Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง? อ่านอีเมล ไฟล์ และแชต Teams ได้ไหม

Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง? สามารถอ่านอีเมล Outlook ค้นหาไฟล์ Word และ Excel บน OneDrive ตรวจสอบเอกสาร SharePoint หรือสรุปข้อความใน Microsoft Teams ได้จริงหรือไม่ เป็นคำถามสำคัญสำหรับบริษัทที่ต้องการนำ AI มาใช้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่ทำให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหล

Microsoft Copilot สำหรับองค์กรสามารถใช้ข้อมูลจาก Microsoft Graph และบริการ Microsoft 365 เพื่อช่วยค้นหา สรุป วิเคราะห์ และสร้างคำตอบที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่ไม่ได้หมายความว่า AI จะสามารถอ่านข้อมูลทั้งหมดของทุกคนในบริษัทได้โดยไม่มีข้อจำกัด

คำตอบสั้น ๆ คือ Microsoft 365 Copilot สามารถใช้ข้อมูลจาก Outlook, OneDrive, SharePoint, Teams, ปฏิทิน และเอกสาร Microsoft 365 ได้ตามสิทธิ์ที่ผู้ใช้มีอยู่ รวมถึงเงื่อนไขของไลเซนส์และฟีเจอร์ที่เปิดใช้งาน

หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์หรืออีเมลของบุคคลอื่น Copilot จะต้องเคารพสิทธิ์ดังกล่าวเช่นเดียวกับบริการ Microsoft 365

บทความนี้จาก comsiam จะอธิบายอย่างละเอียดว่า Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง ทำงานร่วมกับ Microsoft Graph อย่างไร สามารถอ่านอีเมลส่วนตัวหรือแชต Teams ของผู้อื่นได้หรือไม่ และองค์กรควรตั้งค่าสิทธิ์อย่างไรเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล

① Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง?

Microsoft 365 Copilot สามารถใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการทำงานภายในระบบ Microsoft 365 เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้สะดวกขึ้น

ข้อมูลหลักที่อาจเข้าถึงได้ประกอบด้วย

1. อีเมลและข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน Outlook
2. เอกสารบน OneDrive
3. ไฟล์และข้อมูลบน SharePoint
4. ข้อความและการประชุม Microsoft Teams
5. กิจกรรมและนัดหมายในปฏิทิน
6. รายชื่อบุคคลและข้อมูลติดต่อ
7. เอกสาร Microsoft Word
8. ตารางและข้อมูล Microsoft Excel
9. งานนำเสนอ PowerPoint
10. ข้อมูลจากระบบภายนอกที่เชื่อมผ่าน Microsoft 365 Copilot Connectors หรือ Agent ที่ได้รับอนุญาต

อย่างไรก็ตาม ข้อมูลแต่ละประเภทไม่ได้เปิดให้ Copilot ใช้งานได้ทุกกรณี เพราะขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้ ขอบเขตการเชื่อมต่อ ข้อจำกัดของฟีเจอร์ และประเภทไลเซนส์

Copilot อ่านข้อมูลทั้งบริษัทได้หรือไม่?

ไม่ได้โดยอัตโนมัติ

Copilot ต้องทำงานภายใต้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้แต่ละราย

หากพนักงานคนหนึ่งไม่มีสิทธิ์เปิดเอกสารฝ่ายบริหาร Copilot ก็ไม่ควรนำข้อมูลจากเอกสารนั้นมาแสดงให้พนักงานคนนั้น

แต่หากองค์กรตั้งค่าสิทธิ์ไฟล์กว้างเกินความจำเป็น Copilot อาจค้นพบข้อมูลที่พนักงานมีสิทธิ์อยู่แล้ว แม้เจ้าของไฟล์ไม่ได้ตั้งใจให้พนักงานกลุ่มนั้นอ่านก็ตาม

② Microsoft Graph คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ Copilot อย่างไร?

