วิธีสร้าง Copilot Agent จากเอกสาร SharePoint ให้ AI ตอบคำถามจากข้อมูลบริษัท

วิธีสร้าง Copilot Agent จากเอกสาร SharePoint สามารถทำได้โดยเปิด SharePoint Document Library เลือกเอกสารหรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ แล้วใช้คำสั่ง Create an agent จากนั้นตั้งชื่อ Agent กำหนด Knowledge และ Instructions ทดสอบคำถาม ก่อนสร้างและแชร์ให้พนักงานใช้งาน

วิธีนี้ช่วยเปลี่ยนเอกสารของบริษัทให้กลายเป็นแหล่งความรู้สำหรับ AI โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม เช่น คู่มือพนักงาน ระเบียบการทำงาน เอกสารสินค้า คู่มือ IT และขั้นตอนการให้บริการลูกค้า

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีคู่มือการทำงานอยู่ใน SharePoint จำนวนมาก พนักงานต้องการทราบว่า “ขั้นตอนแจ้งซ่อมคอมพิวเตอร์เป็นอย่างไร” แทนที่จะค้นหาเอกสารทีละไฟล์ ก็สามารถถาม Copilot Agent ที่สร้างจากข้อมูลเหล่านั้นได้โดยตรง

อย่างไรก็ตาม Agent จะใช้ข้อมูลที่กำหนดเป็น Knowledge ภายใต้สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งาน ไม่ใช่การเปิดเผยเอกสารทั้งหมดให้ทุกคนโดยอัตโนมัติ

บทความนี้ comsiam จะอธิบายตั้งแต่การเตรียมเอกสารใน SharePoint วิธีสร้าง Agent สองรูปแบบ การเขียน Instructions การตั้งค่าสิทธิ์ การทดสอบ และแก้ไขปัญหาเมื่อ AI ไม่สามารถตอบจากข้อมูลบริษัทได้

🤖 Copilot Agent จาก SharePoint คืออะไร?

Copilot Agent จาก SharePoint คือผู้ช่วย AI ที่ใช้เว็บไซต์ SharePoint, Document Library, โฟลเดอร์ หรือเอกสารที่กำหนดเป็นแหล่งความรู้ เพื่อช่วยตอบคำถามและสรุปข้อมูลให้ผู้ใช้งาน

ตัวอย่างแหล่งข้อมูลที่เหมาะสม ได้แก่

• คู่มือการทำงานของบริษัท
• คู่มือการใช้งานอุปกรณ์
• นโยบายฝ่ายบุคคล
• เอกสารขั้นตอนแจ้งซ่อม
• รายละเอียดสินค้าและบริการ
• คู่มือการติดตั้งระบบเครือข่าย
• เอกสารอบรมพนักงาน
• ขั้นตอนควบคุมคุณภาพ
• เอกสารคำถามที่พบบ่อย

Copilot Agent อ่าน SharePoint แล้วทำอะไรได้บ้าง?

1. ตอบคำถามจากเอกสารที่กำหนด
2. สรุปคู่มือให้เข้าใจง่าย
3. ค้นหาขั้นตอนการทำงาน
4. เปรียบเทียบข้อมูลจากเอกสาร
5. สร้าง Checklist จากคู่มือ
6. ช่วยพนักงานค้นหาข้อมูล
7. อธิบายข้อกำหนดของบริษัท
8. สรุปประเด็นสำหรับการฝึกอบรม

การตอบคำถามยังขึ้นอยู่กับความสามารถของ Agent รูปแบบเอกสาร และสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้

✨ ทำไมควรสร้าง AI Agent จากเอกสาร SharePoint?

1. ลดเวลาค้นหาเอกสาร

พนักงานสามารถถามคำถามจากแหล่งความรู้ที่กำหนด โดยไม่จำเป็นต้องเปิดอ่านทุกไฟล์ด้วยตนเอง

2. ใช้ข้อมูลภายในองค์กร

ช่วยให้คำตอบเชื่อมโยงกับขั้นตอนการทำงานจริง แทนการพึ่งพาความรู้ทั่วไปเพียงอย่างเดียว

3. ลดคำถามซ้ำๆ

ฝ่ายบุคคลหรือ IT Support สามารถสร้าง Agent สำหรับตอบคำถามที่พบบ่อยได้

4. จัดการข้อมูลจากศูนย์กลาง

เมื่อใช้ SharePoint เป็นแหล่งความรู้ องค์กรสามารถดูแลเอกสารต้นทางในระบบเดิมได้

5. ควบคุมการเข้าถึง

Agent ที่ใช้ข้อมูล SharePoint จะต้องเคารพสิทธิ์ของผู้ใช้ในการเข้าถึงข้อมูลต้นทาง

6. ปรับปรุงคำตอบตามข้อมูลบริษัท

การแก้ไขคู่มือและเอกสารต้นทางช่วยให้แหล่งความรู้มีความทันสมัยขึ้น แม้อาจต้องใช้เวลาประมวลผลก่อน Agent จะใช้เนื้อหาที่เปลี่ยนแปลง

🧰 สร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ได้กี่วิธี?

