วิธีพิมพ์เอกสารจาก Microsoft Excel ให้ตารางพอดีหน้า

หากพิมพ์ตารางจาก Microsoft Excel แล้วคอลัมน์ด้านข้างถูกตัด หรือข้อมูลกระจายไปหลายหน้า สามารถปรับแนวกระดาษ พื้นที่พิมพ์ และการย่อขนาดก่อนสั่งพิมพ์ได้ ควรตรวจตัวอย่างทุกหน้าและรักษาขนาดตัวอักษรให้อ่านง่าย โดยเฉพาะตารางที่มีข้อมูลจำนวนมาก

วิธีปรับตารางให้พอดีกับหน้ากระดาษ

① เปิดหน้าตัวอย่างพิมพ์

เลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) หรือกด Ctrl + P เพื่อเปิดหน้าตัวอย่าง ตรวจว่าตารางล้นด้านข้างหรือแบ่งหน้าในตำแหน่งใด

② เลือกแนวกระดาษและขนาด

หากตารางมีหลายคอลัมน์ ให้เลือก แนวนอน (Landscape) หากข้อมูลไม่กว้างมาก อาจใช้แนวตั้ง เลือกขนาดกระดาษให้ตรงกับกระดาษในเครื่อง เช่น A4

③ ปรับมาตราส่วนให้พอดี

เลือกตัวเลือกการปรับขนาดจากเมนู Settings เช่น

• Fit All Columns on One Page: ย่อความกว้างให้ทุกคอลัมน์อยู่ในหน้าเดียว แต่แถวอาจต่อไปหน้าถัดไป
• Fit Sheet on One Page: ย่อทั้งตารางให้อยู่ในหน้าเดียว อาจทำให้ตัวอักษรเล็กมาก
• No Scaling: พิมพ์ตามขนาดเดิม อาจแบ่งเป็นหลายหน้า

สำหรับตารางกว้างแต่มีหลายแถว มักเหมาะกับการให้คอลัมน์พอดีหนึ่งหน้าและปล่อยให้แถวต่อหน้าอื่น มากกว่าการย่อทั้งตารางลงในหน้าเดียว

④ ปรับระยะขอบและพื้นที่พิมพ์

หากยังมีพื้นที่เหลือไม่พอ ให้ปรับระยะขอบให้แคบลง หรือเลือกพิมพ์เฉพาะช่วงข้อมูลที่ต้องการ หากมีการกำหนดพื้นที่พิมพ์ไว้แล้ว ให้ตรวจว่าครอบคลุมตารางครบถ้วน

⑤ ตรวจตัวอย่างทุกหน้า

ใช้ลูกศรเปลี่ยนหน้าตัวอย่าง ตรวจหัวตาราง คอลัมน์สุดท้าย และข้อมูลแถวล่างสุด หากแบ่งหน้าแล้วอ่านยาก ให้ปรับตำแหน่งแบ่งหน้าหรือให้หัวตารางแสดงซ้ำในแต่ละหน้า

เมื่อจัดหน้าเรียบร้อยแล้ว ให้ตรวจชื่อเครื่องพิมพ์ จำนวนสำเนา และขนาดกระดาษก่อนกด พิมพ์ (Print)

ตั้งค่าความกว้างให้พอดีใน Page Layout

ใน Excel เวอร์ชันเดสก์ท็อป สามารถตั้งค่าการย่อได้จากแท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)

1. เลือกแท็บ Page Layout
2. ในส่วน Scale to Fit กำหนด Width เป็น 1 page
3. ตั้ง Height เป็น Automatic หากต้องการให้แถวต่อเนื่องไปหลายหน้า
4. เปิดตัวอย่างพิมพ์เพื่อตรวจขนาดตัวอักษรและการแบ่งหน้า

หากตั้งทั้ง Width และ Height เป็น 1 หน้า Excel จะย่อข้อมูลทุกแถวและคอลัมน์ให้อยู่ในแผ่นเดียว ซึ่งอาจทำให้ตารางอ่านยาก

