ย้ายงานหรือเปลี่ยนสถานศึกษาแล้วเข้าอีเมลเดิมไม่ได้ กู้ไฟล์ได้ไหม?

เมื่อย้ายงานหรือจบการศึกษา บัญชีอีเมลเดิมอาจถูกระงับหรือลบโดยบริษัทหรือสถานศึกษา เพราะบัญชีประเภทนี้อยู่ภายใต้การจัดการขององค์กร ส่วนไฟล์ใน Drive หรือ OneDrive ก็อาจอยู่ภายใต้นโยบายเดียวกัน จึงควรรีบติดต่อผู้ดูแลระบบเพื่อสอบถามว่ายังเก็บหรือโอนย้ายข้อมูลได้หรือไม่

① ติดต่อผู้ดูแลระบบเดิมโดยเร็ว

ติดต่อฝ่าย IT ฝ่ายบุคคล อาจารย์ที่ปรึกษา หรือผู้ดูแลระบบของสถานศึกษา แจ้งอีเมลเดิม วันสุดท้ายที่เข้าใช้งานได้ และรายการไฟล์หรือข้อมูลที่ต้องการ ขอให้ตรวจสอบว่าบัญชียังเปิดอยู่ ถูกระงับ หรือถูกลบแล้ว

ถ้าต้องการไฟล์งานที่เป็นของบริษัทหรือสถานศึกษา ให้ระบุชื่อโครงการ โฟลเดอร์ หรือผู้ร่วมงาน เพื่อให้ผู้ดูแลตรวจสอบและอนุมัติการเข้าถึงได้ตรงจุด อย่าพยายามเข้าโดยใช้รหัสผ่านของบุคคลอื่นหรือหลีกเลี่ยงระบบยืนยันตัวตน

② แยกไฟล์ส่วนตัวออกจากไฟล์ขององค์กร

ทำรายการไฟล์ที่ต้องการกู้คืน แล้วแยกเป็นไฟล์ส่วนตัวกับไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงานหรือการเรียน ไฟล์บางรายการอาจเป็นทรัพย์สินของบริษัทหรือสถานศึกษา และอาจมีข้อมูลของลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือนักเรียนคนอื่น

ขอให้ผู้ดูแลตรวจสอบสิทธิ์ก่อนส่งสำเนาหรือโอนย้ายไฟล์ หากเป็นข้อมูลส่วนตัวที่เก็บในบัญชีองค์กร ให้ถามถึงวิธีส่งออกที่นโยบายอนุญาต เช่น การดาวน์โหลดไฟล์ที่ได้รับอนุมัติหรือการโอนข้อมูลไปยังบัญชีใหม่

③ ให้ผู้ดูแลตรวจสอบการกู้คืนและโอนข้อมูล

ผู้ดูแลระบบอาจกู้บัญชีที่ถูกระงับหรือเพิ่งลบไปแล้วได้ในบางกรณี หรืออาจโอนข้อมูลไปยังบัญชีของผู้รับผิดชอบคนใหม่ได้ ขึ้นอยู่กับบริการที่ใช้ สิทธิ์ของผู้ดูแล และระยะเวลาการเก็บข้อมูล

ใน Microsoft 365 ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์เหมาะสมอาจให้สิทธิ์เข้าถึงหรือสำรองข้อมูล OneDrive ของผู้ใช้เดิมได้ ส่วน Google Workspace มีเครื่องมือสำหรับผู้ดูแลเพื่อโอนข้อมูลระหว่างบัญชีที่จัดการโดยองค์กร อย่ารอช้า เพราะระยะเวลาการเก็บข้อมูลและการกู้คืนขึ้นกับการตั้งค่าของแต่ละองค์กร

แนวทางของ ComSiam คือให้ขอคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรว่าไฟล์ใดโอนได้ ใครอนุมัติ และจะส่งมอบผ่านช่องทางใด เพื่อให้ติดตามเรื่องได้ง่ายและลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกส่งผิดคน

④ ตรวจสอบอุปกรณ์และสำเนาที่มีอยู่แล้ว

ค้นหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือโฟลเดอร์ที่เคยซิงก์ไว้ในเครื่อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เปิดได้ครบและเป็นเวอร์ชันล่าสุด หากพบไฟล์ ให้คัดลอกสำรองไปยังพื้นที่ส่วนตัวที่ปลอดภัยตามสิทธิ์ที่ได้รับ

ไฟล์ที่เคยเปิดผ่านเว็บหรือเห็นในรายการแชร์อาจไม่ได้ถูกดาวน์โหลดมาไว้ในเครื่อง ส่วนไฟล์ในโฟลเดอร์ซิงก์อาจเป็นเพียงไฟล์ที่ต้องเชื่อมต่อบัญชีเดิมเพื่อเปิด จึงควรทดสอบไฟล์สำรองก่อนออกจากระบบหรือถอนแอปซิงก์

⑤ ถ้าบัญชีถูกลบหรือไม่มีผู้ดูแลตอบกลับ

ติดต่อฝ่ายสนับสนุนขององค์กรผ่านช่องทางทางการ แจ้งชื่อบัญชีเดิม วันที่เสียสิทธิ์ และข้อมูลที่ช่วยยืนยันว่าเป็นเจ้าของไฟล์หรือผู้มีสิทธิ์ร้องขอ หากบัญชีถูกลบไปนานแล้ว หรือข้อมูลพ้นระยะเวลาการเก็บรักษา อาจกู้คืนไม่ได้

สำหรับบัญชีโรงเรียน ให้สอบถามสำนักงานทะเบียนหรือฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศว่ามีนโยบายหลังจบการศึกษาหรือไม่ สำหรับบัญชีงาน ให้ติดต่อฝ่ายบุคคลหรือผู้จัดการเพื่อขออนุมัติการส่งมอบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง อย่าจ่ายเงินให้บุคคลที่อ้างว่าสามารถเจาะหรือกู้ข้อมูลจากระบบองค์กรได้

เมื่อกู้ไฟล์ได้แล้ว ให้ตรวจสอบว่าไฟล์เปิดได้ เนื้อหาครบ และเก็บไว้ในบัญชีที่ตนมีสิทธิ์ใช้งานต่อ จากนั้นอัปเดตอีเมลสำรองและช่องทางกู้บัญชีของบริการส่วนตัวให้เป็นอีเมลที่ควบคุมเอง การเตรียมสำเนาและช่องทางติดต่อไว้ล่วงหน้าช่วยลดปัญหาเมื่อเปลี่ยนงานหรือสถานศึกษา ซึ่งเป็นแนวทางที่ ComSiam แนะนำสำหรับการจัดการไฟล์อย่างรอบคอบ