เครื่องพิมพ์แชร์ในสำนักงานใช้งานไม่ได้ แก้ตรงไหน

เมื่อเครื่องพิมพ์ที่แชร์ในสำนักงานใช้งานไม่ได้ อาจเกิดจากคอมพิวเตอร์ต้นทางปิดอยู่ การแชร์เครื่องพิมพ์ถูกปิด คอมพิวเตอร์ผู้ใช้กับเครื่องต้นทางอยู่คนละเครือข่าย ชื่อเครื่องพิมพ์หรือสิทธิ์เข้าใช้งานเปลี่ยนไป หรือไดรเวอร์บนคอมพิวเตอร์ผู้ใช้มีปัญหา

ให้เริ่มตรวจจากคอมพิวเตอร์ที่ต่อเครื่องพิมพ์โดยตรงก่อน แล้วค่อยตรวจคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ วิธีนี้ช่วยแยกได้ว่าปัญหาเกิดกับตัวเครื่องพิมพ์ การแชร์ หรือการเชื่อมต่อของเครื่องใดเครื่องหนึ่ง

❶ ตรวจว่าเครื่องพิมพ์พิมพ์ได้จากคอมพิวเตอร์ต้นทาง

คอมพิวเตอร์ต้นทางคือเครื่องที่ต่อเครื่องพิมพ์โดยตรง เช่น ต่อผ่าน USB และแชร์ให้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นใช้งาน หากพิมพ์จากเครื่องต้นทางไม่ได้ ให้แก้ปัญหาเครื่องพิมพ์หรือไดรเวอร์ที่เครื่องนั้นก่อน เพราะคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นจะยังส่งงานผ่านเครื่องต้นทางไม่ได้

ตรวจว่าสาย USB หรือสายเครือข่ายเสียบแน่น เครื่องพิมพ์เปิดอยู่ และไม่มีข้อความผิดพลาด เช่น กระดาษติดหรือฝาเปิด จากนั้นลองพิมพ์หน้าทดสอบจากคอมพิวเตอร์ต้นทาง

❷ ตรวจว่าคอมพิวเตอร์ต้นทางเปิดอยู่และเชื่อมต่อเครือข่าย

เครื่องพิมพ์ที่แชร์ผ่านคอมพิวเตอร์ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์ต้นทางเป็นตัวกลาง โดยทั่วไปเครื่องต้นทางต้องเปิดอยู่ ไม่อยู่ในโหมดพักเครื่อง และเชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียวกับคอมพิวเตอร์ผู้ใช้

ตรวจให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์ทั้งสองไม่ได้เชื่อมต่อคนละเครือข่าย เช่น เครื่องหนึ่งอยู่ Wi-Fi สำหรับสำนักงาน แต่อีกเครื่องอยู่เครือข่ายแขก (Guest Wi-Fi) หากเข้าใช้งานคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือโฟลเดอร์ที่แชร์ไม่ได้ ให้แก้ปัญหาการเชื่อมต่อเครือข่ายก่อน

❸ ตรวจว่าตั้งค่าแชร์เครื่องพิมพ์ไว้

บนคอมพิวเตอร์ต้นทางที่ใช้ Windows ให้เปิด การตั้งค่า > Bluetooth และอุปกรณ์ > เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ เลือกเครื่องพิมพ์ แล้วเปิดคุณสมบัติเครื่องพิมพ์ ตรวจแท็บ การแชร์ (Sharing) ว่าเปิด แชร์เครื่องพิมพ์นี้ (Share this printer) และมีชื่อแชร์กำหนดไว้

จดชื่อแชร์ให้ตรงตามที่แสดง เพราะต้องใช้ชื่อดังกล่าวตอนเพิ่มเครื่องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น หากชื่อแชร์ถูกเปลี่ยนหลังตั้งค่าครั้งแรก คอมพิวเตอร์ผู้ใช้อาจยังพยายามเชื่อมต่อด้วยชื่อเดิม

