วิธีเปิดใช้บริการพิมพ์ระยะไกลผ่านแอปของผู้ผลิตเครื่องพิมพ์

การพิมพ์จากนอกบ้านผ่านแอปผู้ผลิตทำได้เฉพาะเครื่องพิมพ์และบริการที่รองรับ โดยทั่วไปต้องตั้งค่าเครื่องพิมพ์ให้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เพิ่มเครื่องพิมพ์ในแอป และเปิดบริการระยะไกลให้เรียบร้อยก่อน เมื่อเปิดใช้แล้วจึงเลือกเครื่องพิมพ์จากแอปเพื่อส่งไฟล์จากมือถือหรือคอมพิวเตอร์ได้

ComSiam สรุปขั้นตอนกลางที่ใช้ตรวจสอบได้กับหลายยี่ห้อ พร้อมจุดที่ควรระวัง เพราะชื่อเมนูและเงื่อนไขของแต่ละรุ่นอาจไม่เหมือนกัน

① ตรวจสอบก่อนว่าเครื่องพิมพ์รองรับหรือไม่

ดูคู่มือหรือหน้าข้อมูลของรุ่นเครื่องพิมพ์ แล้วค้นคำว่า Remote Print, Print Anywhere, Cloud Print หรือ พิมพ์ระยะไกล จากนั้นตรวจสอบว่า

• เครื่องพิมพ์รองรับบริการดังกล่าวในประเทศที่ใช้งานหรือไม่
• ต้องใช้แอปหรือบัญชีผู้ใช้ของผู้ผลิตรายใด
• เครื่องพิมพ์ต้องเชื่อมต่อ Wi‑Fi หรือ Ethernet และอินเทอร์เน็ตตลอดเวลาหรือไม่
• บริการรองรับการส่งไฟล์จากมือถือ คอมพิวเตอร์ หรือทั้งสองแบบ
• มีข้อกำหนดเรื่องชนิดไฟล์ ขนาดไฟล์ หรือสิทธิ์ของผู้ใช้หรือไม่

อย่าสับสนระหว่างแอปที่ใช้พิมพ์ในบ้านกับบริการพิมพ์ระยะไกล แอปอาจสั่งพิมพ์ได้เมื่อมือถืออยู่ Wi‑Fi เดียวกับเครื่องพิมพ์ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะส่งงานจากนอกเครือข่ายได้ด้วย

② เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์และเพิ่มเข้าแอป

ก่อนเปิดบริการระยะไกล ให้ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ให้พิมพ์ในบ้านหรือสำนักงานได้ก่อน

1. เชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับ Wi‑Fi หรือสาย LAN ที่เข้าถึงอินเทอร์เน็ต
2. ติดตั้งแอปทางการของผู้ผลิตบนมือถือ
3. เชื่อมต่อมือถือกับเครือข่ายเดียวกับเครื่องพิมพ์ระหว่างตั้งค่า หากแอปร้องขอ
4. เปิดแอป เลือกเพิ่มเครื่องพิมพ์ แล้วทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ
5. ลงชื่อเข้าใช้หรือสร้างบัญชีผู้ผลิต หากจำเป็น
6. ตรวจว่าแอปแสดงเครื่องพิมพ์เป็นพร้อมใช้งาน และลองพิมพ์ในเครือข่ายเดียวกันก่อน

หากแอปหาเครื่องพิมพ์ไม่พบ ให้ตรวจ Wi‑Fi ชื่อเครือข่าย สถานะเครื่องพิมพ์ และสิทธิ์การเข้าถึงเครือข่ายเฉพาะที่ของแอปบนมือถือ

③ เปิดใช้บริการพิมพ์ระยะไกล

เมื่อเพิ่มเครื่องพิมพ์ในแอปแล้ว ให้เข้าเมนูจัดการเครื่องพิมพ์ บัญชี หรือบริการออนไลน์ แล้วมองหาตัวเลือกพิมพ์ระยะไกล ทำตามขั้นตอนยืนยันบัญชีและลงทะเบียนอุปกรณ์ตามที่ผู้ผลิตกำหนด

ชื่อบริการที่พบได้แตกต่างกันตามยี่ห้อและรุ่น เช่น HP มี Print Anywhere สำหรับเครื่องพิมพ์ที่รองรับ ส่วน Epson มีบริการ Epson Connect และ Remote Print สำหรับรุ่นที่รองรับ บางบริการต้องเปิดใช้งานผ่านเว็บไซต์หรือโปรแกรมตั้งค่าเพิ่มเติม ไม่ได้เปิดจากแอปมือถือเพียงอย่างเดียว

หากไม่พบเมนูเปิดใช้ อย่าตีความว่าเครื่องเสีย ให้ตรวจคู่มือรุ่นนั้นก่อน เพราะฟังก์ชันอาจไม่มีในเครื่องพิมพ์รุ่นดังกล่าว หรืออาจใช้ชื่อบริการและช่องทางตั้งค่าคนละแบบ

