วิธีติดตั้งและตั้งค่าเครื่องพิมพ์ Xerox สำหรับใช้งานในสำนักงาน

การติดตั้งเครื่องพิมพ์ Xerox ในสำนักงานต้องเตรียมเครื่อง เชื่อมต่อเครือข่าย ติดตั้งไดรเวอร์ให้ตรงรุ่น และเพิ่มเครื่องพิมพ์ในคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ขั้นตอนอาจต่างกันตามรุ่นและนโยบายเครือข่ายขององค์กร หากเครื่องอยู่บนเครือข่ายสำนักงาน ควรตรวจวิธีเพิ่มเครื่องกับผู้ดูแลระบบก่อนกำหนดค่าที่อยู่เครือข่ายเอง

① เตรียมข้อมูลและเครื่องพิมพ์

ก่อนติดตั้ง ให้รวบรวมข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อรุ่น Xerox จากฉลากหรือหน้าจอเครื่อง
• วิธีเชื่อมต่อที่ใช้ เช่น Ethernet หรือ Wi‑Fi หากรุ่นรองรับ
• ชื่อเครือข่ายหรือหมายเลข IP ที่ผู้ดูแลระบบกำหนด
• ระบบปฏิบัติการของคอมพิวเตอร์
• ไดรเวอร์หรือคิวเครื่องพิมพ์ส่วนกลางที่องค์กรกำหนด

วางเครื่องบนพื้นเรียบ มีพื้นที่ระบายอากาศและเปิดฝาบำรุงรักษาได้ จากนั้นแกะวัสดุป้องกัน ใส่กระดาษและวัสดุสิ้นเปลืองตามคู่มือของรุ่น

② เชื่อมเครื่องพิมพ์เข้ากับเครือข่ายสำนักงาน

เครื่องพิมพ์สำนักงานมักเชื่อมต่อผ่านสาย Ethernet หรือ Wi‑Fi ในรุ่นที่รองรับ

1. เชื่อมสายเครือข่ายเข้ากับพอร์ต LAN ของเครื่อง หากใช้ Ethernet
2. เปิดเครื่องและรอให้พร้อมใช้งาน
3. ตรวจสถานะเครือข่ายจากหน้าจอหรือรายงานการกำหนดค่า
4. ขอหมายเลข IP หรือชื่อคิวเครื่องพิมพ์จากผู้ดูแลระบบ
5. หากใช้ Wi‑Fi ให้ตั้งค่าตามเมนูเครือข่ายของรุ่นและข้อมูลที่องค์กรให้

อย่ากำหนด IP แบบคงที่หรือเปลี่ยนค่าระบบเครือข่ายเอง หากองค์กรมีผู้ดูแลเครือข่าย เพราะอาจทำให้เกิด IP ซ้ำหรือเครื่องพิมพ์หลุดจากระบบ

③ ดาวน์โหลดไดรเวอร์ Xerox ให้ตรงรุ่น

1. เปิดหน้าสนับสนุนของ Xerox แล้วค้นหาชื่อรุ่น
2. เลือกระบบปฏิบัติการและภาษาให้ตรงกับคอมพิวเตอร์
3. ดาวน์โหลดไดรเวอร์หรือชุดติดตั้งที่ Xerox แนะนำ
4. เปิดโปรแกรมติดตั้งและทำตามคำแนะนำ
5. หากองค์กรกำหนดให้ใช้ไดรเวอร์หรือแพ็กเกจเฉพาะ ให้ใช้ไฟล์จากผู้ดูแลระบบ

บางกรณีอาจใช้ Xerox Smart Start หรือโปรแกรมติดตั้งที่ตรวจหาเครื่องและเลือกไดรเวอร์ให้ได้ หากเครื่องหรือระบบปฏิบัติการรองรับ

④ เพิ่มเครื่องพิมพ์ใน Windows

1. เปิด การตั้งค่า > Bluetooth และอุปกรณ์ > เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์
2. เลือก เพิ่มอุปกรณ์
3. เลือกเครื่อง Xerox ที่ระบบค้นพบ
4. หากระบบหาไม่พบ ให้เลือกเพิ่มด้วยชื่อคิวหรือ IP ตามข้อมูลจากผู้ดูแลระบบ
5. ติดตั้งไดรเวอร์ที่ตรงรุ่น แล้วตรวจว่ามีเครื่องพิมพ์ปรากฏในรายการ

หากสำนักงานใช้ print server ให้เพิ่มคิวเครื่องพิมพ์จากเซิร์ฟเวอร์แทนการเพิ่มเครื่องโดยตรง เมื่อผู้ดูแลระบบกำหนดให้ใช้วิธีนี้

⑤ เพิ่มเครื่องพิมพ์ใน Mac

1. เปิด การตั้งค่าระบบ > เครื่องพิมพ์และเครื่องสแกน
2. เลือก เพิ่มเครื่องพิมพ์
3. เลือกเครื่อง Xerox ที่พบในเครือข่าย หรือเพิ่มด้วยที่อยู่ที่ได้รับจากผู้ดูแลระบบ
4. เลือกไดรเวอร์หรือซอฟต์แวร์ที่รองรับ
5. กดเพิ่ม แล้วทดลองพิมพ์เอกสาร

