วิธีสร้างฟอร์มติดต่อ WordPress ให้ลูกค้าส่งข้อความได้ง่าย

ฟอร์มติดต่อ WordPress ช่วยให้ลูกค้าส่งคำถามหรือขอข้อมูลจากเว็บไซต์ได้โดยตรง การสร้างฟอร์มทำได้ด้วยปลั๊กอินฟอร์ม โดยทั่วไปเริ่มจากติดตั้งและเปิดใช้งานปลั๊กอิน สร้างช่องกรอกข้อมูล กำหนดอีเมลรับข้อความ แล้วนำฟอร์มไปวางบนหน้าติดต่อ

ชื่อเมนูและปุ่มอาจต่างกันตามปลั๊กอิน แต่ขั้นตอนหลักคล้ายกัน

❶ เตรียมข้อมูลก่อนสร้างฟอร์ม

ก่อนลงมือ ให้กำหนดว่าต้องการให้ลูกค้าติดต่อเรื่องใด และข้อมูลใดจำเป็นต่อการตอบกลับ ฟอร์มที่สั้นและเข้าใจง่ายช่วยให้ลูกค้ากรอกได้สะดวก

① เลือกช่องกรอกข้อมูลเท่าที่จำเป็น

ฟอร์มติดต่อทั่วไปอาจใช้เพียงชื่อ อีเมล หัวข้อ และข้อความ หากต้องโทรกลับจึงเพิ่มช่องเบอร์โทรศัพท์ หลีกเลี่ยงการขอข้อมูลที่ไม่เกี่ยวกับการให้บริการ เพราะอาจทำให้ลูกค้าลังเลที่จะส่งฟอร์ม

② เตรียมอีเมลสำหรับรับข้อความ

กำหนดอีเมลที่มีผู้ตรวจสอบเป็นประจำ และแยกจากอีเมลส่วนตัวหากมีทีมงานหลายคนรับผิดชอบ ตรวจสอบการสะกดอีเมลให้ถูกต้องก่อนบันทึก

❷ สร้างฟอร์มติดต่อใน WordPress

เมื่อเตรียมข้อมูลแล้ว ให้เข้าสู่ระบบหลังบ้านและเปิดเมนูของปลั๊กอินฟอร์มที่ติดตั้งไว้

① สร้างฟอร์มใหม่

เลือกคำสั่งสร้างฟอร์มใหม่ แล้วเลือกแบบฟอร์มเปล่าหรือแม่แบบติดต่อ หากใช้แม่แบบ ให้ตรวจช่องกรอกที่ติดมาและลบช่องที่ไม่จำเป็นออก

② เพิ่มและจัดลำดับช่องกรอก

เพิ่มช่องชื่อ อีเมล หัวข้อ และข้อความ จากนั้นเรียงลำดับให้ลูกค้ากรอกได้เป็นธรรมชาติ โดยทั่วไปควรเริ่มจากข้อมูลติดต่อ แล้วตามด้วยรายละเอียดคำถาม

ตั้งช่องที่จำเป็นให้เป็นช่องบังคับเท่าที่เหมาะสม และใช้ข้อความกำกับช่องให้ชัดเจน เช่น “อีเมลสำหรับติดต่อกลับ” แทนคำที่อาจตีความได้หลายแบบ

③ ตั้งค่าการแจ้งเตือน

กำหนดผู้รับอีเมล หัวข้ออีเมล และเนื้อหาการแจ้งเตือนให้เห็นข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อผู้ส่ง หัวข้อ และข้อความ ตรวจสอบว่าการแจ้งเตือนส่งไปยังอีเมลที่ใช้งานจริง

④ ตั้งข้อความหลังส่งฟอร์ม

กำหนดข้อความยืนยันให้ลูกค้าทราบว่าส่งข้อมูลสำเร็จแล้ว อาจแจ้งว่าทีมงานจะติดต่อกลับโดยเร็ว พร้อมระบุช่องทางติดต่ออื่นหากลูกค้าต้องการความช่วยเหลือเร่งด่วน

❸ นำฟอร์มไปวางบนหน้าติดต่อ

หลังบันทึกฟอร์ม ปลั๊กอินจะแสดงวิธีนำฟอร์มไปใช้ ซึ่งอาจเป็นบล็อกสำหรับตัวแก้ไข WordPress หรือเครื่องมือแทรกฟอร์มตามที่ปลั๊กอินรองรับ

