วิธีสร้างหน้า SharePoint ด้วย Copilot

Microsoft Copilot สามารถช่วยให้การสร้างเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint เร็วขึ้น โดยช่วยร่างข้อความ สรุปข้อมูล จัดโครงสร้างหัวข้อ และเปลี่ยนข้อมูลจากเอกสารหรือ Notes ให้กลายเป็นเนื้อหาที่พร้อมนำไปใช้บนหน้าเว็บไซต์ภายในองค์กร

เหมาะกับงานอย่างหน้าโครงการ หน้าแนะนำทีม หน้าแจ้งข่าวภายใน หน้า Knowledge Base หรือหน้าสรุปข้อมูลสำหรับพนักงาน แต่ผู้ใช้ยังควรตรวจสิทธิ์ เนื้อหา ชื่อบุคคล วันที่ ลิงก์ภายใน และข้อมูลที่ไม่ควรเปิดเผยก่อนเผยแพร่

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีสร้างหน้า SharePoint ด้วย Copilot ตั้งแต่การเตรียมข้อมูล วางโครงสร้าง ร่างเนื้อหา ไปจนถึงตรวจหน้าให้พร้อมเผยแพร่

① SharePoint Page คืออะไร

SharePoint Page คือหน้าสำหรับนำเสนอข้อมูลภายใน SharePoint เช่น

• ข่าวบริษัท
• หน้าโครงการ
• คู่มือพนักงาน
• Knowledge Base
• ข้อมูลแผนก
• ประกาศ
• หน้า Training

สามารถใช้ข้อความ รูปภาพ ลิงก์ ตาราง และ Web Part ต่าง ๆ เพื่อจัดข้อมูลให้เป็นระบบ

② Copilot ช่วยสร้างหน้า SharePoint ได้ไหม

ในประสบการณ์ Microsoft 365 และ SharePoint ที่รองรับ Copilot สามารถช่วยงานด้านการร่างและจัดเนื้อหาได้

เช่น

• สร้าง Draft
• สรุปข้อมูล
• ปรับ Tone
• สร้าง Heading
• ทำ FAQ
• เปลี่ยน Notes เป็นเนื้อหา

ฟังก์ชันที่เห็นจริงอาจแตกต่างตามบัญชี สิทธิ์ และเวอร์ชันที่องค์กรใช้อยู่

③ ควรเริ่มจากกำหนดวัตถุประสงค์

ก่อนสร้างหน้า ควรตอบให้ได้ว่า

หน้านี้สร้างเพื่ออะไร

เช่น

• ให้พนักงานอ่านข่าว
• ให้ทีมดูสถานะโครงการ
• ใช้เป็นคู่มือ
• รวมข้อมูลบริการ
• ใช้เป็น Knowledge Base

เพราะวัตถุประสงค์จะกำหนดโครงสร้างเนื้อหา

④ กำหนดกลุ่มผู้อ่าน

ควรบอก Copilot ว่าเนื้อหานี้ทำให้ใครอ่าน

เช่น

• พนักงานใหม่
• ผู้บริหาร
• ทีม IT
• ฝ่ายขาย
• ลูกค้าภายในองค์กร

ช่วยให้ภาษาตรงกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น

⑤ เริ่มจาก Outline

Prompt

สร้าง Outline สำหรับหน้า SharePoint เรื่องนโยบายการใช้งานระบบ IT สำหรับพนักงานใหม่

Copilot สามารถช่วยเสนอ Heading และ Section ก่อนเขียนเต็ม

⑥ โครงสร้างหน้า SharePoint ควรมีอะไร

ตัวอย่างโครงสร้างทั่วไป

• Title
• Introduction
• Key Information
• ขั้นตอน
• Documents
• FAQ
• Contact
• Next Steps

