วิธีดูตัวอย่างก่อนพิมพ์เพื่อป้องกันหน้าผิด

การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ช่วยตรวจว่าเอกสารจะแสดงบนกระดาษอย่างไร ก่อนส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์ คุณสามารถเช็กหน้าว่าง ข้อความถูกตัด แนวกระดาษ จำนวนหน้า และช่วงหน้าที่เลือกได้ วิธีนี้ช่วยลดการพิมพ์ผิดและประหยัดกระดาษ

วิธีดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ใน Microsoft Word

① เปิดหน้าพิมพ์

เปิดเอกสารใน Word แล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) หรือกด Ctrl + P บน Windows และ Command + P บน Mac

② ตรวจตัวอย่างแต่ละหน้า

ใช้ลูกศรหรือแถบเลื่อนเพื่อดูหน้าต่าง ๆ ในตัวอย่าง ตรวจว่า

• ข้อความและรูปภาพไม่ถูกตัด
• ไม่มีหน้าว่างที่ไม่ต้องการ
• ตารางและหัวข้ออยู่ในตำแหน่งเหมาะสม
• เลขหน้าและส่วนท้ายแสดงครบ
• แนวตั้งหรือแนวนอนตรงกับเนื้อหา

③ ตรวจช่วงหน้าและจำนวนสำเนา

ตรวจว่าระบุช่วงหน้าถูกต้อง เช่น 1-4 หรือหน้าแยกกัน เช่น 2, 5, 8 หากพิมพ์หลายชุด ให้ตรวจช่องจำนวนสำเนาและตัวเลือกเรียงชุดด้วย

④ ตรวจเครื่องพิมพ์และการตั้งค่ากระดาษ

ตรวจชื่อเครื่องพิมพ์ ขนาดกระดาษ แนวกระดาษ การพิมพ์สองหน้า และจำนวนหน้าต่อแผ่น หากค่าที่เลือกเปลี่ยนรูปแบบเอกสาร ให้กลับไปตรวจตัวอย่างอีกครั้ง

เมื่อทุกอย่างถูกต้องแล้วจึงกด พิมพ์ (Print)

วิธีดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ไฟล์ PDF

1. เปิด PDF แล้วเลือก Print หรือกด Ctrl + P
2. เลือกเครื่องพิมพ์
3. ตรวจตัวอย่างและจำนวนหน้า
4. ตรวจขนาดกระดาษ การจัดแนว และการปรับขนาด
5. ตรวจช่วงหน้าที่จะพิมพ์
6. สั่งพิมพ์เมื่อแน่ใจว่าตัวอย่างถูกต้อง

หากไฟล์เปิดในเว็บเบราว์เซอร์ ให้ดูตัวอย่างที่ปรากฏในหน้าต่างพิมพ์ของเบราว์เซอร์ด้วย ตัวเลือกและตำแหน่งเมนูอาจต่างกันตามโปรแกรม

รายการตรวจสอบก่อนกดพิมพ์

รายการ	สิ่งที่ควรตรวจ
เครื่องพิมพ์	เลือกเครื่องที่ต้องการถูกเครื่อง
หน้าเอกสาร	ครบ ไม่มีหน้าว่างหรือหน้าที่ไม่ต้องการ
ช่วงหน้า	เลือกหน้าที่ต้องการพิมพ์ถูกต้อง
ขนาดและแนวกระดาษ	ตรงกับกระดาษที่ใส่ในถาด
การปรับขนาด	เนื้อหาไม่เล็กเกินไปและไม่ถูกตัด
จำนวนสำเนา	ตรงกับจำนวนชุดที่ต้องการ
การพิมพ์สองหน้า	เลือกทิศทางพลิกถูกต้อง

ปัญหาที่พบในตัวอย่างและวิธีแก้

ข้อความล้นหรือถูกตัด

กลับไปปรับระยะขอบ ขนาดตัวอักษร แนวกระดาษ หรือเลือกให้เนื้อหาพอดีกับหน้ากระดาษ

มีหน้าว่างแทรก

ตรวจการแบ่งหน้า ย่อหน้าว่าง และตัวแบ่งหน้าในเอกสาร ลบหน้าว่างหรือปรับเนื้อหาแล้วเปิดตัวอย่างใหม่

จำนวนหน้าไม่ตรงกับที่คาดไว้

ตรวจว่าเลือกพิมพ์ทุกหน้าหรือระบุช่วงหน้าไว้ และดูว่ามีหน้าปกหรือหน้าที่ซ่อนอยู่ในเอกสารหรือไม่

ตัวอย่างเปลี่ยนหลังแก้ไขการตั้งค่า

เมื่อเปลี่ยนขนาดกระดาษ การจัดหน้า หรือจำนวนหน้าต่อแผ่น ให้ตรวจตัวอย่างอีกครั้ง เพราะการตั้งค่าใหม่อาจทำให้เนื้อหาย้ายหน้า

คำถามที่พบบ่อย

กด Ctrl + P แล้วดูตัวอย่างได้เลยไหม

ได้ ใน Microsoft Word บน Windows การกด Ctrl + P จะเปิดหน้าพิมพ์และตัวอย่างก่อนพิมพ์ ส่วน Mac ใช้ Command + P

ตัวอย่างในโปรแกรมเหมือนกระดาษจริงทุกอย่างหรือไม่

ตัวอย่างช่วยตรวจเค้าโครง แต่ผลจริงอาจต่างเล็กน้อยจากพื้นที่พิมพ์ของเครื่อง ชนิดกระดาษ หรือการตั้งค่าไดรเวอร์ หากงานสำคัญควรทดลองพิมพ์หนึ่งหน้า

ตรวจตัวอย่างแล้วต้องตรวจอะไรเป็นพิเศษ

ให้ตรวจหน้าสุดท้าย ตาราง รูปภาพ ข้อความชิดขอบ และเลขหน้า รวมถึงช่วงหน้าที่เลือกและจำนวนสำเนา

ทำไมตัวอย่างไม่แสดงหรือโหลดช้า

ไฟล์อาจมีขนาดใหญ่ โปรแกรมอาจกำลังประมวลผล หรือเครื่องพิมพ์ยังไม่พร้อมใช้งาน ลองรอสักครู่ ตรวจการเชื่อมต่อ และเลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการอีกครั้ง

สรุป

การดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ทำได้จากหน้าต่าง ไฟล์ > พิมพ์ ใน Word หรือคำสั่ง Print ในโปรแกรมอ่าน PDF ตรวจหน้าเอกสาร ช่วงหน้า ขนาดกระดาษ และจำนวนสำเนาก่อนกดพิมพ์ ComSiam แนะนำให้ตรวจหน้าสุดท้ายและหน้าที่มีตารางหรือรูปภาพเป็นพิเศษ

หากเปลี่ยนการตั้งค่าหลังดูตัวอย่าง ให้เปิดตัวอย่างตรวจใหม่ทุกครั้ง ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์หนึ่งหน้าเมื่อเป็นเอกสารสำคัญหรือมีการจัดหน้าเฉพาะ เพื่อป้องกันการพิมพ์ผิดทั้งชุด