① สร้างหรือแก้ไขหน้าติดต่อ

เปิดหน้า หน้า > เพิ่มหน้าใหม่ หรือเลือกหน้า “ติดต่อเรา” ที่มีอยู่แล้ว เพิ่มหัวข้อสั้น ๆ อธิบายว่าลูกค้าสามารถติดต่อเรื่องใดได้บ้าง

② แทรกฟอร์มลงในหน้า

เพิ่มบล็อกของปลั๊กอินฟอร์มหรือเลือกฟอร์มที่สร้างไว้จากเครื่องมือแทรกของปลั๊กอิน ตรวจตัวอย่างหน้าเว็บก่อนเผยแพร่ เพื่อให้แน่ใจว่าฟอร์มแสดงถูกตำแหน่งและอ่านง่าย

③ เพิ่มช่องทางติดต่อสำรอง

หากเหมาะกับธุรกิจ ให้แสดงอีเมล เบอร์โทรศัพท์ หรือช่องทางแชตไว้ใกล้ฟอร์ม เพื่อให้ลูกค้ามีทางเลือกหากส่งฟอร์มไม่ได้หรือจำเป็นต้องติดต่อทันที

❹ ป้องกันสแปมและจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสม

ฟอร์มสาธารณะอาจได้รับข้อความขยะ ควรเปิดใช้เครื่องมือป้องกันสแปมที่ปลั๊กอินรองรับ และทดสอบว่ามาตรการดังกล่าวไม่ทำให้ลูกค้าส่งฟอร์มได้ยากเกินไป

① เก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น

ขอข้อมูลเท่าที่ต้องใช้ตอบคำถามหรือให้บริการ และแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าข้อมูลจะถูกใช้เพื่อติดต่อกลับอย่างไร หากเก็บข้อมูลไว้ในระบบหลังบ้าน ควรกำหนดผู้ที่เข้าถึงได้และตรวจข้อความเป็นประจำ

② ตรวจสอบการรับข้อความ

หลังเผยแพร่ ให้กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจกล่องอีเมลและโฟลเดอร์สแปม หากมีการบันทึกข้อความในหลังบ้าน ให้ตรวจดูส่วนนั้นควบคู่กันเพื่อไม่พลาดข้อความจากลูกค้า

❺ ทดสอบฟอร์มก่อนเปิดใช้งานจริง

ก่อนแจ้งลูกค้า ให้ทดลองส่งฟอร์มด้วยข้อมูลทดสอบจากหน้าเว็บไซต์จริง ตรวจทั้งขั้นตอนกรอกและผลที่เกิดขึ้นหลังส่ง

① ตรวจการแสดงผลบนมือถือ

เปิดหน้าติดต่อจากโทรศัพท์ ตรวจว่าช่องกรอกและปุ่มส่งใช้งานง่าย ไม่มีข้อความล้นหรือองค์ประกอบบังฟอร์ม

② ตรวจอีเมลแจ้งเตือนและข้อความยืนยัน

ยืนยันว่าอีเมลถึงผู้รับ ข้อมูลไม่ขาดหาย และลูกค้าเห็นข้อความยืนยันหลังส่ง หากไม่พบอีเมล ให้ตรวจที่อยู่อีเมล โฟลเดอร์สแปม และการตั้งค่าการส่งอีเมลของเว็บไซต์ หากยังส่งไม่ถึง อาจต้องให้ผู้ดูแลเว็บไซต์ตรวจระบบอีเมลของโฮสติ้งหรือการตั้งค่า SMTP

❻ สรุป

การสร้างฟอร์มติดต่อ WordPress เริ่มจากเลือกช่องกรอกที่จำเป็น สร้างฟอร์ม ตั้งอีเมลรับข้อความ เพิ่มฟอร์มลงหน้าติดต่อ แล้วทดสอบทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ อย่าลืมตรวจการแจ้งเตือนเป็นประจำ เพื่อให้ตอบกลับลูกค้าได้ทันเวลา

สำหรับเว็บไซต์ ComSiam ควรทดลองส่งฟอร์มหลังแก้ไขทุกครั้ง และกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจข้อความให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้คำถามของลูกค้าตกหล่น