วิธีสร้างเว็บไซต์มหาวิทยาลัยหรือสถาบันด้วย Joomla ให้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย

สร้างเว็บไซต์มหาวิทยาลัยหรือสถาบันด้วย Joomla โดยจัดข้อมูลตามสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการค้นหา เช่น คณะ หลักสูตร การรับสมัคร ข่าว งานวิจัย และบริการนักศึกษา จากนั้นจัดหมวดหมู่ เมนู และระบบค้นหาให้เชื่อมโยงกัน Joomla มีระบบบทความ หมวดหมู่ เมนู และ Smart Search ส่วนฐานข้อมูลหลักสูตรหรือระบบบริการเฉพาะอาจต้องใช้ส่วนเสริมเพิ่มเติม

❶ วางแผนโครงสร้างข้อมูลตามผู้ใช้

เว็บไซต์มหาวิทยาลัยมีข้อมูลจำนวนมากและผู้เข้าชมหลายกลุ่ม ควรวางโครงสร้างจากภารกิจของผู้ใช้ ไม่ใช่จากหน่วยงานภายในเพียงอย่างเดียว

① ระบุกลุ่มผู้เข้าชมหลัก

พิจารณานักเรียนที่กำลังหาที่เรียน ผู้สมัคร นักศึกษา บุคลากร ศิษย์เก่า และผู้สนใจงานวิจัย แต่ละกลุ่มควรเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้โดยไม่ต้องรู้โครงสร้างองค์กรก่อน

② จัดข้อมูลเป็นหมวดหลัก

เริ่มจากหมวดที่ผู้ใช้ค้นหาบ่อย เช่น

• คณะและหน่วยงาน
• หลักสูตรและการเรียน
• การรับสมัคร
• ข่าวและกิจกรรม
• งานวิจัยและบริการวิชาการ
• บริการนักศึกษาและบุคลากร
• ติดต่อและแผนที่

③ กำหนดรูปแบบชื่อและข้อมูลร่วมกัน

กำหนดวิธีตั้งชื่อหลักสูตร ชื่อคณะ วันที่ประกาศ และคำอธิบายให้เป็นมาตรฐาน หากหลายหน่วยงานเผยแพร่เนื้อหา ควรใช้แนวทางเดียวกันเพื่อให้ค้นหาและจัดเรียงข้อมูลได้ง่าย

❷ สร้างหน้าหลักที่ผู้ใช้ต้องการหา

จัดหน้าและเมนูให้เชื่อมไปยังข้อมูลหลักโดยตรง พร้อมแสดงชื่อและคำอธิบายที่เข้าใจง่าย

① หน้าคณะและหน่วยงาน

แสดงภารกิจ ข้อมูลติดต่อ ที่ตั้ง บุคลากร และลิงก์ไปยังหลักสูตรหรือบริการของหน่วยงาน จัดหน้าแต่ละคณะให้มีโครงสร้างคล้ายกัน เพื่อให้ผู้ใช้เปรียบเทียบข้อมูลได้สะดวก

② หน้าหลักสูตรและการรับสมัคร

ระบุระดับการศึกษา ชื่อหลักสูตร ระยะเวลาเรียน คุณสมบัติผู้สมัคร และกำหนดการรับสมัคร หากมีหลักสูตรจำนวนมาก ให้แยกตามคณะ ระดับ หรือสาขา และแสดงปีการศึกษาที่ข้อมูลมีผล

③ หน้าข่าว ประกาศ และกิจกรรม

แยกข่าวทั่วไป ประกาศสำคัญ ข่าวรับสมัคร และกิจกรรมตามหมวดหมู่ ใส่วันที่เผยแพร่และวันสิ้นสุดเมื่อเกี่ยวข้อง เพื่อไม่ให้ผู้ใช้นำประกาศเก่าไปใช้ผิด

④ หน้าบริการและคู่มือ

รวบรวมบริการที่ผู้ใช้ต้องทำ เช่น ปฏิทินการศึกษา แบบฟอร์ม คู่มือนักศึกษา ระบบห้องสมุด หรือช่องทางช่วยเหลือ ใช้ชื่อเมนูที่บอกงานได้ตรง ๆ

