วิธีสร้างทีมและเพิ่มสมาชิกใน Canva Business แบบละเอียด

Canva Business ช่วยให้เจ้าของธุรกิจและทีมงานออกแบบงานร่วมกันได้ภายในพื้นที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นการแชร์เทมเพลต จัดเก็บไฟล์แบรนด์ แสดงความคิดเห็น หรือกำหนดสิทธิ์ของสมาชิกแต่ละคน

การสร้างทีมและเชิญสมาชิกทำได้ไม่ยาก แต่ควรตรวจสอบจำนวนที่นั่งและค่าใช้จ่ายก่อนยืนยัน เพราะสมาชิกที่เพิ่มเข้าทีมอาจถูกนับเป็นที่นั่งแบบชำระเงิน

บทความนี้อธิบายตั้งแต่การสร้างทีม การเพิ่มสมาชิก ไปจนถึงวิธีจัดการสิทธิ์อย่างปลอดภัย

Canva Business สร้างทีมได้กี่ทีม

โดยทั่วไป บัญชี Canva Business สามารถสร้างทีมได้ 1 ทีมต่อบัญชี และรองรับสมาชิกออนไลน์ได้สูงสุด 100 คน โดยสมาชิก 1 คนจะใช้ 1 ที่นั่ง

หากองค์กรต้องการมากกว่า 100 ที่นั่ง หรือต้องการบริหารหลายทีมภายใต้องค์กรเดียว อาจต้องติดต่อฝ่ายขายของ Canva เพื่อพิจารณาแพ็กเกจสำหรับองค์กร

ผู้ที่สร้างและจัดการทีมได้ต้องมีสิทธิ์เป็นเจ้าของทีมหรือผู้ดูแลระบบ ส่วนชื่อเมนูและตัวเลือกบางรายการอาจแตกต่างกันตามอุปกรณ์ ภาษา และเวอร์ชันของบัญชี

❶ วิธีสร้างทีมใน Canva Business

ก่อนสร้างทีม คุณต้องสมัคร Canva Business หรือเริ่มช่วงทดลองใช้ฟรีที่ยังใช้งานอยู่ จากนั้นแนะนำให้ดำเนินการผ่านเว็บไซต์ Canva บนคอมพิวเตอร์เพื่อให้เห็นตัวเลือกครบถ้วน

ขั้นตอนการสร้างทีม

1. เข้าสู่ระบบ Canva ด้วยบัญชีที่ต้องการใช้เป็นเจ้าของทีม
2. สมัครหรืออัปเกรดเป็น Canva Business
3. คลิกรูปโปรไฟล์หรือชื่อพื้นที่ทำงาน
4. เปิดเมนูการตั้งค่าทีม การตั้งค่าบัญชี หรือเมนูสมาชิก
5. เลือกสร้างทีม หากระบบยังไม่ได้สร้างพื้นที่ทีมให้โดยอัตโนมัติ
6. ตั้งชื่อทีมให้สอดคล้องกับชื่อบริษัท แบรนด์ หรือโครงการ
7. เพิ่มสมาชิกทันที หรือข้ามไปตั้งค่าทีมก่อนก็ได้

หลังจากสร้างเสร็จ ควรตรวจสอบว่ากำลังทำงานอยู่ในพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ของทีม เพราะไฟล์ที่สร้างในพื้นที่ทีมจะอยู่ภายใต้การจัดการของทีมนั้น

❷ วิธีเพิ่มสมาชิกใน Canva Business

เจ้าของทีมหรือผู้ดูแลระบบสามารถเชิญสมาชิกด้วยอีเมลได้ โดยสมาชิกแต่ละคนควรใช้บัญชี Canva ของตนเอง ไม่ควรแชร์ชื่อผู้ใช้หรือรหัสผ่านบัญชีเดียวกัน