มีสองแนวทางหลักที่เหมาะกับผู้เริ่มต้น

วิธี	เครื่องมือ	เหมาะกับ
วิธีที่ 1	SharePoint Create an agent	สร้างจากเอกสารหรือ Library โดยตรง
วิธีที่ 2	Microsoft 365 Copilot Agent Builder	กำหนด Agent แล้วเพิ่ม SharePoint เป็น Knowledge

วิธีที่ 1 เหมาะกับผู้ที่เตรียมเอกสารอยู่ใน SharePoint แล้ว และต้องการสร้าง Agent จากเอกสารอย่างรวดเร็ว

วิธีที่ 2 เหมาะกับผู้ที่ต้องการกำหนดบทบาท Instructions และเลือกแหล่งความรู้ผ่าน Microsoft 365 Copilot

ทั้งสองวิธีอาจมีเมนูและเงื่อนไขสิทธิ์แตกต่างกันตามระบบขององค์กร

✅ ก่อนสร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ต้องเตรียมอะไรบ้าง?

1. บัญชี Microsoft ที่มีสิทธิ์

สำหรับการสร้าง Agent ผ่าน SharePoint โดยตรง ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ใช้งาน Microsoft Copilot ที่เกี่ยวข้อง หรืออยู่ในองค์กรที่เปิดระบบคิดค่าใช้จ่ายแบบ Pay-as-you-go สำหรับ Agents ใน SharePoint และต้องมีสิทธิ์แก้ไขบน SharePoint Site

2. SharePoint Site

เตรียมเว็บไซต์ SharePoint ที่จัดเก็บข้อมูลขององค์กร

ตัวอย่าง:

• HR Documents
• IT Knowledge Base
• Sales Documents
• Company Policies
• Technical Manuals

3. Document Library

Document Library คือพื้นที่จัดเก็บเอกสารภายใน SharePoint

ควรจัดเอกสารให้อยู่ใน Library หรือโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้างชัดเจน

4. เอกสารที่ถูกต้อง

ก่อนสร้าง Agent ควรตรวจสอบว่าเอกสารมีข้อมูลครบถ้วนและไม่มีเนื้อหาขัดแย้งกัน

5. สิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร

ควรตรวจสอบว่าใครสามารถอ่านเอกสารได้ และใครมีสิทธิ์แก้ไขหรือแชร์ข้อมูล

6. คำถามตัวอย่าง

เตรียมคำถามที่พนักงานใช้จริงอย่างน้อย 10–20 คำถาม เพื่อทดสอบคุณภาพ Agent หลังสร้าง

🚀 วิธีที่ 1: สร้าง Copilot Agent จาก SharePoint Document Library

วิธีนี้เริ่มต้นจาก SharePoint โดยตรง เหมาะสำหรับการสร้าง Agent จากเอกสารที่มีอยู่แล้ว

ขั้นตอนที่ 1: เปิด SharePoint

ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft 365 แล้วเปิด SharePoint Site ที่ต้องการ

ตรวจสอบว่าคุณมีสิทธิ์แก้ไขภายใน Site

ขั้นตอนที่ 2: เข้า Document Library

เปิด Document Library ที่เก็บไฟล์สำหรับให้ Agent ใช้งาน

ตัวอย่างชื่อ Library:

IT Knowledge Base

ภายในอาจประกอบด้วยเอกสาร เช่น

• Network Troubleshooting
• Wi-Fi Installation Guide
• Windows Support Manual
• Fiber Optic Installation
• IT Maintenance Procedure

ขั้นตอนที่ 3: เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์

หากต้องการให้ Agent ใช้เฉพาะเอกสารบางส่วน ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการจาก Document Library

จากนั้นคลิกขวาหรือเปิดเมนูจุดสามจุดของรายการที่เลือก แล้วมองหาคำสั่ง Create an agent

หากต้องการใช้เนื้อหาที่รองรับจาก Library เป็นขอบเขตเริ่มต้น สามารถใช้คำสั่งสร้าง Agent จากแถบคำสั่งของ Library ได้เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4: คลิก Create an agent

บนแถบคำสั่งของ Document Library ให้เลือก

Copilot → Create an agent

ระบบจะเปิดหน้าตั้งค่า Agent ใหม่

ในบางรูปแบบหน้าจอ คำสั่งอาจปรากฏจากเมนูของไฟล์ที่เลือกโดยตรง

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าที่แท็บ Overview

กำหนดรายละเอียดพื้นฐาน เช่น

Name: IT Knowledge Assistant

Purpose: ผู้ช่วยค้นหาคู่มือและตอบคำถามเกี่ยวกับระบบ IT ของบริษัท

ตรวจสอบชื่อ รูปไอคอน และคำอธิบายให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ใช้งาน

ขั้นตอนที่ 6: ตั้งค่า Sources

เลือกแหล่งข้อมูลที่ต้องการให้ Agent ใช้

ตัวอย่าง:

• คู่มือ IT Support
• เอกสารติดตั้ง LAN
• เอกสารติดตั้ง Wi-Fi
• คู่มือ Fiber Optic
• ขั้นตอนรับแจ้งซ่อม

ควรเลือกเฉพาะข้อมูลที่ตรงกับหน้าที่ของ Agent และตรวจสอบว่าสามารถเข้าถึงได้จริง

ขั้นตอนที่ 7: ตั้งค่า Behavior

กำหนดแนวทางการตอบคำถามของ Agent

ตัวอย่าง Instructions:

