วิธีเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับเครือข่าย Wi‑Fi ในสำนักงาน

การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับ Wi‑Fi สำนักงานอาจทำได้โดยเลือกชื่อเครือข่ายและกรอกรหัสผ่าน แต่บางองค์กรใช้ระบบยืนยันตัวตนหรือข้อกำหนดความปลอดภัยเฉพาะ เครื่องพิมพ์จึงอาจต้องใช้บัญชี ใบรับรอง หรือการตั้งค่าจากฝ่าย IT ก่อนใช้งาน

ก่อนตั้งค่า ให้สอบถามผู้ดูแลเครือข่ายว่าองค์กรอนุญาตให้เชื่อมเครื่องพิมพ์กับ Wi‑Fi โดยตรงหรือไม่ และต้องใช้เครือข่ายใด บทความนี้จาก ComSiam อธิบายวิธีเตรียมเครื่อง เชื่อมต่อเครือข่าย และเพิ่มเครื่องพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ โดยไม่เปลี่ยนแปลงการตั้งค่าความปลอดภัยของสำนักงานเอง

① ตรวจสอบข้อกำหนดของเครือข่ายสำนักงาน

ก่อนเริ่ม ให้ถามฝ่าย IT หรือผู้ดูแลเครือข่ายเรื่องต่อไปนี้:

• ชื่อเครือข่ายที่อนุญาตให้ใช้กับเครื่องพิมพ์
• ต้องใช้รหัสผ่าน Wi‑Fi หรือบัญชีองค์กรหรือไม่
• ต้องลงทะเบียนอุปกรณ์หรือแจ้ง MAC Address ของเครื่องพิมพ์หรือไม่
• เครื่องพิมพ์ต้องใช้ Wi‑Fi หรือควรต่อสาย LAN
• ต้องเพิ่มเครื่องพิมพ์ผ่านเซิร์ฟเวอร์หรือคิวพิมพ์ขององค์กรหรือไม่

เครือข่ายสำนักงานบางแห่งใช้การยืนยันตัวตนแบบองค์กร ซึ่งเครื่องพิมพ์ต้องรองรับวิธีนั้นและอาจต้องตั้งค่าข้อมูลเพิ่มเติม หากไม่แน่ใจ อย่าทดลองกรอกบัญชีหรือเปลี่ยนค่าความปลอดภัยเอง ให้ขอขั้นตอนจากฝ่าย IT

② เตรียมเครื่องพิมพ์ให้พร้อมใช้งาน

ตรวจว่าเครื่องพิมพ์รองรับ Wi‑Fi และมีเฟิร์มแวร์หรือซอฟต์แวร์ตามข้อกำหนดขององค์กร หากเป็นเครื่องพิมพ์ที่จัดซื้อหรือดูแลโดยสำนักงาน ให้ใช้คู่มือการตั้งค่าภายในองค์กรเป็นหลัก

เตรียมข้อมูลที่ฝ่าย IT ให้ไว้ เช่น:

• SSID และรหัสผ่านเครือข่าย
• ข้อมูลบัญชีหรือวิธียืนยันตัวตน หากระบบกำหนด
• ใบรับรองความปลอดภัย หากจำเป็น
• ชื่อคิวพิมพ์หรือที่อยู่เครือข่ายของเครื่องพิมพ์

อย่าใช้ Guest Wi‑Fi แทนเครือข่ายเครื่องพิมพ์ เว้นแต่ฝ่าย IT ยืนยันว่าเครือข่ายนั้นรองรับการสั่งพิมพ์

③ เชื่อมเครื่องพิมพ์กับ Wi‑Fi สำนักงาน

หากใช้เครือข่าย Wi‑Fi ทั่วไปและองค์กรอนุญาต:

1. เปิดเมนู เครือข่าย, Wi‑Fi Setup หรือ การตั้งค่าไร้สาย บนเครื่องพิมพ์
2. ค้นหาและเลือก SSID ที่ฝ่าย IT ระบุ
3. กรอกรหัสผ่านหรือข้อมูลยืนยันตัวตนตามที่ได้รับ
4. ยืนยันการตั้งค่าและรอจนเครื่องพิมพ์แจ้งว่าเชื่อมต่อแล้ว
5. ตรวจสอบสถานะเครือข่ายจากหน้าจอหรือรายงานของเครื่องพิมพ์

หากเครือข่ายใช้ระบบองค์กร เช่น 802.1X เครื่องพิมพ์อาจต้องรองรับวิธียืนยันตัวตนที่สำนักงานใช้ และอาจต้องตั้งค่าผ่านหน้าเว็บจัดการเครื่องพิมพ์หรือเครื่องมือของผู้ผลิต ให้ฝ่าย IT เป็นผู้กำหนดค่าเมื่อระบบต้องใช้บัญชีหรือใบรับรอง

④ เพิ่มเครื่องพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ Windows

เมื่อเครื่องพิมพ์เชื่อมต่อเครือข่ายแล้ว ให้เพิ่มใน Windows ตามขั้นตอนทั่วไป:

1. เปิด การตั้งค่า
2. เลือก Bluetooth และอุปกรณ์
3. เปิด เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
4. เลือก เพิ่มอุปกรณ์
5. รอให้ระบบค้นหาเครื่องพิมพ์
6. เลือกเครื่องพิมพ์ที่ฝ่าย IT แจ้ง แล้วทำตามขั้นตอนติดตั้ง