④ ทดลองส่งงานพิมพ์จากนอกเครือข่าย

หลังเปิดบริการแล้ว ให้ทดสอบโดยออกจาก Wi‑Fi บ้านหรือสำนักงาน แล้วใช้เครือข่ายมือถือหรือ Wi‑Fi ที่อื่น

1. เปิดแอปผู้ผลิตและลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่ผูกกับเครื่องพิมพ์
2. เลือกเครื่องพิมพ์ที่มีสถานะพร้อมใช้งานจากระยะไกล
3. เลือกไฟล์ที่ต้องการพิมพ์
4. ตรวจหน้ากระดาษ จำนวนสำเนา สี และตัวเลือกอื่น
5. ส่งงานพิมพ์ แล้วตรวจสถานะงานในแอป
6. ให้คนที่อยู่ใกล้เครื่องพิมพ์ช่วยตรวจว่ามีกระดาษออกหรือมีข้อความผิดพลาดหรือไม่

ควรทดลองกับไฟล์ที่ไม่สำคัญก่อน หากส่งงานซ้ำหลายครั้งโดยไม่ตรวจคิว อาจทำให้เครื่องพิมพ์พิมพ์เอกสารซ้ำเมื่อกลับมาออนไลน์

⑤ เปิดใช้แล้วแต่ยังสั่งพิมพ์ไม่ได้

ลองตรวจตามลำดับนี้

• เครื่องพิมพ์ออฟไลน์: ตรวจการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและไฟหรือสัญลักษณ์ Wi‑Fi บนเครื่อง
• ลงชื่อเข้าใช้ผิดบัญชี: ตรวจว่าบัญชีในแอปเป็นบัญชีเดียวกับที่ใช้ลงทะเบียนเครื่องพิมพ์
• บริการระยะไกลยังไม่เปิด: กลับไปที่เมนูบริการออนไลน์หรือหน้าจัดการบัญชี แล้วตรวจสถานะการเปิดใช้
• ส่งจากแอปที่ไม่รองรับ: ลองเปิดไฟล์ผ่านแอปผู้ผลิตโดยตรง
• เครื่องพิมพ์มีข้อผิดพลาด: ตรวจถาดกระดาษ กระดาษติด หมึกหรือโทนเนอร์ และข้อความบนหน้าจอ
• แอปแสดงเครื่องพิมพ์ไม่พร้อมใช้งาน: อัปเดตแอป ลงชื่อออกแล้วเข้าใหม่ หรือทำตามขั้นตอนแก้ปัญหาของผู้ผลิต

ฟังก์ชันและชื่อเมนูอาจเปลี่ยนตามรุ่นหรือเวอร์ชันแอป จึงควรยึดคู่มือของรุ่นเครื่องพิมพ์เป็นหลัก

⑥ ตั้งค่าความปลอดภัยก่อนใช้งานจริง

บริการพิมพ์ระยะไกลเชื่อมเครื่องพิมพ์กับบัญชีออนไลน์ ควรใช้รหัสผ่านที่คาดเดายาก เปิดการยืนยันตัวตนเพิ่มเติมเมื่อมีให้เลือก และจำกัดผู้ที่สามารถเพิ่มหรือสั่งพิมพ์ได้ หากมีเอกสารที่ต้องการให้ผู้ใช้ยืนยันที่เครื่องก่อนพิมพ์ ให้เปิดฟังก์ชันพักงานหรือรับงานพิมพ์แบบส่วนตัวตามที่รุ่นรองรับ

หลีกเลี่ยงการเปิดพอร์ตเครื่องพิมพ์หรือหน้าเว็บจัดการเครื่องพิมพ์สู่สาธารณะโดยตรง และปิดบริการพิมพ์ระยะไกลเมื่อไม่ใช้งาน หากผู้ผลิตมีตัวเลือกให้ปิด

⑦ สรุป

การเปิดใช้บริการพิมพ์ระยะไกลต้องเริ่มจากตรวจว่าเครื่องพิมพ์รองรับหรือไม่ จากนั้นเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์กับอินเทอร์เน็ต เพิ่มเข้าแอปหรือลงทะเบียนบัญชี แล้วเปิดบริการตามขั้นตอนของผู้ผลิต ทดสอบส่งงานจากเครือข่ายภายนอกก่อนนำไปใช้กับเอกสารจริง

ComSiam แนะนำให้ตรวจชื่อรุ่นและคู่มือเฉพาะเครื่องก่อนตั้งค่า เพราะแอปเดียวกันอาจมีเมนูหรือบริการที่ใช้ได้ไม่เหมือนกันในเครื่องพิมพ์แต่ละรุ่น