“คุณเป็น IT Knowledge Assistant สำหรับตอบคำถามจากคู่มือภายในบริษัท ให้ตอบเป็นภาษาไทย ใช้ข้อมูลจาก Sources ที่กำหนดเป็นหลัก อธิบายขั้นตอนทีละข้อ และหากไม่พบคำตอบให้แจ้งว่าไม่มีข้อมูลเพียงพอ ห้ามสร้างสเปกอุปกรณ์หรือขั้นตอนที่ไม่มีหลักฐานรองรับ”

ขั้นตอนที่ 8: เพิ่ม Starter Prompts

กำหนดคำถามเริ่มต้น เช่น

• “ค้นหาวิธีแจ้งซ่อมคอมพิวเตอร์”
• “สรุปขั้นตอนติดตั้ง Access Point”
• “อธิบายวิธีตรวจสอบสาย LAN”
• “สรุปคู่มือการบำรุงรักษาเครือข่าย”

ขั้นตอนที่ 9: ทดสอบ Agent

ใช้หน้าต่าง Preview เพื่อถามคำถามจากเอกสารจริง

ตรวจสอบว่า Agent ใช้ข้อมูลถูกต้อง และสามารถแสดงข้อมูลที่ตรงกับสิทธิ์ผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 10: คลิก Create

เมื่อตรวจสอบเรียบร้อย ให้เลือก Create เพื่อสร้าง Agent

Agent ที่สร้างผ่าน Library จะถูกบันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .agent ในตำแหน่ง Library หรือโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง

หากสร้างจากหน้าแรกของ SharePoint Site ระบบอาจบันทึกไฟล์ Agent ในพื้นที่ Site Assets ภายใต้โฟลเดอร์ Copilots

ขั้นตอนที่ 11: เปิดใช้งาน

เปิด Agent ที่สร้างขึ้นและทดลองถามคำถามเพิ่มเติม

ตัวอย่าง:

“สรุปขั้นตอนตรวจสอบเครือข่ายตามคู่มือ IT ของบริษัท”

หากทำงานตรงตามความต้องการ จึงพิจารณาแชร์ให้ผู้ใช้งาน

🛠️ วิธีที่ 2: สร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ด้วย Agent Builder

วิธีนี้เริ่มจาก Microsoft 365 Copilot แล้วเพิ่ม SharePoint เป็น Knowledge

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Microsoft 365 Copilot

เข้าสู่ Microsoft 365 Copilot ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์สร้าง Agent

ขั้นตอนที่ 2: เลือก New agent

จากแถบเมนู เลือก New agent

ขั้นตอนที่ 3: อธิบาย Agent

ใน Describe ให้พิมพ์คำอธิบาย เช่น

“สร้าง Agent ชื่อ Company Knowledge Assistant สำหรับตอบคำถามพนักงานจากเอกสาร SharePoint โดยให้ตอบภาษาไทยและสรุปคำตอบเป็นขั้นตอน”

ขั้นตอนที่ 4: เปิด Configure

ตรวจสอบ Name, Description และ Instructions

หากไม่ต้องการใช้ Describe สามารถเลือก Skip to configure เพื่อกำหนดรายละเอียดด้วยตนเองได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่ม SharePoint Knowledge

ในส่วน Knowledge เลือกวิธีเพิ่มแหล่งข้อมูลที่ต้องการ

วิธีที่ใช้ได้ตามตัวเลือกของระบบ ได้แก่

Search: ค้นหาเอกสารหรือแหล่งข้อมูลที่สามารถเข้าถึงได้

Enter URL: วาง SharePoint URL ที่รองรับ

Browse: เรียกดูและเลือกไฟล์ โฟลเดอร์ หรือรายการใน SharePoint

ควรใช้ URL ของ SharePoint ที่มีเส้นทาง Site ชัดเจน และหลีกเลี่ยง Query Parameters ที่ไม่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 6: เลือกข้อมูลให้ตรงกับงาน

ตัวอย่าง:

• IT Support Documents
• HR Policies
• Sales Product Manuals
• Company Procedures

ควรหลีกเลี่ยงการเลือก Site ที่มีเอกสารจำนวนมากและไม่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ของ Agent

ขั้นตอนที่ 7: กำหนด Instructions

ตัวอย่าง:

“ให้ใช้ข้อมูลจาก SharePoint Knowledge ที่กำหนดเป็นหลัก หากพบเอกสารหลายฉบับที่มีข้อมูลแตกต่างกัน ให้แจ้งความแตกต่างและระบุว่าไม่สามารถสรุปได้จนกว่าจะตรวจสอบกับเจ้าของเอกสาร”

ขั้นตอนที่ 8: ทดสอบ

ใช้หน้าต่าง Try it เพื่อถามคำถาม

ตัวอย่าง:

“บริษัทกำหนดขั้นตอนการแจ้งซ่อมคอมพิวเตอร์ไว้อย่างไร?”

“มีเอกสารอธิบายวิธีตั้งค่า Wi-Fi สำหรับพนักงานหรือไม่?”

