วิธีเพิ่มเครื่องพิมพ์ Ricoh ในเครือข่ายสำนักงาน

การเพิ่มเครื่องพิมพ์ Ricoh เข้าเครือข่ายสำนักงานช่วยให้คอมพิวเตอร์หลายเครื่องส่งงานพิมพ์ไปยังเครื่องเดียวกันได้ โดยไม่ต้องต่อสาย USB แยกทุกเครื่อง ก่อนเริ่มติดตั้ง ควรตรวจสอบชื่อรุ่นของเครื่องพิมพ์ วิธีเชื่อมต่อเครือข่าย และไดรเวอร์ที่รองรับ Windows ให้ตรงกัน

ถ้าสำนักงานมีเซิร์ฟเวอร์พิมพ์หรือฝ่ายไอทีกำหนดคิวเครื่องพิมพ์ไว้แล้ว ให้ขอชื่อคิวหรือวิธีติดตั้งจากผู้ดูแลระบบก่อน เพราะการเพิ่มเครื่องด้วย IP โดยตรงอาจไม่ตรงกับระบบของสำนักงาน

① เตรียมข้อมูลเครื่องพิมพ์และเครือข่าย

ตรวจสอบว่าเครื่อง Ricoh เปิดอยู่และเชื่อมต่อเครือข่ายสำนักงานแล้ว โดยเครื่องอาจใช้สาย LAN หรือ Wi-Fi ตามการติดตั้งขององค์กร คอมพิวเตอร์ที่จะเพิ่มเครื่องพิมพ์ควรเชื่อมต่อเครือข่ายเดียวกันหรือมีสิทธิ์เข้าถึงเครือข่ายของเครื่องพิมพ์

เตรียมข้อมูลเหล่านี้ไว้ก่อน:

• ชื่อรุ่นของเครื่องพิมพ์ Ricoh
• ชื่อเครื่องพิมพ์หรือที่อยู่ IP
• เวอร์ชัน Windows และชนิดระบบ เช่น 64 บิต
• สิทธิ์ผู้ดูแลระบบบนคอมพิวเตอร์ หากตัวติดตั้งร้องขอ

หากไม่ทราบ IP ให้ตรวจดูจากหน้าจอเครื่องหรือพิมพ์รายงานการตั้งค่าเครือข่าย โดยวิธีเข้าหน้าเมนูแตกต่างกันตามรุ่น หากเครื่องอยู่ภายใต้การดูแลของฝ่ายไอที ให้ขอ IP หรือชื่อคิวที่ถูกต้องจากผู้ดูแลระบบ และอย่าเปลี่ยนค่า IP เอง

② ดาวน์โหลดไดรเวอร์ให้ตรงรุ่น

ไปที่หน้าสนับสนุนและดาวน์โหลดของ Ricoh แล้วค้นหาด้วยชื่อรุ่นเครื่อง เลือก Windows เวอร์ชันที่ใช้งาน จากนั้นดาวน์โหลดไดรเวอร์ที่ Ricoh ระบุว่าสำหรับรุ่นนั้น

ไดรเวอร์ PCL 6 เป็นตัวเลือกทั่วไปสำหรับงานพิมพ์สำนักงาน แต่บางองค์กรอาจกำหนดให้ใช้ไดรเวอร์ PostScript หรือไดรเวอร์เฉพาะที่ฝ่ายไอทีจัดเตรียมไว้ อย่าติดตั้งไดรเวอร์จากเว็บไซต์ที่ไม่ทราบแหล่งที่มา และอย่าเลือกไดรเวอร์จากชื่อยี่ห้อเพียงอย่างเดียว เพราะเครื่องพิมพ์คนละรุ่นอาจใช้ไดรเวอร์ต่างกัน

③ เพิ่มเครื่องพิมพ์จาก Windows

บน Windows 11 ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิด Settings (การตั้งค่า)
2. เลือก Bluetooth & devices (Bluetooth และอุปกรณ์)
3. เลือก Printers & scanners (เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์)
4. กด Add device (เพิ่มอุปกรณ์) แล้วรอให้ Windows ค้นหาเครื่อง
5. หากพบชื่อ Ricoh ที่ต้องการ ให้เลือกเครื่องและทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

ถ้า Windows ไม่พบเครื่อง ให้เลือกเพิ่มเครื่องพิมพ์ด้วยตนเอง จากนั้นเลือก Add a printer using an IP address or hostname (เพิ่มเครื่องพิมพ์โดยใช้ที่อยู่ IP หรือชื่อโฮสต์) เลือกชนิดอุปกรณ์ TCP/IP Device แล้วกรอก IP หรือชื่อโฮสต์ที่ได้รับการยืนยันจากผู้ดูแลระบบ