หากใช้คิวส่วนกลาง ให้เลือกคิวที่องค์กรระบุและทำตามวิธีเชื่อมต่อของระบบสำนักงาน

⑥ ตั้งค่าถาดกระดาษและคุณสมบัติการพิมพ์

หลังเพิ่มเครื่องพิมพ์ ให้ตรวจการตั้งค่าที่ใช้ในสำนักงาน

• ขนาดและชนิดกระดาษของแต่ละถาด
• การพิมพ์สีหรือขาวดำ
• การพิมพ์สองหน้า
• ถาดกระดาษเริ่มต้น
• รหัสแผนกหรือการยืนยันตัวตน หากองค์กรเปิดใช้
• Secure Print หรือการพิมพ์แบบใส่รหัส หากรุ่นและระบบรองรับ

ตัวเลือกที่ปรากฏขึ้นอยู่กับรุ่นและไดรเวอร์ หากไม่มีคุณสมบัติบางอย่าง ให้ตรวจว่าติดตั้งไดรเวอร์และตั้งค่ารุ่นเครื่องถูกต้อง

⑦ ทดสอบพิมพ์และตรวจการทำงาน

1. ตรวจว่าหน้าจอเครื่องพร้อมใช้งานและไม่มีข้อความผิดพลาด
2. พิมพ์หน้าทดสอบจากคอมพิวเตอร์
3. ตรวจว่ากระดาษออกจากถาดที่เลือก
4. ทดสอบพิมพ์สองหน้าหรือสี หากสำนักงานใช้งานคุณสมบัตินั้น
5. หากเป็นเครื่องมัลติฟังก์ชัน ให้ทดสอบสแกนตามสิทธิ์ที่องค์กรกำหนด

หากงานพิมพ์ไม่ออก ให้ตรวจว่าคอมพิวเตอร์เลือกคิวเครื่องพิมพ์ถูกตัว และคิวส่วนกลางหรือเครือข่ายยังเชื่อมต่ออยู่

⑧ แก้ปัญหาเมื่อคอมพิวเตอร์หาเครื่อง Xerox ไม่พบ

• ตรวจสาย Ethernet หรือสถานะ Wi‑Fi
• ตรวจว่าเครื่องเปิดอยู่และพร้อมใช้งาน
• ยืนยันชื่อคิวหรือ IP กับผู้ดูแลระบบ
• ตรวจว่าคอมพิวเตอร์อยู่ในเครือข่ายหรือ VPN ที่เข้าถึงเครื่องพิมพ์ได้
• ตรวจไดรเวอร์และระบบปฏิบัติการที่เลือก
• หากองค์กรใช้ print server ให้เพิ่มคิวจากเซิร์ฟเวอร์แทนการค้นหาเครื่องโดยตรง

หากยังหาเครื่องไม่พบ ให้แจ้งชื่อรุ่น หมายเลข IP หรือคิวที่ได้รับ และข้อความผิดพลาดแก่ผู้ดูแลระบบ

คำถามที่พบบ่อย

ใช้ไดรเวอร์สากลของ Xerox แทนไดรเวอร์เฉพาะรุ่นได้ไหม?

บางรุ่นรองรับ Global Print Driver แต่ควรตรวจความเข้ากันได้และแนวทางขององค์กรก่อน เพราะคุณสมบัติบางอย่างอาจแสดงไม่ครบเมื่อใช้ไดรเวอร์สากล

ควรใช้ IP หรือคิวส่วนกลางในการเพิ่มเครื่องพิมพ์?

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของสำนักงาน หากองค์กรมี print server หรือคิวส่วนกลาง ให้ใช้ข้อมูลที่ผู้ดูแลระบบระบุ

ติดตั้งแล้วแต่พิมพ์สองหน้าไม่ได้ ต้องตรวจอะไร?

ตรวจว่าเครื่องรุ่นนั้นรองรับการพิมพ์สองหน้า ติดตั้งไดรเวอร์ถูกต้อง และเลือกคุณสมบัติ Duplex ในหน้าต่างพิมพ์แล้ว

การติดตั้งเครื่องพิมพ์ Xerox ในสำนักงานให้เริ่มจากตรวจรุ่นและวิธีเชื่อมต่อที่องค์กรกำหนด จากนั้นติดตั้งไดรเวอร์และเพิ่มเครื่องด้วยคิวหรือ IP ที่ได้รับ การตั้งค่าถาดและสิทธิ์พิมพ์อาจดูแลโดยผู้ดูแลระบบ สำหรับวิธีตั้งค่าเครื่องพิมพ์สำนักงานเพิ่มเติม ติดตามบทความจาก ComSiam ได้

หลังติดตั้ง ให้ทดสอบพิมพ์จากคอมพิวเตอร์และตรวจคุณสมบัติที่ใช้งานจริง หากมีปัญหาเครือข่ายหรือคิวส่วนกลาง ให้แจ้งรายละเอียดแก่ผู้ดูแลระบบแทนการเปลี่ยนค่าเอง ComSiam แนะนำให้จดชื่อรุ่นและคิวเครื่องพิมพ์ไว้เพื่อแก้ปัญหาได้รวดเร็ว