❹ ตรวจการค้นหาเครือข่ายและการแชร์ไฟล์กับเครื่องพิมพ์

บนคอมพิวเตอร์ต้นทาง ให้ตรวจการตั้งค่าการแชร์ขั้นสูงว่าเปิด การค้นหาเครือข่าย (Network discovery) และ การแชร์ไฟล์และเครื่องพิมพ์ (File and printer sharing) แล้ว

ใน Windows 11 มักอยู่ที่ การตั้งค่า > เครือข่ายและอินเทอร์เน็ต > การตั้งค่าเครือข่ายขั้นสูง > การตั้งค่าการแชร์ขั้นสูง ชื่อเมนูอาจต่างกันตามรุ่น Windows และการอัปเดต

หากต้องเปลี่ยนประเภทเครือข่ายเป็นส่วนตัว (Private) ให้ทำเฉพาะเครือข่ายสำนักงานที่เชื่อถือได้ และปฏิบัติตามนโยบายขององค์กร หากไม่แน่ใจ ให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบแทน

❺ ตรวจชื่อคอมพิวเตอร์และเส้นทางเครื่องพิมพ์ที่แชร์

บนคอมพิวเตอร์ผู้ใช้ ให้ตรวจว่าเส้นทางเครื่องพิมพ์ยังตรงกับชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทางและชื่อแชร์ ตัวอย่างรูปแบบคือ:

\\ชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทาง\ชื่อแชร์เครื่องพิมพ์

หากไม่ทราบชื่อที่ถูกต้อง ให้ตรวจที่คุณสมบัติการแชร์บนคอมพิวเตอร์ต้นทาง หรือสอบถามผู้ดูแลระบบ อย่าเดาชื่อเครื่องหรือชื่อแชร์ เพราะตัวอักษร เว้นวรรค และเครื่องหมายต่าง ๆ ต้องตรงกัน

ถ้าเครื่องพิมพ์ไม่ปรากฏในรายการค้นหาอัตโนมัติ อาจลองเพิ่มด้วยเส้นทางที่ถูกต้องผ่านเมนู เพิ่มอุปกรณ์ ในหน้าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ของ Windows

❻ ตรวจบัญชีผู้ใช้และสิทธิ์เข้าถึง

เครื่องพิมพ์สำนักงานบางแห่งกำหนดให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ หากมีหน้าต่างขอชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ให้ใช้ข้อมูลบัญชีที่ได้รับอนุญาตสำหรับคอมพิวเตอร์ต้นทางหรือโดเมนของสำนักงาน

หากมีเพียงบางบัญชีที่พิมพ์ไม่ได้ ให้ผู้ดูแลระบบตรวจสิทธิ์การใช้งานบนคอมพิวเตอร์ต้นทางและนโยบายเครือข่าย อย่าเปลี่ยนหรือลบรหัสผ่านที่บันทึกไว้โดยไม่ทราบผลกระทบ เพราะอาจทำให้การเชื่อมต่อบริการอื่นในสำนักงานใช้งานไม่ได้ด้วย

❼ ลบแล้วเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ที่แชร์ใหม่

ถ้าเครื่องต้นทางพิมพ์ได้และเปิดแชร์ถูกต้อง แต่คอมพิวเตอร์ผู้ใช้ยังพิมพ์ไม่ได้ ให้ลบเครื่องพิมพ์ที่แชร์ออกจากรายการบนคอมพิวเตอร์ผู้ใช้ แล้วรีสตาร์ตเครื่อง จากนั้นเพิ่มเครื่องพิมพ์ใหม่โดยใช้ชื่อแชร์หรือเส้นทางที่ถูกต้อง

หลังติดตั้งเสร็จ ให้ตรวจว่ามีไดรเวอร์ตรงกับรุ่นเครื่องพิมพ์และระบบปฏิบัติการหรือไม่ หากระบบแจ้งว่าต้องใช้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ ให้ติดต่อฝ่าย IT ของสำนักงานแทนการพยายามข้ามข้อจำกัด

ComSiam แนะนำให้จดชื่อคอมพิวเตอร์ต้นทาง ชื่อแชร์ และข้อความผิดพลาดที่แสดงไว้ จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบวิเคราะห์ได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะกรณีที่หลายคนใช้เครื่องพิมพ์ตัวเดียวกัน