Microsoft Graph เป็นระบบที่ช่วยให้บริการของ Microsoft 365 เชื่อมโยงข้อมูลและบริบทการทำงานเข้าด้วยกัน

ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานต้องการทราบว่าโครงการล่าสุดมีความคืบหน้าอย่างไร Copilot อาจใช้ข้อมูลที่ได้รับอนุญาตจากหลายแหล่งประกอบกัน

ข้อมูลดังกล่าวอาจมาจาก

• อีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• เอกสารที่จัดเก็บบน SharePoint
• ไฟล์ที่แชร์ผ่าน OneDrive
• การสนทนาของทีมงาน
• การประชุมที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลบุคคลและปฏิทิน

Copilot ใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อสร้างคำตอบที่เกี่ยวข้องกับงาน โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้คัดลอกเอกสารทั้งหมดมาวางในช่องสนทนา เมื่อมีไลเซนส์และความสามารถรองรับ

Microsoft Graph เปิดสิทธิ์ข้อมูลใหม่ให้ Copilot หรือไม่?

โดยหลักแล้ว Copilot จะใช้สิทธิ์ที่มีอยู่เดิมใน Microsoft 365 ไม่ใช่ได้รับสิทธิ์พิเศษเพื่อข้ามข้อจำกัดของผู้ใช้

ดังนั้นการตั้งค่าสิทธิ์ OneDrive, SharePoint และ Teams จึงมีความสำคัญอย่างมากต่อความปลอดภัยของ Copilot

③ Microsoft 365 Copilot อ่านอีเมล Outlook ได้ไหม?

ได้ เมื่อใช้ฟีเจอร์ที่รองรับและมีสิทธิ์เข้าถึงอีเมลนั้น

Copilot สามารถช่วยสรุปและวิเคราะห์ข้อมูลอีเมลที่ผู้ใช้ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงได้

ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่

• สรุปอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
• ค้นหาข้อความเกี่ยวกับลูกค้ารายหนึ่ง
• สรุปการสนทนาทางอีเมลที่ยาวหลายฉบับ
• ช่วยร่างอีเมลตอบกลับ
• ค้นหาข้อมูลกำหนดส่งงานจากอีเมล
• ช่วยจัดลำดับประเด็นสำคัญจากการติดต่อ

Copilot อ่านอีเมลของหัวหน้าได้ไหม?

โดยทั่วไป หากพนักงานไม่มีสิทธิ์เปิดกล่องจดหมายหรือข้อความของหัวหน้า Copilot ก็ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลนั้นแทนพนักงานได้

แต่หากพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึง Shared Mailbox หรือกล่องจดหมายที่ได้รับมอบหมาย และฟีเจอร์รองรับ ข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในขอบเขตที่ Copilot สามารถใช้ได้

Copilot อ่านอีเมลส่วนตัว Gmail ได้ไหม?

Copilot ไม่ได้มีสิทธิ์อ่าน Gmail ส่วนตัวโดยอัตโนมัติเพียงเพราะผู้ใช้ติดตั้ง Microsoft 365

การเข้าถึงข้อมูลภายนอกขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อบริการ ฟีเจอร์ และสิทธิ์ที่ได้รับอนุญาต

④ Microsoft 365 Copilot เข้าถึงไฟล์ OneDrive ได้หรือไม่?

ได้ โดยความสามารถขึ้นอยู่กับบริการและสิทธิ์ไฟล์ที่ผู้ใช้มี

OneDrive เป็นบริการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ของ Microsoft ซึ่งใช้เก็บเอกสารและข้อมูลการทำงานได้หลายประเภท

Copilot สามารถช่วยทำงานกับเอกสารที่ได้รับอนุญาต เช่น

• ค้นหาไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
• สรุปเอกสาร
• เปรียบเทียบข้อมูลจากไฟล์ที่รองรับ
• ตอบคำถามเกี่ยวกับเนื้อหา
• ช่วยค้นหาประเด็นสำคัญ
• ใช้ข้อมูลจากไฟล์ประกอบการร่างเนื้อหา

Copilot อ่านไฟล์ OneDrive ของคนอื่นได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การแชร์

ตัวอย่างเช่น

กรณีที่ 1: ไฟล์ส่วนตัวไม่ได้แชร์

หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Copilot ไม่ควรนำเนื้อหาไฟล์นั้นมาแสดง

กรณีที่ 2: เจ้าของไฟล์แชร์ให้พนักงานคนหนึ่ง

พนักงานที่ได้รับสิทธิ์อาจใช้ Copilot ทำงานกับไฟล์นั้นได้ตามความสามารถที่รองรับ

กรณีที่ 3: ไฟล์ถูกแชร์ให้ทุกคนในองค์กร

บุคคลที่อยู่ในขอบเขตสิทธิ์ดังกล่าวอาจค้นพบและใช้ข้อมูลผ่าน Copilot ได้

ดังนั้นองค์กรควรตรวจสอบการแชร์ไฟล์เป็นประจำ

⑤ Microsoft 365 Copilot อ่านไฟล์ SharePoint ได้ไหม?

