วิธีแก้เครื่องพิมพ์ส่งแฟกซ์ไม่ออก

เมื่อเครื่องพิมพ์ส่งแฟกซ์ไม่ออก สาเหตุอาจมาจากสายโทรศัพท์ หมายเลขปลายทาง หรือเครื่องรับแฟกซ์ที่ไม่พร้อมใช้งาน ลองตรวจทีละจุดตามลำดับนี้ก่อนเปลี่ยนการตั้งค่าอื่น ๆ

❶ อ่านข้อความผิดพลาดหรือรายงานการส่ง

เปิดดูข้อความบนหน้าจอหรือพิมพ์รายงานยืนยันการส่งแฟกซ์ หากขึ้นว่า “สายไม่ว่าง” หรือ “ไม่มีการตอบรับ” ให้รอสักครู่แล้วลองส่งใหม่ พร้อมตรวจสอบกับผู้รับว่าเครื่องแฟกซ์เปิดอยู่และพร้อมรับเอกสาร

ถ้ารายงานระบุว่าไม่มีสัญญาณโทรศัพท์ ให้ตรวจสายและช่องเสียบก่อนส่งซ้ำ การอ่านรายงานช่วยแยกได้ว่าปัญหาอยู่ที่เครื่องของเราหรือปลายทาง

❷ ตรวจสายโทรศัพท์และช่องเสียบ

ปิดงานส่งแฟกซ์ที่ค้างอยู่ แล้วตรวจว่าสายโทรศัพท์เสียบแน่นทั้งที่เครื่องและช่องโทรศัพท์ผนัง โดยทั่วไปสายจากช่องผนังต้องต่อเข้าช่องที่ระบุว่า LINE บนเครื่อง ไม่ใช่ช่อง EXT สำหรับโทรศัพท์พ่วง ทั้งนี้ชื่อช่องอาจต่างกันตามรุ่น

หากใช้ตัวแยกสายหรือมีโทรศัพท์ต่อพ่วง ให้ถอดอุปกรณ์เหล่านั้นชั่วคราว แล้วต่อเครื่องเข้ากับช่องโทรศัพท์โดยตรง จากนั้นลองส่งอีกครั้ง ตรวจด้วยว่ามีคนใช้โทรศัพท์บนสายเดียวกันอยู่หรือไม่

❸ ทดสอบว่าสายมีสัญญาณหรือไม่

ถ้าเครื่องมีเมนูทดสอบแฟกซ์ ให้สั่งทดสอบจากแผงควบคุม หากไม่มี ให้ถอดสายเครื่องพิมพ์ออกแล้วต่อโทรศัพท์ปกติเข้ากับช่องเดียวกัน ลองยกหูฟังและโทรออก หากไม่มีสัญญาณหรือโทรออกไม่ได้ ให้ติดต่อผู้ให้บริการโทรศัพท์เพื่อตรวจสาย

❹ ตรวจหมายเลขแฟกซ์และการโทรออก

พิมพ์หมายเลขปลายทางใหม่ด้วยตนเอง แทนการเรียกจากสมุดรายชื่อ เพื่อเช็กว่าหมายเลขที่บันทึกไว้ถูกต้อง ตรวจรหัสพื้นที่ รหัสประเทศ และเลขนำหน้าเพื่อโทรออกจากระบบสำนักงานด้วย หากเครื่องใช้การโทรผ่านตู้สาขา ให้ใส่เลขนำหน้าตามที่องค์กรกำหนด

หากเครื่องต่อสายได้แต่ไม่เริ่มส่ง ให้ดูคู่มือของรุ่นเพื่อเช็กชนิดสายโทรศัพท์หรือการตั้งค่าตรวจจับสัญญาณโทรศัพท์ อย่าเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้โดยเดาสุ่ม

❺ ตรวจต้นฉบับและฝาปิดชุดป้อนเอกสาร

วางเอกสารให้ตรงแนวและหันด้านถูกต้องตามสัญลักษณ์บนถาด ตรวจว่าเอกสารไม่ยับ ติดกัน หรือเกินจำนวนที่ถาดรองรับ หากใช้ชุดป้อนเอกสารอัตโนมัติ ให้ปิดฝาให้สนิทและนำกระดาษที่ติดออกก่อนส่งใหม่

ถ้าเครื่องส่งจากกระจกสแกนได้ แต่ส่งจากถาดป้อนไม่ได้ ปัญหาอาจอยู่ที่การวางกระดาษหรือชุดป้อนเอกสาร

