Contact
Line : comsiam
การพิมพ์เอกสารจาก Microsoft Word ทำได้โดยเลือกเครื่องพิมพ์ ตรวจดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ และตั้งค่าหน้ากระดาษ จำนวนสำเนา รวมถึงช่วงหน้าที่ต้องการ ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยลดปัญหาพิมพ์ผิดหน้า เนื้อหาถูกตัด หรือใช้กระดาษเกินจำเป็น คู่มือนี้อธิบายวิธีพิมพ์บน Word สำหรับ Windows และแนวทางสำหรับ Mac โดยชื่อเมนูอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชัน
เตรียมเอกสารก่อนสั่งพิมพ์
ก่อนพิมพ์ ควรตรวจสอบรายละเอียดต่อไปนี้ในเอกสาร
- ขนาดกระดาษ: เลือกให้ตรงกับกระดาษที่ใส่ในเครื่อง เช่น A4 หรือ Letter
- แนวกระดาษ: ใช้แนวตั้งสำหรับเอกสารทั่วไป หรือแนวนอนเมื่อตารางและเนื้อหากว้าง
- ระยะขอบ: ตรวจว่าข้อความและรูปภาพไม่ชิดขอบกระดาษเกินไป
- เลขหน้าและการแบ่งหน้า: ตรวจว่าหัวข้อ ตาราง และรูปภาพไม่ถูกแยกไปอยู่ผิดหน้า
- แบบอักษร: เลือกแบบอักษรที่อ่านง่าย และตรวจว่าฟอนต์แสดงผลถูกต้องในตัวอย่างก่อนพิมพ์
วิธีพิมพ์เอกสารจาก Microsoft Word
① เปิดหน้าสั่งพิมพ์
เปิดเอกสารที่ต้องการพิมพ์ แล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) หรือกด Ctrl + P บน Windows หากใช้ Mac ให้เลือก File > Print หรือกด Command + P
Word จะแสดงหน้าตัวอย่างและตัวเลือกการพิมพ์ก่อนส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์
② เลือกเครื่องพิมพ์
เลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ต้องการจากรายการ หากไม่พบเครื่องพิมพ์ ให้ตรวจว่าเครื่องเปิดอยู่ เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์หรือเครือข่ายแล้ว และติดตั้งไดรเวอร์เรียบร้อย
หากต้องการบันทึกเป็นไฟล์แทนการพิมพ์กระดาษ ให้เลือกตัวเลือกอย่าง Microsoft Print to PDF หรือ Save as PDF หากมีในรายการ
③ กำหนดหน้าที่ต้องการพิมพ์
ค่าเริ่มต้นมักพิมพ์ทุกหน้า แต่สามารถเปลี่ยนเป็นตัวเลือกอื่นได้ เช่น
- พิมพ์ทุกหน้า
- พิมพ์เฉพาะหน้าปัจจุบัน
- ระบุช่วงหน้า เช่น
1-3เพื่อพิมพ์หน้า 1 ถึง 3 - ระบุหน้าแยกกัน เช่น
1, 4, 7
ตรวจรูปแบบการระบุเลขหน้าในช่องของ Word ก่อนสั่งพิมพ์ โดยเฉพาะเอกสารที่มีการแบ่งส่วนหรือใช้เลขหน้าแบบพิเศษ
④ ตั้งค่าจำนวนสำเนาและการเรียงชุด
ระบุจำนวนสำเนาที่ต้องการในช่อง สำเนา (Copies) หากพิมพ์หลายชุดและต้องการให้เอกสารแต่ละชุดเรียงหน้าครบตั้งแต่ต้นจนจบ ให้เปิดตัวเลือก เรียงชุด (Collated)
ตัวอย่าง: หากพิมพ์เอกสาร 3 หน้า จำนวน 2 ชุด แบบเรียงชุดจะได้หน้า 1–2–3 แล้วตามด้วยหน้า 1–2–3
⑤ เลือกด้านและรูปแบบกระดาษ
ตัวเลือกในหน้าพิมพ์อาจแตกต่างกันตามเครื่องพิมพ์ โดยตัวเลือกที่พบบ่อย ได้แก่
- พิมพ์หน้าเดียวหรือพิมพ์สองหน้า
- พิมพ์แนวตั้งหรือแนวนอน
- เลือกขนาดกระดาษ
- เลือกจำนวนหน้าที่พิมพ์ลงในกระดาษหนึ่งแผ่น
- เลือกถาดกระดาษหรือคุณภาพการพิมพ์
หากเครื่องพิมพ์ไม่รองรับการพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ ให้เลือกพิมพ์สองหน้าแบบพลิกกระดาษเอง หากมีตัวเลือกนี้ และทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ
⑥ ตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์
