วิธีพิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Word

Microsoft Word มีเครื่องมือสำหรับพิมพ์ที่อยู่ลงบนซองจดหมายโดยตรง ก่อนพิมพ์ควรเลือกขนาดซองให้ตรงกับซองจริง จัดวางที่อยู่ผู้รับและผู้ส่ง แล้วทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดาก่อน เพราะแต่ละเครื่องพิมพ์อาจป้อนซองจากถาดคนละทิศทาง

เตรียมข้อมูลและซองจดหมาย

เตรียมข้อมูลต่อไปนี้ก่อนเริ่ม

• ชื่อและที่อยู่ผู้รับ
• ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง หากต้องการแสดงบนซอง
• ซองจดหมายขนาดที่ต้องการใช้
• ตรวจสอบว่าถาดเครื่องพิมพ์รองรับการป้อนซองหรือไม่

ซองบางชนิดมีความหนาหรือผิวสัมผัสที่อาจทำให้ป้อนติด ให้ตรวจคู่มือของเครื่องพิมพ์และเลือกซองที่รองรับ

วิธีตั้งค่าซองจดหมายใน Microsoft Word

① เปิดเมนูซองจดหมาย

เปิด Word แล้วไปที่ การส่งจดหมาย (Mailings) > ซองจดหมาย (Envelopes) ชื่อหรือที่อยู่ของเมนูอาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชัน

② กรอกที่อยู่ผู้รับและผู้ส่ง

กรอกที่อยู่ผู้รับในช่อง ที่อยู่สำหรับจัดส่ง (Delivery address) และกรอกที่อยู่ผู้ส่งในช่อง ที่อยู่ผู้ส่ง (Return address) หากไม่ต้องการแสดงที่อยู่ผู้ส่ง ให้เว้นช่องนั้นไว้หรือเลือกไม่พิมพ์ที่อยู่ผู้ส่ง

ตรวจชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์ให้ถูกต้องก่อนดำเนินการ

③ เลือกขนาดซอง

กด ตัวเลือก (Options) แล้วเลือกแท็บ ตัวเลือกซองจดหมาย (Envelope Options) จากนั้นเลือกขนาดซองให้ตรงกับซองจริง

หากไม่พบขนาดที่ใช้ ให้ตรวจว่ามีตัวเลือกกำหนดขนาดเองหรือไม่ แล้วระบุความกว้างและความสูงของซองตามขนาดจริง

④ เลือกวิธีป้อนซอง

ในแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ (Printing Options) Word จะแสดงภาพหรือคำแนะนำวิธีใส่ซองลงในถาด ให้ตรวจว่าส่วนที่เปิดซองหันไปทางใด และควรใส่ซองด้านใดขึ้น

การป้อนซองแตกต่างกันตามเครื่องพิมพ์ หากไม่แน่ใจ ให้ตรวจคู่มือหรือทำเครื่องหมายบนกระดาษทดลองเพื่อดูทิศทางก่อนใส่ซองจริง

⑤ เพิ่มซองลงในเอกสารหรือสั่งพิมพ์

เลือก เพิ่มลงในเอกสาร (Add to Document) หากต้องการตรวจตำแหน่งที่อยู่และจัดรูปแบบก่อน หรือเลือก พิมพ์ (Print) เพื่อส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์ทันที

หากเพิ่มลงในเอกสารแล้ว ให้ตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์ว่าที่อยู่ไม่ชิดขอบและอยู่ในตำแหน่งที่เหมาะสม

ทดลองพิมพ์ก่อนใช้ซองจริง

ก่อนพิมพ์ซองจริง ให้ทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดาขนาดเดียวกับซอง หรือใช้กระดาษเปล่าทำเครื่องหมายตำแหน่งไว้ แล้วตรวจว่า

• ที่อยู่ผู้รับอยู่ในตำแหน่งถูกต้อง
• ตัวอักษรไม่กลับด้านหรือหมุนผิดแนว
• ขนาดซองและแนวกระดาษตรงกับการตั้งค่า
• ไม่มีข้อความถูกตัดขอบ
• ซองถูกป้อนเข้าเครื่องตามทิศทางที่กำหนด

หากตำแหน่งผิด ให้ปรับการตั้งค่าหรือวิธีป้อนซอง แล้วทดลองใหม่ก่อนพิมพ์ซองจริง

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
ที่อยู่พิมพ์กลับด้าน	ตรวจทิศทางการใส่ซองตามคำแนะนำของเครื่องพิมพ์
ข้อความอยู่ผิดตำแหน่ง	ตรวจขนาดซองและการจัดวางใน Word
เครื่องไม่ดึงซองเข้า	ตรวจการวางซองในถาดและดูว่าถาดรองรับซองหรือไม่
ซองติดหรือยับ	ตรวจชนิดและความหนาของซอง รวมถึงการตั้งค่ากระดาษในไดรเวอร์
ขนาดซองใน Word ไม่ตรง	เลือกขนาดซองใหม่หรือกำหนดขนาดเองให้ตรงกับซองจริง

คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์ที่อยู่ลงบนซองโดยไม่ใช้ Word ได้ไหม

ได้ สามารถจัดวางข้อความในโปรแกรมเอกสารอื่นได้ แต่ต้องกำหนดขนาดหน้ากระดาษให้ตรงกับซองและตรวจวิธีป้อนกระดาษก่อนพิมพ์

ทำไม Word ไม่มีขนาดซองที่ต้องการ

บางขนาดอาจไม่มีในรายการ ให้ตรวจตัวเลือกกำหนดขนาดเองและใส่ความกว้างกับความสูงตามซองจริง

ควรใส่ซองด้านไหนขึ้น

ขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่องพิมพ์และถาดป้อนกระดาษ ให้ดูภาพแนะนำใน Word หรือคู่มือเครื่องพิมพ์ และทดลองพิมพ์บนกระดาษก่อน

ซองพิมพ์แล้วตัวอักษรเลอะหรือไม่ชัด ควรทำอย่างไร

ตรวจว่าซองรองรับการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ชนิดนั้นหรือไม่ และเลือกชนิดกระดาษหรือซองให้ตรงกับวัสดุที่ใช้ หากมีตัวเลือกตั้งค่ากระดาษหนา ให้ตรวจจากไดรเวอร์เครื่องพิมพ์

สรุป

การพิมพ์ซองจดหมายด้วย Microsoft Word ทำได้จากเมนู การส่งจดหมาย > ซองจดหมาย โดยกรอกที่อยู่ เลือกขนาดซอง และตั้งค่าวิธีป้อนให้ตรงกับเครื่องพิมพ์ ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดาก่อน เพื่อเช็กตำแหน่งและทิศทางการพิมพ์

เมื่อตรวจสอบทุกอย่างแล้วจึงใส่ซองจริงและสั่งพิมพ์ ComSiam แนะนำให้ใช้ซองที่เครื่องพิมพ์รองรับ และตรวจการป้อนซองทุกครั้งเพื่อป้องกันกระดาษติดหรือข้อความกลับด้าน