วิธีตั้งค่าพิมพ์เอกสารให้ตัวอักษรคมชัดและอ่านง่าย

หากพิมพ์เอกสารแล้วตัวอักษรจาง แตก หรืออ่านยาก ให้ตรวจทั้งไฟล์ต้นฉบับ การตั้งค่าคุณภาพ และสภาพเครื่องพิมพ์ การเลือกโหมดพิมพ์ให้เหมาะกับกระดาษและใช้ไฟล์ที่มีความละเอียดเพียงพอช่วยให้ข้อความคมชัดขึ้น

เลือกคุณภาพการพิมพ์ให้เหมาะกับงาน

เปิด Printer Properties หรือ Preferences ก่อนพิมพ์ แล้วเลือกคุณภาพ Normal, Standard หรือ High หากใช้โหมด Draft หรือ Economy ตัวอักษรอาจจางลง เพราะโหมดเหล่านี้เน้นพิมพ์เร็วและประหยัดหมึก

หากมีตัวเลือกความละเอียดเป็น DPI ให้เลือกค่าที่เหมาะกับงานตามคำแนะนำของเครื่องพิมพ์ ไม่จำเป็นต้องเลือกค่าสูงสุดทุกครั้ง เพราะอาจทำให้พิมพ์ช้าลงโดยไม่ได้เพิ่มความคมชัดอย่างเห็นได้ชัด

ตรวจแบบอักษรและขนาดตัวอักษร

ก่อนพิมพ์ ให้ตรวจว่า

• ใช้แบบอักษรที่อ่านง่ายและแสดงผลสม่ำเสมอ
• ขนาดตัวอักษรเหมาะกับเอกสารและผู้ใช้งาน
• ตัวอักษรไม่ได้ถูกย่อมากเกินไปด้วยการพิมพ์หลายหน้าต่อแผ่น
• ฟอนต์ไม่ถูกแทนที่เมื่อเปิดไฟล์บนเครื่องอื่น
• หากพิมพ์ PDF ให้ตรวจว่าตัวอักษรคมชัดในตัวอย่างก่อนพิมพ์

สำหรับข้อความที่ต้องอ่านสะดวก ควรหลีกเลี่ยงการย่อทั้งหน้าให้เล็กลงมากเพียงเพื่อประหยัดกระดาษ

เลือกกระดาษให้ตรงกับชนิดงาน

เลือกชนิดกระดาษในไดรเวอร์ให้ตรงกับกระดาษจริง เช่น กระดาษธรรมดาหรือกระดาษภาพถ่าย หากเลือกชนิดกระดาษไม่ตรง เครื่องอาจใช้ปริมาณหมึกและวิธีพิมพ์ไม่เหมาะกับวัสดุ

ตรวจด้วยว่ากระดาษไม่ชื้น ยับ หรือมีฝุ่น และใส่ในถาดอย่างถูกด้าน กระดาษที่ไม่เรียบอาจทำให้ตัวอักษรเลอะหรือความคมชัดไม่สม่ำเสมอ

ตรวจหมึก โทนเนอร์ และหัวพิมพ์

หากตัวอักษรจาง มีเส้นขาด หรือมีคราบ ให้ตรวจระดับหมึกหรือโทนเนอร์ก่อน หากเป็นเครื่องพิมพ์อิงก์เจ็ตและมีเส้นขาด ให้ใช้คำสั่งตรวจหัวพิมพ์หรือทำความสะอาดหัวพิมพ์จากซอฟต์แวร์ของเครื่อง

อย่าทำความสะอาดหัวพิมพ์ซ้ำหลายครั้งโดยไม่จำเป็น เพราะกระบวนการนี้อาจใช้หมึกมาก หากยังมีปัญหา ให้ตรวจคู่มือของรุ่นเครื่องพิมพ์หรือสถานะวัสดุสิ้นเปลือง

