วิธีสร้างหน้า Privacy Policy ใน WordPress

สร้างหน้า Privacy Policy หรือหน้านโยบายความเป็นส่วนตัวใน WordPress ได้โดยเพิ่มหน้าใหม่ หรือใช้เครื่องมือช่วยสร้างหน้าในเมนู การตั้งค่า > ความเป็นส่วนตัว จากนั้นตรวจและปรับเนื้อหาให้ตรงกับข้อมูลที่เว็บไซต์เก็บและบริการที่ใช้งานจริง ก่อนเผยแพร่ควรตรวจแบบฟอร์ม คุกกี้ ระบบวิเคราะห์ และปลั๊กอินต่าง ๆ ที่อาจเกี่ยวข้องกับข้อมูลผู้เข้าชม

❶ Privacy Policy คืออะไร และควรมีเนื้อหาอะไรบ้าง?

Privacy Policy คือหน้าที่อธิบายแนวทางจัดการข้อมูลส่วนบุคคลของเว็บไซต์ เช่น เก็บข้อมูลประเภทใด ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด และผู้เข้าชมติดต่อผู้ดูแลเว็บไซต์ได้อย่างไร เนื้อหาควรตรงกับการทำงานจริงของเว็บไซต์ ไม่ควรคัดลอกนโยบายของเว็บไซต์อื่นมาใช้โดยไม่ตรวจสอบ

① ระบุข้อมูลที่เว็บไซต์เก็บ

พิจารณาว่าเว็บไซต์ได้รับข้อมูลจากช่องทางใดบ้าง เช่น แบบฟอร์มติดต่อ การสมัครสมาชิก การสั่งซื้อสินค้า หรือคุกกี้ ระบุเฉพาะข้อมูลที่เว็บไซต์เก็บหรือใช้งานจริง

② อธิบายวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูล

แจ้งให้ชัดว่าข้อมูลถูกใช้เพื่ออะไร เช่น ตอบคำถาม ส่งข่าวสาร ดำเนินการสั่งซื้อ หรือปรับปรุงการทำงานของเว็บไซต์ อย่าระบุวัตถุประสงค์ที่เว็บไซต์ไม่ได้ทำจริง

③ แจ้งการใช้คุกกี้และบริการภายนอก

หากเว็บไซต์ใช้ระบบวิเคราะห์สถิติ วิดีโอที่ฝังจากบริการอื่น ระบบแผนที่ หรือบริการโฆษณา ให้ตรวจสอบว่าเครื่องมือเหล่านั้นทำงานอย่างไรและเกี่ยวข้องกับข้อมูลประเภทใด แล้วอธิบายให้สอดคล้องกับการตั้งค่าของเว็บไซต์

④ แจ้งช่องทางติดต่อ

ระบุช่องทางให้ผู้เข้าชมติดต่อผู้ดูแลเกี่ยวกับนโยบายความเป็นส่วนตัว เช่น อีเมลหรือหน้าติดต่อเรา ตรวจสอบว่าช่องทางดังกล่าวใช้งานได้จริง

❷ สร้างหน้า Privacy Policy จากเครื่องมือ WordPress

WordPress มีเครื่องมือช่วยเริ่มต้นสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัว โดยชื่อเมนูอาจแตกต่างกันตามเวอร์ชันหรือภาษาที่ตั้งไว้

① เปิดเมนูความเป็นส่วนตัว

ไปที่ การตั้งค่า > ความเป็นส่วนตัว ในหลังบ้าน WordPress จากนั้นมองหาตัวเลือกสร้างหน้าใหม่ หรือเลือกหน้าที่มีอยู่แล้วเพื่อกำหนดเป็นหน้านโยบายความเป็นส่วนตัว

② สร้างหรือกำหนดหน้า

หากยังไม่มีหน้า ให้เลือกสร้างหน้าใหม่และตั้งชื่อว่า นโยบายความเป็นส่วนตัว หรือ Privacy Policy หากมีหน้าอยู่แล้ว ให้เลือกหน้านั้นจากรายการ แล้วบันทึกการตั้งค่า

③ ตรวจข้อความที่ WordPress เตรียมไว้

WordPress อาจแสดงข้อความแนะนำหรือส่วนเนื้อหาตัวอย่างให้ใช้เป็นจุดเริ่มต้น ข้อความดังกล่าวไม่ควรถือว่าเป็นนโยบายฉบับสมบูรณ์สำหรับทุกเว็บไซต์ ให้อ่านและแก้ไขให้ตรงกับข้อมูลและเครื่องมือที่ใช้งานจริง

❸ ตรวจข้อมูลที่เว็บไซต์และปลั๊กอินใช้งาน

ก่อนเขียนหรือแก้ไขนโยบาย ให้สำรวจส่วนต่าง ๆ ของเว็บไซต์ เพราะการเก็บข้อมูลอาจเกิดจากธีม ปลั๊กอิน และบริการที่เชื่อมต่ออยู่

① ตรวจแบบฟอร์มและระบบสมาชิก

ดูว่าแบบฟอร์มขอข้อมูลอะไรบ้าง ใครได้รับข้อมูล และเว็บไซต์เก็บข้อมูลไว้นานเท่าใด หากมีระบบบัญชีผู้ใช้ ให้ตรวจข้อมูลโปรไฟล์และกิจกรรมที่เว็บไซต์บันทึกไว้ด้วย

