วิธีแก้เครื่องพิมพ์รับแฟกซ์ไม่ได้

เมื่อเครื่องพิมพ์รับแฟกซ์ไม่ได้ ให้ตรวจทั้งสายโทรศัพท์ โหมดรับแฟกซ์ และการตั้งค่ากระดาษก่อน เพราะบางครั้งเครื่องรับเอกสารไว้แล้ว แต่ยังพิมพ์ออกมาไม่ได้ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ทีละข้อ

❶ ตรวจข้อความแจ้งเตือนและรายงานแฟกซ์

ดูหน้าจอเครื่องว่ามีข้อความ เช่น ไม่มีสัญญาณสาย หน่วยความจำเต็ม กระดาษหมด หรือข้อผิดพลาดในการรับหรือไม่ หากมีประวัติหรือรายงานแฟกซ์ ให้ตรวจรายการล่าสุดเพื่อดูว่าเครื่องตรวจพบสายเรียกเข้าและรับเอกสารได้ถึงขั้นตอนไหน

หากพบรหัสผิดพลาด ให้จดรหัสและรุ่นเครื่องไว้ก่อน เพราะความหมายและวิธีแก้แตกต่างกันตามรุ่น

❷ ตรวจสายโทรศัพท์และสัญญาณ

ตรวจว่าสายโทรศัพท์เสียบแน่นที่ช่อง LINE ของเครื่องและช่องโทรศัพท์ผนัง หากมีโทรศัพท์พ่วง ตัวแยกสาย หรืออุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก ให้ถอดออกชั่วคราวแล้วต่อเครื่องเข้ากับช่องผนังโดยตรง จากนั้นลองให้ผู้ส่งส่งแฟกซ์ทดสอบอีกครั้ง

ถ้าโทรศัพท์ที่ต่อกับสายเดียวกันไม่มีสัญญาณ หรือโทรเข้าออกผิดปกติ ให้ติดต่อผู้ให้บริการโทรศัพท์เพื่อตรวจสาย

❸ ตั้งโหมดรับแฟกซ์ให้เหมาะสม

เปิดเมนูแฟกซ์และตรวจโหมดรับเอกสาร หากต้องการให้เครื่องรับอัตโนมัติ ให้เลือกโหมดรับอัตโนมัติ เช่น Fax Only หรือ Fax/Tel ตามการใช้งานของรุ่นนั้น

หากตั้งเป็นโหมดรับด้วยตนเอง เครื่องอาจไม่รับแฟกซ์จนกว่าจะมีคนกดรับสายหรือสั่งเริ่มรับจากแผงควบคุม ตรวจคู่มือของรุ่นเพื่อดูชื่อเมนูและวิธีเปลี่ยนค่าให้ถูกต้อง

❹ ตรวจจำนวนเสียงเรียกเข้าก่อนรับสาย

เมื่อใช้เครื่องตอบรับ ข้อความเสียงฝากสาย หรือบริการฝากข้อความร่วมกับสายแฟกซ์ อุปกรณ์หรือบริการอื่นอาจรับสายก่อนเครื่องพิมพ์ได้ ตรวจการตั้งค่าจำนวนครั้งที่ให้เสียงเรียกเข้าก่อนเครื่องรับ และตั้งให้อุปกรณ์รับสายหลังเครื่องแฟกซ์ตามลำดับที่เหมาะกับระบบของคุณ

หากสายเดียวกันมีบริการรอสายหรือบริการเสริมของผู้ให้บริการ ให้ตรวจว่าบริการเหล่านั้นรบกวนการรับแฟกซ์หรือไม่

❺ ตรวจถาดกระดาษและขนาดกระดาษ

เติมกระดาษให้เพียงพอ จัดแนวกระดาษในถาด และตรวจว่าไม่มีแผ่นติดค้าง หากได้รับแฟกซ์แล้วแต่ไม่พิมพ์ ให้ตรวจขนาดกระดาษที่ตั้งไว้ด้วย บางรุ่นอาจเก็บแฟกซ์ไว้ในหน่วยความจำเมื่อขนาดกระดาษไม่ตรงหรือกระดาษหมด

เมื่อแก้ปัญหากระดาษแล้ว ให้เปิดประวัติแฟกซ์หรือหน่วยความจำรับแฟกซ์เพื่อตรวจว่าเอกสารยังรอพิมพ์อยู่หรือไม่

❻ ตรวจหน่วยความจำและการตั้งค่าความปลอดภัย

ถ้าหน่วยความจำแฟกซ์เต็ม เครื่องอาจรับเอกสารใหม่ไม่ได้จนกว่าจะพิมพ์หรือลบรายการที่ค้างอยู่ ตรวจเมนูรับแฟกซ์และแฟกซ์ที่เก็บไว้ในหน่วยความจำก่อนลบข้อมูล เพื่อไม่ให้เอกสารสำคัญหาย