ได้ และ SharePoint เป็นหนึ่งในแหล่งข้อมูลสำคัญสำหรับ Copilot ในองค์กร

SharePoint มักใช้จัดเก็บเอกสารร่วมกัน เช่น

• คู่มือการทำงาน
• รายงานการขาย
• นโยบายองค์กร
• เอกสารโครงการ
• เอกสารฝ่ายบุคคล
• ข้อมูลฝ่ายบัญชี
• รายงานลูกค้า
• เอกสารสำหรับผู้บริหาร

Copilot สามารถใช้ข้อมูลจาก SharePoint ที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง เพื่อช่วยค้นหา สรุป และตอบคำถามได้

ตัวอย่างการใช้งาน

พนักงานพิมพ์ว่า

“ช่วยสรุปขั้นตอนการเบิกค่าเดินทางจากเอกสารนโยบายบริษัท”

หากเอกสารดังกล่าวอยู่ใน SharePoint และผู้ใช้มีสิทธิ์อ่าน Copilot อาจค้นหาเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างคำตอบ

ความเสี่ยง SharePoint Oversharing คืออะไร?

Oversharing หมายถึงการให้สิทธิ์เข้าถึงไฟล์กว้างเกินความจำเป็น

ตัวอย่างเช่น เอกสารเงินเดือนถูกตั้งค่าให้พนักงานทุกคนในองค์กรอ่านได้โดยไม่ตั้งใจ

หากผู้ใช้มีสิทธิ์อ่านเอกสารอยู่แล้ว Copilot อาจสามารถนำข้อมูลนั้นมาแสดงได้

นี่จึงเป็นเหตุผลที่องค์กรควรตรวจสอบสิทธิ์ SharePoint ก่อนเปิดใช้ Copilot อย่างจริงจัง

⑥ Microsoft 365 Copilot อ่านแชต Microsoft Teams ได้ไหม?

ได้ในขอบเขตของฟีเจอร์และสิทธิ์ที่รองรับ

Copilot สามารถช่วยสรุปและวิเคราะห์การสนทนาของ Teams เพื่อให้พนักงานติดตามงานได้รวดเร็วขึ้น

ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่

• สรุปประเด็นสำคัญจากแชตทีม
• ค้นหาข้อตกลงในการสนทนา
• สรุปงานที่ได้รับมอบหมาย
• ค้นหาคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ
• สรุปความคืบหน้าโครงการ
• ช่วยจัดรายการสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ

Copilot อ่านแชตส่วนตัวของพนักงานคนอื่นได้ไหม?

หากผู้ใช้ไม่ได้อยู่ในบทสนทนาและไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลนั้น Copilot ไม่ควรข้ามสิทธิ์เข้าไปอ่านข้อความส่วนตัวของผู้อื่น

แต่สำหรับแชตกลุ่มหรือ Channel ที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง Copilot อาจใช้ข้อมูลตามความสามารถของบริการได้

ข้อความ Teams ที่ลบไปแล้ว Copilot ยังเห็นได้ไหม?

การเข้าถึงข้อความที่ลบแล้วขึ้นอยู่กับสถานะข้อมูล ระบบจัดเก็บ และนโยบาย Retention ขององค์กร

ข้อความที่ถูกลบจากหน้าจอไม่ได้หมายความว่าข้อมูลทุกสำเนาจะถูกลบถาวรทันที โดยเฉพาะข้อมูลที่อยู่ภายใต้ Compliance หรือ Legal Hold

⑦ Microsoft 365 Copilot สามารถสรุปการประชุม Teams ได้หรือไม่?

ได้ เมื่อองค์กรและผู้ใช้มีไลเซนส์ สิทธิ์ และฟีเจอร์ที่รองรับ

Copilot สามารถช่วยสรุปประเด็นจากการประชุม เช่น

• หัวข้อที่มีการอภิปราย
• ข้อสรุปสำคัญ
• งานที่ต้องดำเนินการ
• ผู้รับผิดชอบงาน
• ประเด็นที่ยังไม่สามารถตัดสินใจ
• คำถามที่ต้องติดตามเพิ่มเติม

จำเป็นต้องบันทึกการประชุมไหม?