② ตรวจปลั๊กอินและบริการที่เชื่อมต่อ

ทบทวนปลั๊กอินสำหรับสถิติ แบบฟอร์ม ความปลอดภัย การตลาด และอีคอมเมิร์ซ รวมถึงบริการที่ฝังอยู่ในหน้าเว็บ อ่านการตั้งค่าและคำอธิบายของแต่ละเครื่องมือเพื่อทำความเข้าใจว่ามีการรับส่งข้อมูลอย่างไร

③ ตรวจคุกกี้และเนื้อหาฝัง

วิดีโอ แผนที่ และเนื้อหาจากบริการอื่นอาจทำให้มีการใช้คุกกี้หรือส่งข้อมูลไปยังผู้ให้บริการนั้น ตรวจสอบสิ่งที่ปรากฏบนเว็บไซต์จริง ไม่อาศัยเพียงรายชื่อปลั๊กอินที่ติดตั้งไว้

❹ เขียนและจัดรูปแบบนโยบายให้อ่านง่าย

ใช้ภาษาที่ผู้เข้าชมทั่วไปเข้าใจ และแบ่งเนื้อหาเป็นหัวข้อเพื่อให้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย หลีกเลี่ยงข้อความกว้าง ๆ ที่ไม่บอกว่าเว็บไซต์ทำอะไรกับข้อมูล

① ใช้หัวข้อแยกประเด็น

อาจแบ่งเนื้อหาเป็นหัวข้อ เช่น

① ข้อมูลที่เว็บไซต์เก็บ
② วิธีและวัตถุประสงค์การใช้ข้อมูล
③ คุกกี้และบริการจากผู้ให้บริการอื่น
④ ระยะเวลาการเก็บข้อมูลและแนวทางดูแลข้อมูล
⑤ วิธีติดต่อผู้ดูแลเว็บไซต์

ปรับหัวข้อและรายละเอียดตามการทำงานจริงของเว็บไซต์ ไม่จำเป็นต้องใส่หัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง

② ระบุวันที่ปรับปรุง

ใส่วันที่จัดทำหรือปรับปรุงล่าสุด เพื่อช่วยให้ผู้ดูแลตรวจสอบเนื้อหาและกลับมาทบทวนเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเว็บไซต์

③ อย่ารับรองว่าใช้ได้กับทุกกรณี

เครื่องมือสร้างข้อความและตัวอย่างทั่วไปไม่สามารถยืนยันได้ว่านโยบายเหมาะกับทุกเว็บไซต์หรือสอดคล้องกับข้อกำหนดทุกกรณี หากเว็บไซต์จัดการข้อมูลที่ซับซ้อนหรือมีข้อกฎหมายเฉพาะ ควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจเนื้อหาก่อนนำไปใช้

❺ เผยแพร่และเพิ่มลิงก์ไปยังหน้า Privacy Policy

เมื่อเนื้อหาครบแล้ว ให้ตรวจหน้าในตัวอย่างก่อนเผยแพร่ จากนั้นเพิ่มทางเข้าหน้านโยบายในตำแหน่งที่ผู้เข้าชมหาเจอได้ เช่น ส่วนท้ายเว็บไซต์หรือเมนูที่เกี่ยวข้อง

① ตรวจหน้าและลิงก์

เปิดหน้านโยบายจากหน้าเว็บจริง ตรวจว่าข้อความแสดงครบ อ่านได้บนมือถือ และลิงก์ภายในที่ใส่ไว้ เช่น หน้าติดต่อเรา ทำงานถูกต้อง

② ตรวจแบบฟอร์มและข้อความแจ้งข้อมูล

หากมีแบบฟอร์มที่เก็บข้อมูล ควรตรวจข้อความอธิบายใกล้แบบฟอร์มให้สอดคล้องกับนโยบาย และตรวจว่าผู้ส่งทราบว่าข้อมูลจะถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด

❻ ทบทวนนโยบายเมื่อเว็บไซต์เปลี่ยนแปลง

นโยบายความเป็นส่วนตัวควรได้รับการทบทวนเมื่อเว็บไซต์เพิ่มแบบฟอร์ม ระบบสมาชิก ร้านค้าออนไลน์ เครื่องมือวิเคราะห์ หรือบริการใหม่ รวมถึงเมื่อเปลี่ยนปลั๊กอินหรือวิธีจัดการข้อมูล

สำหรับเว็บไซต์ ComSiam ควรตรวจหน้า Privacy Policy ทุกครั้งที่มีการเพิ่มเครื่องมือหรือเปลี่ยนวิธีเก็บข้อมูล เพื่อให้ข้อความบนหน้าเว็บยังตรงกับการทำงานจริง

❼ สรุป

สร้างหน้า Privacy Policy ได้จากเมนู การตั้งค่า > ความเป็นส่วนตัว หรือเพิ่มหน้าใหม่ใน WordPress แล้วกำหนดเป็นหน้านโยบาย ตรวจข้อความเริ่มต้น สำรวจข้อมูลที่เว็บไซต์และปลั๊กอินใช้งาน และปรับเนื้อหาให้ชัดเจนก่อนเผยแพร่

หลังเผยแพร่แล้ว ให้เพิ่มทางเข้าหน้านี้ในตำแหน่งที่หาได้ง่าย และกลับมาทบทวนเมื่อเว็บไซต์เปลี่ยนเครื่องมือหรือวิธีจัดการข้อมูล หากไม่แน่ใจว่านโยบายเหมาะกับกรณีของเว็บไซต์หรือไม่ ควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ComSiam แนะนำให้ยึดข้อมูลการทำงานจริงของเว็บไซต์เป็นหลักในการปรับปรุงหน้านี้