❸ ใช้หมวดหมู่และเมนูของ Joomla ให้เป็นระบบ

จัดบทความและเมนูให้ผู้ใช้ไล่จากข้อมูลภาพรวมไปยังรายละเอียดได้สะดวก

① สร้างหมวดบทความตามเนื้อหา

สร้างหมวดสำหรับข่าว หลักสูตร ประกาศ และงานวิจัยตามความเหมาะสม Joomla สามารถแสดงบทความจากหมวดในรูปแบบรายการหรือบล็อกได้

② สร้างเมนูหลักและเมนูย่อย

ใส่เฉพาะหัวข้อที่ผู้ใช้ใช้บ่อยไว้ในเมนูหลัก แล้วใช้เมนูย่อยสำหรับข้อมูลเฉพาะคณะหรือหน่วยงาน ตรวจว่าเมนูไม่ลึกเกินไปและทุกลิงก์พาไปยังหน้าที่ถูกต้อง

③ ทำหน้ารวมเนื้อหาที่มีจำนวนมาก

ใช้หน้า Category List หรือ Category Blog สำหรับแสดงรายการบทความในหมวด เช่น ข่าวของคณะหรือประกาศรับสมัคร ตั้งค่าการเรียงลำดับ จำนวนรายการ และการแบ่งหน้าให้เหมาะกับปริมาณเนื้อหา

④ เชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

จากหน้าคณะควรเชื่อมไปยังหลักสูตร ข่าว และบุคลากรของคณะนั้น จากหน้าหลักสูตรควรเชื่อมไปยังคุณสมบัติผู้สมัครและกำหนดการรับสมัคร ช่วยลดการย้อนกลับไปค้นผ่านเมนูหลายครั้ง

❹ ตั้งค่าระบบค้นหาให้เจอข้อมูลจริง

ระบบค้นหาจะมีประโยชน์เมื่อเนื้อหาใช้คำที่ผู้ใช้ค้นหาและมีการจัดทำดัชนีอย่างถูกต้อง

① เปิดใช้ Smart Search

ใช้โมดูลหรือหน้าค้นหาของ Smart Search และตรวจว่าปลั๊กอินที่เกี่ยวข้องเปิดใช้งาน จากนั้นสร้างหรือปรับปรุงดัชนีเมื่อมีเนื้อหาใหม่ตามขั้นตอนของ Joomla

② ใช้ชื่อเรื่องและคำอธิบายที่เฉพาะเจาะจง

ตั้งชื่อหน้าให้บอกข้อมูล เช่น ชื่อหลักสูตร ระดับการศึกษา หรือปีการศึกษา หลีกเลี่ยงชื่อกว้างอย่าง “ข้อมูลเพิ่มเติม” เพราะไม่ช่วยให้ผู้ใช้หรือระบบค้นหาแยกแยะเนื้อหา

③ เพิ่มคำที่ผู้ใช้เรียกจริงในเนื้อหา

ผู้ใช้บางคนอาจค้นด้วยคำย่อ ชื่อเดิม หรือคำทั่วไป ควรใส่คำเรียกที่เกี่ยวข้องในคำอธิบายโดยธรรมชาติ พร้อมตรวจว่าคำเหล่านั้นไม่ทำให้ข้อมูลกำกวม

④ ทดสอบคำค้นจากมุมมองผู้ใช้

ลองค้นคำอย่างชื่อคณะ ชื่อหลักสูตร คำว่า “รับสมัคร” หรือ “ปฏิทินการศึกษา” ตรวจว่าผลลัพธ์สำคัญอยู่ลำดับต้น และไม่มีหน้าที่หมดอายุแสดงเด่นกว่าข้อมูลปัจจุบัน

❺ ดูแลข้อมูลจากหลายคณะและหน่วยงาน

กำหนดขั้นตอนเผยแพร่ให้แต่ละหน่วยงานอัปเดตข้อมูลได้ โดยรักษาความถูกต้องและรูปแบบเดียวกัน

① กำหนดผู้ดูแลเนื้อหาแต่ละหมวด

ระบุผู้รับผิดชอบข่าว หลักสูตร ประกาศ และข้อมูลติดต่อของแต่ละคณะ กำหนดวิธีส่งเนื้อหาและผู้ตรวจทานก่อนเผยแพร่