ขั้นตอนเพิ่มสมาชิก

1. เข้าสู่ระบบ Canva และเลือกทีมที่ต้องการจัดการ
2. เปิดเมนูการตั้งค่าทีมหรือหน้าสมาชิก
3. เลือก “ผู้คน” “สมาชิก” หรือ “People”
4. คลิก “เชิญสมาชิก” หรือ “Invite people”
5. กรอกอีเมลของผู้ที่ต้องการเชิญ
6. เลือกบทบาทและระดับสิทธิ์ให้เหมาะสม
7. ตรวจสอบจำนวนที่นั่งและค่าใช้จ่ายที่ระบบแสดง
8. ยืนยันและส่งคำเชิญ

ผู้รับจะได้รับอีเมลเชิญให้เข้าร่วมทีม หากยังไม่มีบัญชี Canva จะต้องสมัครบัญชีด้วยอีเมลที่ได้รับเชิญก่อนเข้าร่วม

เมื่อผู้รับตอบรับแล้ว สถานะจะเปลี่ยนจากรอการตอบรับเป็นสมาชิกของทีม

❸ เพิ่มสมาชิกหลายคนพร้อมกันได้หรือไม่

หากต้องการเพิ่มหลายคน คุณอาจกรอกอีเมลหลายรายการในหน้าคำเชิญได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่บัญชีของคุณรองรับ

ก่อนส่งคำเชิญจำนวนมาก ควรตรวจสอบเรื่องต่อไปนี้

• อีเมลของสมาชิกถูกต้องหรือไม่
• มีการเชิญอีเมลเดิมซ้ำหรือไม่
• ทุกคนจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์ของทีมจริงหรือไม่
• จำนวนที่นั่งใหม่มีผลต่อค่าบริการเท่าไร
• สมาชิกแต่ละคนควรได้รับบทบาทใด

สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ควรแบ่งสมาชิกออกเป็นกลุ่ม เช่น ฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือทีมดูแลสื่อสังคมออนไลน์ เพื่อให้บริหารเนื้อหาและสิทธิ์ได้ง่ายขึ้น

❹ บทบาทของสมาชิกในทีมแตกต่างกันอย่างไร

ชื่อบทบาทที่แสดงอาจเปลี่ยนแปลงตามแพ็กเกจ แต่โดยทั่วไปจะมีสิทธิ์ในลักษณะต่อไปนี้

เจ้าของทีม

เจ้าของทีมมีสิทธิ์สูงสุด สามารถจัดการสมาชิก การเรียกเก็บเงิน การตั้งค่าทีม และข้อมูลสำคัญขององค์กรได้ บัญชีนี้ควรเป็นของเจ้าของกิจการหรือผู้รับผิดชอบระบบโดยตรง

ผู้ดูแลระบบ

ผู้ดูแลระบบสามารถช่วยจัดการสมาชิก เนื้อหา หรือการตั้งค่าบางส่วนของทีมได้ ควรมอบบทบาทนี้เฉพาะบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจ

สมาชิก

สมาชิกทั่วไปสามารถสร้างงานและทำงานร่วมกับทีมตามสิทธิ์ที่ได้รับ แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงการเรียกเก็บเงินหรือการตั้งค่าระดับสูง

หลักการที่ปลอดภัยที่สุดคือให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น หากพนักงานเพียงต้องการออกแบบงาน ไม่ควรแต่งตั้งเป็นผู้ดูแลระบบ

❺ การเพิ่มสมาชิกทำให้ค่าบริการเพิ่มหรือไม่

มีโอกาสเพิ่มค่าใช้จ่าย เพราะ Canva Business คิดจำนวนผู้ใช้งานตามที่นั่ง โดยสมาชิกหนึ่งคนเท่ากับหนึ่งที่นั่ง

ก่อนยืนยันคำเชิญ ให้ตรวจสอบข้อมูลบนหน้าชำระเงินหรือหน้าสรุปค่าใช้จ่าย ได้แก่

• ราคาต่อที่นั่ง
• จำนวนที่นั่งทั้งหมด
• รอบเรียกเก็บเงินรายเดือนหรือรายปี
• ภาษีและค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง
• วันที่ระบบจะเรียกเก็บเงิน
• ยอดที่ต้องชำระทันทีหรือยอดตามสัดส่วนของรอบบิล