ควรเลือกเฉพาะที่จำเป็น

⑦ สร้าง Title

Prompt

เสนอชื่อหน้า SharePoint ที่สั้น ชัด และเข้าใจง่ายสำหรับหัวข้อนี้

ควรให้ชื่อบอกเนื้อหาโดยตรง

⑧ สร้าง Intro

ใช้

เขียน Intro 2–3 ประโยค อธิบายว่าหน้านี้มีไว้เพื่ออะไรและเหมาะกับใคร

ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจทันที

⑨ สร้าง Heading

Prompt

แบ่งเนื้อหานี้เป็น Heading และ Subheading สำหรับหน้า SharePoint

ช่วยให้ Scan ง่าย

⑩ ใช้ Heading สั้น

เช่น

• เริ่มต้นใช้งาน
• ขั้นตอน
• ข้อควรระวัง
• FAQ
• ติดต่อทีมงาน

ดีกว่าหัวข้อยาวหลายบรรทัด

⑪ เปลี่ยนย่อหน้าเป็น Bullet

Prompt

เปลี่ยนข้อมูลนี้เป็น Bullet สั้น ๆ สำหรับหน้า SharePoint

เหมาะกับ

• Feature
• Policy
• Requirement
• ข้อควรระวัง

⑫ เปลี่ยนขั้นตอนเป็น Numbered List

ใช้

เปลี่ยนขั้นตอนนี้เป็น Numbered List โดยรักษาลำดับเดิม

เหมาะกับคู่มือ

⑬ สร้าง FAQ

Prompt

จากข้อมูลนี้ สร้าง FAQ 10 ข้อสำหรับหน้า SharePoint

ช่วยให้ผู้อ่านค้นคำตอบได้เร็ว

⑭ สร้าง Quick Links

Copilot สามารถช่วยเสนอรายการเนื้อหาที่ควรทำเป็น Quick Links เช่น

• คู่มือ
• แบบฟอร์ม
• Policy
• ติดต่อ Support
• ระบบที่เกี่ยวข้อง

ส่วนการสร้างลิงก์จริงควรใช้เครื่องมือ SharePoint

⑮ สร้าง Call to Action

Prompt

เขียนข้อความ CTA สั้น ๆ สำหรับให้พนักงานติดต่อทีม IT หากต้องการความช่วยเหลือ

ช่วยให้หน้าใช้งานต่อได้จริง

⑯ สร้างเนื้อหาจาก Notes

ใช้

จาก Notes เหล่านี้ ช่วยเขียนเป็นหน้า SharePoint แบบอ่านง่าย

เหมาะกับข้อมูลที่ยังไม่เป็นระเบียบ

⑰ สร้างจากเอกสาร Word

ถ้ามีเนื้อหาจาก Word สามารถให้ Copilot ช่วยย่อและจัดใหม่

Prompt

จากเอกสารนี้ สรุปเฉพาะข้อมูลที่เหมาะสำหรับหน้า SharePoint

ช่วยไม่ต้องคัดลอกทั้งเอกสาร

⑱ อย่าคัด Word มาทั้งหมด

เอกสาร Word กับหน้า SharePoint มีพฤติกรรมการอ่านต่างกัน

หน้าเว็บควร

• ย่อหน้าสั้น
• Heading ชัด
• Bullet มากขึ้น
• ข้อมูลสำคัญอยู่ด้านบน

ช่วยให้คนอ่านบนหน้าจอได้ง่าย

⑲ สร้างหน้าโครงการ

Prompt

สร้าง Draft หน้า SharePoint สำหรับโครงการ โดยมี Objective, Scope, Timeline, Team, Status, Risks และ Documents

เหมาะกับ Project Site

⑳ สร้างหน้าทีม

ใช้

สร้าง Draft หน้าแนะนำทีม โดยมี Mission, Responsibilities, Team Members, Services และ Contact

เหมาะกับ Department Site

㉑ สร้างหน้า Onboarding

Prompt

สร้างหน้า SharePoint สำหรับพนักงานใหม่ โดยมี First Day, Accounts, Equipment, Policies, Training และ Contacts

เหมาะกับ HR หรือ IT

㉒ สร้าง Knowledge Base

ใช้

จากคู่มือนี้ สร้างเนื้อหา Knowledge Base ที่มี Problem, Cause, Solution และ FAQ

ช่วยทำ Support Portal

㉓ สร้างหน้าข่าวภายใน

Prompt

เขียนข่าวภายในองค์กรสำหรับ SharePoint โดยมี Headline, Summary, Details และ Next Action

