วิธีแก้ปัญหาพิมพ์เอกสารแล้วส่วนท้ายหน้าถูกตัด

หากพิมพ์เอกสารแล้วบรรทัดล่างสุด เลขหน้า หรือข้อความส่วนท้ายหายไป สาเหตุอาจมาจากเนื้อหาอยู่ใกล้ขอบกระดาษเกินพื้นที่ที่เครื่องพิมพ์รองรับ ตั้งค่าระยะขอบไม่เหมาะสม หรือเลือกขนาดกระดาษไม่ตรงกับกระดาษจริง ลองตรวจทั้งการตั้งค่าในเอกสารและตัวเลือกของเครื่องพิมพ์ตามขั้นตอนนี้

ตรวจขนาดกระดาษและตัวอย่างก่อนพิมพ์

เริ่มจากเปิดหน้าตัวอย่างก่อนพิมพ์ แล้วตรวจว่าข้อความส่วนท้ายหายไปตั้งแต่ในตัวอย่างหรือไม่

• หายตั้งแต่ตัวอย่างใน Word: ตรวจเนื้อหา ระยะขอบ และตำแหน่งท้ายกระดาษในเอกสาร
• ตัวอย่างครบ แต่กระดาษจริงถูกตัด: ตรวจขนาดกระดาษ การตั้งค่าเครื่องพิมพ์ และพื้นที่พิมพ์ของเครื่อง

การแยกอาการเช่นนี้ช่วยให้รู้ว่าควรปรับที่เอกสารหรือที่เครื่องพิมพ์

ปรับระยะขอบด้านล่างใน Microsoft Word

① เปิดการตั้งค่าหน้ากระดาษ

ใน Word เลือก เค้าโครง (Layout) > ระยะขอบ (Margins) > ระยะขอบแบบกำหนดเอง (Custom Margins)

② เพิ่มพื้นที่ว่างด้านล่าง

ปรับระยะขอบล่างให้กว้างขึ้น เพื่อย้ายเนื้อหาขึ้นจากขอบกระดาษ หากส่วนท้ายที่ถูกตัดเป็นข้อความในเนื้อหาหลัก อาจต้องลดขนาดตัวอักษร ปรับระยะบรรทัด หรือย้ายบางส่วนไปหน้าใหม่ด้วย

③ ตรวจตำแหน่งท้ายกระดาษ

หากสิ่งที่ถูกตัดคือเลขหน้า วันที่ หรือข้อความใน Footer ให้เปิดส่วนท้ายกระดาษ แล้วตรวจตำแหน่งของ Footer จากขอบล่าง หากอยู่ใกล้ขอบมากเกินไป ให้ขยับขึ้น แล้วตรวจตัวอย่างใหม่

④ ตรวจตัวอย่างการพิมพ์

เลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) แล้วตรวจว่าข้อความท้ายหน้าอยู่ภายในพื้นที่กระดาษ หากตัวอย่างยังแสดงไม่ครบ ให้กลับไปปรับระยะขอบหรือ Footer เพิ่มเติม

ตรวจการตั้งค่าเครื่องพิมพ์

หากตัวอย่างใน Word แสดงครบ แต่พิมพ์ออกมาถูกตัด ให้ตรวจสิ่งต่อไปนี้

• ขนาดกระดาษในไดรเวอร์ตรงกับกระดาษในถาดหรือไม่ เช่น A4 หรือ Letter
• เลือกแนวกระดาษถูกต้องหรือไม่
• เปิดตัวเลือกขยายหรือจัดหน้าให้เต็มกระดาษไว้หรือไม่
• มีการกำหนดขนาดกระดาษเองในโปรแกรมและเครื่องพิมพ์ไม่ตรงกันหรือไม่
• เครื่องพิมพ์มีพื้นที่พิมพ์ที่ไม่ครอบคลุมถึงขอบกระดาษหรือไม่

เครื่องพิมพ์ทั่วไปมักพิมพ์ชิดขอบล่างไม่ได้ทั้งหมด จึงควรเว้นระยะขอบให้มากกว่าพื้นที่ที่เครื่องพิมพ์พิมพ์ไม่ถึง หากต้องการพิมพ์ชิดขอบ ต้องใช้เครื่องที่รองรับการพิมพ์ไร้ขอบและเลือกโหมดนั้นให้ถูกต้อง