ราคาและเงื่อนไขอาจแตกต่างกันตามประเทศ สกุลเงิน ช่องทางสมัคร และโปรโมชัน จึงควรยึดตัวเลขที่ Canva แสดงก่อนกดยืนยันเป็นหลัก

❻ แชร์งานให้คนนอกโดยไม่เพิ่มเป็นสมาชิกได้หรือไม่

ทำได้ในบางกรณี หากบุคคลภายนอกต้องการดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเฉพาะงานบางชิ้น คุณอาจแชร์ดีไซน์หรือโฟลเดอร์ให้บุคคลนั้นแทนการเพิ่มเป็นสมาชิกประจำ

สิทธิ์การแชร์ที่พบบ่อย ได้แก่

• ดูได้
• แสดงความคิดเห็นได้
• แก้ไขได้

อย่างไรก็ตาม การแชร์งานไม่ได้ให้สิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรทั้งหมดของทีม และอาจมีข้อจำกัดตามประเภทเนื้อหา แพ็กเกจ หรือการตั้งค่าความปลอดภัย

ก่อนแชร์ลิงก์ ควรตรวจสอบว่าเปิดให้เฉพาะบุคคลที่ระบุ หรือเปิดให้ทุกคนที่มีลิงก์ เพราะการตั้งค่าผิดอาจทำให้ข้อมูลภายในรั่วไหลได้

❼ สมาชิกไม่ได้รับอีเมลเชิญ แก้ไขอย่างไร

หากสมาชิกไม่ได้รับคำเชิญ ให้ตรวจสอบตามลำดับดังนี้

1. ตรวจสอบว่าสะกดอีเมลถูกต้อง
2. ให้ผู้รับตรวจสอบโฟลเดอร์สแปมหรืออีเมลขยะ
3. ตรวจสอบว่าผู้รับเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลเดียวกับที่ได้รับเชิญ
4. เปิดหน้าสมาชิกและตรวจสอบสถานะคำเชิญ
5. ส่งคำเชิญซ้ำหากระบบมีตัวเลือก
6. ยกเลิกคำเชิญเดิมแล้วสร้างคำเชิญใหม่
7. ตรวจสอบว่าจำนวนสมาชิกเกินขีดจำกัดของแพ็กเกจหรือไม่

หากสมัคร Canva ผ่านแอปบนโทรศัพท์ ตัวเลือกเพิ่มสมาชิกอาจแตกต่างจากการสมัครผ่านเว็บไซต์ ในกรณีที่เพิ่มสมาชิกไม่ได้ ควรทดลองจัดการทีมผ่านเว็บเบราว์เซอร์ก่อน

❽ ข้อควรทำก่อนเชิญสมาชิกเข้าทีม

เพื่อให้ทีมปลอดภัยและจัดการง่าย ควรวางระบบเบื้องต้นก่อนเพิ่มสมาชิกจำนวนมาก

ใช้อีเมลขององค์กร

ควรเชิญด้วยอีเมลบริษัทแทนอีเมลส่วนตัว เพื่อให้ยกเลิกสิทธิ์ได้ง่ายเมื่อพนักงานลาออกหรือเปลี่ยนหน้าที่

ห้ามใช้บัญชีร่วมกัน

สมาชิกทุกคนควรมีบัญชีของตนเอง การแชร์รหัสผ่านทำให้ตรวจสอบกิจกรรมได้ยากและเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

กำหนดผู้ดูแลมากกว่าหนึ่งคนอย่างเหมาะสม

ทีมควรมีผู้ดูแลสำรอง แต่ไม่ควรแต่งตั้งผู้ดูแลมากเกินความจำเป็น เนื่องจากบทบาทนี้อาจแก้ไขสมาชิกและการตั้งค่าที่สำคัญได้