ขึ้นอยู่กับรูปแบบ Copilot และการตั้งค่าการประชุม

บางประสบการณ์สามารถใช้การถอดเสียงหรือข้อมูลระหว่างการประชุมตามเงื่อนไขที่กำหนด ขณะที่ความสามารถในการย้อนกลับมาถามข้อมูลหลังประชุมอาจต้องมี Transcript หรือข้อมูลที่เก็บรักษาไว้

จึงไม่ควรสรุปว่าทุกการประชุมสามารถเรียกดูย้อนหลังได้โดยอัตโนมัติ

Copilot เข้าถึงการประชุมที่ไม่ได้เข้าร่วมหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลการประชุม Transcript และฟีเจอร์ที่รองรับ

ไม่ใช่ทุกการประชุมภายในองค์กรจะถูกเปิดให้พนักงานทุกคนใช้ Copilot สรุปได้

⑧ Microsoft 365 Copilot อ่านปฏิทินและข้อมูลการนัดหมายได้ไหม?

ได้ในขอบเขตที่ได้รับอนุญาต

ข้อมูลจาก Outlook Calendar สามารถช่วยให้ Copilot เข้าใจตารางงานและบริบทของผู้ใช้

ตัวอย่างการใช้งาน

• สรุปตารางประชุมวันนี้
• ตรวจสอบนัดหมายที่กำลังจะมาถึง
• ช่วยเตรียมตัวก่อนการประชุม
• สรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนัดหมาย
• ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน

Copilot เห็นรายละเอียดนัดหมายของเพื่อนร่วมงานไหม?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การแชร์ปฏิทิน

ผู้ใช้อาจเห็นเพียงสถานะว่างหรือไม่ว่าง หรือรายละเอียดเพิ่มเติมตามสิทธิ์ที่องค์กรกำหนด

Copilot ไม่ควรใช้ข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง

⑨ Microsoft 365 Copilot อ่าน Word, Excel และ PowerPoint ได้ไหม?

Copilot สามารถช่วยทำงานกับไฟล์ในแอป Microsoft 365 ที่รองรับ

Microsoft Word

• สรุปเอกสาร
• ร่างเนื้อหา
• ปรับภาษา
• อธิบายประเด็นจากเอกสาร
• ช่วยเขียนรายงาน

Microsoft Excel

• วิเคราะห์ข้อมูล
• อธิบายสูตร
• สรุปแนวโน้มจากตาราง
• ช่วยจัดการข้อมูล
• แนะนำรูปแบบการวิเคราะห์

Microsoft PowerPoint

• สรุปสไลด์
• ช่วยร่างงานนำเสนอ
• ปรับโครงสร้างเนื้อหา
• ช่วยจัดทำสไลด์จากข้อมูลที่รองรับ

ความสามารถจริงขึ้นอยู่กับแอป ประเภทไลเซนส์ รูปแบบไฟล์ และฟีเจอร์ที่เปิดใช้

ข้อสำคัญ: การมีไฟล์ Word หรือ Excel อยู่ในคอมพิวเตอร์ไม่ได้หมายความว่า Microsoft 365 Copilot สามารถอ่านทุกไฟล์ในเครื่องได้โดยอัตโนมัติ

⑩ Microsoft 365 Copilot อ่านไฟล์ที่ไม่ได้แชร์ให้เราได้ไหม?

โดยหลักแล้วไม่ได้

Microsoft ระบุว่า Copilot ใช้ข้อมูลตามสิทธิ์ของผู้ใช้ และ Semantic Index ก็เคารพขอบเขตสิทธิ์เดียวกัน

ตัวอย่างเช่น

สถานะไฟล์	Copilot ของผู้ใช้คนนั้นเข้าถึงได้หรือไม่
ผู้ใช้เป็นเจ้าของไฟล์	ได้ตามฟีเจอร์ที่รองรับ
ได้รับสิทธิ์ View	อาจอ่านเนื้อหาได้
ได้รับสิทธิ์ Edit	อาจอ่านและทำงานกับไฟล์ได้ตามฟีเจอร์
ไม่มีสิทธิ์เข้าถึง	ไม่ควรเข้าถึง
แชร์ให้ทุกคนในองค์กร	อาจเข้าถึงได้หากอยู่ในขอบเขตสิทธิ์
จำกัดสิทธิ์ด้วย Sensitivity Label	ขึ้นอยู่กับสิทธิ์และข้อจำกัดของ Label

Microsoft Copilot ไม่ได้ทำหน้าที่แทนการกำหนดสิทธิ์ของ SharePoint หรือ OneDrive

⑪ Semantic Index ใน Microsoft Copilot คืออะไร?