วิธีแก้เมื่อบรรทัดสุดท้ายของเนื้อหาถูกตัด

หากข้อความส่วนท้ายเป็นเนื้อหาหลัก ไม่ใช่ Footer ให้ลองทำตามนี้

1. เพิ่มระยะขอบล่าง
2. ลดขนาดตัวอักษรลงเล็กน้อย
3. ปรับระยะห่างก่อนหรือหลังย่อหน้า
4. ลดระยะบรรทัด หากมีช่องว่างมากเกินไป
5. แทรกตัวแบ่งหน้าก่อนส่วนท้าย เพื่อย้ายเนื้อหาไปหน้าใหม่

หลังปรับแล้ว ให้ตรวจตัวอย่างทุกหน้าเพื่อดูว่าเนื้อหาไม่ล้นหรือเกิดหน้าว่างเพิ่ม

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

อาการ	วิธีตรวจสอบ
เลขหน้าถูกตัด	ขยับ Footer ให้ห่างจากขอบล่างขึ้น
บรรทัดสุดท้ายหาย	เพิ่มระยะขอบล่างหรือย้ายเนื้อหาไปหน้าใหม่
ตัวอย่างครบแต่พิมพ์จริงขาด	ตรวจขนาดกระดาษและพื้นที่พิมพ์ของเครื่อง
พิมพ์ได้ไม่ครบเมื่อใช้กระดาษคนละขนาด	ตั้งขนาดกระดาษใน Word และไดรเวอร์ให้ตรงกัน
ขอบล่างไม่เท่ากันทุกหน้า	ตรวจการแบ่งส่วนและการตั้งค่าหน้ากระดาษในแต่ละส่วน

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมเห็นข้อความครบใน Word แต่พิมพ์แล้วท้ายหน้าหาย

เครื่องพิมพ์อาจมีขอบที่พิมพ์ไม่ได้ หรือขนาดกระดาษในไดรเวอร์ไม่ตรงกับเอกสาร ให้ตรวจการตั้งค่ากระดาษและเพิ่มระยะขอบด้านล่าง

ควรตั้งระยะขอบล่างเท่าไร

ขึ้นอยู่กับเครื่องพิมพ์และรูปแบบเอกสาร หากไม่ทราบพื้นที่พิมพ์ของเครื่อง ให้เพิ่มระยะขอบล่างทีละน้อยและทดลองพิมพ์จนข้อความไม่ถูกตัด

ถ้าถูกตัดเฉพาะเลขหน้าต้องแก้ตรงไหน

เปิดพื้นที่ Footer แล้วขยับเลขหน้าให้ห่างจากขอบล่าง หรือเพิ่มระยะขอบล่างของเอกสาร จากนั้นตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์

การเลือก Fit ช่วยแก้ปัญหาได้หรือไม่

อาจช่วยได้หากตัวเลือกนั้นย่อเนื้อหาให้อยู่ในพื้นที่พิมพ์ แต่ควรตรวจตัวอย่างและขนาดตัวอักษรหลังปรับ เพราะเอกสารอาจเล็กลง

สรุป

หากพิมพ์เอกสารแล้วส่วนท้ายหน้าถูกตัด ให้ตรวจว่าข้อความหายตั้งแต่ตัวอย่างหรือเกิดเฉพาะตอนพิมพ์จริง จากนั้นปรับระยะขอบล่างและตำแหน่ง Footer ให้ห่างจากขอบกระดาษ รวมถึงตั้งขนาดกระดาษใน Word และเครื่องพิมพ์ให้ตรงกัน ComSiam แนะนำให้ตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์ทุกครั้ง

เครื่องพิมพ์ทั่วไปอาจมีพื้นที่ที่พิมพ์ไม่ถึงใกล้ขอบกระดาษ หากปรับระยะขอบแล้วยังถูกตัด ให้ตรวจข้อจำกัดของเครื่องหรือเลือกกระดาษขนาดให้ตรงกับเอกสาร ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์หนึ่งหน้าก่อนพิมพ์ทั้งชุด