เมื่อ Windows ตรวจพบเครื่อง ให้เลือกไดรเวอร์ที่ตรงกับรุ่น หากไม่มีตัวเลือกที่ถูกต้อง ให้ใช้ Have Disk… (ติดตั้งจากดิสก์…) แล้วชี้ไปยังโฟลเดอร์ไดรเวอร์ที่ดาวน์โหลดและแตกไฟล์ไว้ จากนั้นทำตามหน้าจอเพื่อตั้งชื่อเครื่องพิมพ์

④ ใช้ตัวติดตั้งของ Ricoh หากค้นหาเครื่องไม่พบ

ไดรเวอร์บางชุดของ Ricoh มีเครื่องมือติดตั้งที่ค้นหาอุปกรณ์บนเครือข่ายได้ หลังจากแตกไฟล์แล้ว ให้เปิดตัวติดตั้ง เลือกการเชื่อมต่อแบบ Network และเลือกเครื่องที่ตรงกับรุ่นและที่อยู่เครือข่ายของสำนักงาน

หากรายการค้นหาไม่แสดงเครื่อง ให้ใช้ตัวเลือกกำหนด IP ด้วยตนเอง แล้วใส่ IP ที่ตรวจสอบแล้ว เมื่อเพิ่มเสร็จ ให้ตรวจชื่อเครื่องพิมพ์และค่าการพิมพ์พื้นฐานก่อนใช้งาน หากขั้นตอนบนหน้าจอของคุณไม่ตรงกับตัวอย่าง อาจเป็นเพราะไดรเวอร์หรือรุ่นเครื่องใช้ตัวติดตั้งคนละแบบ

⑤ ทดสอบพิมพ์และตรวจสอบการใช้งาน

หลังติดตั้งเสร็จ ให้เปิด Printers & scanners เลือกเครื่อง Ricoh ที่เพิ่ม แล้วสั่งพิมพ์หน้าทดสอบจากหน้าคุณสมบัติของเครื่องพิมพ์ หากไม่มีตัวเลือกหน้าทดสอบ ให้เปิดเอกสารทั่วไปและพิมพ์หนึ่งหน้าเพื่อตรวจสอบ

ถ้าเครื่องพิมพ์ไม่ตอบสนอง ให้ตรวจสอบตามลำดับนี้:

• เครื่องเปิดอยู่และไม่มีข้อความแจ้งข้อผิดพลาดบนหน้าจอ
• คอมพิวเตอร์เชื่อมต่อเครือข่ายสำนักงานและเข้าถึงเครื่องพิมพ์ได้
• IP หรือชื่อโฮสต์ที่กรอกตรงกับข้อมูลปัจจุบัน
• เลือกเครื่องพิมพ์ Ricoh ที่ถูกต้องในหน้าต่างสั่งพิมพ์
• คิวพิมพ์ไม่มีงานค้างหรือสถานะหยุดชั่วคราว
• ไดรเวอร์ตรงรุ่นและระบบปฏิบัติการ

ถ้าเพิ่มเครื่องด้วย IP แต่ยังพิมพ์ไม่ได้ หรือมีเครื่องพิมพ์ซ้ำหลายรายการ ให้ตรวจสอบกับฝ่ายไอทีว่าองค์กรใช้ print server หรือจำกัดการพิมพ์ตามสิทธิ์ผู้ใช้หรือไม่ อย่าปรับการตั้งค่าความปลอดภัยหรือเครือข่ายของเครื่องโดยไม่มีข้อมูลจากผู้ดูแลระบบ

การใช้รุ่นเครื่อง ไดรเวอร์ และที่อยู่เครือข่ายที่ถูกต้องจะช่วยให้ติดตั้ง Ricoh ได้ราบรื่นขึ้น หากขั้นตอนติดตั้งไม่ตรงกับหน้าจอของคุณ หรือยังพิมพ์ไม่ได้หลังตรวจสอบเบื้องต้น ComSiam สามารถช่วยไล่ตรวจการเชื่อมต่อและการตั้งค่าไดรเวอร์ตามรุ่นเครื่องได้

ก่อนเริ่มติดตั้งเครื่องพิมพ์ Ricoh ในสำนักงาน ควรยืนยันกับผู้ดูแลระบบก่อนว่าให้เพิ่มผ่านคิวส่วนกลางหรือเชื่อมต่อด้วย IP โดยตรง หากต้องการความช่วยเหลือเรื่องการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และเครือข่าย สามารถติดต่อ ComSiam พร้อมแจ้งรุ่นเครื่องและเวอร์ชัน Windows ที่ใช้งาน