วิธีลบสมาชิกออกจากทีม Canva และจัดการสิทธิ์เข้าถึงงาน

เมื่อพนักงานลาออก สิ้นสุดโครงการ หรือไม่จำเป็นต้องใช้ Canva ของบริษัทอีกต่อไป เจ้าของทีมหรือผู้ดูแลระบบควรลบสมาชิกออกจากทีมทันที เพื่อป้องกันการเข้าถึงไฟล์ เทมเพลต ชุดแบรนด์ และข้อมูลภายในโดยไม่ได้รับอนุญาต

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรกดลบสมาชิกทันทีโดยไม่ตรวจสอบผลงาน เพราะไฟล์ที่สมาชิกคนนั้นสร้างอาจมีความสำคัญต่อธุรกิจ Canva จึงมีทั้งตัวเลือกลบสมาชิกพร้อมโอนงาน และลบสมาชิกโดยไม่เก็บผลงานไว้

บทความนี้จะแนะนำวิธีลบสมาชิกออกจากทีม Canva อย่างถูกต้อง พร้อมวิธีเปลี่ยนบทบาทและจัดการสิทธิ์โดยไม่ทำให้งานสำคัญสูญหาย

ใครสามารถลบสมาชิกออกจากทีม Canva ได้

โดยทั่วไป ผู้ที่สามารถเพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนบทบาทสมาชิกได้ ได้แก่

• เจ้าของทีม
• ผู้ดูแลระบบของทีม
• ผู้ดูแลระดับองค์กรในแพ็กเกจที่รองรับ

สมาชิกทั่วไปและผู้ดูแลแบรนด์ไม่มีสิทธิ์จัดการสมาชิก หากไม่พบเมนูลบสมาชิก ให้ตรวจสอบว่าคุณเข้าสู่ทีมถูกทีมและได้รับบทบาทที่เหมาะสมแล้วหรือไม่

❶ สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนลบสมาชิก

ก่อนลบสมาชิกออกจากทีม ควรตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้ให้ครบถ้วน

ตรวจสอบงานที่สมาชิกเป็นเจ้าของ

ค้นหาดีไซน์ โฟลเดอร์ รูปภาพ วิดีโอ เอกสาร และเนื้อหาที่สมาชิกสร้างไว้ โดยเฉพาะไฟล์ที่ยังใช้งานอยู่หรือเป็นต้นฉบับของบริษัท

เลือกผู้รับโอนงาน

กำหนดสมาชิกคนใหม่ที่จะรับผิดชอบไฟล์ต่อ ผู้รับโอนควรเป็นพนักงานประจำ ผู้ดูแลระบบ หรือเจ้าของทีมที่ยังคงอยู่ในองค์กร

ตรวจสอบการแชร์งาน

ดูว่างานสำคัญถูกแชร์ให้ทีมแล้วหรือยัง เพราะไฟล์ส่วนตัวหรือไฟล์ที่ไม่ได้แชร์อาจไม่สามารถเข้าถึงได้หลังจากสมาชิกถูกลบ

ตรวจสอบบัญชีและอีเมล

ยืนยันว่ากำลังลบบุคคลที่ถูกต้อง โดยเฉพาะองค์กรที่มีพนักงานชื่อเหมือนกัน ไม่ควรตัดสินจากชื่อที่แสดงเพียงอย่างเดียว

บันทึกหลักฐานตามนโยบายบริษัท

หากไฟล์เกี่ยวข้องกับลูกค้า ลิขสิทธิ์ หรือข้อมูลส่วนบุคคล ควรได้รับความยินยอมและดำเนินการตามนโยบายขององค์กรและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

❷ วิธีลบสมาชิกออกจากทีม Canva

แนะนำให้จัดการผ่านเว็บไซต์ Canva บนคอมพิวเตอร์ เพราะมองเห็นรายชื่อสมาชิก บทบาท และตัวเลือกการโอนงานได้ชัดเจนกว่า