② กำหนดสิทธิ์การแก้ไข

ใช้บัญชีผู้ใช้และสิทธิ์ตามหน้าที่ ให้บุคลากรแก้ไขเฉพาะเนื้อหาที่รับผิดชอบ และจำกัดสิทธิ์ผู้ดูแลระบบไว้กับผู้ที่จำเป็น

③ ทบทวนเนื้อหาเก่าเป็นรอบ

ตรวจประกาศรับสมัคร วันกิจกรรม และหลักสูตรที่เปลี่ยนแปลงเป็นประจำ เก็บถาวรหรือติดป้ายปีการศึกษาให้ชัดเจนเมื่อข้อมูลไม่ใช่ข้อมูลปัจจุบัน

❻ รองรับผู้ใช้หลายอุปกรณ์และหลายภาษา

เว็บไซต์สถาบันควรอ่านง่ายและใช้งานได้กับผู้ใช้ที่เข้าจากอุปกรณ์หรือภาษาต่างกัน

① ตรวจการใช้งานบนมือถือ

ทดสอบเมนู ช่องค้นหา ตารางหลักสูตร และไฟล์ดาวน์โหลดบนมือถือ หากตารางกว้างเกินจอ ให้ปรับรูปแบบการแสดงผลหรือแยกข้อมูลเป็นหัวข้อ

② ใช้หลายภาษาเมื่อมีผู้ใช้ต่างประเทศ

หากมีนักศึกษาหรือผู้สมัครต่างชาติ ให้แปลหน้าหลักที่จำเป็น เช่น หลักสูตร การรับสมัคร ที่พัก และติดต่อ ตรวจว่าเมนูและลิงก์ในแต่ละภาษาพาไปยังหน้าคำแปลที่ตรงกัน

③ ตรวจการเข้าถึงเนื้อหา

ใช้หัวข้อเรียงลำดับ ใส่คำอธิบายภาพ และทำลิงก์ให้บอกปลายทาง ตรวจเอกสารที่ดาวน์โหลดได้ว่ามีชื่อไฟล์และรูปแบบที่เหมาะกับผู้ใช้

❼ ตรวจระบบก่อนเผยแพร่และดูแลต่อเนื่อง

ก่อนเปิดเว็บไซต์ ให้ทดสอบเมนู ค้นหา แบบฟอร์ม และข้อมูลสำคัญจากมุมมองของแต่ละกลุ่มผู้ใช้

① ตรวจเส้นทางไปยังข้อมูลหลัก

ทดลองหาหลักสูตรจากหน้าแรก ไปยังข้อมูลรับสมัคร และหาช่องทางติดต่อจากหน้าคณะ ตรวจว่าทำได้โดยไม่ต้องคลิกหลายขั้น

② ตรวจฟอร์มและข้อมูลติดต่อ

ส่งข้อความทดสอบผ่านแบบฟอร์ม ตรวจว่าผู้รับได้รับอีเมลและมีผู้รับผิดชอบติดตามคำขอ ComSiam แนะนำให้ระบุช่วงเวลาตอบกลับและช่องทางสำรองเมื่อแบบฟอร์มมีปัญหา

③ สำรองข้อมูลและตรวจหลังอัปเดต

สำรองไฟล์และฐานข้อมูลตามรอบ ทดสอบส่วนเสริมหรือการเปลี่ยนแปลงในเว็บไซต์ทดสอบก่อนใช้จริง และตรวจระบบค้นหาหลังเพิ่มหรือปรับเนื้อหาจำนวนมาก

เว็บไซต์มหาวิทยาลัยที่ค้นหาง่ายต้องจัดข้อมูลตามงานของผู้ใช้ ใช้หมวดหมู่และเมนูที่ชัด และดูแลเนื้อหาจากหลายหน่วยงานให้เป็นมาตรฐาน เริ่มจากหน้าหลักสูตร การรับสมัคร ข่าว และบริการ แล้วทดสอบด้วยคำค้นที่ผู้ใช้จริงมักใช้