วิธีลดค่าใช้จ่ายหมึกและโทนเนอร์ในสำนักงาน

ค่าใช้จ่ายหมึกและโทนเนอร์ในสำนักงานลดได้ด้วยการจัดการทั้งการตั้งค่าพิมพ์ การใช้งานเครื่อง และการซื้อวัสดุสิ้นเปลือง เริ่มจากดูข้อมูลการพิมพ์จริง แล้วเลือกวิธีที่ลดการใช้โดยไม่กระทบเอกสารที่ต้องอ่านชัดหรือใช้ภายนอกองค์กร

❶ ตรวจปริมาณการพิมพ์ก่อนวางแผนลดค่าใช้จ่าย

รวบรวมข้อมูลรายเดือน เช่น จำนวนหน้าขาวดำ จำนวนหน้าสี รุ่นเครื่องพิมพ์ และรายการหมึกหรือโทนเนอร์ที่ซื้อ วิธีนี้ช่วยให้เห็นว่าเครื่องใดมีค่าใช้จ่ายสูง และงานประเภทใดใช้สีหรือหมึกมากเป็นพิเศษ

หากเครื่องมีรายงานการใช้งานหรือระบบติดตามงานพิมพ์ ให้ใช้ข้อมูลนั้นประกอบการวางแผน โดยคำนึงถึงนโยบายความเป็นส่วนตัวของพนักงานด้วย

❷ ตั้งค่าเริ่มต้นให้เหมาะกับงานภายใน

สำหรับเอกสารภายในที่ไม่ต้องใช้สีหรือคุณภาพสูง อาจกำหนดค่าปริยายเป็นขาวดำและคุณภาพมาตรฐานหรือร่าง ส่วนงานที่ต้องใช้สี โลโก้ ภาพ หรือกราฟ ให้เลือกพิมพ์สีและคุณภาพที่เหมาะสมเป็นรายงาน

ตรวจตัวอย่างก่อนตั้งเป็นค่ากลาง เพราะเอกสารขาวดำบางประเภทอาจยังใช้หมึกสีเพื่อสร้างเฉดเทา ขึ้นอยู่กับไดรเวอร์และรุ่นเครื่อง

❸ ลดการพิมพ์ซ้ำและงานที่ไม่จำเป็น

ก่อนสั่งพิมพ์ ให้ตรวจตัวอย่าง จำนวนหน้า และการตัดขอบ หากต้องการตรวจเพียงบางส่วน ให้พิมพ์เฉพาะหน้าที่แก้ไขหรือหน้าที่ต้องทบทวน

เอกสารที่ใช้สำหรับอ่านหรือประชุมอาจเปิดดูบนหน้าจอได้ ส่วนเอกสารที่ต้องเซ็น ตรวจ หรือแจกเป็นกระดาษจึงค่อยพิมพ์ วิธีนี้ช่วยลดทั้งการใช้หมึกและกระดาษ

❹ ใช้การพิมพ์สองหน้าเพื่อลดค่ากระดาษ

การพิมพ์สองหน้าช่วยลดจำนวนแผ่นกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ แต่ไม่ได้ลดหมึกหรือโทนเนอร์ที่ใช้พิมพ์เนื้อหาโดยตรง เลือกใช้กับรายงานหรือเอกสารภายในที่อ่านได้สะดวกทั้งสองด้าน

❺ วางแผนซื้อหมึกและโทนเนอร์จากต้นทุนต่อหน้า

อย่าเปรียบเทียบเฉพาะราคาต่อกล่อง ให้ดูราคาวัสดุสิ้นเปลือง จำนวนหน้าที่ระบุ และชนิดงานพิมพ์ของสำนักงานด้วย หากเลือกตลับความจุสูง ควรตรวจว่าคุ้มกับจำนวนหน้าที่ใช้งานจริงและตรงกับรุ่นเครื่อง

สำหรับสำนักงานที่มีเครื่องหลายรุ่น การจำกัดรุ่นหรือกำหนดรุ่นมาตรฐานในอนาคตอาจช่วยให้จัดการสต็อกง่ายขึ้น แต่ควรพิจารณาความเหมาะสมของแต่ละแผนกและต้นทุนรวมก่อนเปลี่ยนเครื่อง

