เครื่องพิมพ์พิมพ์ผิดขนาดเมื่อเปิดไฟล์จากอีกเครื่อง

ถ้าเอกสารพิมพ์ได้ขนาดถูกต้องจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง แต่เล็กลง ใหญ่ขึ้น หรือถูกตัดเมื่อเปิดไฟล์จากอีกเครื่อง สาเหตุอาจมาจากขนาดหน้ากระดาษในเอกสาร การตั้งค่าพิมพ์ของโปรแกรม ไดรเวอร์ที่ต่างกัน หรือการย่อขยายหน้าอัตโนมัติ

ให้เปรียบเทียบการตั้งค่าของทั้งสองเครื่อง และตรวจตามลำดับด้านล่างก่อนแก้ไฟล์ต้นฉบับ

❶ ตรวจขนาดกระดาษในไฟล์ต้นฉบับ

เปิดเอกสารบนคอมพิวเตอร์ที่มีปัญหา แล้วตรวจขนาดหน้า เช่น A4 หรือ Letter แนวกระดาษแนวตั้งหรือแนวนอน และระยะขอบ หากเป็นไฟล์ที่สร้างจากอีกเครื่อง การตั้งค่าหน้าอาจใช้ขนาดกระดาษที่ไม่มีในไดรเวอร์ของเครื่องปัจจุบัน

ถ้าเป็นไฟล์ PDF ให้ตรวจขนาดหน้าในคุณสมบัติเอกสาร และดูว่าหน้าในไฟล์มีขนาดตรงกับกระดาษที่ใส่ในถาดหรือไม่

❷ ตรวจค่าหน้ากระดาษในหน้าต่างพิมพ์

ในโปรแกรมที่ใช้พิมพ์ ให้เปิด ไฟล์ > พิมพ์ แล้วตรวจเครื่องพิมพ์ที่เลือก ขนาดกระดาษ แนวกระดาษ และตัวเลือกย่อขยาย ตัวเลือกอย่าง “พอดีกับหน้า” อาจทำให้เอกสารถูกย่อหรือขยาย ส่วน “ขนาดจริง” จะพิมพ์ตามขนาดหน้าในเอกสารโดยไม่ปรับสเกล

ลองเลือกค่าที่ตรงกับกระดาษและการใช้งานจริง แล้วพิมพ์เพียงหน้าเดียวเพื่อตรวจผลก่อนพิมพ์ทั้งไฟล์

❸ ตรวจขนาดและชนิดกระดาษในไดรเวอร์เครื่องพิมพ์

เปิดคุณสมบัติหรือค่ากำหนดการพิมพ์ของเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์ที่มีปัญหา แล้วตรวจขนาดกระดาษและถาดที่เลือกให้ตรงกับกระดาษจริง เช่น A4 ในถาด A4

ไดรเวอร์ของเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องอาจมีตัวเลือกขนาดหน้าและถาดกระดาษไม่เหมือนกัน เมื่อเปิดไฟล์บนคอมพิวเตอร์อีกเครื่อง โปรแกรมอาจใช้ค่าจากไดรเวอร์ของเครื่องนั้นแทนค่าที่เคยใช้

❹ เปรียบเทียบไดรเวอร์และชื่อเครื่องพิมพ์

ตรวจว่าทั้งสองคอมพิวเตอร์เลือกเครื่องพิมพ์ตัวเดียวกันและใช้ไดรเวอร์ที่ตรงรุ่นหรือไม่ หากมีเครื่องพิมพ์ชื่อคล้ายกันหลายรายการ ให้เลือกตัวที่เชื่อมต่อกับเครื่องจริง ไม่ใช่รายการเก่าหรือเครื่องพิมพ์เสมือน

หากเครื่องหนึ่งใช้ไดรเวอร์จากผู้ผลิต แต่อีกเครื่องใช้ไดรเวอร์ทั่วไป ตัวเลือกกระดาษหรือการย่อขยายอาจต่างกัน ติดตั้งไดรเวอร์ที่ผู้ผลิตแนะนำให้ตรงกับรุ่นและระบบปฏิบัติการ

❺ ตรวจการย่อขยายและจำนวนหน้าต่อแผ่น

ตรวจว่าไม่ได้เปิดตัวเลือกพิมพ์หลายหน้าต่อแผ่น เช่น 2 หน้าในหนึ่งแผ่น และตรวจเปอร์เซ็นต์การย่อขยายว่าตั้งไว้ที่ค่าเหมาะสมหรือไม่ หากต้องการขนาดเดิม ให้เลือกขนาดจริงหรือ 100% เมื่อโปรแกรมและเครื่องพิมพ์รองรับ

