วิธีพิมพ์เอกสารร่างโดยใช้หมึกให้น้อยลง

เอกสารร่างมักไม่จำเป็นต้องใช้สีเต็มหรือคุณภาพสูงสุด การตรวจไฟล์ก่อนพิมพ์ เลือกเฉพาะหน้าที่ต้องใช้ และปรับคุณภาพให้เหมาะกับการอ่าน ช่วยลดการพิมพ์ซ้ำและใช้หมึกเท่าที่จำเป็น โดยยังอ่านเนื้อหาได้ชัดเจน

❶ ตรวจไฟล์ก่อนสั่งพิมพ์

เปิดตัวอย่างก่อนพิมพ์ แล้วตรวจว่ามีหน้าว่าง หน้าเกิน หรือข้อความถูกตัดขอบหรือไม่ หากต้องการตรวจเพียงบางส่วน ให้พิมพ์เฉพาะหน้าที่แก้ไข แทนการพิมพ์เอกสารทั้งชุด

สำหรับเอกสารที่ยังแก้ไขได้ ลบภาพตกแต่ง พื้นหลังสี และองค์ประกอบที่ไม่จำเป็นต่อการตรวจเนื้อหาออกก่อน

❷ เลือกคุณภาพ Draft หรือ Fast

ในหน้าต่างพิมพ์หรือไดรเวอร์ ให้เปิด Printer Properties หรือ Printing Preferences แล้วมองหาตัวเลือกคุณภาพ เช่น Draft, Fast หรือ Economy ชื่อเมนูอาจต่างกันตามรุ่น

โหมดเหล่านี้เหมาะกับการตรวจคำผิดหรือดูรูปแบบเอกสารเบื้องต้น แต่ควรพิมพ์ทดสอบก่อน หากตัวหนังสือจางหรือรายละเอียดหาย ให้เปลี่ยนเป็นคุณภาพมาตรฐาน

❸ เลือกขาวดำเมื่อสีไม่จำเป็น

ถ้าเอกสารร่างเน้นตรวจข้อความ ให้เลือกขาวดำหรือระดับสีเทา และดูตัวอย่างว่ากราฟหรือข้อความที่เคยแยกด้วยสีเข้าใจได้หรือไม่

หากสีใช้แสดงความหมาย เช่น สถานะหรือหมวดข้อมูล ให้คงสีที่จำเป็นไว้ หรือเพิ่มป้ายกำกับและรูปแบบเส้นให้แยกข้อมูลได้แม้พิมพ์ขาวดำ

❹ พิมพ์เฉพาะส่วนที่กำลังตรวจ

ระบุเลขหน้าที่ต้องการพิมพ์ในช่อง Pages แทนการเลือกพิมพ์ทั้งหมด เช่น พิมพ์เฉพาะหน้าที่เพิ่งแก้ไขหรือหน้าที่มีตารางผิดปกติ ตรวจตัวเลขหน้าให้ถูกต้องก่อนกดยืนยัน

ถ้ากำลังแก้ไขหลายจุด ให้พิมพ์เฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องในแต่ละรอบ และพิมพ์ทั้งฉบับเมื่อเนื้อหาพร้อมแล้ว

❺ ใช้กระดาษธรรมดาและตรวจการจัดหน้า

เลือกชนิดกระดาษให้ตรงกับกระดาษที่ใส่จริง โดยทั่วไปเอกสารร่างใช้กระดาษธรรมดาได้ ตรวจขอบกระดาษและขนาดตัวอักษรให้เหมาะสม อย่าย่อทั้งหน้าเล็กเกินไปเพียงเพื่อให้จำนวนหน้าลดลง

การพิมพ์สองหน้าช่วยลดจำนวนแผ่นกระดาษ แต่ไม่ได้ลดหมึกที่ใช้กับเนื้อหา หากต้องทำเครื่องหมายหรือแก้ไขบนกระดาษ ให้ตรวจว่าทั้งสองด้านยังอ่านและเขียนได้สะดวก

เช็กลิสต์ก่อนพิมพ์เอกสารร่าง

รายการตรวจ	สิ่งที่ควรทำ
ตัวอย่างก่อนพิมพ์	ตรวจหน้าเปล่า ขอบ และการตัดข้อความ
จำนวนหน้า	ระบุเฉพาะหน้าที่ต้องตรวจ
คุณภาพ	ทดลอง Draft หรือ Fast ก่อน
สี	ใช้ขาวดำเมื่อไม่กระทบความเข้าใจ
พื้นหลัง	ลบพื้นสีและภาพที่ไม่จำเป็น
กระดาษ	เลือกชนิดให้ตรงกับกระดาษจริง

การตั้งค่า Draft อาจทำให้งานพิมพ์จางลงหรือรายละเอียดลดลง จึงเหมาะกับการตรวจร่างมากกว่าสำเนาส่งลูกค้าหรือเอกสารที่ต้องเก็บเป็นทางการ แนวทางของ ComSiam คือทดลองพิมพ์หนึ่งหน้าที่มีเนื้อหาจริงก่อน แล้วค่อยใช้ค่าที่เหมาะกับเอกสารส่วนที่เหลือ

คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์ Draft แล้วตัวหนังสือจาง ควรทำอย่างไร?

เปลี่ยนเป็นคุณภาพมาตรฐาน หรือเลือกโหมดที่เข้มขึ้นเล็กน้อย แล้วพิมพ์ทดสอบใหม่ ตรวจด้วยว่าชนิดกระดาษและการตั้งค่าในไดรเวอร์ตรงกับกระดาษที่ใช้หรือไม่

เอกสารร่างควรพิมพ์ขาวดำทุกครั้งไหม?

ไม่จำเป็น หากสีช่วยแยกข้อมูลสำคัญ ให้คงสีเฉพาะส่วนที่จำเป็น หรือปรับรูปแบบเอกสารให้เข้าใจได้เมื่อพิมพ์ขาวดำก่อน

พิมพ์สองหน้าช่วยประหยัดหมึกหรือไม่?

ช่วยลดจำนวนแผ่นกระดาษ แต่ไม่ได้ลดหมึกที่ใช้พิมพ์เนื้อหาโดยตรง

สรุป

การพิมพ์เอกสารร่างให้ใช้หมึกน้อยลง เริ่มจากตรวจไฟล์และพิมพ์เฉพาะหน้าที่ต้องการ เลือก Draft หรือ Fast เมื่อยังอ่านได้ชัด ใช้ขาวดำเมื่อสีไม่จำเป็น และเอาพื้นหลังที่ไม่เกี่ยวข้องออก ก่อนพิมพ์ทั้งชุดให้ลองหนึ่งหน้าก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณภาพเหมาะกับการตรวจเอกสารและไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ ComSiam แนะนำให้ปรับค่าตามรุ่นเครื่องและชนิดงานทุกครั้ง