ผู้ดูแลระบบลืมรหัสผ่านบัญชีองค์กร ต้องใช้ช่องทางกู้คืนใด?

หากผู้ดูแลระบบลืมรหัสผ่านบัญชีองค์กร ให้เริ่มจากช่องทางกู้คืนของผู้ให้บริการบัญชีนั้น เช่น อีเมลหรือหมายเลขสำรองที่ลงทะเบียนไว้ หากยังเข้าไม่ได้ ให้ใช้บัญชีผู้ดูแลสำรองหรือประสานฝ่าย IT และผู้ให้บริการผ่านช่องทางทางการ

บัญชีผู้ดูแลอาจควบคุมอีเมล ระบบคลาวด์ โดเมน หรือข้อมูลสำคัญขององค์กร จึงควรทำตามขั้นตอนยืนยันตัวตนของระบบ และบันทึกเหตุการณ์ไว้ตามนโยบายบริษัท

① ระบุว่าบัญชีผู้ดูแลอยู่ในระบบใด

ตรวจสอบก่อนว่าลืมบัญชีผู้ดูแลของระบบใด เช่น บัญชี Microsoft 365, Google Workspace, ระบบคลาวด์, โฮสติ้ง หรือโดเมน แต่ละระบบมีช่องทางรีเซ็ตและผู้ดูแลคนละชุด

ตรวจดูอีเมลแจ้งเตือน รายละเอียดบัญชี และคู่มือภายใน เพื่อยืนยันผู้ให้บริการ ชื่อบัญชี และช่องทางช่วยเหลือที่องค์กรกำหนด

② ใช้ช่องทางกู้คืนหรือผู้ดูแลสำรอง

ลองใช้ตัวเลือกรีเซ็ตรหัสผ่านและข้อมูลกู้คืนที่ตั้งไว้ หากองค์กรมีผู้ดูแลสำรอง ให้ผู้ดูแลคนนั้นช่วยตรวจสอบบัญชีและรีเซ็ตรหัสผ่านผ่านระบบจัดการอย่างเป็นทางการ

อย่าใช้บัญชีพนักงานทั่วไปแทนสิทธิ์ผู้ดูแล และอย่าขอให้ผู้อื่นส่งรหัสผ่านมาให้ ควรให้ระบบออกข้อมูลรับรองใหม่และบันทึกว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ

③ หากผู้ดูแลหลักเป็นคนเดียวและเข้าไม่ได้

ติดต่อฝ่ายช่วยเหลือของผู้ให้บริการผ่านเว็บไซต์หรือช่องทางทางการ เตรียมข้อมูลยืนยันว่าองค์กรเป็นเจ้าของบัญชี เช่น ชื่อโดเมน อีเมลผู้ดูแล รายละเอียดบริการ หรือหลักฐานการชำระเงินที่ผู้ให้บริการร้องขอ

หากการเข้าสู่ระบบใช้ SSO ให้ติดต่อผู้ดูแลระบบบัญชีกลางหรือผู้ให้บริการตัวตนขององค์กร ComSiam แนะนำให้ใช้ช่องทางกู้คืนตามประเภทบัญชี และไม่ส่งรหัสผ่าน รหัสยืนยัน หรือกุญแจลับผ่านแชตทั่วไป

④ หากมีระบบเร่งด่วนที่ต้องดูแล

แจ้งผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบด้านไอทีว่าองค์กรยังเข้าแผงควบคุมไม่ได้ ประเมินบริการที่อาจได้รับผลกระทบ และใช้แผนฉุกเฉินที่องค์กรอนุมัติ เช่น ให้ผู้ดูแลสำรองดำเนินการหรือเปิดคำขอเร่งด่วนกับผู้ให้บริการ

อย่าเปลี่ยนเจ้าของโดเมน ตั้งค่าระบบ หรือแก้ข้อมูลบัญชีจากช่องทางที่ไม่ผ่านการตรวจสอบ เพราะอาจทำให้สูญเสียสิทธิ์หรือกระทบบริการขององค์กร

⑤ หลังได้บัญชีกลับคืน

ตั้งรหัสผ่านใหม่ เปิด MFA และตรวจสอบบัญชีผู้ดูแล อีเมลกู้คืน อุปกรณ์ที่ลงชื่อเข้าใช้ และช่องทางติดต่อให้ถูกต้อง เปลี่ยนข้อมูลรับรองที่อาจถูกเปิดเผยระหว่างเหตุการณ์ด้วย

ComSiam แนะนำให้องค์กรมีผู้ดูแลสำรองอย่างน้อยหนึ่งคน เก็บขั้นตอนกู้คืนอย่างปลอดภัย และทบทวนสิทธิ์เข้าถึงเป็นระยะ

สรุป

เมื่อผู้ดูแลระบบลืมรหัสผ่านบัญชีองค์กร ให้ใช้ช่องทางกู้คืนของผู้ให้บริการหรือขอให้ผู้ดูแลสำรองช่วยก่อน หากไม่มีผู้ดูแลคนอื่น ให้ติดต่อฝ่ายช่วยเหลือของผู้ให้บริการและยืนยันความเป็นเจ้าของบัญชี หลังได้สิทธิ์คืนให้เปิด MFA และตรวจสอบช่องทางกู้คืนกับสิทธิ์ผู้ดูแลทั้งหมด