“สรุปขั้นตอนการรับประกันอุปกรณ์จากคู่มือที่กำหนด”

ขั้นตอนที่ 9: ตรวจสอบผลลัพธ์

เปรียบเทียบคำตอบกับเอกสารจริง และตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล

ขั้นตอนที่ 10: สร้างและแชร์ Agent

เมื่อ Agent ตอบคำถามได้เหมาะสม ให้สร้าง Agent และแชร์กับผู้ใช้งานที่ได้รับอนุญาต

🧠 ตัวอย่าง Instructions สำหรับ Copilot Agent ที่ใช้ SharePoint

Instructions มีความสำคัญต่อการกำหนดพฤติกรรมของ Agent

ตัวอย่างต่อไปนี้สามารถปรับใช้กับองค์กรได้

ชื่อ Agent

Company Knowledge Assistant

บทบาท

คุณเป็นผู้ช่วยค้นหาข้อมูลและตอบคำถามจากเอกสารภายในบริษัท

วัตถุประสงค์

ช่วยพนักงานค้นหาและทำความเข้าใจข้อมูลจาก SharePoint Knowledge ที่กำหนด

แนวทางการตอบ

1. ตอบเป็นภาษาไทยที่เข้าใจง่าย
2. ใช้ข้อมูลจาก Knowledge ที่ได้รับอนุญาตเป็นหลัก
3. สรุปคำตอบสำคัญก่อนอธิบายรายละเอียด
4. อธิบายขั้นตอนเป็นลำดับเมื่อเกี่ยวข้อง
5. แสดงชื่อเอกสารประกอบคำตอบเมื่อระบบรองรับ
6. หากไม่พบข้อมูลให้แจ้งตามตรง
7. ไม่สร้างตัวเลข ราคา หรือนโยบายขึ้นเอง
8. ไม่เปิดเผยข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง
9. หากพบข้อมูลขัดแย้งให้แจ้งผู้ใช้
10. แนะนำให้ติดต่อผู้รับผิดชอบเมื่อจำเป็น

รูปแบบคำตอบ

เริ่มด้วยคำตอบสั้น จากนั้นแสดงรายละเอียดและข้อควรระวัง

Instructions ช่วยควบคุมรูปแบบการตอบ แต่การรักษาความปลอดภัยต้องอาศัยการตั้งค่าสิทธิ์ของ SharePoint และระบบอื่นร่วมด้วย

📁 วิธีจัดเอกสาร SharePoint เพื่อให้ Agent ตอบได้ดีขึ้น

คุณภาพของเอกสารเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความแม่นยำของ Agent

1. แบ่งเอกสารตามหมวดหมู่

ตัวอย่างโครงสร้าง:

IT Knowledge Base

• Windows Support
• Network Support
• Wi-Fi Configuration
• Fiber Optic
• Printer Troubleshooting
• Security Procedures

2. ตั้งชื่อเอกสารให้ชัดเจน

ชื่อที่ดี:

Fiber Optic Installation Procedure

ชื่อที่ควรหลีกเลี่ยง:

Document Final New 2

3. ใช้หัวข้อภายในเอกสาร

ควรใช้หัวข้อหลักและหัวข้อย่อย เพื่อให้เนื้อหาเป็นระเบียบและค้นหาได้ง่าย

4. แยกเอกสารที่ล้าสมัย

ไม่ควรปล่อยให้คู่มือเก่าและใหม่ปะปนกันโดยไม่มีสถานะเวอร์ชัน

5. ระบุวันที่ปรับปรุง

ช่วยให้ผู้ใช้และผู้ดูแลตรวจสอบความเป็นปัจจุบันของเอกสาร

6. ตรวจสอบสิทธิ์

ควรแบ่งสิทธิ์ตามหน้าที่ เช่น พนักงานทั่วไป เจ้าหน้าที่ IT และผู้ดูแลระบบ

7. หลีกเลี่ยงข้อมูลที่ขัดแย้งกัน

หากเอกสารสองฉบับมีนโยบายต่างกัน ควรแก้ไขข้อมูลต้นทางก่อนนำไปใช้กับ Agent

📊 ข้อจำกัดของ Knowledge ใน Agent Builder

Agent Builder มีข้อจำกัดตามประเภทแหล่งข้อมูล ตัวอย่างที่ควรทราบ ได้แก่

แหล่งข้อมูล	ข้อจำกัดที่เอกสาร Microsoft ระบุ
SharePoint Files	สูงสุด 100 ไฟล์ต่อ Agent
SharePoint Lists	สูงสุด 1 List
OneDrive Files	สูงสุด 50 ไฟล์
ไฟล์ที่อัปโหลดโดยตรง	สูงสุด 20 ไฟล์

สำหรับ SharePoint List ยังมีข้อจำกัดด้านจำนวนรายการและปริมาณข้อความที่ระบบนำไปใช้ได้

ตัวเลขดังกล่าวเป็นข้อจำกัดของ Agent Builder ตามเอกสารที่ตรวจสอบ ไม่ควรนำไปใช้สรุปว่า SharePoint Agent ทุกประเภทมีข้อจำกัดเท่ากัน

เมื่อเลือก SharePoint Site เป็น Knowledge ก็ไม่ได้หมายความว่า SharePoint Lists ภายใน Site นั้นจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ หากต้องการใช้ List ควรเลือก List ที่ต้องการโดยตรง

🔐 Copilot Agent จาก SharePoint ปลอดภัยหรือไม่?

