วิธีบันทึกเอกสารเป็น PDF แทนการพิมพ์ลงกระดาษ

หากต้องการเก็บเอกสารไว้ ส่งต่อให้ผู้อื่น หรือเปิดดูภายหลังโดยไม่ใช้กระดาษ สามารถบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้ Microsoft Word และโปรแกรมอื่นมีคำสั่งส่งออกหรือบันทึกเป็น PDF โดยตรง และยังตรวจตัวอย่างเอกสารก่อนสร้างไฟล์ได้

วิธีบันทึกเอกสาร Word เป็น PDF

① เปิดเมนูบันทึกหรือส่งออก

เปิดเอกสารใน Word แล้วเลือก ไฟล์ (File) > บันทึกเป็น (Save As) หรือ ส่งออก (Export)

② เลือกชนิดไฟล์ PDF

เลือกตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ จากนั้นเปิดรายการชนิดไฟล์และเลือก PDF (*.pdf) ตั้งชื่อไฟล์ให้จำง่าย แล้วเลือก บันทึก (Save) หรือ Publish

③ ตรวจตัวเลือกและสร้างไฟล์

หาก Word แสดงตัวเลือกเพิ่มเติม ให้เลือกว่าจะบันทึกทุกหน้าหรือเฉพาะบางหน้า แล้วตรวจขนาดไฟล์และคุณภาพที่ต้องการ จากนั้นยืนยันการบันทึก

เมื่อบันทึกเสร็จ ให้เปิดไฟล์ PDF เพื่อตรวจว่าข้อความ รูปภาพ ตาราง และเลขหน้าแสดงครบ

วิธีสร้าง PDF จากหน้าต่างพิมพ์ใน Windows

หากโปรแกรมไม่มีคำสั่งบันทึกเป็น PDF ให้เลือกเครื่องพิมพ์ PDF ในหน้าพิมพ์

1. เปิดเอกสารแล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print)
2. เลือก Microsoft Print to PDF หรือเครื่องพิมพ์ PDF ที่มี
3. ตั้งค่าหน้าและช่วงหน้าตามต้องการ
4. กด Print
5. ตั้งชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งบันทึก

วิธีนี้จะสร้างไฟล์ PDF แทนการส่งเอกสารไปยังเครื่องพิมพ์กระดาษ

วิธีบันทึกเป็น PDF บน Mac

เปิดเอกสารแล้วเลือก File > Print ในหน้าต่างพิมพ์ เลือกเมนู PDF แล้วกด Save as PDF จากนั้นตั้งชื่อและเลือกตำแหน่งจัดเก็บไฟล์

ชื่อเมนูและตัวเลือกอาจแตกต่างกันตามโปรแกรมที่ใช้ หากมีคำสั่ง Export to PDF หรือ Save as PDF โดยตรง สามารถใช้คำสั่งนั้นได้เช่นกัน

ตรวจเอกสารก่อนบันทึก PDF

ก่อนสร้างไฟล์ ให้ดูตัวอย่างหน้าพิมพ์และตรวจรายการต่อไปนี้

• ขนาดและแนวกระดาษถูกต้อง
• ไม่มีหน้าว่างหรือหน้าที่ไม่ต้องการ
• ตารางและรูปภาพไม่ถูกตัด
• เลขหน้าและส่วนท้ายแสดงครบ
• เลือกช่วงหน้าที่ต้องการบันทึกถูกต้อง
• ชื่อไฟล์และโฟลเดอร์จัดเก็บเหมาะสม

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
PDF มีหน้าเกิน	ตรวจช่วงหน้าก่อนบันทึกหรือพิมพ์เป็น PDF
รูปภาพหรือตารางถูกตัด	ตรวจตัวอย่างและปรับขนาดหน้ากระดาษ
รูปแบบเปลี่ยนจาก Word	ตรวจฟอนต์และเปิดไฟล์ PDF หลังบันทึก
หา Microsoft Print to PDF ไม่พบ	ใช้คำสั่ง Save As หรือ Export ในโปรแกรม
ไม่รู้ว่าไฟล์บันทึกไว้ที่ไหน	ตรวจตำแหน่งที่เลือกในหน้าต่างบันทึก

คำถามที่พบบ่อย

บันทึกเป็น PDF แล้วแก้ไขต่อได้ไหม

สามารถแก้ไขได้ด้วยโปรแกรมที่รองรับการแก้ PDF แต่หากต้องแก้เนื้อหาและรูปแบบจำนวนมาก ควรเก็บไฟล์ Word ต้นฉบับไว้ด้วย

PDF ใช้กระดาษหรือหมึกหรือไม่

ไม่ใช้ เพราะเป็นไฟล์ดิจิทัล หากต้องการพิมพ์เป็นกระดาษภายหลังจึงค่อยส่งไฟล์ไปยังเครื่องพิมพ์

บันทึกเฉพาะบางหน้าเป็น PDF ได้ไหม

ได้ หากโปรแกรมมีตัวเลือกกำหนดช่วงหน้า ให้ระบุหน้าที่ต้องการก่อนบันทึกหรือสร้าง PDF

ทำไม PDF ที่บันทึกแล้วหน้าตาไม่เหมือนเอกสารต้นฉบับ

อาจเกิดจากฟอนต์ที่ใช้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ หรือโปรแกรมที่เปิดไฟล์ ตรวจตัวอย่างก่อนบันทึกและเปิด PDF ที่สร้างเสร็จแล้วเพื่อตรวจอีกครั้ง

สรุป

การบันทึกเอกสารเป็น PDF ทำได้จาก Save As, Export หรือเลือกเครื่องพิมพ์ PDF ในหน้าต่างพิมพ์ วิธีนี้ช่วยเก็บและส่งต่อเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ลงกระดาษ ComSiam แนะนำให้ตรวจตัวอย่างและเปิดไฟล์ PDF หลังบันทึกเพื่อเช็กหน้า รูปภาพ และตาราง

หากต้องแก้เนื้อหาภายหลัง ให้เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้คู่กับ PDF ComSiam แนะนำให้ตั้งชื่อไฟล์และเลือกโฟลเดอร์จัดเก็บให้ชัดเจน เพื่อค้นหาเอกสารได้ง่าย