หากองค์กรใช้คิวพิมพ์หรือเซิร์ฟเวอร์กลาง ให้เพิ่มเครื่องจากรายการหรือที่อยู่ที่ฝ่าย IT ระบุ ไม่ควรเลือกเครื่องพิมพ์ชื่อคล้ายกันจากเครือข่ายโดยเดาเอง

⑤ เพิ่มเครื่องพิมพ์ใน Mac

1. เปิด การตั้งค่าระบบ
2. เลือก เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
3. เลือก เพิ่มเครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน หรือแฟกซ์
4. เลือกเครื่องพิมพ์หรือคิวพิมพ์ที่องค์กรกำหนด
5. กด เพิ่ม และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

หากเครื่องไม่แสดง ให้ตรวจสอบกับฝ่าย IT ว่าต้องใช้ที่อยู่ IP ชื่อคิวพิมพ์ หรือโปรไฟล์การตั้งค่าหรือไม่ บางเครื่องอาจต้องติดตั้งไดรเวอร์จากผู้ผลิตตามรุ่น

⑥ เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อแล้ว แต่คอมพิวเตอร์ค้นหาไม่พบ

อาการ	สิ่งที่ควรตรวจ
เครื่องพิมพ์ต่อ Wi‑Fi ไม่สำเร็จ	ตรวจ SSID และวิธียืนยันตัวตนจากฝ่าย IT
คอมพิวเตอร์ไม่เห็นเครื่องพิมพ์	ตรวจว่าคอมพิวเตอร์อยู่ในเครือข่ายที่ได้รับอนุญาต
เห็นชื่อเครื่องแต่เพิ่มไม่ได้	ตรวจว่าต้องใช้คิวพิมพ์หรือเซิร์ฟเวอร์กลางหรือไม่
พิมพ์ได้บางเครื่อง	ตรวจสิทธิ์ผู้ใช้และนโยบายเครือข่าย
เครื่องพิมพ์หลุดจากเครือข่าย	แจ้งฝ่าย IT ตรวจสถานะและการลงทะเบียนอุปกรณ์

เครือข่ายสำนักงานอาจแบ่งส่วนสำหรับคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ และผู้มาเยือน อุปกรณ์จึงอาจเชื่อมต่อ Wi‑Fi ได้แต่ยังค้นหากันไม่พบ การเปิดพอร์ตหรือปิดระบบป้องกันเครือข่ายเองอาจขัดกับนโยบายขององค์กร ให้แจ้งฝ่าย IT ตรวจการเข้าถึงแทน

⑦ เช็กลิสต์ก่อนทดลองพิมพ์

• เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อเครือข่ายที่องค์กรอนุญาต
• เลือกชื่อเครื่องหรือคิวพิมพ์ถูกต้อง
• คอมพิวเตอร์ได้รับสิทธิ์ใช้งาน
• ไดรเวอร์หรือโปรไฟล์ที่จำเป็นติดตั้งแล้ว
• เครื่องพิมพ์พร้อมใช้งานและไม่มีข้อความผิดพลาด
• ทดลองพิมพ์เอกสารที่ไม่มีข้อมูลสำคัญก่อน

หากต้องกำหนด IP Address ให้เครื่องพิมพ์ ให้ใช้ค่าที่ฝ่าย IT จัดสรรหรือคำแนะนำจากผู้ดูแลเครือข่าย เพื่อป้องกันการกำหนด IP ซ้ำกับอุปกรณ์อื่น

⑧ คำถามที่พบบ่อย

ใช้รหัสผ่าน Wi‑Fi ของพนักงานเชื่อมเครื่องพิมพ์ได้ไหม?

ควรถามฝ่าย IT ก่อน บางเครือข่ายใช้บัญชีส่วนบุคคลหรือการยืนยันตัวตนเฉพาะอุปกรณ์ ซึ่งไม่เหมาะกับการใช้ร่วมกับเครื่องพิมพ์

ทำไมเครื่องพิมพ์เชื่อม Wi‑Fi ได้ แต่คอมพิวเตอร์ในสำนักงานหาไม่เจอ?

อาจเป็นเพราะเครื่องพิมพ์กับคอมพิวเตอร์อยู่คนละส่วนของเครือข่าย หรือองค์กรกำหนดให้ใช้คิวพิมพ์กลาง ให้ฝ่าย IT ตรวจวิธีเพิ่มและสิทธิ์การเข้าถึง

ตั้งค่าเองโดยใช้ Wi‑Fi Direct ได้ไหม?

Wi‑Fi Direct เชื่อมมือถือหรือคอมพิวเตอร์กับเครื่องพิมพ์โดยตรงได้ในบางรุ่น แต่การใช้งานในสำนักงานอาจไม่ตรงกับนโยบายความปลอดภัย ควรได้รับอนุญาตจากฝ่าย IT ก่อน

การเชื่อมเครื่องพิมพ์กับ Wi‑Fi สำนักงานควรเริ่มจากตรวจข้อกำหนดของเครือข่ายและรับข้อมูลตั้งค่าจากผู้ดูแลก่อน หากเป็นเครือข่ายที่ต้องใช้บัญชี ใบรับรอง หรือคิวพิมพ์กลาง ให้ทำตามขั้นตอนขององค์กร บทความจาก ComSiam แนะนำให้ใช้เครือข่ายและวิธีเพิ่มเครื่องพิมพ์ที่ฝ่าย IT อนุมัติ เพื่อให้พิมพ์ได้โดยไม่กระทบระบบสำนักงาน