SharePoint Agents ถูกออกแบบให้ใช้งานข้อมูลตามสิทธิ์ของผู้ใช้ แต่ผู้ดูแลระบบยังต้องกำหนดสิทธิ์และตรวจสอบการแชร์อย่างเหมาะสม

1. Agent ไม่ควรข้ามสิทธิ์ของ SharePoint

หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์อ่านเอกสารต้นทาง Agent ไม่ควรนำเนื้อหาจากเอกสารนั้นมาตอบผู้ใช้

2. การแชร์ Agent ไม่ได้เท่ากับแชร์ทุกไฟล์

ผู้รับอาจเปิด Agent ได้ แต่ยังไม่สามารถใช้ข้อมูลบางส่วนหากไม่มีสิทธิ์อ่านเอกสาร

3. ตรวจสอบ Permission ของ Document Library

ควรตรวจสอบสิทธิ์ Read, Edit และการแชร์ของแต่ละโฟลเดอร์หรือเอกสาร

4. ใช้ Sensitivity Labels

สำหรับองค์กรที่ใช้ระบบจัดชั้นความลับ ควรกำหนด Sensitivity Labels ให้เหมาะสมกับข้อมูล

5. ระวังไฟล์ที่อัปโหลดเข้า Agent โดยตรง

ไฟล์ที่ฝังเป็น Knowledge กับไฟล์ที่อ้างอิงจาก SharePoint อาจมีพฤติกรรมการแชร์แตกต่างกัน จึงต้องตรวจสอบการตั้งค่าให้รอบคอบ

6. ทดสอบด้วยบัญชีผู้ใช้จริง

ควรทดสอบ Agent ด้วยบัญชีพนักงานที่มีสิทธิ์ต่างกัน เพื่อยืนยันว่าไม่มีข้อมูลเกินสิทธิ์ปรากฏในคำตอบ

👥 วิธีแชร์ Copilot Agent จาก SharePoint ให้พนักงาน

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Agent

เลือก Agent ที่สร้างเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 2: เลือก Share

ใช้คำสั่ง Share ตามช่องทางที่ระบบรองรับ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดผู้ใช้งาน

เลือกแชร์กับบุคคลหรือกลุ่มที่เกี่ยวข้องตามนโยบายองค์กร

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบ Knowledge Permissions

ตรวจสอบว่าผู้รับมีสิทธิ์อ่านเอกสารที่ Agent ต้องใช้

ขั้นตอนที่ 5: ส่งลิงก์

ส่งลิงก์ให้ทีมงานผ่านช่องทางที่องค์กรอนุญาต

ขั้นตอนที่ 6: ทดสอบด้วยบัญชีผู้รับ

ให้ผู้รับทดลองถามคำถามจากเอกสาร เพื่อยืนยันว่าสามารถใช้งาน Agent ได้

ข้อควรระวัง: การแชร์ Agent และการให้สิทธิ์อ่านเอกสารเป็นคนละส่วนกัน แม้ระบบจะมีตัวเลือกช่วยแชร์ไฟล์บางประเภท ผู้ดูแลยังต้องตรวจสอบสิทธิ์จริง

🏢 ตัวอย่างสร้าง Copilot Agent สำหรับฝ่ายบุคคล

ชื่อ Agent

HR Knowledge Assistant

Knowledge

• Employee Handbook
• Leave Policy
• Employee Benefits
• Onboarding Procedure
• Company Regulations

ตัวอย่างคำถาม

“พนักงานใหม่ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง?”

“วิธีขอลาพักร้อนเป็นอย่างไร?”

“บริษัทมีขั้นตอนขอเบิกอุปกรณ์อะไรบ้าง?”

“พนักงานสามารถใช้สิทธิ์ลาประเภทใด?”

ข้อควรระวัง

ไม่ควรให้ Agent เข้าถึงข้อมูลเงินเดือน ประวัติพนักงาน หรือข้อมูลส่วนบุคคลเกินกว่าที่ผู้ใช้มีสิทธิ์

🖥️ ตัวอย่างสร้าง Copilot Agent สำหรับ IT Support

ชื่อ Agent

IT Support Knowledge Agent

Knowledge

• Windows Troubleshooting
• Network Installation Manual
• Wi-Fi Configuration Guide
• Printer Support
• IT Helpdesk Procedure

ตัวอย่างคำถาม

“เครื่องคอมพิวเตอร์รับ IP Address ไม่ได้ต้องตรวจสอบอย่างไร?”

“ตั้งค่า Wi-Fi สำหรับพนักงานใหม่อย่างไร?”

“เครื่องพิมพ์เชื่อมต่อผ่าน LAN ไม่ได้ควรตรวจสอบอะไร?”