ขั้นตอนลบสมาชิก

1. เข้าสู่ระบบ Canva ด้วยบัญชีเจ้าของทีมหรือผู้ดูแลระบบ
2. เลือกทีมที่ต้องการจัดการให้ถูกต้อง
3. คลิกรูปโปรไฟล์แล้วเปิด “การตั้งค่า”
4. เลือกเมนู “ผู้คน” หรือ “People”
5. ค้นหาสมาชิกที่ต้องการลบ
6. คลิกเมนูบทบาทที่อยู่ข้างชื่อสมาชิก
7. เลือก “นำออกจากทีม” หรือ “Remove from team”
8. เลือกว่าจะโอนผลงานก่อนลบ หรือลบออกพร้อมผลงาน
9. ตรวจสอบรายละเอียดแล้วกดยืนยัน

ชื่อเมนูอาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามภาษา อุปกรณ์ และหน้าตา Canva เวอร์ชันที่บัญชีได้รับ

❸ ตัวเลือก “โอนงานแล้วลบออกจากทีม” คืออะไร

หากต้องการเก็บผลงานของสมาชิกไว้ ให้เลือกตัวเลือกในลักษณะ “Transfer designs and remove from team”

ระบบจะให้เลือกสมาชิกคนใหม่เพื่อรับโอนความเป็นเจ้าของงาน หลังยืนยันแล้ว Canva จะย้ายผลงานของสมาชิกเดิมไปยังเจ้าของคนใหม่และนำสมาชิกเดิมออกจากทีม

ขั้นตอนทั่วไปมีดังนี้

1. เปิดการตั้งค่าทีม
2. เข้าเมนูผู้คน
3. เลือกสมาชิกที่ต้องการลบ
4. เลือกโอนงานแล้วนำออกจากทีม
5. ยืนยันว่ามีสิทธิ์ดำเนินการและได้รับความยินยอมที่จำเป็น
6. เลือกสมาชิกภายในทีมเป็นเจ้าของงานคนใหม่
7. ตรวจสอบรายละเอียดและยืนยันการโอน

การโอนอาจใช้เวลาหลายนาที หากสมาชิกมีไฟล์จำนวนมากอาจใช้เวลามากกว่า 30 นาที และเมื่อดำเนินการเสร็จแล้วอาจไม่สามารถย้อนกลับได้

❹ ตัวเลือก “ลบออกจากทีมเท่านั้น” ต้องระวังอะไร

หากเลือก “Remove from team only” สมาชิกจะถูกนำออกโดยไม่มีการโอนงานให้บุคคลอื่น และผลงานของสมาชิกอาจถูกนำออกไปพร้อมกันตามข้อความยืนยันที่ระบบแสดง

ตัวเลือกนี้เหมาะเมื่อมั่นใจว่า

• สมาชิกไม่มีงานสำคัญของบริษัท
• ไฟล์ที่จำเป็นได้รับการสำรองหรือโอนแล้ว
• งานดังกล่าวไม่จำเป็นต้องเก็บรักษา
• ผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบและอนุมัติเรียบร้อยแล้ว

หากยังไม่แน่ใจ ควรเลือกโอนงานก่อนลบ เพราะการกู้คืนไฟล์ภายหลังอาจทำไม่ได้

❺ วิธีเปิดใช้งานการโอนเจ้าของงาน

หากไม่พบตัวเลือกโอนงาน อาจเป็นเพราะยังไม่ได้เปิดสิทธิ์การโอนเนื้อหาสำหรับผู้ดูแลระบบ

ให้ตรวจสอบตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีเจ้าของทีมหรือผู้ดูแลที่มีสิทธิ์
2. ตรวจสอบว่ากำลังอยู่ในทีมที่ถูกต้อง
3. เปิดการตั้งค่าทีม
4. ค้นหาเมนูการควบคุมหรือสิทธิ์
5. เปิดตัวเลือกอนุญาตให้โอนความเป็นเจ้าของเนื้อหา
6. กลับไปยังหน้าผู้คนและดำเนินการอีกครั้ง

หากยังไม่พบเมนู อาจเกิดจากบทบาทของบัญชี ประเภทแพ็กเกจ หรือการตั้งค่าระดับองค์กร

❻ วิธีลบสมาชิกหลายคนพร้อมกัน

Canva อาจมีเครื่องมือเลือกสมาชิกหลายคนเพื่อนำออกพร้อมกัน เหมาะสำหรับกรณีสิ้นสุดโครงการ ปรับโครงสร้างทีม หรือยกเลิกที่นั่งหลายบัญชี