ตรวจไฟล์และตัวอย่างก่อนพิมพ์

ภาพหน้าจอหรือภาพที่นำมาใส่ในเอกสารอาจมีความละเอียดต่ำ เมื่อขยายแล้วตัวอักษรจะดูแตก หากเอกสารมีข้อความ ให้ใช้ข้อความจริงใน Word หรือ PDF แทนการแทรกภาพข้อความเมื่อทำได้

ก่อนพิมพ์ ให้เปิดตัวอย่างและตรวจว่า

• ข้อความไม่ถูกย่อหรือเบลอ
• ขนาดกระดาษและแนวกระดาษถูกต้อง
• ไม่ได้เลือกโหมด Draft โดยไม่ตั้งใจ
• ไม่ได้ตั้งจำนวนหน้าต่อแผ่นมากเกินไป
• ไม่มีเส้นขาดหรือคราบในหน้าทดสอบ

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

อาการ	วิธีตรวจสอบ
ตัวอักษรจางทั้งหน้า	ตรวจโหมด Draft และระดับหมึกหรือโทนเนอร์
มีเส้นขาดในข้อความ	ตรวจหัวพิมพ์หรือทำความสะอาดตามขั้นตอนของเครื่อง
ตัวอักษรแตกเมื่อขยาย	ใช้ไฟล์ต้นฉบับที่คมชัดหรือข้อความจริงแทนภาพ
หมึกเลอะบนกระดาษ	ตรวจชนิดกระดาษและการตั้งค่าในไดรเวอร์
ข้อความเล็กเกินไป	ลดจำนวนหน้าต่อแผ่นหรือปรับขนาดหน้า

คำถามที่พบบ่อย

ควรเลือก Draft, Normal หรือ High

เลือก Draft สำหรับเอกสารร่างที่ไม่ต้องการความคมชัดสูง เลือก Normal สำหรับเอกสารทั่วไป และเลือก High เมื่อต้องการตัวอักษรหรือรายละเอียดที่ชัดขึ้น

ตั้ง DPI สูงสุดแล้วตัวอักษรจะคมที่สุดเสมอไหม

ไม่เสมอไป ความคมชัดยังขึ้นกับไฟล์ต้นฉบับ กระดาษ หมึกหรือโทนเนอร์ และสภาพเครื่องพิมพ์ ควรทดลองระดับคุณภาพที่เหมาะกับงานจริง

ทำไมตัวอักษรใน PDF ดูเบลอเมื่อพิมพ์

ไฟล์อาจเก็บข้อความเป็นภาพความละเอียดต่ำ หรือถูกย่อขยายผิดสัดส่วน ให้ตรวจคุณภาพต้นฉบับและเลือกการปรับขนาดที่เหมาะสมก่อนพิมพ์

ทำความสะอาดหัวพิมพ์แล้ว แต่ข้อความยังขาด

ตรวจหมึก กระดาษ และการตั้งค่าคุณภาพ หากอาการยังอยู่ ให้ใช้ขั้นตอนตรวจหัวพิมพ์ตามคู่มือของเครื่อง หรือขอให้ช่างตรวจเมื่อสงสัยว่าหัวพิมพ์มีปัญหา

สรุป

การพิมพ์เอกสารให้ตัวอักษรคมชัดควรเริ่มจากใช้ไฟล์ต้นฉบับที่ดี เลือกคุณภาพ Normal หรือ High ตามงาน ตั้งชนิดกระดาษให้ตรง และตรวจหมึกหรือโทนเนอร์ ComSiam แนะนำให้หลีกเลี่ยงโหมด Draft เมื่อต้องการฉบับอ่านจริง และอย่าย่อเอกสารหลายหน้าลงในแผ่นเดียวจนตัวอักษรเล็กเกินไป

หากมีเส้นขาดหรือคราบ ให้ตรวจหัวพิมพ์และกระดาษก่อนปรับความละเอียด ComSiam แนะนำให้พิมพ์หน้าทดสอบหนึ่งหน้า เพื่อเลือกการตั้งค่าที่ให้ตัวอักษรชัดและเหมาะกับเครื่องพิมพ์ที่ใช้