ประโยชน์

Agent ช่วยค้นหาข้อมูลจากคู่มือได้อย่างรวดเร็ว และทำให้พนักงานมีแนวทางตรวจสอบปัญหาที่สอดคล้องกับเอกสารขององค์กร

🌐 ตัวอย่างสร้าง Copilot Agent สำหรับธุรกิจติดตั้งระบบเครือข่าย

สมมติว่าบริษัทรับติดตั้งระบบ LAN, Wi-Fi, CCTV และ Fiber Optic และต้องการสร้าง Agent เพื่อช่วยช่างเทคนิคค้นข้อมูล

ชื่อ Agent

Network Technical Assistant

โครงสร้าง Knowledge

Network Documents

• LAN Installation
• Switch Configuration
• Wi-Fi Deployment
• Fiber Optic Installation
• CCTV Network
• Troubleshooting
• Maintenance Checklist

ตัวอย่าง Instructions

“คุณเป็นผู้ช่วยข้อมูลทางเทคนิคสำหรับช่างติดตั้งระบบเครือข่าย ให้ใช้ข้อมูลจาก SharePoint ที่กำหนดเป็นหลัก อธิบายขั้นตอนอย่างถูกต้องและระบุข้อควรระวัง หากไม่มีข้อมูลเฉพาะรุ่นอุปกรณ์ให้แจ้งว่าต้องตรวจสอบคู่มือของรุ่นนั้น”

ตัวอย่างคำถาม

1. “การติดตั้งสาย LAN CAT6 ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง?”
2. “Switch แบบ Managed ต้องเตรียมค่าระบบอะไร?”
3. “วิธีตรวจสอบ Optical Loss ในระบบ Fiber Optic เป็นอย่างไร?”
4. “ก่อนส่งมอบระบบ Wi-Fi ต้องทดสอบอะไร?”
5. “มี Checklist สำหรับงาน Maintenance หรือไม่?”

ประโยชน์กับธุรกิจ

ช่วยให้ช่างเทคนิคเข้าถึงคู่มือมาตรฐานของบริษัทได้สะดวก และลดเวลาในการค้นหาขั้นตอนซ้ำๆ

🔧 Copilot Agent อ่านเอกสาร SharePoint ไม่ได้ แก้อย่างไร?

ปัญหาที่ 1: ไม่พบ Create an agent

สาเหตุที่เป็นไปได้

• ไม่มีสิทธิ์สร้าง Agent
• ไม่มีสิทธิ์แก้ไข SharePoint Site
• องค์กรยังไม่เปิดใช้สิทธิ์หรือการคิดค่าบริการที่เกี่ยวข้อง
• ใช้หน้าจอหรือ Library ที่ไม่รองรับคำสั่งนั้น

วิธีแก้ไข

ตรวจสอบสิทธิ์ Microsoft และ SharePoint จากนั้นสอบถามผู้ดูแลระบบหากยังไม่พบเมนู

ปัญหาที่ 2: เพิ่มเอกสารไม่ได้

ตรวจสอบว่าไฟล์อยู่ในแหล่งข้อมูลที่รองรับ มีสิทธิ์เข้าถึง และมีรูปแบบที่ Agent สามารถประมวลผลได้

ปัญหาที่ 3: Agent ตอบว่าไม่พบข้อมูล

ตรวจสอบว่าเอกสารที่มีคำตอบถูกเพิ่มเป็น Source แล้วหรือไม่ และผู้ใช้มีสิทธิ์อ่านไฟล์หรือไม่

ปัญหาที่ 4: Agent ตอบจากเอกสารเก่า

ตรวจสอบเวอร์ชันเอกสารใน SharePoint และแหล่งข้อมูลของ Agent

ควรจัดเก็บหรือระบุสถานะเอกสารเก่าให้ชัดเจน เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลที่ล้าสมัย

ปัญหาที่ 5: Agent ตอบไม่ตรงคำถาม

ปรับ Instructions ให้มีขอบเขตชัดเจน และตรวจสอบว่า Knowledge ครอบคลุมคำถามนั้นหรือไม่

ปัญหาที่ 6: แชร์ Agent แล้วเพื่อนร่วมงานตอบจากเอกสารไม่ได้

ผู้รับอาจเข้าถึง Agent ได้ แต่ไม่มีสิทธิ์อ่าน Knowledge ที่เกี่ยวข้อง

ให้ตรวจสอบสิทธิ์ SharePoint ของผู้รับและเอกสารต้นทาง

ปัญหาที่ 7: Agent ใช้ข้อมูลไม่ครบ

อาจเกิดจากข้อจำกัดด้านชนิดไฟล์ จำนวนไฟล์ เนื้อหาเอกสาร หรือการตั้งค่า Knowledge

ควรตรวจสอบข้อความผิดพลาดและข้อจำกัดของระบบก่อนปรับปรุง

ปัญหาที่ 8: SharePoint List ไม่ปรากฏในคำตอบ

การเลือก SharePoint Site ไม่ได้เพิ่ม Lists ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

หากต้องการใช้ข้อมูล List ให้เพิ่ม SharePoint List ที่รองรับโดยตรง

ปัญหาที่ 9: Agent ไม่สร้างคำตอบจาก Excel

ตรวจสอบโครงสร้าง Workbook และความสามารถของ Agent ที่ใช้งาน

สำหรับการใช้งาน Excel เป็น Knowledge ใน Agent Builder ข้อมูลที่จัดอยู่ในแผ่นงานเดียวอาจเหมาะกับการประมวลผลมากกว่าไฟล์ที่กระจายข้อมูลซับซ้อนหลายชีต