❻ ลองส่งไปยังหมายเลขอื่น

ส่งแฟกซ์ทดสอบไปยังปลายทางอื่นที่ทราบว่าใช้งานได้ หากส่งได้ แสดงว่าควรตรวจเครื่องรับ หมายเลข หรือสายของผู้รับเดิม หากส่งไม่ได้ทุกหมายเลข ให้ย้อนตรวจสายโทรศัพท์ การเชื่อมต่อ และรายงานข้อผิดพลาดของเครื่อง

❼ หากใช้ระบบโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต

แฟกซ์บางรุ่นอาจทำงานไม่เสถียรเมื่อใช้สายโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต (VoIP) เพราะคุณภาพสัญญาณและการตั้งค่าระบบมีผลต่อการส่ง หากพบปัญหาซ้ำ ให้สอบถามผู้ให้บริการหรือผู้ดูแลระบบ และตรวจคู่มือเครื่องว่ามีโหมดรองรับการส่งแฟกซ์ผ่าน VoIP หรือไม่

เช็กลิสต์ก่อนส่งซ้ำ

• ตรวจว่าหมายเลขแฟกซ์ถูกต้องและปลายทางพร้อมรับ
• เสียบสายเข้าช่อง LINE และทดสอบโดยต่อเข้าช่องผนังโดยตรง
• ตรวจว่ามีสัญญาณโทรศัพท์และไม่มีผู้ใช้สายเดียวกัน
• วางเอกสารให้ตรง ปิดฝาชุดป้อน และไม่มีต้นฉบับติดค้าง
• อ่านรายงานการส่งเพื่อดูรหัสหรือข้อความผิดพลาด

หากเช็กครบแล้วยังส่งไม่ได้ ให้จดข้อความผิดพลาด รุ่นเครื่อง และผลทดสอบสายไว้ก่อนติดต่อศูนย์บริการหรือผู้ให้บริการโทรศัพท์ ทีม ComSiam สามารถช่วยไล่ตรวจจากอาการและขั้นตอนที่ลองแล้วได้

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องขึ้นว่าสายไม่ว่าง ควรทำอย่างไร?

รอสักครู่แล้วลองใหม่ เพราะปลายทางอาจกำลังใช้สายหรือยังไม่พร้อมรับ หากเกิดซ้ำ ให้ยืนยันหมายเลขกับผู้รับและลองส่งไปยังหมายเลขอื่น

ส่งแฟกซ์ไม่ออก แต่โทรศัพท์โทรออกได้ เกิดจากอะไร?

อาจเกิดจากต่อสายผิดช่อง ตั้งค่าชนิดสายไม่ตรงกับระบบโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ผิด หรือเครื่องปลายทางไม่ตอบรับ ตรวจรายงานการส่งและคู่มือรุ่นเครื่องเพื่อหาสาเหตุให้ตรงจุด

ส่งได้บางหมายเลข แต่ส่งไปยังอีกหมายเลขไม่ได้ ควรตรวจอะไร?

ตรวจหมายเลขและรหัสนำหน้าอีกครั้ง แล้วสอบถามผู้รับว่าเครื่องเปิดอยู่และรับแฟกซ์ได้หรือไม่ หากปลายทางยืนยันว่าพร้อม ให้ลองส่งใหม่และเก็บรายงานข้อผิดพลาดไว้

ควรรีเซ็ตเครื่องก่อนหรือไม่?

ควรตรวจสาย หมายเลข และต้นฉบับก่อน การรีเซ็ตไม่ช่วยแก้ปัญหาที่เกิดจากสายโทรศัพท์หรือเครื่องปลายทาง หากจะรีเซ็ต ให้ทำตามคำแนะนำของคู่มือรุ่นเครื่อง

สรุป

เริ่มแก้จากรายงานการส่ง สายโทรศัพท์ ช่อง LINE สัญญาณ และหมายเลขปลายทาง จากนั้นตรวจต้นฉบับและลองส่งไปยังหมายเลขอื่น วิธีไล่ตรวจเป็นลำดับจะช่วยระบุได้ว่าควรแก้ที่เครื่อง สาย หรือปลายทาง โดยไม่ต้องเปลี่ยนการตั้งค่าที่ไม่เกี่ยวข้อง ComSiam แนะนำให้เก็บรายงานการส่งไว้หากต้องติดต่อช่างหรือผู้ให้บริการ