ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ลืมรหัสผ่านบัญชี ต้องทำอย่างไร?

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ที่ลืมรหัสผ่านควรเริ่มจากตรวจสอบว่ามีผู้ดูแลระบบคนอื่นในองค์กรหรือไม่ หากมี ให้ผู้ดูแลคนนั้นช่วยรีเซ็ตรหัสผ่านให้ หากเป็นผู้ดูแลระบบเพียงคนเดียว ให้ใช้ขั้นตอนกู้คืนบัญชีของ Google และทำตามวิธียืนยันตัวตนที่ระบบแสดง

บัญชีผู้ดูแลระบบมักใช้อีเมลโดเมนขององค์กร เช่น name@example.com ไม่ใช่บัญชีส่วนตัวที่ลงท้ายด้วย @gmail.com การเลือกบัญชีให้ถูกต้องช่วยป้องกันการเข้าไปกู้บัญชีผิดรายการ

วิธีแก้เมื่อผู้ดูแลระบบ Google Workspace ลืมรหัสผ่าน

① ตรวจสอบว่ามีผู้ดูแลระบบคนอื่นหรือไม่

ถ้าองค์กรมีผู้ดูแลระบบคนอื่นที่ยังเข้า Admin console ได้ ให้ติดต่อบุคคลนั้นและขอให้รีเซ็ตรหัสผ่านบัญชีของคุณ วิธีนี้เหมาะกับกรณีที่ผู้ดูแลคนหนึ่งลืมรหัสผ่าน แต่ยังมีผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาตให้จัดการบัญชีในองค์กรได้

อย่าส่งรหัสผ่านเดิมหรือรหัสยืนยันให้ผู้อื่น ให้ผู้ดูแลอีกคนดำเนินการรีเซ็ตผ่านระบบจัดการบัญชีขององค์กร แล้วส่งรหัสผ่านชั่วคราวหรือคำแนะนำให้คุณผ่านช่องทางที่ปลอดภัย

② เริ่มกู้คืนบัญชีผู้ดูแลระบบด้วยตนเอง

หากไม่มีผู้ดูแลระบบคนอื่นช่วยได้ ให้เริ่มจากหน้าลงชื่อเข้าใช้บัญชีผู้ดูแล Google Workspace แล้วเลือกตัวเลือกที่ระบุว่าลืมรหัสผ่าน หรือทำตามขั้นตอนกู้คืนบัญชี Google โดยใช้ที่อยู่อีเมลผู้ดูแลระบบขององค์กร

1. ป้อนอีเมลผู้ดูแลระบบที่ใช้กับ Google Workspace ให้ถูกต้อง
2. เลือกตัวเลือกกู้คืนหรือลืมรหัสผ่าน
3. ตอบคำถามและทำตามวิธียืนยันตัวตนที่ Google แสดง
4. หากระบบเสนอให้ส่งรหัสไปยังอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์กู้คืน ให้ใช้ข้อมูลที่คุณเข้าถึงได้
5. เมื่อตั้งรหัสผ่านใหม่แล้ว ให้ลองลงชื่อเข้าใช้ Admin console อีกครั้ง

หากจำชื่อผู้ใช้ผู้ดูแลระบบไม่ได้ ให้ตรวจสอบกับผู้ร่วมงาน ผู้ให้บริการที่ดูแลระบบ หรือเอกสารตั้งค่า Google Workspace ขององค์กรก่อน อย่าลองใช้อีเมลส่วนตัว @gmail.com แทนบัญชีโดเมนขององค์กร

③ หากไม่มีวิธียืนยันตัวตนที่ใช้งานได้

บางองค์กรอาจไม่แสดงตัวเลือกกู้คืนด้วยอีเมลหรือโทรศัพท์ หรืออาจกำหนดนโยบายไม่ให้ผู้ดูแลรีเซ็ตรหัสผ่านด้วยตนเอง หากพบกรณีนี้ ให้ตรวจสอบว่ามีผู้ดูแลระบบคนอื่นหรือผู้ให้บริการตัวแทนจำหน่ายที่ตั้งค่า Google Workspace ให้หรือไม่ แล้วติดต่อผู้ดูแลหรือตัวแทนจำหน่ายเพื่อขอความช่วยเหลือ

หากไม่มีผู้ดูแลคนอื่นและกู้คืนผ่านขั้นตอนอัตโนมัติไม่ได้ ให้ดำเนินการตามช่องทางช่วยเหลือสำหรับการกู้คืนบัญชีผู้ดูแลที่ Google แสดงในระหว่างกระบวนการ อาจต้องยืนยันว่าคุณมีสิทธิ์จัดการโดเมนขององค์กร โดยทำตามคำขอและวิธีตรวจสอบที่ระบบกำหนดเท่านั้น

การกู้คืนอาจใช้เวลา และผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีในบัญชีและการตรวจสอบของ Google ComSiam แนะนำให้เตรียมหลักฐานการเป็นเจ้าของโดเมนและข้อมูลบัญชีองค์กรไว้ให้พร้อม แต่ไม่ควรส่งรหัสผ่านหรือรหัสยืนยันให้บุคคลที่อ้างว่าสามารถปลดล็อกบัญชีได้

หลังรีเซ็ตรหัสผ่านสำเร็จควรตรวจสอบอะไร

① ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีผู้ดูแลที่ถูกต้อง

เข้า Admin console ด้วยอีเมลผู้ดูแลระบบของโดเมน หากเบราว์เซอร์แสดงหลายบัญชี ให้เลือกบัญชีองค์กรให้ถูกต้อง และตรวจสอบว่าไม่ได้เลือกบัญชี Gmail ส่วนตัว

② ตรวจสอบข้อมูลกู้คืนและความปลอดภัย

เมื่อกลับเข้าใช้บัญชีได้แล้ว ให้ตรวจสอบอีเมลและเบอร์โทรศัพท์กู้คืน รวมถึงอุปกรณ์ที่ใช้ยืนยันตัวตน หากข้อมูลใดไม่เป็นปัจจุบัน ให้ปรับปรุงตามนโยบายขององค์กร และตรวจสอบกิจกรรมการลงชื่อเข้าใช้ที่ผิดปกติ

③ แจ้งผู้เกี่ยวข้องหากมีการเปลี่ยนรหัสผ่านฉุกเฉิน

ถ้าผู้ดูแลคนอื่นเป็นผู้รีเซ็ตรหัสผ่านให้ แจ้งให้ทราบเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้ได้แล้ว และจัดเก็บข้อมูลการกู้คืนขององค์กรในที่ปลอดภัย เพื่อให้มีผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาตมากกว่าหนึ่งคนสามารถช่วยเหลือได้เมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน

สรุป

หากผู้ดูแล Google Workspace ลืมรหัสผ่าน ให้ขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบคนอื่นก่อน หากไม่มี ให้ใช้ขั้นตอนกู้คืนบัญชีของ Google ด้วยอีเมลผู้ดูแลขององค์กรและทำตามวิธียืนยันตัวตนที่ระบบเสนอ เมื่อกู้คืนได้แล้ว ควรตรวจสอบข้อมูลกู้คืนและความปลอดภัยของบัญชีทันที การกู้คืนต้องผ่านการตรวจสอบของ Google และไม่มีวิธีที่รับประกันว่าจะกู้คืนได้ทุกกรณี

ComSiam แนะนำให้เก็บข้อมูลผู้ดูแลและข้อมูลกู้คืนของ Google Workspace ให้เป็นปัจจุบัน เพื่อช่วยลดปัญหาเมื่อต้องกู้บัญชีในอนาคต