❽ ตรวจว่าเป็นปัญหาที่เครื่องเดียวหรือทุกเครื่อง

หากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นยังพิมพ์ได้ตามปกติ ปัญหามักอยู่ที่การติดตั้งเครื่องพิมพ์ สิทธิ์ผู้ใช้ หรือการเชื่อมต่อเครือข่ายของคอมพิวเตอร์เครื่องที่มีปัญหา

หากทุกเครื่องใช้งานไม่ได้พร้อมกัน ให้เริ่มตรวจเครื่องพิมพ์ คอมพิวเตอร์ต้นทาง สายเชื่อมต่อ และเครือข่ายสำนักงาน หากเป็นระบบที่ฝ่าย IT ดูแล ให้ส่งข้อมูลอาการและเวลาที่เริ่มเกิดปัญหาเพื่อให้ตรวจสอบได้ตรงจุด

สรุปจุดที่ควรตรวจเมื่อเครื่องพิมพ์แชร์ใช้งานไม่ได้

จุดตรวจ	วิธีตรวจสอบ
ตัวเครื่องพิมพ์	ตรวจไฟ สายเชื่อมต่อ กระดาษ และพิมพ์หน้าทดสอบจากเครื่องต้นทาง
คอมพิวเตอร์ต้นทาง	ตรวจว่าเปิดอยู่ ไม่พักเครื่อง และเชื่อมต่อเครือข่าย
การตั้งค่าแชร์	ตรวจว่าเปิดแชร์เครื่องพิมพ์และชื่อแชร์ถูกต้อง
เครือข่าย	ตรวจว่าคอมพิวเตอร์ผู้ใช้กับต้นทางสื่อสารถึงกันได้
สิทธิ์ผู้ใช้	ตรวจบัญชีและรหัสผ่านที่ได้รับอนุญาต
คอมพิวเตอร์ผู้ใช้	ลบแล้วเพิ่มเครื่องพิมพ์ใหม่ พร้อมตรวจไดรเวอร์
ปัญหาทั้งสำนักงาน	แจ้งผู้ดูแลระบบตรวจเครื่องต้นทางและเครือข่ายส่วนกลาง

คำถามที่พบบ่อย

คอมพิวเตอร์ต้นทางปิดอยู่ เครื่องอื่นยังพิมพ์ได้ไหม?

โดยทั่วไปไม่ได้ หากเครื่องพิมพ์ต่อกับคอมพิวเตอร์ต้นทางผ่าน USB และแชร์ผ่านคอมพิวเตอร์นั้น เครื่องต้นทางต้องเปิดและเชื่อมต่อเครือข่ายอยู่

ทำไมคอมพิวเตอร์บางเครื่องพิมพ์ได้ แต่อีกเครื่องพิมพ์ไม่ได้?

มักเกิดจากการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ ไดรเวอร์ เครือข่าย หรือสิทธิ์ของบัญชีบนเครื่องที่มีปัญหา ลองเปรียบเทียบชื่อแชร์และเส้นทางเครื่องพิมพ์กับเครื่องที่ใช้งานได้

ต้องปิดไฟร์วอลล์เพื่อให้แชร์เครื่องพิมพ์ได้หรือไม่?

ไม่ควรปิดไฟร์วอลล์ทั้งหมด ให้ผู้ดูแลระบบตรวจว่ามีการอนุญาตการค้นหาเครือข่ายและการแชร์เครื่องพิมพ์อย่างเหมาะสมตามนโยบายของสำนักงาน

เมื่อใดควรแจ้งฝ่าย IT?

แจ้งฝ่าย IT เมื่อทุกเครื่องพิมพ์ไม่ได้ เครือข่ายหรือบัญชีถูกจัดการจากส่วนกลาง มีข้อความขอสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ หรือไม่แน่ใจว่าควรเปลี่ยนการตั้งค่าการแชร์อย่างไร ComSiam แนะนำให้แจ้งชื่อเครื่องพิมพ์ ชื่อคอมพิวเตอร์ที่ใช้ และข้อความผิดพลาดที่ปรากฏไปพร้อมกัน