วิธีพิมพ์ฉลากที่อยู่ลงบนกระดาษสติกเกอร์

การพิมพ์ฉลากที่อยู่บนกระดาษสติกเกอร์ช่วยให้ติดข้อมูลผู้รับลงบนซองหรือพัสดุได้สะดวก Microsoft Word มีเครื่องมือจัดหน้าฉลากให้ตรงกับแผ่นสติกเกอร์สำเร็จรูป ก่อนพิมพ์ต้องเลือกยี่ห้อและรหัสรุ่นของฉลากให้ตรงกับบรรจุภัณฑ์ รวมถึงตรวจด้านที่เครื่องพิมพ์จะพิมพ์ลงไป

เตรียมกระดาษสติกเกอร์และข้อมูลที่อยู่

ก่อนเริ่ม ให้ตรวจข้อมูลบนบรรจุภัณฑ์ของกระดาษสติกเกอร์ เช่น

• ยี่ห้อและรหัสผลิตภัณฑ์
• ขนาดฉลากแต่ละช่อง
• จำนวนแถวและคอลัมน์ในหนึ่งแผ่น
• ชนิดเครื่องพิมพ์ที่รองรับ เช่น Inkjet หรือ Laser

เตรียมชื่อและที่อยู่ให้ถูกต้อง หากใช้กระดาษสติกเกอร์เต็มแผ่นที่ไม่มีช่องแบ่ง ให้ตรวจว่าตั้งค่าขนาดฉลากใน Word ได้ตรงกับรูปแบบที่ออกแบบไว้

วิธีสร้างฉลากที่อยู่ใน Microsoft Word

① เปิดเมนู Labels

เปิด Word แล้วไปที่ การส่งจดหมาย (Mailings) > ป้ายผนึก (Labels) ชื่อเมนูอาจต่างกันเล็กน้อยตามเวอร์ชัน

② กรอกที่อยู่บนฉลาก

พิมพ์ชื่อและที่อยู่ที่ต้องการลงในช่อง ที่อยู่ (Address) หากต้องการสร้างฉลากข้อความเดียวกันทั้งแผ่น ให้เลือกตัวเลือกให้พิมพ์ฉลากทั้งแผ่นที่มีข้อความเดียวกัน

หากต้องการให้แต่ละช่องมีที่อยู่ต่างกัน ให้เลือกสร้างเอกสารใหม่สำหรับแก้ไขแต่ละช่อง หรือใช้การรวมจดหมาย (Mail Merge) กับรายชื่อผู้รับ

③ เลือกชนิดและขนาดฉลาก

กด ตัวเลือก (Options) แล้วเลือกผู้ผลิตฉลากและรหัสผลิตภัณฑ์ให้ตรงกับแผ่นสติกเกอร์ หากไม่พบรุ่นที่ใช้ ให้เลือกสร้างฉลากใหม่และกำหนดขนาดฉลาก จำนวนแถว คอลัมน์ และระยะห่างตามข้อมูลจริง

④ สร้างเอกสารฉลาก

เลือก เอกสารใหม่ (New Document) เพื่อให้ Word สร้างหน้าเอกสารเป็นช่องฉลาก จากนั้นตรวจข้อความในแต่ละช่องและปรับรูปแบบตัวอักษรให้อ่านง่าย

ควรเว้นระยะจากขอบฉลากเล็กน้อย เพื่อป้องกันตัวอักษรถูกตัดหรือพิมพ์ทับรอยตัดของสติกเกอร์

⑤ ทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดา

ใส่กระดาษธรรมดาขนาดเดียวกับแผ่นฉลาก แล้วพิมพ์ตัวอย่าง ตรวจว่าข้อความอยู่กลางช่องและตรงกับตำแหน่งฉลากจริง หากตำแหน่งเหลื่อม ให้ตรวจขนาดฉลากและการตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนใช้สติกเกอร์

⑥ ใส่กระดาษสติกเกอร์และพิมพ์จริง

เมื่อผลทดลองตรงแล้ว ให้ใส่กระดาษสติกเกอร์ในถาดตามทิศทางที่เครื่องพิมพ์กำหนด เลือกชนิดกระดาษในไดรเวอร์ให้เหมาะสม แล้วสั่งพิมพ์