Semantic Index เป็นระบบจัดทำดัชนีที่ช่วยให้ Copilot ค้นหาและเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น

แตกต่างจากการค้นหาแบบจับคำตรงตัว เพราะสามารถใช้บริบทและความหมายเพื่อค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้

ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ถามว่า

“เอกสารไหนพูดถึงแผนเพิ่มยอดขายไตรมาสหน้า”

Copilot อาจค้นพบเอกสารที่เกี่ยวข้อง แม้ชื่อไฟล์ไม่ได้มีข้อความเหมือนคำถามทุกคำ

Semantic Index ทำให้เห็นไฟล์ลับมากขึ้นไหม?

Semantic Index ไม่ควรเปิดสิทธิ์ใหม่ให้ผู้ใช้

Microsoft ระบุว่าดัชนีดังกล่าวเคารพสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของแต่ละบุคคล

อย่างไรก็ตาม ความสามารถในการค้นหาที่ดีขึ้นอาจทำให้ไฟล์ที่แชร์กว้างเกินความจำเป็นถูกค้นพบได้ง่ายขึ้น

ดังนั้นองค์กรต้องแก้ปัญหาสิทธิ์ตั้งแต่ต้นทาง

⑫ Microsoft Copilot Chat กับ Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลต่างกันอย่างไร?

ความแตกต่างสำคัญคือระดับการเข้าถึงข้อมูลการทำงานที่เชื่อมกับ Microsoft Graph และไลเซนส์ที่ใช้งาน

ความสามารถ	Copilot Chat แบบพื้นฐาน	Copilot ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลงาน
สนทนากับ AI	ได้	ได้
ค้นหาข้อมูลจากเว็บ	ได้	ได้
อัปโหลดไฟล์ที่รองรับ	ได้ตามเงื่อนไข	ได้
ใช้ Microsoft Graph ค้นข้อมูลงานอัตโนมัติ	โดยทั่วไปไม่ได้	ได้
ใช้ข้อมูลผ่าน Agent	ได้เมื่อมีการกำหนดค่าและสิทธิ์	ได้ตามเงื่อนไข
ใช้ข้อมูลจาก Outlook หรือ Teams ในบริบทที่รองรับ	ได้บางกรณี	ได้กว้างกว่า
Enterprise Data Protection	มีสำหรับบัญชีองค์กรที่เข้าเงื่อนไข	มีสำหรับบริการที่เข้าเงื่อนไข

สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการให้ AI ค้นหาและเชื่อมโยงข้อมูลจำนวนมากทั่วองค์กร ควรตรวจสอบแพ็กเกจที่รองรับการเข้าถึงข้อมูลงานผ่าน Microsoft Graph อย่างครบถ้วน

ไม่ควรเข้าใจว่า Copilot Chat ทุกแพ็กเกจสามารถค้นหาอีเมลและไฟล์ของผู้ใช้ทั้งองค์กรได้อัตโนมัติ

⑬ Copilot เข้าถึงข้อมูลจากแอปภายนอกได้หรือไม่?

ได้ เมื่อองค์กรเชื่อมต่อระบบภายนอกผ่านฟีเจอร์ที่รองรับ เช่น Copilot Connectors หรือ Agent

ตัวอย่างระบบที่อาจเชื่อมต่อได้ ได้แก่

• ระบบ CRM
• ระบบจัดการโครงการ
• ระบบบริการลูกค้า
• ฐานความรู้ภายในองค์กร
• ระบบจัดเก็บเอกสารภายนอก Microsoft 365

แต่การเชื่อมต่อไม่ได้หมายความว่า Copilot จะได้รับสิทธิ์อ่านข้อมูลทั้งหมดทันที

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ ได้แก่

1. สิทธิ์ของ Connector
2. สิทธิ์ของบัญชีผู้ใช้
3. แหล่งข้อมูลที่อนุญาต
4. ขอบเขตข้อมูลของ Agent
5. นโยบายรักษาความปลอดภัยขององค์กร