ปัญหาที่ 10: Agent ตอบข้อมูลผิด

ตรวจสอบเอกสารต้นทาง คำสั่งและแหล่งข้อมูลที่กำหนด

ไม่ควรแก้ปัญหาด้วยการเพิ่ม Instructions เพียงอย่างเดียว ต้องทดสอบคำตอบกับข้อเท็จจริงจริงด้วย

📊 วิธีทดสอบ Copilot Agent จาก SharePoint

ควรเตรียมชุดทดสอบก่อนเผยแพร่ให้พนักงาน

การทดสอบ	สิ่งที่ต้องตรวจสอบ
คำถามทั่วไป	Agent เข้าใจบทบาทหรือไม่
คำถามจากเอกสาร	ตอบตรงเนื้อหาต้นทางหรือไม่
คำถามที่ไม่มีข้อมูล	ยอมรับข้อจำกัดหรือไม่
เอกสารหลายเวอร์ชัน	เลือกข้อมูลที่ถูกต้องหรือไม่
ผู้ใช้ต่างสิทธิ์	แสดงเฉพาะข้อมูลที่อนุญาตหรือไม่
คำถามภาษาไทย	ตอบได้ชัดเจนหรือไม่
เอกสารที่แก้ไข	ใช้ข้อมูลใหม่ได้เมื่อระบบอัปเดตหรือไม่
คำถามนอกขอบเขต	ไม่สร้างคำตอบที่ไม่มีหลักฐานหรือไม่

วิธีประเมินความถูกต้อง

ตัวอย่างการสร้างชุดทดสอบ 20 คำถาม

• คำถามที่มีข้อมูลชัดเจน 10 ข้อ
• คำถามที่ต้องสรุปหลายเอกสาร 5 ข้อ
• คำถามที่ไม่มีข้อมูล 3 ข้อ
• คำถามทดสอบสิทธิ์ 2 ข้อ

ให้ผู้รับผิดชอบเปรียบเทียบคำตอบกับเอกสารต้นทาง และบันทึกข้อผิดพลาดเพื่อนำไปปรับปรุง Agent

💰 สร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ฟรีหรือไม่?

การสร้างและใช้งาน Agent จาก SharePoint อาจมีค่าใช้จ่าย ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ Microsoft Copilot และรูปแบบการคิดค่าบริการที่องค์กรเปิดใช้งาน

สำหรับการสร้าง Agent ใน SharePoint โดยตรง ต้องมีสิทธิ์การใช้งานที่รองรับหรือระบบ Pay-as-you-go ที่องค์กรตั้งค่าไว้ พร้อมสิทธิ์แก้ไข SharePoint Site

ปัจจัยค่าใช้จ่ายที่ควรตรวจสอบ

• License ของผู้สร้าง Agent
• License ของผู้ใช้งาน
• การตั้งค่า Pay-as-you-go
• จำนวนผู้ใช้งาน
• ปริมาณการใช้งาน
• ข้อกำหนดของบริการที่เกี่ยวข้อง

ไม่ควรสรุปว่ามี SharePoint แล้วจะสามารถสร้างและใช้งาน AI Agent ได้ฟรีทันที

⚖️ SharePoint Agent กับ Copilot Studio ต่างกันอย่างไร?

หัวข้อ	SharePoint Agent	Copilot Studio
จุดประสงค์	ตอบคำถามจากเนื้อหา SharePoint	สร้าง Agent ที่ปรับแต่งได้หลากหลาย
การเริ่มสร้าง	จาก SharePoint	จาก Copilot Studio
ความง่าย	เหมาะกับผู้เริ่มต้น	เหมาะกับงานที่ซับซ้อนกว่า
Knowledge	เน้นข้อมูล SharePoint	รองรับแหล่งข้อมูลหลายประเภท
Instructions	กำหนดได้	กำหนดได้
Actions	ไม่ใช่จุดเน้นหลัก	รองรับ Tools และ Actions
Workflow	จำกัดตามชนิด Agent	รองรับการสร้างกระบวนการเพิ่มเติม
เหมาะกับ	ค้นเอกสารและความรู้บริษัท	งานอัตโนมัติและการเชื่อมระบบ

ควรเลือกแบบไหนดี?

หากต้องการให้พนักงานถามข้อมูลจากคู่มือหรือเอกสาร SharePoint ให้เริ่มจาก SharePoint Agent

หากต้องการให้ Agent เรียก API สร้าง Ticket ตรวจสอบฐานข้อมูล หรือดำเนินกระบวนการหลายขั้นตอน ควรพิจารณา Copilot Studio

📈 เคล็ดลับสร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ให้มีประสิทธิภาพ

1. สร้าง Agent แยกตามหน้าที่

ไม่จำเป็นต้องรวมเอกสารทั้งหมดของบริษัทไว้ใน Agent เดียว

ตัวอย่าง:

• HR Agent
• IT Support Agent
• Sales Agent
• Technical Knowledge Agent

2. เลือก Knowledge ให้เฉพาะเจาะจง

แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่จะช่วยลดการใช้เอกสารที่ไม่จำเป็น

