วิธีตั้งค่าแฟกซ์บนเครื่องพิมพ์สำนักงาน

ก่อนใช้แฟกซ์ในสำนักงาน ให้ตรวจว่าเครื่องพิมพ์มีฟังก์ชัน Fax ต่อสายโทรศัพท์เข้าช่องที่ถูกต้อง และตั้งค่าหมายเลขประจำเครื่องกับโหมดรับให้เหมาะกับการใช้งาน เมนูและลำดับการตั้งค่าอาจแตกต่างกันตามรุ่น

❶ ตรวจอุปกรณ์และต่อสายโทรศัพท์

ตรวจด้านหลังเครื่องว่ามีช่อง LINE และคู่มือระบุว่ารองรับแฟกซ์หรือไม่ จากนั้นต่อสายโทรศัพท์จากผนังหรือระบบโทรศัพท์สำนักงานเข้าช่อง LINE หากต้องต่อโทรศัพท์พ่วง ให้ใช้ช่อง EXT ตามคู่มือ

อย่าสับสนช่อง LINE กับพอร์ต Ethernet หรือ USB เพราะใช้คนละหน้าที่ หากสำนักงานใช้ระบบโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ตหรือ PBX ให้ตรวจความเข้ากันได้กับผู้ดูแลระบบหรือผู้ให้บริการก่อน

❷ เริ่ม Fax Setup Wizard

เปิดเมนู Fax Setup, Fax Setup Wizard หรือ Initial Fax Setup บนเครื่อง แล้วทำตามคำแนะนำ โดยทั่วไปจะให้เลือกประเทศหรือภูมิภาค ตรวจชนิดสาย และตั้งค่าการโทรออก

หากเครื่องถามว่าใช้สายแฟกซ์เฉพาะหรือใช้ร่วมกับโทรศัพท์ ให้เลือกตามการใช้งานจริง เพราะตัวเลือกนี้มีผลต่อวิธีรับสายและจำนวนเสียงเรียกก่อนเครื่องตอบรับ

❸ ตั้งวันที่ เวลา และชื่อประจำเครื่อง

กรอกวันที่และเวลาให้ถูกต้อง แล้วตั้ง Station ID, Fax Header หรือชื่อส่วนหัวแฟกซ์ โดยอาจใส่ชื่อสำนักงานและหมายเลขแฟกซ์ขององค์กรตามความเหมาะสม

ข้อมูลส่วนหัวอาจพิมพ์อยู่ด้านบนของแฟกซ์ที่ส่ง ควรตรวจตัวสะกดและหมายเลขให้ถูกต้องก่อนบันทึก หากมีหลายแผนกใช้เครื่องเดียวกัน ให้กำหนดวิธีระบุผู้ส่งให้ชัดเจน

❹ เลือกโหมดรับและจำนวนเสียงเรียก

เลือกโหมดให้ตรงกับระบบโทรศัพท์ของสำนักงาน เช่น

• Fax Only / Auto Answer: รับแฟกซ์อัตโนมัติ เหมาะกับสายที่ใช้รับแฟกซ์เป็นหลัก
• Manual: ผู้ใช้รับสายและสั่งรับแฟกซ์เอง
• Fax/Tel หรือโหมดใช้สายร่วม: ใช้เมื่อหมายเลขเดียวกันรองรับทั้งสายสนทนาและแฟกซ์ ตามความสามารถของรุ่น

หากมีเครื่องตอบรับข้อความเสียงหรือระบบ PBX ร่วมสาย ให้ตั้งจำนวนเสียงเรียกและลำดับการรับให้สอดคล้องกัน เพื่อไม่ให้อุปกรณ์ตัวหนึ่งรับสายก่อนอีกตัว

❺ ตั้งค่าการส่งและรายงานผล

ตรวจตัวเลือกพื้นฐาน เช่น โหมดแก้ไขข้อผิดพลาด การส่งรายงานยืนยัน การโทรซ้ำเมื่อสายไม่ว่าง และสมุดหมายเลขปลายทาง ตั้งค่าตามนโยบายสำนักงานและความต้องการใช้งาน