ดูตัวอย่างทางด้านขวาของหน้าต่างพิมพ์ แล้วเลื่อนตรวจทุกหน้าเพื่อดูว่า
- ข้อความและภาพไม่ล้นหรือถูกตัด
- ตารางอยู่ครบในหน้ากระดาษ
- ไม่มีหน้าว่างที่ไม่ต้องการ
- เลขหน้าและหัวกระดาษแสดงถูกต้อง
- แนวกระดาษและขนาดกระดาษตรงกับงาน
ถ้าพบว่าตารางหรือข้อความกว้างเกินหน้า ให้กลับไปปรับแนวกระดาษ ระยะขอบ หรือขนาดตัวอักษรก่อนพิมพ์
⑦ เริ่มพิมพ์
เมื่อเลือกเครื่องพิมพ์และตรวจตัวอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้กด พิมพ์ (Print) จากนั้นรอให้เครื่องพิมพ์เริ่มทำงาน หากไม่เริ่มพิมพ์ ให้ตรวจสถานะเครื่องพิมพ์ กระดาษ หมึกหรือโทนเนอร์ และคิวงานพิมพ์
วิธีพิมพ์เอกสารจาก Word บน Mac
บน Mac ให้เปิดเอกสารแล้วเลือก File > Print จากนั้นเลือกเครื่องพิมพ์ จำนวนสำเนา และหน้าที่ต้องการพิมพ์ ตัวเลือกเพิ่มเติม เช่น ขนาดกระดาษ แนวกระดาษ และการพิมพ์สองหน้า อาจอยู่ในเมนูรายละเอียดของหน้าต่างพิมพ์
หากตัวอย่างไม่ตรงกับเอกสาร ให้ยกเลิกหน้าต่างพิมพ์ก่อน แล้วกลับไปตรวจการตั้งค่าหน้ากระดาษใน Word
ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อพิมพ์จาก Word
| อาการ | วิธีตรวจสอบเบื้องต้น |
|---|---|
| พิมพ์แล้วข้อความถูกตัด | ตรวจขนาดกระดาษ ระยะขอบ และแนวกระดาษ |
| พิมพ์ออกมาไม่ครบทุกหน้า | ตรวจช่วงหน้าที่ระบุและจำนวนหน้าจากตัวอย่าง |
| เครื่องพิมพ์ไม่อยู่ในรายการ | ตรวจการเชื่อมต่อและติดตั้งไดรเวอร์ |
| เอกสารออกมาเป็นหน้าว่าง | ตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์และลบหน้าว่างในเอกสาร |
| ตัวอักษรหรือรูปแบบเพี้ยน | ตรวจแบบอักษรและเปิดดูเอกสารบนเครื่องที่ใช้สั่งพิมพ์ |
| พิมพ์ผิดเครื่อง | กลับไปเลือกชื่อเครื่องพิมพ์ให้ตรงก่อนกดพิมพ์ |
คำถามที่พบบ่อย
กด Ctrl + P แล้วพิมพ์ได้เลยหรือไม่
ได้ แต่ควรตรวจชื่อเครื่องพิมพ์ ช่วงหน้า จำนวนสำเนา และตัวอย่างก่อนพิมพ์ทุกครั้ง เพื่อป้องกันการพิมพ์ผิดรูปแบบ
ต้องการพิมพ์เฉพาะบางหน้า ต้องทำอย่างไร
เปิดหน้า ไฟล์ > พิมพ์ แล้วระบุเลขหน้าหรือช่วงหน้าในช่องหน้าที่ต้องการ เช่น 2-5 หรือ 1, 3, 6 จากนั้นตรวจตัวอย่างก่อนกดพิมพ์
สามารถพิมพ์เอกสารเป็น PDF ได้หรือไม่
ได้ เลือกเครื่องพิมพ์ PDF หรือคำสั่งบันทึกเป็น PDF ในหน้าต่างพิมพ์ แล้วเลือกตำแหน่งจัดเก็บไฟล์
ทำไมหน้าตัวอย่างกับกระดาษที่พิมพ์ออกมาไม่ตรงกัน
สาเหตุอาจมาจากขนาดกระดาษใน Word ไม่ตรงกับกระดาษในถาด การตั้งค่าของไดรเวอร์ไม่ตรงกัน หรือเครื่องพิมพ์มีขอบพิมพ์ที่ไม่รองรับ ควรตรวจทั้งตัวอย่างใน Word และการตั้งค่าของเครื่องพิมพ์
การตรวจตัวอย่างและการตั้งค่าก่อนพิมพ์ช่วยลดข้อผิดพลาดและประหยัดกระดาษได้ หากยังมีปัญหา ให้ตรวจการตั้งค่ากระดาษและสถานะเครื่องพิมพ์ทีละรายการ โดย ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์เพียงหนึ่งชุดก่อน เมื่อได้ผลตรงตามต้องการแล้วจึงพิมพ์จำนวนที่เหลือ
สรุป
วิธีพิมพ์เอกสารจาก Microsoft Word คือเปิดเมนู ไฟล์ > พิมพ์ เลือกเครื่องพิมพ์ ระบุหน้าที่ต้องการและจำนวนสำเนา ตั้งค่ารูปแบบกระดาษ แล้วตรวจตัวอย่างก่อนกดพิมพ์ การตรวจเหล่านี้ช่วยให้เอกสารออกมาครบ อ่านง่าย และลดการพิมพ์ซ้ำ ComSiam แนะนำให้ตรวจขนาดกระดาษและแนวกระดาษให้ตรงกับกระดาษในเครื่องทุกครั้ง