ผู้ดูแลระบบควรตรวจสอบสิทธิ์ของ Agent และ Connector ก่อนเปิดให้พนักงานใช้งาน

⑭ วิธีตรวจสอบว่า Copilot เข้าถึงไฟล์อะไรได้บ้าง

สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป วิธีประเมินการเข้าถึงข้อมูลคือการตรวจสอบสิทธิ์ของไฟล์จากแหล่งต้นทาง

ตรวจสอบผ่าน OneDrive

1. เปิด OneDrive ด้วยบัญชีองค์กร
2. เลือกไฟล์ที่ต้องการตรวจสอบ
3. เปิดรายละเอียดการแชร์
4. เลือก Manage access
5. ตรวจสอบบุคคลและกลุ่มที่มีสิทธิ์
6. ยกเลิกลิงก์แชร์ที่ไม่จำเป็นหากมีสิทธิ์ดำเนินการ

ตรวจสอบผ่าน SharePoint

1. เปิดไซต์ SharePoint
2. เลือก Document Library
3. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์
4. เปิด Manage access
5. ตรวจสอบสิทธิ์สมาชิกและกลุ่ม
6. ตรวจสอบลิงก์ที่แชร์ภายในองค์กร
7. จำกัดสิทธิ์ให้เหมาะสมกับงาน

ตรวจสอบผ่าน Microsoft Teams

ตรวจสอบสมาชิกของ Team และ Channel รวมถึงการเข้าถึงไฟล์ที่เชื่อมกับ SharePoint

ข้อควรจำ: การเห็นไฟล์ใน Copilot ไม่ใช่หลักฐานว่า Copilot ข้ามระบบสิทธิ์ ควรตรวจสอบก่อนว่าผู้ใช้ได้รับสิทธิ์จากกลุ่มหรือการแชร์ไฟล์ไว้แล้วหรือไม่

⑮ วิธีป้องกัน Copilot ไม่ให้เข้าถึงไฟล์ลับในองค์กร

องค์กรที่ต้องการเปิดใช้ Copilot ควรจัดการข้อมูลต้นทางก่อน

1. ตรวจสอบสิทธิ์ SharePoint

ค้นหาไซต์และโฟลเดอร์ที่แชร์ข้อมูลกว้างเกินไป

2. ตรวจสอบ OneDrive

ตรวจสอบลิงก์แชร์ไฟล์ โดยเฉพาะเอกสารการเงิน ข้อมูลลูกค้า และข้อมูลพนักงาน

3. ใช้หลัก Least Privilege

ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็นสำหรับการทำงาน

4. ใช้ Sensitivity Labels

กำหนดระดับความลับของเอกสาร เช่น Public, Internal หรือ Confidential ตามนโยบายบริษัท

5. ใช้ Microsoft Purview

กำหนดมาตรการด้าน Information Protection และ Data Loss Prevention ตามข้อกำหนดองค์กร

6. ตรวจสอบสมาชิกกลุ่ม

ทบทวนสมาชิก Microsoft 365 Groups, Teams และ SharePoint เป็นประจำ

7. จำกัดการแชร์ภายนอก

ตรวจสอบนโยบาย External Sharing และลิงก์แชร์ที่ไม่จำเป็น

8. ตรวจสอบ Agent และ Connector

ควบคุมว่าระบบภายนอกใดสามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้

9. ตรวจสอบ Audit Logs

ใช้เครื่องมือที่องค์กรมีสิทธิ์ใช้งานเพื่อตรวจสอบกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง

10. ฝึกอบรมพนักงาน

สอนการใช้ AI กับข้อมูลบริษัทอย่างถูกต้อง และไม่ส่งข้อมูลลับไปยังบัญชีส่วนบุคคลโดยไม่มีการอนุญาต

⑯ Microsoft Purview ช่วยควบคุมข้อมูลที่ Copilot ใช้ได้อย่างไร?