แยกไฟล์ส่วนตัวออกจากไฟล์บริษัท

ก่อนย้ายงานเข้าสู่ทีม ควรตรวจสอบว่าไม่มีข้อมูลส่วนตัวหรือผลงานของลูกค้ารายอื่นปะปนอยู่

ทบทวนรายชื่อสมาชิกเป็นประจำ

ควรตรวจสอบสมาชิกและที่นั่งทุกเดือนหรือตามรอบการทำงาน ลบบุคคลที่ไม่จำเป็น และปรับสิทธิ์เมื่อหน้าที่เปลี่ยนแปลง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเพิ่มสมาชิก Canva Business

สมาชิกต้องสมัคร Canva Business เองหรือไม่

โดยทั่วไป สมาชิกไม่จำเป็นต้องซื้อแพ็กเกจแยก เพียงใช้บัญชี Canva ของตนตอบรับคำเชิญเข้าร่วมทีม ส่วนสิทธิ์ที่ได้รับจะขึ้นอยู่กับแพ็กเกจและที่นั่งของทีมนั้น

เพิ่มสมาชิกแล้วเรียกเก็บเงินทันทีหรือไม่

ขึ้นอยู่กับรอบบิลและเงื่อนไขของบัญชี ระบบอาจเรียกเก็บทันที คิดเงินตามสัดส่วนของรอบบิล หรือรวมไว้ในใบเรียกเก็บเงินครั้งถัดไป ควรอ่านยอดสรุปก่อนยืนยัน

คนหนึ่งอยู่ได้หลายทีมไหม

บัญชี Canva หนึ่งบัญชีอาจได้รับเชิญเข้าร่วมพื้นที่ทำงานอื่นได้ แต่สิทธิ์และการเข้าถึงจะแยกตามแต่ละทีม ผู้ใช้ต้องเลือกพื้นที่ทำงานให้ถูกต้องก่อนสร้างหรือแก้ไขงาน

เชิญสมาชิกผิดอีเมลทำอย่างไร

ให้เข้าไปที่หน้าสมาชิก ค้นหาคำเชิญที่ยังรอการตอบรับ แล้วเลือกยกเลิก จากนั้นส่งคำเชิญใหม่ไปยังอีเมลที่ถูกต้อง

การเพิ่มคนในทีมเหมือนกับการส่งลิงก์แก้ไขหรือไม่

ไม่เหมือนกัน การเพิ่มสมาชิกทำให้บุคคลนั้นเข้าร่วมพื้นที่ของทีมและอาจใช้ที่นั่งแบบชำระเงิน ส่วนการส่งลิงก์เป็นการอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะงานหรือโฟลเดอร์ที่แชร์ตามสิทธิ์ที่กำหนด

สรุป

วิธีสร้างทีมและเพิ่มสมาชิกใน Canva Business เริ่มจากสมัครแพ็กเกจ สร้างพื้นที่ทีม เปิดหน้าจัดการสมาชิก กรอกอีเมล เลือกบทบาท และตรวจสอบค่าใช้จ่ายก่อนส่งคำเชิญ

สมาชิกทุกคนควรใช้บัญชีของตนเอง และควรได้รับสิทธิ์เท่าที่จำเป็น หากต้องร่วมงานกันเพียงชั่วคราวหรือเข้าถึงเฉพาะบางดีไซน์ การแชร์งานโดยกำหนดสิทธิ์อาจเหมาะกว่าการเพิ่มเป็นสมาชิกประจำ

สิ่งสำคัญที่สุดคือการตรวจจำนวนที่นั่ง ค่าใช้จ่าย และสิทธิ์เข้าถึงก่อนยืนยัน เพื่อให้ทีมทำงานร่วมกันได้สะดวก ปลอดภัย และไม่เกิดค่าใช้จ่ายเกินความจำเป็น