เหมาะกับ Communication Site

㉔ สร้างหน้า Policy

ใช้

เปลี่ยน Policy นี้เป็นหน้า SharePoint ที่อ่านง่าย โดยคงข้อกำหนดทั้งหมด

สำคัญมากที่จะไม่ตัดข้อบังคับ

㉕ สร้างหน้า Training

Prompt

สร้างหน้า Training โดยมี Objective, Topics, Materials, Steps, Quiz และ Contact

เหมาะกับ Learning Hub

㉖ สร้างหน้าคู่มือ IT

ใช้

สร้างหน้า IT Guide สำหรับมือใหม่ โดยแบ่ง Preparation, Setup, Usage, Troubleshooting และ FAQ

ช่วยทำ Self-service

㉗ สร้าง Page Summary

Prompt

เขียน Summary 3–5 Bullet สำหรับวางช่วงบนสุดของหน้า

ช่วยให้ผู้อ่านรู้ประเด็นหลักก่อน

㉘ สร้าง Key Takeaways

ใช้

จากเนื้อหานี้ สร้าง Key Takeaways 5 ข้อ

เหมาะกับท้ายหน้า

㉙ ลดข้อความยาว

Prompt

ลดความยาวเนื้อหานี้ประมาณ 30% สำหรับอ่านบนหน้า SharePoint โดยคงข้อมูลสำคัญ

ช่วยปรับจากเอกสารยาวเป็น Web content

㉚ ใช้ภาษาง่าย

ใช้

ปรับข้อความนี้ให้เข้าใจง่ายสำหรับพนักงานทั่วไป

เหมาะกับ Internal Communication

㉛ ปรับ Tone มืออาชีพ

Prompt

ปรับเนื้อหาให้เป็นมืออาชีพ กระชับ และเป็นมิตร

ช่วยให้หน้าไม่แข็งเกินไป

㉜ เขียนสำหรับผู้บริหาร

ใช้

ปรับหน้าให้เหมาะกับผู้บริหาร โดยเน้น KPI, Risks, Decisions และ Next Steps

เหมาะกับ Executive Portal

㉝ เขียนสำหรับทีมเทคนิค

Prompt

ปรับเนื้อหาสำหรับทีม IT โดยคงรายละเอียด Technical, Version, Configuration และ Troubleshooting

ช่วยรักษาข้อมูลสำคัญ

㉞ จัดเนื้อหา Above the Fold

ข้อมูลสำคัญควรอยู่บนส่วนต้นของหน้า เช่น

• หน้านี้คืออะไร
• ต้องทำอะไร
• ประเด็นสำคัญ
• CTA

ไม่ควรให้ผู้อ่านเลื่อนหลายหน้าก่อนรู้จุดประสงค์

㉟ ใช้ Summary ด้านบน

Prompt

สร้าง Summary ไม่เกิน 100 คำสำหรับวางด้านบนของหน้า

เหมาะกับหน้าเนื้อหายาว

㊱ ใช้ Web Part

SharePoint สามารถใช้ Web Part เช่น

• Text
• Image
• Quick Links
• Documents
• People
• News

Copilot ช่วยวางแผนเนื้อหาได้ แต่การจัดวาง Web Part จริงขึ้นอยู่กับเครื่องมือ SharePoint ที่บัญชีใช้งาน