ในเครื่องสำนักงาน ให้ตรวจด้วยว่ามีการตั้งรหัสผ่าน จำกัดการรับ หรือจำกัดการใช้งานตามผู้ใช้หรือไม่ หากไม่แน่ใจ ให้ผู้ดูแลระบบตรวจการตั้งค่าก่อนเปลี่ยนแปลง

❼ ทดสอบรับจากเครื่องส่งอีกเครื่อง

ขอให้ผู้ส่งตรวจหมายเลขปลายทางและส่งแฟกซ์ทดสอบอีกครั้ง หากเป็นไปได้ ให้ลองรับจากเครื่องแฟกซ์อีกเครื่องหนึ่งด้วย

ถ้ารับจากบางเครื่องได้ แต่บางเครื่องไม่ได้ อาจเกี่ยวกับสายสื่อสารหรือการตั้งค่าของเครื่องส่ง หากรับไม่ได้จากทุกเครื่อง ให้เน้นตรวจสาย โหมดรับ และข้อความผิดพลาดของเครื่องเรา

❽ ตรวจกรณีใช้โทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต

หากต่อเครื่องกับระบบโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต (VoIP) คุณภาพสัญญาณและการตั้งค่าระบบอาจมีผลต่อการรับแฟกซ์ บางรุ่นมีโหมดความเข้ากันได้สำหรับระบบนี้ ให้ตรวจคู่มือของรุ่นหรือสอบถามผู้ให้บริการก่อนเปลี่ยนค่า

อาการ	จุดที่ควรตรวจ
เครื่องไม่ตอบรับสาย	โหมดรับแฟกซ์ จำนวนเสียงเรียกเข้า และการต่อสาย
รับสายแต่แฟกซ์ไม่สำเร็จ	สัญญาณโทรศัพท์ บริการรอสาย และอุปกรณ์ที่ต่อพ่วง
รับแฟกซ์ได้แต่ไม่พิมพ์	กระดาษ ขนาดกระดาษ กระดาษติด และหน่วยความจำ
รับได้จากบางเครื่องเท่านั้น	เครื่องส่ง คุณภาพสาย และการตั้งค่าการสื่อสาร

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องรับแฟกซ์แล้วแต่ไม่พิมพ์ ต้องทำอย่างไร?

ตรวจว่ามีกระดาษหรือไม่ ขนาดกระดาษตรงกับที่ตั้งไว้หรือไม่ และมีข้อความแจ้งหน่วยความจำเต็มหรือกระดาษติดหรือไม่ จากนั้นตรวจเมนูแฟกซ์ที่เก็บไว้ในหน่วยความจำ

ต้องตั้งค่าเครื่องเป็นโหมดรับอัตโนมัติหรือไม่?

ถ้าต้องการให้เครื่องรับโดยไม่ต้องมีคนกดปุ่ม ให้ใช้โหมดรับอัตโนมัติตามที่รุ่นรองรับ แต่ถ้าใช้สายร่วมกับโทรศัพท์หรือเครื่องตอบรับ ให้ตั้งค่าตามรูปแบบการใช้งานและคู่มือเครื่อง

ถ้าเครื่องยังรับแฟกซ์ไม่ได้หลังตรวจทุกข้อควรทำอย่างไร?

จดข้อความหรือรหัสผิดพลาด รุ่นเครื่อง และผลทดสอบสายไว้ ติดต่อผู้ให้บริการโทรศัพท์หากสายมีปัญหา หรือติดต่อศูนย์บริการหากระบบสายปกติแต่เครื่องยังไม่รับ

สรุป

เริ่มจากอ่านข้อความแจ้งเตือน ตรวจสายโทรศัพท์ ตั้งโหมดรับแฟกซ์ และเช็กจำนวนเสียงเรียกเข้า จากนั้นตรวจถาดกระดาษ หน่วยความจำ และลองรับจากเครื่องส่งอื่น หากยังแก้ไม่ได้ ให้เก็บรหัสผิดพลาดและรายละเอียดการทดสอบไว้เพื่อช่วยให้ทีม ComSiam หรือศูนย์บริการวิเคราะห์ปัญหาได้ตรงจุด

ComSiam แนะนำให้เปลี่ยนการตั้งค่าทีละรายการและทดสอบรับแฟกซ์หลังแต่ละครั้ง เพื่อระบุสาเหตุได้ชัดเจนและลดโอกาสกระทบการตั้งค่าอื่น