3. ตรวจสอบเอกสารต้นทาง

ควรมีเจ้าของเอกสารและขั้นตอนปรับปรุงข้อมูล

4. ระบุข้อจำกัดของ Agent

กำหนดพฤติกรรมเมื่อไม่มีข้อมูลหรือพบข้อมูลขัดแย้ง

5. ทดสอบกับผู้ใช้งานจริง

ให้พนักงานทดลองถามด้วยภาษาที่ใช้ทำงานจริง

6. ตรวจสอบความปลอดภัยก่อนแชร์

ทดสอบสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละกลุ่ม

7. วัดผลด้านประสิทธิภาพ

เปรียบเทียบเวลาค้นหาเอกสารก่อนและหลังใช้งาน Agent

❓ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Copilot Agent และ SharePoint

สร้าง Copilot Agent จาก SharePoint ได้โดยไม่เขียนโค้ดหรือไม่?

ได้ SharePoint รองรับการสร้าง Agent ผ่านหน้าจอโดยเลือกเอกสารหรือ Library และตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง

ต้องมี Microsoft 365 Copilot License หรือไม่?

ต้องมีสิทธิ์ที่รองรับ โดยการสร้าง Agent ใน SharePoint อาจใช้สิทธิ์ Microsoft Copilot หรือการตั้งค่า Pay-as-you-go ขององค์กรตามเงื่อนไขบริการ

SharePoint Agent อ่าน PDF ได้หรือไม่?

สามารถใช้เนื้อหาจากไฟล์ที่ระบบรองรับ รวมถึง PDF บางรูปแบบ แต่ความสามารถในการอ่านขึ้นอยู่กับโครงสร้างเอกสารและข้อจำกัดของระบบ

SharePoint Agent ใช้ข้อมูล Word ได้ไหม?

ได้เมื่อไฟล์อยู่ในแหล่งข้อมูลที่รองรับและผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง

SharePoint Agent อ่าน Excel ได้ไหม?

สามารถใช้ข้อมูลจากไฟล์ Excel ที่รองรับได้ในบางกรณี โดยคุณภาพคำตอบขึ้นอยู่กับโครงสร้างข้อมูลและข้อจำกัดของ Agent

Agent อ่าน SharePoint ทั้งเว็บไซต์หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับ Sources ที่เลือก หากกำหนดทั้ง Site เป็นแหล่งความรู้ Agent สามารถใช้เนื้อหาที่รองรับภายใต้ขอบเขตและสิทธิ์ที่กำหนด แต่ไม่ได้หมายความว่าจะอ่านข้อมูลทุกประเภทภายใน Site ได้ทั้งหมด

สร้าง Agent จาก SharePoint List ได้หรือไม่?

ได้ในเครื่องมือและเงื่อนไขที่รองรับ โดยอาจต้องเลือก List เป็น Knowledge โดยตรง

แชร์ SharePoint Agent ให้พนักงานได้ไหม?

ได้ตามสิทธิ์และนโยบายองค์กร โดยผู้รับยังต้องมีสิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลที่ Agent ใช้

หากแก้ไขเอกสาร SharePoint แล้ว Agent จะใช้ข้อมูลใหม่หรือไม่?

Agent สามารถใช้ข้อมูลจากแหล่งความรู้ที่มีการเปลี่ยนแปลงได้ แต่การปรากฏของข้อมูลใหม่อาจไม่เกิดขึ้นทันที เนื่องจากขึ้นอยู่กับระบบประมวลผลและการจัดทำดัชนี

สามารถแก้ไข Agent หลังสร้างได้หรือไม่?

ได้ ผู้สร้างหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์สามารถปรับแต่งชื่อ แหล่งข้อมูล และพฤติกรรมของ Agent ภายหลังได้

✅ สรุปวิธีสร้าง Copilot Agent จากเอกสาร SharePoint

การสร้าง Copilot Agent จาก SharePoint เป็นวิธีนำเอกสารภายในบริษัทมาใช้เป็นแหล่งความรู้สำหรับ AI โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโปรแกรม

ผู้ใช้สามารถเริ่มจาก SharePoint Document Library เลือกเอกสารหรือโฟลเดอร์ แล้วใช้ Create an agent หรือสร้างผ่าน Microsoft 365 Copilot Agent Builder และเพิ่ม SharePoint เป็น Knowledge

สิ่งสำคัญคือการเลือกข้อมูลที่ถูกต้อง กำหนด Instructions ชัดเจน ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง และทดสอบคำตอบกับเอกสารจริงก่อนเผยแพร่

comsiam แนะนำให้เริ่มจาก Agent สำหรับงานเดียว เช่น IT Support หรือคู่มือพนักงาน เพราะสามารถควบคุมขอบเขต Knowledge ได้ง่าย และตรวจสอบผลลัพธ์ได้ชัดเจน

เมื่อเอกสารมีคุณภาพและมีการกำกับดูแลที่เหมาะสม Copilot Agent จะช่วยเปลี่ยน SharePoint จากระบบจัดเก็บเอกสารให้กลายเป็นแหล่งความรู้ที่พนักงานสามารถสอบถามผ่าน AI ได้อย่างสะดวกและปลอดภัยยิ่งขึ้น