วิธีส่งแฟกซ์จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน

การส่งแฟกซ์จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันต้องใช้รุ่นที่มีฟังก์ชัน Fax และตั้งค่าการเชื่อมต่อสายโทรศัพท์หรือบริการแฟกซ์ให้เรียบร้อยก่อน เมนูและขั้นตอนอาจต่างกันตามรุ่น แต่โดยทั่วไปส่งได้จากแผงควบคุมของเครื่อง

❶ ตรวจการเชื่อมต่อและความพร้อมของเครื่อง

ตรวจว่ารุ่นเครื่องมีเมนู Fax และต่อสายโทรศัพท์เข้าช่องที่คู่มือระบุ โดยทั่วไปจะมีช่อง LINE สำหรับสายโทรศัพท์ และช่อง EXT สำหรับต่อโทรศัพท์พ่วง อย่าสลับช่อง เพราะเครื่องอาจโทรออกหรือรับสัญญาณแฟกซ์ไม่ได้

หากใช้ระบบโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ตหรือ VoIP ให้ตรวจว่าผู้ให้บริการและรุ่นเครื่องรองรับการส่งแฟกซ์ผ่านระบบนั้นหรือไม่ ความเข้ากันได้ขึ้นอยู่กับระบบโทรศัพท์และการตั้งค่า

❷ เตรียมเอกสารและเลือกวิธีป้อน

สำหรับเอกสารหลายหน้า ให้ใช้ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF) หากเครื่องมีและรองรับกระดาษขนาดนั้น วางเอกสารตามทิศทางที่แสดงบนถาด แล้วปรับตัวกั้นให้พอดี

หากเป็นเอกสารหน้าเดียว หนังสือ หรือเอกสารที่ไม่ควรผ่านลูกกลิ้ง ให้วางบนกระจกสแกนตามสัญลักษณ์บนเครื่อง บางรุ่นจะสแกนทีละหน้าและถามว่าจะเพิ่มหน้าถัดไปหรือไม่

❸ เปิดเมนู Fax และกรอกหมายเลขปลายทาง

1. เลือก Fax บนหน้าจอเครื่อง
2. กรอกหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับให้ครบ รวมรหัสพื้นที่หรือรหัสที่ต้องกดออกสายนอกตามระบบโทรศัพท์
3. ตรวจหมายเลขอีกครั้งก่อนส่ง
4. เลือกขาวดำหรือสี หากรุ่นนั้นรองรับ
5. ปรับความละเอียดหรือความเข้มเมื่อเอกสารมีตัวหนังสือเล็กหรือภาพจาง
6. กด Start, Send หรือปุ่มเริ่มส่งตามที่เครื่องแสดง

หากต้องกดเลขนำหน้าเพื่อโทรออกสายนอก ให้ใช้ตามระบบของสำนักงานหรือคำแนะนำจากผู้ดูแลโทรศัพท์

❹ รอผลการส่งและตรวจรายงาน

เครื่องจะสแกนเอกสารแล้วโทรไปยังปลายทาง รอจนเครื่องแสดงสถานะเสร็จสิ้นหรือพิมพ์รายงานยืนยันการส่ง หากขึ้น Busy, No Answer หรือ Communication Error ให้ตรวจหมายเลข สายโทรศัพท์ และสถานะเครื่องปลายทางก่อนลองใหม่

อย่ากดส่งซ้ำทันทีหลายครั้งโดยไม่ตรวจสถานะ เพราะอาจทำให้ผู้รับได้รับเอกสารซ้ำ

❺ ส่งแฟกซ์หลายหน้าอย่างถูกต้อง

หากใช้กระจกสแกน ให้ทำตามข้อความบนหน้าจอเพื่อเพิ่มหน้าถัดไปและยืนยันเมื่อครบทุกหน้า หากใช้ ADF ให้ตรวจว่ากระดาษเรียงถูกด้าน ไม่มีลวดเย็บ และไม่เกินจำนวนแผ่นที่เครื่องรองรับ

สำหรับเอกสารสำคัญ ให้ทดลองส่งหน้าปกหรือหน้าแรกก่อน หากเครื่องมีฟังก์ชันส่งรายงานผล ให้เปิดใช้ตามความเหมาะสมเพื่อยืนยันจำนวนหน้าที่ส่งถึงปลายทาง

ตารางเช็กก่อนส่งแฟกซ์

รายการ	สิ่งที่ควรตรวจ
ฟังก์ชัน Fax	รุ่นเครื่องรองรับการส่งแฟกซ์
สายโทรศัพท์	ต่อเข้าช่อง LINE ตามคู่มือ
หมายเลขผู้รับ	ตรวจตัวเลขและรหัสพื้นที่
ต้นฉบับ	วางถูกด้านและเรียงหน้าแล้ว
หลายหน้า	ใช้ ADF หรือเพิ่มหน้าผ่านกระจกตามขั้นตอน
ผลการส่ง	ตรวจสถานะหรือรายงานยืนยัน

ก่อนส่งเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ให้ตรวจหมายเลขผู้รับและจำนวนหน้าทุกครั้ง เก็บรายงานยืนยันตามระยะเวลาที่จำเป็น ComSiam แนะนำให้ทดลองส่งหน้าเดียวไปยังปลายทางที่ตรวจสอบหมายเลขแล้วก่อนส่งเอกสารชุดสำคัญ

คำถามที่พบบ่อย

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันทุกเครื่องส่งแฟกซ์ได้ไหม?

ไม่ได้ทุกเครื่อง ต้องตรวจว่ารุ่นนั้นมีฟังก์ชัน Fax และช่องต่อสายโทรศัพท์หรือบริการแฟกซ์ที่รองรับ

ส่งแฟกซ์หลายหน้า ต้องวางที่ไหน?

ถ้ามี ADF ให้ใช้กับเอกสารหลายหน้าตามขนาดและจำนวนที่เครื่องรองรับ หากไม่มี ให้ใช้กระจกสแกนทีละหน้าและทำตามข้อความบนหน้าจอ

ส่งแฟกซ์แล้วขึ้น Busy หรือ No Answer ทำอย่างไร?

ตรวจหมายเลขและสายโทรศัพท์ รอแล้วลองใหม่เมื่อปลายทางพร้อม หากใช้ระบบโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต ให้ตรวจความเข้ากันได้และการตั้งค่ากับผู้ให้บริการหรือผู้ดูแลระบบ

สรุป

การส่งแฟกซ์จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันต้องใช้รุ่นที่มี Fax ต่อสายหรือบริการที่รองรับ วางเอกสารให้ถูกด้าน กรอกหมายเลขผู้รับให้ครบ และตรวจผลการส่งหลังเครื่องทำงาน หากส่งหลายหน้าให้ใช้ ADF เมื่อรองรับ หรือเพิ่มหน้าผ่านกระจกตามขั้นตอนของเครื่อง ตรวจหมายเลขก่อนส่งเอกสารสำคัญทุกครั้ง ComSiam แนะนำให้ยึดคู่มือของรุ่นเครื่องเป็นหลัก เพราะเมนูและการตั้งค่าสายโทรศัพท์แตกต่างกัน