วิธีพิมพ์ตารางจาก Google Sheets ให้พอดีกับหน้า

การพิมพ์ตารางจาก Google Sheets ต้องเลือกก่อนว่าจะพิมพ์ทั้งไฟล์ ชีตปัจจุบัน หรือเฉพาะเซลล์ที่เลือก จากนั้นปรับแนวกระดาษ ระยะขอบ และขนาดตารางในหน้าตัวอย่าง เพื่อไม่ให้คอลัมน์ถูกตัดหรือข้อมูลเล็กเกินไป

เลือกส่วนของตารางที่ต้องการพิมพ์

ก่อนเปิดหน้าพิมพ์ ให้เลือกขอบเขตงานให้เหมาะกับเอกสาร

• Workbook: พิมพ์ทุกชีตในไฟล์
• Current sheet: พิมพ์เฉพาะชีตที่เปิดอยู่
• Selected cells: พิมพ์เฉพาะช่วงเซลล์ที่เลือก

หากต้องการพิมพ์บางเซลล์ ให้ลากเลือกช่วงข้อมูลก่อน แล้วจึงเปิดหน้าพิมพ์

วิธีพิมพ์จาก Google Sheets

① เปิดหน้าตั้งค่าพิมพ์

เปิดไฟล์ใน Google Sheets แล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print)

② เลือกสิ่งที่ต้องการพิมพ์

ในหน้าตั้งค่าพิมพ์ เลือก Workbook, Current sheet หรือ Selected cells ให้ตรงกับขอบเขตข้อมูลที่ต้องการ

③ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

ปรับตัวเลือกให้เหมาะกับตาราง เช่น

• ขนาดกระดาษ: เลือกให้ตรงกับกระดาษในเครื่อง เช่น A4
• แนวกระดาษ: ใช้แนวนอนเมื่อตารางมีหลายคอลัมน์
• ระยะขอบ: ปรับให้เหมาะกับพื้นที่ข้อมูล
• มาตราส่วน (Scale): เลือกให้พอดีกับความกว้างหรือทั้งหน้า หากมีตัวเลือก
• การจัดแนว: ปรับตำแหน่งตารางบนกระดาษตามต้องการ

④ ตรวจตัวอย่างและแบ่งหน้า

ดูตัวอย่างทุกหน้าเพื่อตรวจว่าคอลัมน์และแถวไม่ถูกตัด หากตารางกว้าง ให้ลองเปลี่ยนเป็นแนวนอนหรือปรับมาตราส่วน

หากต้องการกำหนดตำแหน่งแบ่งหน้าเอง ให้เลือก Set custom page breaks แล้วลากเส้นแบ่งหน้าให้ข้อมูลอยู่ในหน้าที่ต้องการ จากนั้นยืนยันการแบ่งหน้า

⑤ ตั้งค่าหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

หากต้องการแสดงเลขหน้า วันที่ หรือชื่อชีต ให้เปิดตัวเลือกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ แล้วเลือกข้อมูลที่ต้องการแสดง

หากตารางมีหลายหน้า สามารถตั้งให้แถวหรือคอลัมน์ที่ตรึงไว้แสดงซ้ำในหน้าพิมพ์ได้ เพื่อให้ผู้อ่านเห็นหัวตารางในแต่ละหน้า

⑥ ไปยังหน้าพิมพ์และสั่งพิมพ์

เมื่อการตั้งค่าถูกต้อง ให้กด ถัดไป (Next) จากนั้นเลือกเครื่องพิมพ์และตรวจตัวเลือกในหน้าต่างพิมพ์อีกครั้ง แล้วกด Print

วิธีทำให้ตารางพอดีกับหน้า

หากคอลัมน์กว้างเกินกระดาษ ให้ลองปรับตามลำดับนี้

1. เปลี่ยนแนวกระดาษเป็นแนวนอน
2. ลดระยะขอบ
3. เลือกปรับให้พอดีกับความกว้างหรือทั้งหน้า
4. ซ่อนคอลัมน์ที่ไม่ต้องการพิมพ์
5. เลือกพิมพ์เฉพาะเซลล์ที่จำเป็น

หลีกเลี่ยงการย่อจนตัวอักษรเล็กเกินไป หากต้องอ่านข้อมูล ให้แบ่งตารางเป็นหลายหน้าแทนการบีบทุกคอลัมน์ลงในกระดาษแผ่นเดียว

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
คอลัมน์ด้านขวาถูกตัด	เลือกแนวนอนหรือปรับให้พอดีกับความกว้าง
ตารางเล็กเกินไป	หลีกเลี่ยงการย่อทั้งตารางลงหน้าเดียว
พิมพ์ออกมาหลายหน้าเกินไป	ตรวจระยะขอบ มาตราส่วน และตัวแบ่งหน้า
พิมพ์ทุกชีตโดยไม่ตั้งใจ	เลือก Current sheet แทน Workbook
หัวตารางไม่แสดงในหน้าถัดไป	ตั้งให้แถวที่ตรึงไว้แสดงซ้ำในหน้าพิมพ์

คำถามที่พบบ่อย

ต้องการพิมพ์เฉพาะบางเซลล์ทำอย่างไร

เลือกช่วงเซลล์ก่อนเปิด ไฟล์ > พิมพ์ จากนั้นเลือกตัวเลือก Selected cells และตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์

ตารางมีหลายคอลัมน์ ควรใช้กระดาษแนวไหน

ลองใช้แนวนอนก่อน หากยังไม่พอดี ให้ปรับระยะขอบหรือมาตราส่วน และตรวจว่าตัวอักษรยังอ่านได้

พิมพ์ทุกชีตในไฟล์พร้อมกันได้ไหม

ได้ เลือก Workbook ในหน้าตั้งค่าพิมพ์ แล้วตรวจจำนวนหน้าของทุกชีตก่อนยืนยัน

ทำไมตารางถูกย่อเล็กมาก

อาจเลือกปรับให้พอดีทั้งตารางในหน้าเดียว หากมีข้อมูลหลายคอลัมน์ ให้เลือกปรับเฉพาะความกว้างหรือแบ่งหน้าเพื่อรักษาขนาดตัวอักษร

สรุป

การพิมพ์จาก Google Sheets ให้เริ่มจากเลือกว่าจะพิมพ์ทั้งไฟล์ ชีตปัจจุบัน หรือเฉพาะเซลล์ จากนั้นตั้งขนาดและแนวกระดาษ ระยะขอบ และมาตราส่วน แล้วตรวจตัวอย่างทุกหน้า ComSiam แนะนำให้ใช้แนวนอนกับตารางที่มีหลายคอลัมน์ และหลีกเลี่ยงการย่อจนตัวอักษรอ่านไม่ออก

หากตารางมีหลายหน้า ให้กำหนดตัวแบ่งหน้าและทำให้หัวตารางแสดงซ้ำเพื่ออ่านข้อมูลได้ต่อเนื่อง ComSiam แนะนำให้ตรวจหน้าสุดท้ายและจำนวนหน้าก่อนกดพิมพ์