หากต้องการให้เนื้อหาพอดีกับกระดาษอีกขนาดหนึ่ง ให้เลือก “พอดีกับพื้นที่พิมพ์” หรือค่าที่มีความหมายใกล้เคียง แต่ตรวจผลก่อน เพราะการตั้งค่านี้จะย่อหรือขยายเนื้อหา

❻ บันทึกเป็น PDF เพื่อคงรูปแบบหน้า

หากไฟล์เอกสารเปลี่ยนรูปแบบเมื่อเปิดต่างเครื่อง ให้บันทึกหรือส่งออกเป็น PDF จากคอมพิวเตอร์ที่แสดงผลถูกต้อง แล้วเปิด PDF บนเครื่องที่ต้องการพิมพ์ ตรวจขนาดหน้าและตัวเลือกพิมพ์ก่อนสั่งงาน

PDF ช่วยรักษารูปแบบเอกสารได้มากกว่าไฟล์ที่ยังแก้ไขได้ แต่การตั้งค่าหน้าต่างพิมพ์ เช่น ขนาดจริงหรือพอดีกับหน้า ยังอาจทำให้ขนาดผลลัพธ์เปลี่ยนได้

❼ ทดสอบหน้าตัวอย่างและเทียบผล

พิมพ์เพียงหนึ่งหน้า แล้ววัดขนาดหรือเทียบกับไฟล์ต้นฉบับ หากขนาดยังคลาดเคลื่อน ให้ตรวจสเกลในโปรแกรมและไดรเวอร์อีกครั้ง หรือทดลองพิมพ์ไฟล์เดียวกันจากคอมพิวเตอร์ที่พิมพ์ได้เพื่อเทียบการตั้งค่า

ComSiam แนะนำให้จดขนาดกระดาษ ไดรเวอร์ และตัวเลือกสเกลที่ใช้แล้วได้ผล เพื่อให้ตั้งค่าบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ตรงกัน

ตารางสรุปสาเหตุและวิธีแก้

อาการ	จุดที่ควรตรวจ
เอกสารถูกย่อหรือขยาย	ตรวจ Fit to page, Actual size และเปอร์เซ็นต์สเกล
พิมพ์บนกระดาษผิดขนาด	ตรวจขนาดหน้าในไฟล์ โปรแกรม และไดรเวอร์
ขนาดต่างกันระหว่างคอมพิวเตอร์	เปรียบเทียบไดรเวอร์และเครื่องพิมพ์ที่เลือก
เนื้อหาถูกตัดขอบ	ตรวจขนาดหน้า ระยะขอบ และพื้นที่พิมพ์
Word เปลี่ยนถาดหรือขนาดหน้า	ตรวจการตั้งค่าที่ไดรเวอร์ของเครื่องพิมพ์ให้ไว้
ไฟล์แก้ไขได้จัดหน้าไม่เหมือนกัน	ส่งออกเป็น PDF จากเครื่องที่แสดงผลถูกต้อง
ไม่แน่ใจว่าค่าใดถูก	พิมพ์หน้าเดียวเพื่อทดสอบก่อนพิมพ์ทั้งงาน

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมไฟล์เดียวกันจึงพิมพ์ได้คนละขนาดบนคอมพิวเตอร์ต่างเครื่อง?

แต่ละเครื่องอาจใช้ไดรเวอร์ เครื่องพิมพ์ที่เลือก หรือค่ากระดาษและสเกลไม่เหมือนกัน โปรแกรมบางชนิดยังปรับค่าหน้ากระดาษตามไดรเวอร์ที่เลือกด้วย

ควรเลือก Actual Size หรือ Fit to Page?

เลือก Actual Size หากต้องการพิมพ์ตามขนาดจริงของเอกสาร เลือก Fit to Page หากต้องการให้เนื้อหาพอดีกับขนาดกระดาษที่ใส่ ทั้งนี้การพอดีหน้าอาจทำให้ขนาดจริงของเนื้อหาเปลี่ยนไป

การส่งออกเป็น PDF แก้ปัญหาได้ทุกกรณีไหม?

ไม่ทุกกรณี PDF ช่วยรักษารูปแบบหน้าได้ แต่ยังต้องเลือกขนาดกระดาษและสเกลให้ถูกในหน้าต่างพิมพ์ หากพิมพ์ผิดขนาด ให้ตรวจการตั้งค่าในโปรแกรมอ่าน PDF ด้วย

ควรแก้ไฟล์ต้นฉบับหรือไดรเวอร์ก่อน?

เริ่มจากตรวจขนาดหน้าในไฟล์และตัวเลือกพิมพ์ก่อน หากการตั้งค่าเหมือนกันแล้วยังได้ขนาดต่างกัน ให้ตรวจไดรเวอร์และรายการเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง ComSiam แนะนำให้เปลี่ยนทีละจุดและพิมพ์หน้าเดียวทดสอบ