ต้องพิมพ์เอกสารจำนวนมาก เลือกเครื่องพิมพ์แบบไหนให้รองรับงานไหว

หากต้องพิมพ์เอกสารจำนวนมากเป็นประจำ ควรเลือกเครื่องพิมพ์ที่รองรับปริมาณงานต่อเดือน มีความเร็วเหมาะกับเวลาทำงาน และมีต้นทุนต่อหน้าที่รับได้ เครื่องเลเซอร์ขาวดำมักเป็นตัวเลือกที่ควรนำมาเปรียบเทียบสำหรับงานข้อความ ส่วนงานสีหรือเอกสารที่มีภาพควรพิจารณาเครื่องสีที่เหมาะกับปริมาณงานและงบประมาณ

อย่าดูแค่ความเร็วสูงสุดหรือจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้ต่อเดือน ให้ตรวจสอบปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ ราคาโทนเนอร์หรือหมึก และความจุถาดกระดาษด้วย ComSiam สรุปจุดสำคัญก่อนเลือกเครื่องสำหรับงานพิมพ์ต่อเนื่องไว้ให้แล้ว

① ประเมินปริมาณงานให้ชัดก่อนซื้อ

เริ่มจากบันทึกจำนวนหน้าที่พิมพ์จริงในแต่ละเดือน และแยกงานตามประเภท เช่น

• เอกสารข้อความขาวดำ
• เอกสารสีหรือรายงานที่มีกราฟ
• งานพิมพ์เป็นชุดจำนวนมาก
• งานพิมพ์ที่กระจายตลอดทั้งวัน
• งานสแกนหรือถ่ายเอกสาร

ข้อมูลนี้ช่วยให้เลือกเครื่องที่รองรับการใช้งานได้เหมาะสม แทนการซื้อรุ่นใหญ่เกินจำเป็นหรือเลือกรุ่นที่ทำงานหนักเกินขีดความสามารถ

② ดูปริมาณงานที่แนะนำ ไม่ใช่ดูแต่ค่าสูงสุด

ผู้ผลิตอาจระบุทั้งปริมาณการพิมพ์สูงสุดต่อเดือนและช่วงปริมาณงานที่แนะนำให้ใช้งานเป็นประจำ ตัวเลขสองแบบนี้มีความหมายต่างกัน

• ปริมาณงานที่แนะนำ: ใช้ช่วยประเมินว่าเครื่องเหมาะกับการพิมพ์ต่อเนื่องในระดับใด
• ปริมาณงานสูงสุดต่อเดือน: เป็นขีดจำกัดที่ระบุไว้สำหรับเครื่อง ไม่ควรใช้เป็นเป้าหมายการพิมพ์ประจำโดยอัตโนมัติ

ก่อนซื้อ ให้นำจำนวนหน้าที่พิมพ์จริงไปเทียบกับข้อมูลของรุ่น และเผื่อปริมาณงานในช่วงที่มีรายงานหรือเอกสารพิเศษเพิ่มขึ้นด้วย

③ เลือกประเภทเครื่องให้ตรงกับงานจำนวนมาก

งานที่พิมพ์เป็นหลัก	ประเภทที่ควรพิจารณา	จุดที่ควรตรวจสอบ
เอกสารข้อความขาวดำ	เลเซอร์ขาวดำ	ความเร็ว ปริมาณงานที่แนะนำ และราคาโทนเนอร์
เอกสารสีเป็นประจำ	Ink Tank หรือเลเซอร์สี	ต้นทุนหมึกทุกสีและจำนวนหน้าที่พิมพ์ได้
รายงานหลายหน้าที่ต้องใช้สองด้าน	รุ่นที่มีพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ	ความเร็วเมื่อพิมพ์สองหน้าและการรองรับกระดาษ
งานหลายคนใช้เครื่องเดียวกัน	รุ่นที่เชื่อมต่อเครือข่ายได้	Wi‑Fi หรือ Ethernet และจำนวนผู้ใช้
งานที่มีเอกสารต้องสแกนหลายแผ่น	มัลติฟังก์ชันที่มี ADF	ความจุและความสามารถของถาดป้อนเอกสาร

เครื่องเลเซอร์เป็นตัวเลือกที่ควรเปรียบเทียบสำหรับงานข้อความจำนวนมาก แต่ไม่ได้เหมาะกับทุกงาน หากต้องพิมพ์สีบ่อยหรือมีภาพประกอบ ควรคำนวณต้นทุนของเครื่องสีและ Ink Tank ด้วย

④ ตรวจสอบความเร็วพิมพ์และเวลารอ

ความเร็วพิมพ์ที่ระบุในสเปกช่วยเปรียบเทียบรุ่นได้ แต่ผลการใช้งานจริงอาจแตกต่างตามชนิดเอกสาร การตั้งค่าคุณภาพ การเชื่อมต่อ และการพิมพ์สี

ควรตรวจสอบเพิ่มเติมว่า:

• ความเร็วพิมพ์ขาวดำและสีต่างกันหรือไม่
• ตัวเลขความเร็วใช้มาตรฐานการทดสอบแบบใด
• เครื่องใช้เวลานานแค่ไหนก่อนเริ่มพิมพ์หน้าแรก
• การพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติใช้เวลามากขึ้นหรือไม่
• ถาดรับกระดาษรองรับงานพิมพ์ต่อเนื่องได้เหมาะสมหรือไม่

หากสำนักงานต้องพิมพ์เอกสารเป็นชุดในเวลาจำกัด ความเร็วและความจุถาดกระดาษอาจมีผลต่อเวลาทำงานพอ ๆ กับต้นทุนต่อหน้า