Microsoft Purview เป็นชุดเครื่องมือสำหรับกำกับดูแล ปกป้อง และตรวจสอบข้อมูลในองค์กร

ความสามารถที่เกี่ยวข้องกับ Copilot ได้แก่

• Sensitivity Labels
• Data Loss Prevention
• Audit
• eDiscovery
• Data Lifecycle Management
• Retention Policies
• Information Protection

Sensitivity Labels

ช่วยจัดประเภทและกำหนดข้อจำกัดของข้อมูล

Data Loss Prevention

ช่วยกำหนดนโยบายลดความเสี่ยงการเปิดเผยข้อมูลสำคัญตามความสามารถที่รองรับ

Audit

ใช้ตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้และบริการตามสิทธิ์และไลเซนส์

eDiscovery

รองรับการค้นหาและจัดการข้อมูลสำหรับการตรวจสอบตามข้อกำหนดขององค์กร

Retention

ช่วยกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลตามนโยบาย

เครื่องมือแต่ละส่วนไม่ได้เปิดใช้งานได้ครบทุกความสามารถโดยอัตโนมัติ องค์กรต้องตรวจสอบไลเซนส์ การตั้งค่า และขอบเขตการรองรับ

⑰ Microsoft 365 Copilot นำข้อมูลบริษัทไปฝึก AI หรือไม่?

Microsoft ระบุว่า Prompt, Response และข้อมูลที่เข้าถึงผ่าน Microsoft Graph ภายใต้บริการองค์กรที่ได้รับการปกป้องตามข้อกำหนด ไม่ถูกนำไปฝึก Foundation Models

อย่างไรก็ตาม การไม่ใช้ข้อมูลเพื่อฝึกโมเดลไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะไม่ถูกประมวลผลหรือจัดเก็บ

ตัวอย่างข้อมูลที่อาจถูกบันทึกตามเงื่อนไขบริการ ได้แก่

• Prompt ที่ผู้ใช้ส่ง
• คำตอบของ Copilot
• ข้อมูลอ้างอิงที่ใช้สร้างคำตอบ
• ประวัติกิจกรรมที่เกี่ยวข้อง
• ข้อมูลสำหรับ Audit และ Compliance

สำหรับองค์กร ผู้ดูแลระบบที่ได้รับสิทธิ์อาจใช้ Microsoft Purview เพื่อค้นหาและตรวจสอบข้อมูลการโต้ตอบตามนโยบาย

⑱ ความเสี่ยงเมื่อใช้ Microsoft 365 Copilot กับข้อมูลบริษัท

แม้ Copilot จะมีระบบรักษาความปลอดภัย แต่ก็ยังมีความเสี่ยงที่องค์กรควรระวัง

1. SharePoint Oversharing

ไฟล์ถูกแชร์กว้างเกินความจำเป็น

2. สิทธิ์พนักงานไม่เหมาะสม

บัญชีผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลมากกว่าหน้าที่ที่รับผิดชอบ

3. การเชื่อมต่อ Agent ไม่ปลอดภัย

Agent หรือ Connector อาจได้รับสิทธิ์มากเกินความจำเป็น

4. ข้อมูลลับถูกคัดลอกไปยังบัญชีส่วนตัว

ผู้ใช้อาจนำข้อมูลบริษัทไปสนทนาผ่านบริการอื่นที่ไม่ได้รับอนุญาต

5. AI ตอบข้อมูลผิด

Copilot อาจสรุปเอกสารไม่ครบหรือสร้างคำตอบที่คลาดเคลื่อน

6. การแชร์คำตอบโดยไม่ตรวจสอบ

ข้อความที่ Copilot สรุปจากไฟล์ภายในอาจถูกนำไปส่งต่อโดยผู้ใช้โดยไม่ตั้งใจ

7. การตั้งค่า Retention ไม่เหมาะสม

องค์กรอาจเก็บข้อมูลการใช้งานนานเกินความจำเป็น หรือไม่ตรงตามข้อกำหนด

องค์กรควรบริหารความเสี่ยงทั้งหมดร่วมกัน ไม่ใช่พึ่งการตั้งค่า Copilot เพียงอย่างเดียว

⑲ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูล (FAQ)

Microsoft 365 Copilot อ่านอีเมลทั้งหมดของเราได้ไหม?

สามารถใช้ข้อมูลอีเมลที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงในฟีเจอร์ที่รองรับ แต่ไม่ได้หมายความว่า Copilot จะอ่านอีเมลทุกฉบับโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่เปิดแอป

Copilot อ่านอีเมลของเพื่อนร่วมงานได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การเข้าถึง เช่น สิทธิ์ในกล่องจดหมายที่แชร์หรือได้รับมอบหมาย ไม่สามารถข้ามสิทธิ์เพื่ออ่านข้อความของผู้อื่นได้ตามปกติ

Microsoft 365 Copilot อ่านแชต Teams ส่วนตัวได้หรือไม่?

