วิธีเพิ่ม Live Chat ใน WordPress ให้ลูกค้าติดต่อได้ทันที

การเพิ่ม Live Chat ใน WordPress ช่วยให้ลูกค้าสอบถามข้อมูลจากหน้าเว็บไซต์ได้สะดวก โดยใช้ปลั๊กอินแชตหรือบริการแชตที่เชื่อมต่อกับ WordPress ก่อนติดตั้งควรเลือกช่องทางที่ทีมงานพร้อมดูแล ตั้งเวลาทำการ และเตรียมข้อความสำหรับช่วงที่ไม่มีเจ้าหน้าที่ออนไลน์

❶ เลือกวิธีเพิ่ม Live Chat ให้เหมาะกับเว็บไซต์

ระบบแชตแต่ละแบบมีวิธีเก็บข้อความและจัดการบทสนทนาต่างกัน ควรพิจารณาตามจำนวนผู้ดูแล งบประมาณ และวิธีทำงานของทีม

① ใช้ปลั๊กอินแชตใน WordPress

ติดตั้งปลั๊กอินจากหน้า ปลั๊กอิน > เพิ่มปลั๊กอินใหม่ แล้วเปิดใช้งาน วิธีนี้เหมาะกับผู้ที่ต้องการจัดการการตั้งค่าจากหลังบ้าน WordPress แต่ควรตรวจสอบการอัปเดต ความเข้ากันได้ และตำแหน่งจัดเก็บข้อความ

② เชื่อมต่อกับบริการแชตภายนอก

บริการแชตบางรายมีปลั๊กอินหรือวิธีเชื่อมต่อบัญชีกับเว็บไซต์ ข้อความอาจจัดการผ่านแอปหรือหน้าแดชบอร์ดของผู้ให้บริการแทนหลังบ้าน WordPress ก่อนเลือกใช้ ให้ตรวจสอบว่าเก็บข้อมูลผู้เข้าชมไว้ที่ใด ใครเข้าถึงได้ และมีค่าใช้จ่ายหรือข้อจำกัดอะไรบ้าง

❷ ตั้งค่าหน้าต่างแชตให้ลูกค้าเริ่มสนทนาได้ง่าย

หลังติดตั้งหรือเชื่อมต่อระบบแล้ว ให้ปรับข้อความและรูปแบบการแสดงผลให้เหมาะกับเว็บไซต์

① ตั้งข้อความต้อนรับ

ใช้ข้อความสั้นและบอกให้ชัดว่าลูกค้าสอบถามเรื่องใดได้ เช่น สอบถามบริการ ราคา หรือสถานะงาน หลีกเลี่ยงข้อความที่ทำให้เข้าใจว่าจะได้รับคำตอบทันที หากทีมงานไม่ได้ออนไลน์ตลอดเวลา

② เลือกตำแหน่งและหน้าที่แสดงแชต

กำหนดตำแหน่งหน้าต่างแชตให้ไม่บังเมนู ปุ่ม หรือเนื้อหาสำคัญ โดยเฉพาะบนมือถือ หากไม่ต้องการให้แสดงทุกหน้า อาจเลือกแสดงเฉพาะหน้าบริการหรือหน้าติดต่อ

③ ตั้งชื่อและรูปแบบให้เข้ากับเว็บไซต์

ปรับชื่อผู้ให้บริการ สี และข้อความบนปุ่มให้สอดคล้องกับเว็บไซต์ โดยยังคงให้ปุ่มแชตมองเห็นและเข้าใจได้ง่าย

❸ ตั้งเวลาทำการและช่องทางแจ้งเตือน

Live Chat จะช่วยลูกค้าได้ก็ต่อเมื่อมีผู้รับข้อความและตอบกลับ จึงควรตั้งเวลาที่ทีมงานพร้อมให้บริการ และเลือกวิธีแจ้งเตือนที่ตรวจสอบได้จริง

① ระบุช่วงเวลาที่มีเจ้าหน้าที่ดูแล

ตั้งวันและเวลาทำการให้ตรงกับเวลาที่ทีมงานออนไลน์ หากระบบมีสถานะออนไลน์และออฟไลน์ ให้ตรวจว่าสถานะเปลี่ยนถูกต้องตามเวลาที่ตั้งไว้