㊲ เลือก Web Part ให้เหมาะ

ตัวอย่าง

เอกสาร

ใช้ Document Library หรือ File-related Web Part

บุคคล

ใช้ People

ลิงก์สำคัญ

ใช้ Quick Links

ข่าว

ใช้ News

ช่วยให้หน้าไม่เต็มไปด้วยข้อความ

㊳ อย่าใส่ข้อมูลทั้งหมดเป็น Text

ถ้ามีเอกสารจำนวนมาก ควรเชื่อมไปยังไฟล์หรือ Library แทนการคัดเนื้อหาทั้งหมดมาใส่

ช่วยให้หน้าอ่านง่ายและดูแลข้อมูลได้ง่ายขึ้น

㊴ สร้างข้อความสำหรับ Quick Links

Prompt

เขียนชื่อและคำอธิบายสั้น ๆ สำหรับ Quick Links เหล่านี้

ช่วยให้ลิงก์เข้าใจง่ายกว่าแสดงชื่อไฟล์ล้วน ๆ

㊵ สร้างข้อความสำหรับ Hero Section

ใช้

เขียนข้อความ Hero สั้น ๆ ประกอบชื่อหน้าและ CTA

เหมาะกับ Landing Page ภายใน

㊶ สร้าง Description สำหรับเอกสาร

Prompt

เขียนคำอธิบายเอกสารแต่ละไฟล์ไม่เกิน 1 ประโยค

ช่วยให้ผู้ใช้รู้ว่าควรเปิดไฟล์ใด

㊷ ตรวจข้อมูลซ้ำ

ใช้

ตรวจหน้า SharePoint นี้ว่ามี Section หรือข้อความซ้ำกันหรือไม่

ช่วยลดความยาว

㊸ ตรวจ Content Gap

Prompt

ตรวจว่าเนื้อหาหน้านี้ยังขาดข้อมูลอะไรที่ผู้อ่านต้องรู้เพื่อใช้งานจริง

ช่วยพัฒนาหน้าให้ครบ

㊹ ตรวจ Logical Flow

ใช้

ตรวจลำดับ Section ว่าอ่านจากต้นไปจบแล้วเป็นธรรมชาติหรือไม่

ช่วยปรับ UX ด้านเนื้อหา

㊺ ตรวจ Heading

Prompt

ตรวจ Heading ว่าสั้น ชัด และไม่ซ้ำกันหรือไม่

เหมาะกับหน้าเว็บยาว

㊻ ตรวจ CTA

ใช้

ตรวจว่าหลังอ่านหน้านี้แล้วผู้อ่านรู้หรือไม่ว่าต้องทำอะไรต่อ

ช่วยให้หน้าไม่จบแบบไม่มี Next Step

㊼ ตรวจข้อมูลเก่า

Prompt

หาข้อมูล วันที่ Version หรือชื่อที่อาจล้าสมัยและควรตรวจสอบ

สำคัญกับ Knowledge Base

㊽ ตรวจ Owner ของหน้า

ควรมีผู้รับผิดชอบเนื้อหา

เช่น

• HR
• IT
• Marketing
• Project Owner

ช่วยให้มีคน Update หน้าเมื่อข้อมูลเปลี่ยน

㊾ ใส่ Last Updated

สำหรับหน้าที่ข้อมูลเปลี่ยนบ่อย ควรแสดงวันที่อัปเดตตามแนวทางขององค์กร

ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าข้อมูลใหม่หรือเก่า

㊿ ตรวจสิทธิ์ก่อนเผยแพร่

สำคัญมาก

ก่อน Publish ต้องดูว่า

• ใครเห็นหน้าได้
• มีข้อมูลภายในหรือไม่
• มีข้อมูลลูกค้าหรือไม่
• มีข้อมูลส่วนบุคคลหรือไม่

Copilot ไม่ควรถูกใช้แทนการตรวจ Permissions

51. อย่าใส่ข้อมูลลับโดยไม่จำเป็น

หน้า SharePoint อาจเข้าถึงได้โดยกลุ่มผู้ใช้จำนวนมาก

ควรตรวจข้อมูล เช่น

• Password
• Secret
• Access Token
• ข้อมูลลูกค้า
• ข้อมูลส่วนบุคคล

ก่อน Publish

52. ห้าม Copilot เดาข้อมูล

Prompt สำคัญคือ

ใช้เฉพาะข้อมูลที่มี ถ้าข้อมูลใดไม่พบให้ใส่ Placeholder ห้ามสร้างข้อมูลใหม่

เหมาะกับหน้าโครงการและ Knowledge Base

53. ใช้ Placeholder

เช่น

• [Page Owner]
• [Contact]
• [Last Updated]
• [Document Link]

ช่วยให้เห็นสิ่งที่ต้องเติม

54. สร้างหน้าแบบ Draft ก่อน

ไม่ควร Publish ทันที

ควรทำ

1. สร้าง Draft
2. ตรวจเนื้อหา
3. ตรวจลิงก์
4. ตรวจ Permission
5. Preview
6. Publish

ช่วยลดข้อผิดพลาด

55. Prompt สำหรับหน้าโครงการ

สร้าง Draft หน้า SharePoint สำหรับ Project โดยมี Overview, Objective, Scope, Timeline, Team, Current Status, Risks, Documents และ Next Steps ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้