❻ จัดระบบสต็อกและการเปลี่ยนวัสดุสิ้นเปลือง

บันทึกวันที่ซื้อ จำนวนคงเหลือ รุ่นที่รองรับ และปริมาณการใช้โดยประมาณ ตั้งระดับสั่งซื้อสำรองให้เหมาะกับระยะเวลาจัดส่ง เพื่อไม่ให้ต้องซื้อเร่งด่วนหรือเก็บวัสดุเกินความจำเป็น

ควรตรวจรหัสรุ่นก่อนสั่งทุกครั้ง และเก็บตลับหรือโทนเนอร์ตามคำแนะนำของผู้ผลิต เพื่อช่วยลดความเสี่ยงจากการซื้อผิดรุ่นหรือวัสดุเสื่อมสภาพก่อนใช้

เช็กลิสต์ลดค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

แนวทาง	ผลที่ช่วยลด
ตรวจตัวอย่างและเลือกพิมพ์เฉพาะหน้า	ลดงานพิมพ์ซ้ำ
ตั้งค่าขาวดำสำหรับงานที่ไม่ต้องใช้สี	ลดการใช้สีเมื่อการตั้งค่ารองรับ
ใช้คุณภาพมาตรฐานกับเอกสารภายใน	หลีกเลี่ยงคุณภาพสูงเกินจำเป็น
พิมพ์สองหน้าเมื่ออ่านสะดวก	ลดค่าใช้จ่ายกระดาษ
บันทึกจำนวนหน้ากับการซื้อวัสดุ	มองเห็นต้นทุนจริงและแนวโน้มการใช้
วางแผนสต็อกตามรุ่นเครื่อง	ลดการซื้อผิดรุ่นและการสั่งด่วน

กำหนดแนวปฏิบัติให้เหมาะกับลักษณะงาน เช่น เอกสารภายในใช้ขาวดำและมาตรฐาน ส่วนเอกสารส่งลูกค้าหรือเอกสารสำคัญใช้คุณภาพตามที่กำหนด ComSiam แนะนำให้สื่อสารกติกาให้พนักงานเข้าใจ พร้อมทบทวนผลการใช้ทุกเดือนเพื่อปรับค่าที่ไม่เหมาะ

คำถามที่พบบ่อย

ตั้งค่าโหมดประหยัดกับทุกงานได้ไหม?

ไม่ควรใช้กับงานทุกประเภทโดยไม่ทดสอบ เพราะบางโหมดทำให้งานพิมพ์จางลงหรือรายละเอียดภาพลดลง ควรใช้กับเอกสารภายในที่ยังอ่านชัด และตรวจตัวอย่างก่อน

พิมพ์สองหน้าช่วยลดหมึกหรือโทนเนอร์ไหม?

ช่วยลดจำนวนแผ่นกระดาษ แต่ไม่ได้ลดปริมาณหมึกหรือโทนเนอร์ที่ใช้กับเนื้อหาที่พิมพ์

ควรเลือกวัสดุสิ้นเปลืองราคาถูกที่สุดหรือไม่?

ควรเปรียบเทียบราคา ผลผลิตต่อชุด ความเข้ากันได้ และคุณภาพงานพิมพ์ร่วมกัน เพื่อให้เห็นต้นทุนต่อหน้าจริงของสำนักงาน

สรุป

สำนักงานลดค่าใช้จ่ายหมึกและโทนเนอร์ได้ด้วยการติดตามปริมาณพิมพ์ ตั้งค่าการพิมพ์ให้ตรงกับประเภทงาน ลดการพิมพ์ซ้ำ และวางแผนซื้อวัสดุสิ้นเปลืองตามการใช้งานจริง การพิมพ์สองหน้าช่วยประหยัดกระดาษ ส่วนการประหยัดหมึกต้องพิจารณาคุณภาพ สี และเนื้อหาที่พิมพ์แยกกัน ComSiam แนะนำให้เริ่มจากเก็บข้อมูลหนึ่งเดือน แล้วเลือกปรับมาตรการที่ลดต้นทุนได้โดยไม่ทำให้งานสำคัญอ่านยาก