจชื่อผู้ใช้และบัญชีที่หน้าต่างต้องการก่อน จากนั้นตรวจว่าคอมพิวเตอร์ต้นทางเปิดอยู่ เข้าถึงได้ และบัญชีนั้นมีสิทธิ์ใช้เครื่องพิมพ์ ลองตรวจข้อมูลรับรองเดิมที่ Windows บันทึกไว้ด้วย

เครื่องพิมพ์เครือข่ายทุกเครื่องต้องใช้รหัสผ่านหรือไม่?

ไม่เสมอไป เครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่อกับ Wi-Fi ต้องใช้รหัสผ่านเครือข่ายเมื่อเข้าร่วม Wi-Fi ที่มีการป้องกัน ส่วนการเข้าถึงเครื่องพิมพ์ที่แชร์ผ่านคอมพิวเตอร์อาจต้องใช้บัญชีผู้ใช้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเครือข่ายและนโยบายขององค์กร

ควรให้ฝ่าย IT ช่วยเมื่อใด?

ให้ฝ่าย IT ช่วยเมื่อไม่ทราบบัญชีที่ถูกต้อง รหัสผ่านสำนักงานใช้ไม่ได้ มีการเปลี่ยนรหัสผ่านหลายบัญชี หรือเครื่องพิมพ์ใช้ระบบแชร์ส่วนกลาง ComSiam แนะนำให้ส่งภาพข้อความแจ้งเตือนโดยปิดบังข้อมูลส่วนตัวและรหัสผ่านก่อนส่งให้ผู้ดูแล