ขั้นตอนโดยทั่วไปคือ

1. เปิดการตั้งค่าแล้วไปที่หน้าผู้คน
2. ทำเครื่องหมายหน้ารายชื่อสมาชิกที่ต้องการลบ
3. เลือกคำสั่งนำผู้ใช้ออกจากทีม
4. ตรวจสอบรายชื่อทั้งหมดอีกครั้ง
5. เลือกวิธีจัดการผลงานตามตัวเลือกที่ระบบแสดง
6. ยืนยันการนำสมาชิกออก

ก่อนลบจำนวนมาก ควรตรวจสอบไฟล์ของสมาชิกแต่ละคนแยกกัน เพราะสมาชิกแต่ละบัญชีอาจเป็นเจ้าของงานคนละประเภท

❼ วิธีเปลี่ยนบทบาทโดยไม่ต้องลบสมาชิก

บางกรณีไม่จำเป็นต้องลบสมาชิก แต่ควรลดสิทธิ์ให้เหมาะกับหน้าที่ เช่น เปลี่ยนจากผู้ดูแลระบบเป็นสมาชิกทั่วไป

ขั้นตอนเปลี่ยนบทบาท

1. เปิด Canva และเลือกทีม
2. ไปที่การตั้งค่า
3. เลือกเมนูผู้คน
4. ค้นหาสมาชิกที่ต้องการเปลี่ยนสิทธิ์
5. คลิกเมนูบทบาทข้างชื่อ
6. เลือกบทบาทใหม่
7. ตรวจสอบว่าการเปลี่ยนแปลงมีผลแล้ว

บทบาทหลักที่อาจพบ ได้แก่

บทบาท	สิทธิ์โดยทั่วไป
เจ้าของทีม	จัดการทีม สมาชิก และการตั้งค่าระดับสูง
ผู้ดูแลระบบ	จัดการสมาชิกและการตั้งค่าหลายส่วน
ผู้ดูแลแบรนด์	จัดการ Brand Kit และเผยแพร่เทมเพลตแบรนด์
สมาชิก	สร้างงานและเข้าถึงทรัพยากรที่ทีมอนุญาต

ควรใช้หลักให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น สมาชิกที่ทำงานออกแบบทั่วไปไม่จำเป็นต้องได้รับสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ

❽ เมื่อลบสมาชิกแล้ว เขาจะเข้าถึงอะไรไม่ได้บ้าง

หลังถูกลบ สมาชิกจะสูญเสียสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรของทีมนั้น เช่น

• งานออกแบบภายในพื้นที่ทีม
• โฟลเดอร์และไฟล์ที่แชร์เฉพาะทีม
• Brand Kit ของบริษัท
• เทมเพลตแบรนด์
• เนื้อหาที่ใช้สิทธิ์ของแพ็กเกจทีม
• การตั้งค่าและข้อมูลภายในทีม

อย่างไรก็ตาม งานส่วนตัวที่สมาชิกสร้างไว้ในพื้นที่ส่วนตัวของบัญชีตนเองจะไม่ได้กลายเป็นทรัพย์สินของทีมโดยอัตโนมัติ

จึงควรกำหนดนโยบายให้พนักงานสร้างงานบริษัทภายในพื้นที่ทีมตั้งแต่ต้น ไม่ใช่สร้างในพื้นที่ส่วนตัวแล้วค่อยแชร์ภายหลัง

❾ ลบสมาชิกแล้วลดค่าบริการทันทีหรือไม่

การนำสมาชิกออกอาจทำให้มีที่นั่งว่าง แต่ไม่ได้หมายความว่าจะได้รับเงินคืนหรือลดค่าบริการทันทีเสมอไป ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับรอบบิล แพ็กเกจ และเงื่อนไขการชำระเงินของบัญชี

หลังลบสมาชิก ควรตรวจสอบหน้าเรียกเก็บเงินว่า

• จำนวนที่นั่งลดลงแล้วหรือไม่
• ยังมีที่นั่งว่างที่ถูกคิดเงินอยู่หรือไม่
• การลดจำนวนที่นั่งมีผลวันใด
• ยอดรอบบิลถัดไปเปลี่ยนแปลงหรือไม่
• จำเป็นต้องปรับจำนวนที่นั่งแยกต่างหากหรือไม่