⑤ คำนวณต้นทุนต่อหน้าและค่าใช้จ่ายรวม

สำหรับงานปริมาณมาก ค่าหมึกหรือโทนเนอร์สะสมเป็นต้นทุนสำคัญ ควรตรวจสอบราคาอุปกรณ์ที่ตรงกับรุ่น จำนวนหน้าที่ผู้ผลิตระบุ และอะไหล่สิ้นเปลืองที่อาจต้องเปลี่ยน

ต้นทุนโทนเนอร์หรือหมึกต่อหน้าโดยประมาณ = ราคาอุปกรณ์สิ้นเปลือง ÷ จำนวนหน้าที่ระบุ

คำนวณแยกงานขาวดำและงานสี เพราะต้นทุนไม่เท่ากัน สำหรับเครื่องเลเซอร์สี ให้รวมโทนเนอร์ทุกสีที่เกี่ยวข้อง และตรวจสอบว่ารุ่นนั้นมีชุดดรัมหรืออุปกรณ์อื่นแยกจากโทนเนอร์หรือไม่

ตัวเลขที่คำนวณได้ใช้เปรียบเทียบเบื้องต้น ผลจริงอาจเปลี่ยนตามเนื้อหาเอกสาร ความเข้ม และสัดส่วนภาพบนหน้า

⑥ ฟังก์ชันที่ช่วยรองรับงานจำนวนมาก

• ถาดกระดาษความจุเหมาะสม: ลดการเติมกระดาษบ่อย
• พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ: ช่วยพิมพ์งานสองด้านโดยไม่ต้องพลิกกระดาษเอง
• ADF: ป้อนเอกสารหลายหน้าเพื่อสแกนหรือถ่ายสำเนาในรุ่นที่รองรับ
• Ethernet หรือ Wi‑Fi: ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนเข้าถึงเครื่องผ่านเครือข่ายได้
• ถาดกระดาษหลายชุด: มีประโยชน์เมื่อสำนักงานใช้กระดาษต่างขนาดหรือมีงานหลายประเภท
• การจัดการงานพิมพ์: ตรวจสอบว่ามีฟังก์ชันจัดคิวหรือกำหนดผู้ใช้ตามความต้องการหรือไม่

เลือกเฉพาะฟังก์ชันที่ช่วยงานประจำ เพราะฟังก์ชันเสริมอาจเพิ่มราคาและความซับซ้อนโดยไม่ได้ช่วยลดเวลาหรือต้นทุนจริง

⑦ เช็กลิสต์ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับงานจำนวนมาก

1. จดจำนวนหน้าที่พิมพ์จริงต่อเดือน
2. แยกสัดส่วนงานสีและขาวดำ
3. เทียบปริมาณงานจริงกับปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ
4. ตรวจสอบความเร็วพิมพ์และความจุถาดกระดาษ
5. คำนวณต้นทุนต่อหน้าของหมึกหรือโทนเนอร์
6. ตรวจสอบราคาอะไหล่สิ้นเปลืองและเงื่อนไขประกัน
7. ดูฟังก์ชันพิมพ์สองหน้า ADF และการเชื่อมต่อเครือข่าย
8. เผื่อปริมาณงานช่วงที่ต้องพิมพ์เอกสารมากกว่าปกติ

⑧ สรุป: เลือกเครื่องพิมพ์อย่างไรให้รับงานไหว

หากพิมพ์เอกสารข้อความขาวดำจำนวนมาก ให้เปรียบเทียบเครื่องเลเซอร์ขาวดำที่รองรับปริมาณงานของคุณ หากมีงานสีต่อเนื่อง ให้คำนวณต้นทุน Ink Tank หรือเลเซอร์สีจากปริมาณการพิมพ์จริง

ComSiam แนะนำให้ดูทั้งปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำ ความเร็ว ถาดกระดาษ ต้นทุนต่อหน้า และอะไหล่สิ้นเปลืองก่อนซื้อ การเทียบข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ได้เครื่องที่รองรับงานประจำโดยไม่จ่ายเกินความจำเป็น

⑨ คำถามที่พบบ่อย

พิมพ์เอกสารจำนวนมากควรเลือกเลเซอร์หรือไม่?

หากงานส่วนใหญ่เป็นข้อความขาวดำ เครื่องเลเซอร์ขาวดำเป็นตัวเลือกที่ควรเปรียบเทียบ หากพิมพ์สีเป็นประจำ ควรเทียบต้นทุนของเครื่องสีหรือ Ink Tank ด้วย

ปริมาณงานสูงสุดต่อเดือนหมายถึงพิมพ์ได้เท่านั้นหรือไม่?

ไม่ควรตีความว่าเป็นปริมาณที่เหมาะสำหรับพิมพ์ประจำ ควรตรวจสอบช่วงปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำและเปรียบเทียบกับจำนวนหน้าที่ใช้งานจริง

ความเร็วพิมพ์สูงจำเป็นแค่ไหน?

มีประโยชน์เมื่อพิมพ์งานเป็นชุดหรือต้องทำงานภายใต้เวลาจำกัด หากพิมพ์ทีละไม่กี่หน้า ความจุถาด การเชื่อมต่อ และต้นทุนต่อหน้าอาจสำคัญกว่า

พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติช่วยงานสำนักงานอย่างไร?

ช่วยพิมพ์เอกสารสองด้านโดยไม่ต้องพลิกกระดาษเอง เหมาะกับงานหลายหน้า แต่ควรตรวจสอบความเร็วและชนิดกระดาษที่รองรับในรุ่นนั้น

ควรเลือกเครื่องพิมพ์ที่มี ADF หรือไม่?

ควรพิจารณาหากต้องสแกนหรือถ่ายสำเนาเอกสารหลายหน้าเป็นประจำ หากใช้ฟังก์ชันนี้น้อย อาจเลือกเครื่องที่ไม่มี ADF เพื่อลดค่าใช้จ่าย