สามารถใช้ข้อมูลจากแชตที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงในขอบเขตฟีเจอร์ที่รองรับ แต่ไม่ควรเข้าถึงแชตส่วนตัวของผู้อื่นที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์

Copilot อ่านไฟล์ที่อยู่ใน OneDrive ของคนอื่นได้ไหม?

ได้เมื่อผู้ใช้ได้รับสิทธิ์เข้าถึงไฟล์นั้น เช่น จากการแชร์โดยตรงหรือสิทธิ์ของกลุ่ม

Copilot อ่านเอกสาร SharePoint ที่เป็นความลับได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์และข้อจำกัดด้าน Information Protection หากผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์ Copilot ไม่ควรนำข้อมูลนั้นมาแสดง

Microsoft 365 Copilot สามารถอ่านปฏิทินหัวหน้าได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์การแชร์ปฏิทินและฟีเจอร์ที่รองรับ ไม่ได้มีสิทธิ์อ่านข้อความและรายละเอียดนัดหมายทั้งหมดโดยอัตโนมัติ

Copilot Chat ฟรีเข้าถึงข้อมูลบริษัทได้ทั้งหมดไหม?

ไม่ได้ Copilot Chat แบบพื้นฐานมีข้อจำกัดด้านการเข้าถึงข้อมูล Microsoft Graph อัตโนมัติ แต่สามารถใช้ข้อมูลที่ผู้ใช้ให้ผ่านช่องทางหรือฟีเจอร์ที่รองรับได้

Copilot สามารถเข้าถึงไฟล์ในคอมพิวเตอร์ได้ไหม?

ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์และฟีเจอร์ Microsoft 365 Copilot สำหรับองค์กรใช้ข้อมูลผ่านบริการ Microsoft 365 ส่วน Copilot บน Windows มีความสามารถด้านไฟล์ภายในเครื่องที่ต้องพิจารณาสิทธิ์แยกกัน

Microsoft 365 Copilot นำข้อมูลไปฝึก AI หรือไม่?

Microsoft ระบุว่าไม่ใช้ Prompt, Response และข้อมูล Microsoft Graph ในบริการองค์กรที่ได้รับการปกป้องตามข้อกำหนดเพื่อฝึก Foundation Models

บริษัทสามารถตรวจสอบประวัติการใช้ Copilot ได้ไหม?

ได้ตามความสามารถและสิทธิ์ของเครื่องมือ Microsoft Purview, Audit และ eDiscovery ที่องค์กรใช้งาน

⑳ สรุป Microsoft 365 Copilot เข้าถึงข้อมูลอะไรได้บ้าง?

Microsoft 365 Copilot สามารถใช้ข้อมูลจาก Outlook, OneDrive, SharePoint, Microsoft Teams, ปฏิทิน เอกสาร Word, Excel, PowerPoint และแหล่งข้อมูลอื่นที่เชื่อมต่ออย่างถูกต้องได้ โดยการเข้าถึงขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้ใช้ ฟีเจอร์ และไลเซนส์

สิ่งสำคัญคือ Copilot ไม่ได้มีสิทธิ์พิเศษในการอ่านเอกสารทุกไฟล์ขององค์กร แต่ทำงานตามขอบเขตการอนุญาตของ Microsoft 365

หากองค์กรมีปัญหา Oversharing หรือกำหนดสิทธิ์ข้อมูลกว้างเกินความจำเป็น Copilot อาจทำให้ผู้ใช้ค้นพบข้อมูลเหล่านั้นได้สะดวกขึ้น จึงควรตรวจสอบและแก้ไขสิทธิ์ตั้งแต่ต้นทาง

ข้อแนะนำจาก comsiam: ก่อนเปิดใช้ Microsoft 365 Copilot ทั่วทั้งองค์กร ควรตรวจสอบสิทธิ์ SharePoint และ OneDrive จัดการข้อมูลลับด้วย Sensitivity Labels ใช้หลัก Least Privilege และกำหนดนโยบายด้านข้อมูลให้ชัดเจน เพื่อให้ AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยไม่สร้างความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น

ComSiam Professional Team