อย่าพิจารณาจากจำนวนสมาชิกเพียงอย่างเดียว ให้ยึดจำนวนที่นั่งและยอดเรียกเก็บเงินที่ Canva แสดงเป็นหลัก

❿ เช็กลิสต์เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท

เพื่อรักษาความปลอดภัยของงาน ควรดำเนินการตามลำดับดังนี้

1. ตรวจสอบไฟล์ทั้งหมดของพนักงาน
2. ย้ายงานสำคัญเข้าสู่โฟลเดอร์กลาง
3. โอนความเป็นเจ้าของให้ผู้รับผิดชอบคนใหม่
4. ตรวจสอบลิงก์ที่แชร์ออกไปภายนอก
5. ยกเลิกสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์และงานลับ
6. ลบสมาชิกออกจากทีม
7. ตรวจสอบจำนวนที่นั่งและการเรียกเก็บเงิน
8. ตรวจสอบว่าสมาชิกเดิมเข้าใช้ทรัพยากรของทีมไม่ได้แล้ว
9. เปลี่ยนรหัสผ่านบริการอื่น หากเคยมีการใช้บัญชีร่วมกัน
10. บันทึกวันที่และผู้ดำเนินการไว้เป็นหลักฐาน

คำถามที่พบบ่อย

สมาชิกจะได้รับแจ้งเมื่อถูกลบหรือไม่

ผู้ใช้จะพบว่าไม่สามารถเข้าถึงทีมหรือทรัพยากรภายในทีมได้อีก การแจ้งเตือนที่ได้รับอาจแตกต่างกันตามประเภทบัญชีและการตั้งค่าของ Canva

ลบสมาชิกแล้วเพิ่มกลับมาได้หรือไม่

โดยทั่วไปสามารถเชิญกลับเข้าทีมใหม่ได้ แต่สิทธิ์เดิมอาจไม่กลับคืนโดยอัตโนมัติ และไฟล์ที่ถูกลบโดยไม่ได้โอนอาจไม่สามารถกู้คืนได้

สมาชิกดาวน์โหลดไฟล์ไปแล้ว บริษัทลบไฟล์จากเครื่องเขาได้หรือไม่

ไม่ได้ การลบสมาชิกจาก Canva หยุดการเข้าถึงพื้นที่ทีม แต่ไม่สามารถลบไฟล์ที่อีกฝ่ายดาวน์โหลดหรือคัดลอกออกไปก่อนหน้านั้นได้ บริษัทจึงควรกำหนดนโยบายการใช้และดาวน์โหลดข้อมูลไว้ล่วงหน้า

ลบผู้ดูแลระบบได้หรือไม่

เจ้าของทีมหรือผู้ดูแลที่มีสิทธิ์เพียงพอสามารถเปลี่ยนบทบาทหรือนำผู้ดูแลคนอื่นออกได้ แต่ควรตรวจสอบก่อนว่าไม่ได้ลบผู้ดูแลที่จำเป็นหรือเจ้าของทีมโดยไม่ตั้งใจ

ลบเจ้าของทีมโดยตรงได้หรือไม่

โดยทั่วไปต้องโอนความเป็นเจ้าของทีมให้สมาชิกคนอื่นก่อน จากนั้นจึงจัดการบทบาทหรือการออกจากทีมของเจ้าของเดิม

สรุป

วิธีลบสมาชิกออกจากทีม Canva คือเข้าไปที่การตั้งค่า เลือกเมนูผู้คน เปิดรายการบทบาทข้างชื่อสมาชิก แล้วเลือกนำออกจากทีม แต่ก่อนยืนยันควรตรวจสอบว่าเขาเป็นเจ้าของไฟล์สำคัญหรือไม่

หากต้องการเก็บผลงานไว้ ให้เลือกโอนงานไปยังสมาชิกคนใหม่ก่อนลบ ส่วนการลบโดยไม่โอนเหมาะเฉพาะกรณีที่ตรวจสอบแล้วว่าไม่มีเนื้อหาที่ต้องเก็บ

หลังดำเนินการเสร็จ ควรตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึง จำนวนที่นั่ง และยอดเรียกเก็บเงินอีกครั้ง เพื่อป้องกันทั้งข้อมูลรั่วไหล งานสูญหาย และค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น