วิธีใส่สติกเกอร์ด้านใดขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่องพิมพ์ ควรตรวจสัญลักษณ์บนถาดหรือคู่มือเครื่อง และอย่าใส่แผ่นสติกเกอร์ที่ยับ ลอก หรือมีส่วนกาวเปิดอยู่

วิธีพิมพ์ที่อยู่หลายรายการด้วย Mail Merge

หากต้องพิมพ์ฉลากหลายชื่อและหลายที่อยู่ ให้ใช้ Mail Merge เพื่อเชื่อมรายชื่อจากตาราง เช่น ไฟล์ Excel กับเอกสารฉลากใน Word

1. เตรียมรายชื่อโดยแยกชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณีย์เป็นคอลัมน์
2. เปิดเมนู การส่งจดหมาย (Mailings) แล้วเลือกเริ่มการรวมจดหมายสำหรับป้ายผนึก
3. เลือกชนิดและรหัสฉลากให้ตรงกับแผ่นสติกเกอร์
4. เชื่อมต่อรายการผู้รับจากไฟล์รายชื่อ
5. แทรกข้อมูลผู้รับลงในช่องฉลาก
6. ดูตัวอย่างผลลัพธ์และตรวจความถูกต้อง
7. พิมพ์ตัวอย่างบนกระดาษธรรมดาก่อนใช้กระดาษสติกเกอร์

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
ข้อความเหลื่อมจากช่องฉลาก	ตรวจรหัสผลิตภัณฑ์และขนาดฉลากใน Word
พิมพ์ออกมาไม่ครบทุกช่อง	ตรวจจำนวนแถวและคอลัมน์ หรือข้อมูลใน Mail Merge
ข้อความถูกตัดขอบ	ปรับขนาดตัวอักษรและระยะขอบในแต่ละช่อง
กระดาษสติกเกอร์ไม่ถูกดึงเข้า	ตรวจทิศทางการใส่และชนิดกระดาษที่เครื่องรองรับ
หมึกเลอะหรือไม่แห้ง	ตรวจว่ากระดาษเหมาะกับชนิดเครื่องพิมพ์และให้หมึกแห้งก่อนจับ

คำถามที่พบบ่อย

ไม่มีรหัสฉลากในรายการ Word ต้องทำอย่างไร

เลือกสร้างฉลากใหม่ แล้วกำหนดขนาด ความกว้าง ความสูง จำนวนแถวและคอลัมน์ รวมถึงระยะห่างให้ตรงกับข้อมูลของกระดาษสติกเกอร์

พิมพ์ที่อยู่เดียวกันทั้งแผ่นได้ไหม

ได้ กรอกที่อยู่แล้วเลือกตัวเลือกให้พิมพ์ฉลากทั้งแผ่นด้วยข้อความเดียวกัน จากนั้นตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์

พิมพ์ฉลากหลายที่อยู่ในครั้งเดียวได้ไหม

ได้ ใช้ Mail Merge เชื่อมรายชื่อผู้รับจากตาราง แล้วแสดงข้อมูลแต่ละรายการในช่องฉลาก

ใช้กระดาษสติกเกอร์ Inkjet กับเครื่อง Laser ได้ไหม

ไม่ควรใช้โดยไม่ตรวจฉลากก่อน กระดาษสติกเกอร์บางชนิดออกแบบมาสำหรับเครื่องพิมพ์ประเภทใดประเภทหนึ่งเท่านั้น ให้เลือกกระดาษที่ระบุว่ารองรับกับเครื่องพิมพ์ของคุณ

สรุป

การพิมพ์ฉลากที่อยู่ลงบนกระดาษสติกเกอร์ให้ตรงช่อง ต้องเลือกชนิดและรหัสฉลากใน Word ให้ตรงกับแผ่นจริง จากนั้นตรวจข้อความและทดลองพิมพ์บนกระดาษธรรมดาก่อน ComSiam แนะนำให้ตรวจด้วยว่ากระดาษสติกเกอร์รองรับเครื่องพิมพ์ที่ใช้อยู่

เมื่อผลทดลองตรงตำแหน่งแล้ว จึงใส่สติกเกอร์และพิมพ์จริง หากพิมพ์หลายที่อยู่ ให้ใช้ Mail Merge เพื่อจัดข้อมูลผู้รับลงแต่ละช่อง ComSiam แนะนำให้ตรวจตัวอย่างรายชื่อก่อนพิมพ์ทั้งแผ่น เพื่อป้องกันฉลากผิดหรือเสียหาย