56. Prompt สำหรับ Knowledge Base

จากเอกสารนี้ สร้าง Draft หน้า SharePoint Knowledge Base โดยมี Problem, Symptoms, Cause, Solution, Verification และ FAQ ถ้าไม่มีข้อมูลส่วนใดให้ใส่ Placeholder

57. Prompt สำหรับพนักงานใหม่

สร้างหน้า SharePoint สำหรับ New Employee Onboarding โดยมี Welcome, First Day Checklist, Accounts, Equipment, Policies, Training และ Contacts ใช้ภาษาง่ายและกระชับ

58. Prompt สำหรับหน้าแผนก

สร้าง Draft หน้า SharePoint สำหรับแผนก โดยมี About, Responsibilities, Services, Team, Key Documents, FAQ และ Contact

59. Checklist ก่อน Publish

ตรวจอย่างน้อย 12 ข้อ

1. Title ชัดไหม
2. Intro บอกวัตถุประสงค์ไหม
3. Heading เป็นระบบไหม
4. ข้อมูลล่าสุดหรือไม่
5. ตัวเลขและวันที่ถูกไหม
6. Link ถูกไหม
7. เอกสารที่เชื่อมถูกไหม
8. CTA ชัดไหม
9. Page Owner มีหรือไม่
10. Placeholder เหลือไหม
11. Permission ถูกไหม
12. มีข้อมูลที่ไม่ควรเผยแพร่หรือไม่

60. คำถามที่พบบ่อย

Copilot ช่วยสร้างหน้า SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์และสิทธิ์ที่รองรับ โดยสามารถช่วยร่างและจัดโครงสร้างเนื้อหาได้

ใช้เอกสาร Word มาเป็นเนื้อหาตั้งต้นได้ไหม

ได้ โดยควรย่อและปรับสำหรับการอ่านบนหน้าเว็บ

ทำ FAQ ได้ไหม

ได้

ทำหน้า Knowledge Base ได้ไหม

ได้

ควร Publish ทันทีหรือไม่

ไม่ควร ควรตรวจเนื้อหา ลิงก์ และ Permissions ก่อน

61. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้สูตร

ประเภทหน้า + กลุ่มผู้อ่าน + วัตถุประสงค์ + Section ที่ต้องมี + Tone + ข้อมูลที่ห้ามเปลี่ยน + ข้อห้าม

ตัวอย่าง

สร้าง Draft หน้า SharePoint สำหรับพนักงานใหม่ โดยมี Overview, First Steps, Accounts, Equipment, Policies, FAQ และ Contacts ใช้ภาษาง่ายและกระชับ ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามเดาเพิ่ม

สูตรนี้ช่วยให้ได้ Draft ที่พร้อมนำไปจัดหน้าได้ง่ายขึ้น

62. สรุป

วิธีสร้างหน้า SharePoint ด้วย Copilot ให้ได้ผลดีที่สุด คือใช้ AI ช่วยงานด้าน โครงสร้างและเนื้อหา ก่อน แล้วใช้เครื่องมือ SharePoint จัดหน้า Web Part, Documents, Quick Links และ Permissions ต่อ

Workflow ที่แนะนำคือ

กำหนดวัตถุประสงค์ → สร้าง Outline → ร่างเนื้อหา → แบ่ง Heading → ทำ Bullet/FAQ → จัด Web Part → ตรวจข้อมูล → ตรวจ Permission → Publish

Prompt ที่พร้อมใช้คือ

“สร้าง Draft หน้า SharePoint สำหรับหัวข้อนี้ โดยมี Overview, Key Information, Steps, FAQ, Documents และ Contact ใช้ภาษากระชับและอ่านง่าย ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามเดาเพิ่ม”

comsiam แนะนำให้มอง Copilot เป็นผู้ช่วยเตรียมเนื้อหา ไม่ใช่ผู้ตัดสินว่าอะไรควรเปิดเผย เพราะก่อนเผยแพร่หน้า SharePoint จริงควรมีคนตรวจข้อมูลล่าสุด สิทธิ์การเข้าถึง และข้อมูลภายในขององค์กรอีกครั้ง