② ตั้งข้อความเมื่อไม่มีเจ้าหน้าที่

เมื่อปิดแชตหรือไม่มีผู้ดูแล ให้แสดงข้อความแจ้งเวลาที่จะกลับมาตอบ พร้อมตัวเลือกให้ฝากข้อความผ่านฟอร์มหรืออีเมล วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้ายังติดต่อได้แม้ไม่มีคนตอบทันที

③ ทดสอบการแจ้งเตือน

เปิดการแจ้งเตือนผ่านอีเมล เบราว์เซอร์ หรือแอปมือถือ ตามระบบที่ใช้ จากนั้นทดลองส่งข้อความจากหน้าผู้เข้าชมและตรวจว่าเจ้าหน้าที่ได้รับการแจ้งเตือนจริง

❹ วางแนวทางตอบแชตให้เป็นระบบ

หากมีหลายคนดูแล ควรกำหนดว่าใครรับผิดชอบตอบคำถามและส่งต่อเรื่องอย่างไร เพื่อป้องกันข้อความตกหล่นหรือตอบซ้ำ

① เตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อย

บันทึกคำตอบสั้น ๆ สำหรับคำถามทั่วไป เช่น เวลาทำการ ขั้นตอนรับบริการ หรือข้อมูลที่ลูกค้าต้องเตรียม ควรตรวจให้ข้อมูลถูกต้องและอัปเดตเมื่อรายละเอียดบริการเปลี่ยน

② ขอข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น

หากต้องติดตามลูกค้าภายหลัง ให้ขอชื่อหรือช่องทางติดต่อเท่าที่จำเป็น และหลีกเลี่ยงการขอข้อมูลสำคัญที่ไม่เกี่ยวกับการให้บริการผ่านแชต

③ กำหนดเวลาตอบกลับที่ทำได้จริง

แจ้งช่วงเวลาที่ทีมงานมักตอบกลับ และทำตามที่แจ้งไว้ หากไม่สามารถตอบได้ทันที ให้แจ้งลูกค้าว่าจะติดต่อกลับทางใดและเมื่อใด

❺ ทดสอบ Live Chat ก่อนเปิดใช้งาน

ก่อนประกาศให้ลูกค้าทราบ ให้เปิดเว็บไซต์ในหน้าต่างไม่ระบุตัวตนหรืออุปกรณ์อื่น แล้วทดลองส่งข้อความ

① ตรวจบนคอมพิวเตอร์และมือถือ

ตรวจว่าปุ่มแชตไม่บังเนื้อหา หน้าต่างเปิดและปิดได้ และพิมพ์ข้อความได้สะดวกบนทุกขนาดหน้าจอ

② ตรวจสถานะออนไลน์และออฟไลน์

ลองทดสอบทั้งช่วงเวลาทำการและช่วงที่ไม่มีผู้ดูแล ตรวจว่าข้อความสถานะและช่องทางฝากข้อความแสดงถูกต้อง

③ ตรวจการรับและเก็บบทสนทนา

ยืนยันว่าเจ้าหน้าที่ได้รับข้อความ และตรวจว่าประวัติแชตถูกจัดเก็บในตำแหน่งที่คาดไว้ หากใช้บริการภายนอก ให้ตรวจสิทธิ์ผู้ดูแลและแนวทางจัดการข้อมูลของผู้ให้บริการด้วย

❻ สรุป: เปิดแชตพร้อมช่องทางสำรอง

การเพิ่ม Live Chat ใน WordPress ทำได้โดยติดตั้งปลั๊กอินหรือเชื่อมต่อบริการแชต ตั้งข้อความต้อนรับ เวลาให้บริการ และการแจ้งเตือน จากนั้นทดสอบการรับข้อความทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ

สำหรับเว็บไซต์ ComSiam ควรแสดงช่องทางฝากข้อความหรือแบบฟอร์มติดต่อควบคู่กับ Live Chat เพื่อให้ลูกค้ายังติดต่อได้เมื่อทีมงานออฟไลน์