หากมีหลายคนใช้เครื่อง ให้กำหนดผู้รับผิดชอบดูแลสมุดหมายเลขและรายงานแฟกซ์ เพื่อป้องกันการส่งผิดปลายทางหรือจัดเก็บเอกสารปะปนกัน

❻ ทดสอบส่งและรับแฟกซ์

หลังบันทึกการตั้งค่า ให้ส่งแฟกซ์ทดสอบไปยังหมายเลขที่ตรวจสอบแล้ว และขอให้ปลายทางยืนยันว่าได้รับครบ จากนั้นทดลองรับแฟกซ์เพื่อเช็กโหมดรับและการพิมพ์

หากส่งหรือรับไม่ได้ ให้ตรวจสายโทรศัพท์ที่ช่อง LINE สถานะสาย หมายเลขโทรออก และข้อความบนหน้าจอ อย่าเปลี่ยนการตั้งค่าระบบโทรศัพท์สำนักงานโดยไม่ตรวจสอบกับผู้ดูแลก่อน

เช็กลิสต์ตั้งค่าแฟกซ์สำนักงาน

รายการ	สิ่งที่ต้องตรวจ
ความสามารถของเครื่อง	มีฟังก์ชัน Fax ในรุ่นนั้น
สายโทรศัพท์	ต่อเข้าช่อง LINE ตามคู่มือ
ระบบโทรศัพท์	ใช้สายตรง PBX หรือ VoIP และรองรับแฟกซ์
ข้อมูลประจำเครื่อง	วันที่ เวลา ชื่อ และหมายเลขแฟกซ์
โหมดรับ	Auto, Manual หรือใช้สายร่วม
การทดสอบ	ส่งและรับแฟกซ์ พร้อมตรวจรายงานผล

การตั้งค่าระบบแฟกซ์ที่ถูกต้องช่วยลดปัญหาเครื่องรับสายผิดโหมดหรือส่งเอกสารไม่สำเร็จ ComSiam แนะนำให้เก็บข้อมูลการตั้งค่า หมายเลขปลายทางที่ใช้ทดสอบ และผู้ดูแลเครื่องไว้ในเอกสารภายในสำนักงาน

คำถามที่พบบ่อย

ต่อสายโทรศัพท์เข้าช่องใดของเครื่องพิมพ์?

โดยทั่วไปต่อสายจากผนังหรือระบบโทรศัพท์เข้าช่อง LINE ส่วนช่อง EXT ใช้ต่อโทรศัพท์พ่วงในรุ่นที่รองรับ ให้ยืนยันตำแหน่งจากคู่มือของเครื่อง

ตั้ง Auto Answer ไว้ตลอดได้ไหม?

ได้หากสายหรือระบบโทรศัพท์จัดไว้สำหรับรับแฟกซ์ แต่ถ้าใช้หมายเลขร่วมกับโทรศัพท์หรือเครื่องตอบรับข้อความเสียง ต้องตั้งโหมดและจำนวนเสียงเรียกให้เหมาะกับอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน

ใช้แฟกซ์ผ่าน VoIP ได้หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับเครื่อง ระบบโทรศัพท์ คุณภาพสัญญาณ และการตั้งค่าของผู้ให้บริการ ควรตรวจความเข้ากันได้และทดสอบส่งรับก่อนใช้งานจริง

สรุป

ตั้งค่าแฟกซ์สำนักงานโดยตรวจว่ารุ่นเครื่องรองรับ ต่อสายเข้าช่อง LINE ใช้ Fax Setup Wizard กรอกวันที่ เวลาและ Station ID แล้วเลือกโหมดรับตามระบบโทรศัพท์ ทดสอบทั้งการส่งและรับก่อนใช้งานจริง หากสำนักงานใช้ PBX หรือ VoIP ให้ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบหรือผู้ให้บริการ ComSiam แนะนำให้บันทึกค่าที่ตั้งไว้และผู้รับผิดชอบ เพื่อแก้ปัญหาได้รวดเร็วเมื่อมีการเปลี่ยนสายหรือย้ายเครื่อง