พิมพ์เฉพาะข้อมูลที่ต้องการ

หากมีข้อมูลจำนวนมากแต่ต้องการพิมพ์เพียงบางส่วน ให้ลากเลือกเซลล์ที่ต้องการ แล้วเปิด ไฟล์ > พิมพ์ จากนั้นเลือกพิมพ์ส่วนที่เลือก หากตารางมีพื้นที่พิมพ์กำหนดไว้ ให้ตรวจว่าพื้นที่นั้นตรงกับข้อมูลที่ต้องการ

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
คอลัมน์ด้านข้างถูกตัด	เลือกแนวนอนหรือ Fit All Columns on One Page
ตัวอักษรเล็กเกินไป	หลีกเลี่ยงการย่อทั้งชีตให้เหลือหน้าเดียว
ตารางพิมพ์หลายหน้าเกินไป	ตรวจมาตราส่วน ระยะขอบ และพื้นที่พิมพ์
หัวตารางไม่ปรากฏหน้าถัดไป	ตั้งแถวหัวตารางให้พิมพ์ซ้ำในแต่ละหน้า
ตัวอย่างกับกระดาษจริงไม่ตรง	ตรวจขนาดกระดาษใน Excel และในคุณสมบัติเครื่องพิมพ์

คำถามที่พบบ่อย

ต้องการให้ทุกคอลัมน์อยู่หน้าเดียว แต่แถวแบ่งหลายหน้าได้ไหม

ได้ ตั้งความกว้างเป็น 1 หน้า และปล่อยความสูงเป็น Automatic เพื่อให้คอลัมน์อยู่ด้วยกัน แต่แถวสามารถต่อไปหน้าถัดไปได้

ควรเลือก Fit Sheet on One Page หรือไม่

ใช้เมื่อจำเป็นต้องให้ตารางทั้งหมดอยู่บนกระดาษแผ่นเดียว แต่หากมีข้อมูลมาก ตัวอักษรอาจเล็กเกินไป ควรตรวจตัวอย่างและเลือกพิมพ์หลายหน้าแทนเมื่ออ่านสะดวกกว่า

ทำไมเลือก A4 แล้วพิมพ์ออกมาไม่ตรงตัวอย่าง

ตรวจว่ากระดาษในถาดและขนาดที่ตั้งในไดรเวอร์เป็น A4 เหมือนกับใน Excel หากขนาดไม่ตรง Excel อาจปรับการย่อให้พอดีกับกระดาษที่เครื่องใช้จริง

เลือกพิมพ์เฉพาะเซลล์ได้ไหม

ได้ เลือกช่วงเซลล์ก่อนเปิดหน้าพิมพ์ แล้วเลือกพิมพ์ส่วนที่เลือก ตรวจตัวอย่างเพื่อยืนยันว่ามีเฉพาะข้อมูลที่ต้องการ

สรุป

หากต้องการพิมพ์ตาราง Excel ให้พอดีหน้า ให้ตรวจตัวอย่างก่อน เลือกแนวและขนาดกระดาษให้เหมาะ แล้วปรับความกว้างให้พอดีหนึ่งหน้าเมื่อจำเป็น ComSiam แนะนำให้ปล่อยแถวต่อไปหลายหน้าแทนการย่อทั้งตาราง หากการย่อทำให้ตัวอักษรเล็กเกินไป

ก่อนพิมพ์จริง ให้ตรวจพื้นที่พิมพ์ หัวตาราง และคอลัมน์สุดท้าย พร้อมตรวจว่าขนาดกระดาษใน Excel ตรงกับเครื่องพิมพ์ ComSiam แนะนำให้พิมพ์ตัวอย่างหนึ่งหน้าเพื่อตรวจความอ่านง่ายและตำแหน่งแบ่งหน้า