วิธีสั่งพิมพ์เอกสารหลายชุดพร้อมกัน

หากต้องการเอกสารฉบับเดียวกันหลายชุด ไม่จำเป็นต้องกดพิมพ์ซ้ำทีละรอบ ให้ระบุจำนวนสำเนาในหน้าตั้งค่าพิมพ์ก่อนสั่งงาน วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาและลดโอกาสลืมพิมพ์บางชุด ใช้ได้กับ Microsoft Word, PDF และโปรแกรมเอกสารทั่วไป

วิธีพิมพ์เอกสารหลายชุดจาก Microsoft Word

① เปิดหน้าต่างพิมพ์

เปิดเอกสารใน Word แล้วเลือก ไฟล์ (File) > พิมพ์ (Print) หรือกด Ctrl + P บน Windows และ Command + P บน Mac

② เลือกเครื่องพิมพ์และจำนวนสำเนา

เลือกชื่อเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ จากนั้นระบุจำนวนในช่อง สำเนา (Copies) เช่น ใส่ 5 หากต้องการพิมพ์เอกสาร 5 ชุด

③ เลือกการเรียงชุด

หากมีตัวเลือก เรียงชุด (Collated) ให้เลือกตามลักษณะการจัดเอกสารที่ต้องการ

• เรียงชุด: พิมพ์เอกสารครบทุกหน้าจนครบหนึ่งชุด แล้วเริ่มชุดถัดไป
• ไม่เรียงชุด: พิมพ์หน้าเดียวกันครบตามจำนวนสำเนาก่อน แล้วจึงพิมพ์หน้าถัดไป

ตัวอย่างเอกสาร 3 หน้า จำนวน 2 ชุด:

• เรียงชุด: หน้า 1, 2, 3 แล้วตามด้วยหน้า 1, 2, 3
• ไม่เรียงชุด: หน้า 1, 1 แล้วหน้า 2, 2 และหน้า 3, 3

④ ตรวจตัวอย่างและสั่งพิมพ์

ตรวจชื่อเครื่องพิมพ์ จำนวนสำเนา ช่วงหน้าที่ต้องการ และการเรียงชุด หากทุกอย่างถูกต้องให้กด พิมพ์ (Print)

วิธีพิมพ์ PDF หลายชุด

1. เปิดไฟล์ PDF แล้วเลือก Print
2. เลือกเครื่องพิมพ์
3. ระบุจำนวนในช่อง Copies
4. เลือก Collate หากต้องการให้แต่ละชุดเรียงครบทุกหน้า
5. ตรวจตัวอย่างและช่วงหน้าที่พิมพ์
6. กด Print

ตำแหน่งของตัวเลือก Copies และ Collate อาจอยู่ในหน้าต่างพิมพ์หลักหรือเมนูเพิ่มเติม ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่ใช้และระบบปฏิบัติการ

เลือกจำนวนสำเนาให้ถูกต้อง

ช่อง Copies หมายถึงจำนวนชุดของเอกสารทั้งหมด ไม่ใช่จำนวนหน้า หากเอกสารมี 10 หน้าและใส่จำนวนสำเนาเป็น 3 เครื่องจะพิมพ์รวม 30 หน้า โดยจัดเรียงตามตัวเลือก Collate

ก่อนพิมพ์จำนวนมาก ควรตรวจว่าเลือกช่วงหน้าถูกต้อง เช่น หากต้องการพิมพ์เฉพาะหน้า 1–4 จำนวน 3 ชุด ให้กำหนดทั้งช่วงหน้าและจำนวนสำเนาในหน้าต่างเดียวกัน

ข้อควรรู้เมื่อต้องพิมพ์หลายชุด

• ตรวจว่ามีกระดาษเพียงพอในถาด
• ตรวจระดับหมึกหรือโทนเนอร์ก่อนเริ่มงาน
• หากเป็นเอกสารสำคัญ ให้ทดลองพิมพ์หนึ่งชุดก่อน
• หากใช้การพิมพ์สองหน้า ให้ตรวจการเรียงชุดและแนวการพลิกกระดาษ
• งานพิมพ์จำนวนมากอาจใช้เวลานาน และอาจเพิ่มภาระให้เครื่องพิมพ์
• ระวังการตั้งค่าจำนวนสำเนาซ้ำทั้งในโปรแกรมและไดรเวอร์ เพราะอาจทำให้พิมพ์มากกว่าที่ต้องการ

ปัญหาที่พบบ่อยและวิธีแก้

ปัญหา	วิธีตรวจสอบ
พิมพ์ได้ไม่ครบจำนวนชุด	ตรวจจำนวนในช่อง Copies และสถานะคิวงานพิมพ์
หน้ากระดาษปะปนกัน	เปิด Collate เพื่อให้พิมพ์เรียงเป็นชุด
พิมพ์ซ้ำมากกว่าที่ตั้งไว้	ตรวจว่าระบุ Copies ซ้ำในโปรแกรมและไดรเวอร์หรือไม่
งานพิมพ์หยุดกลางคัน	ตรวจกระดาษ หมึกหรือโทนเนอร์ และข้อความแจ้งเตือนของเครื่อง
พิมพ์ผิดช่วงหน้า	ตรวจตัวเลือกหน้าที่ระบุและตัวอย่างก่อนสั่งพิมพ์

คำถามที่พบบ่อย

ใส่จำนวนสำเนา 5 หมายถึงพิมพ์ 5 หน้าใช่ไหม

ไม่ใช่ หมายถึงพิมพ์เอกสารทั้งชุดจำนวน 5 ชุด หากเอกสารมี 4 หน้า จะพิมพ์รวม 20 หน้าเมื่อพิมพ์หน้าเดียว

ต้องเลือก Collate ทุกครั้งหรือไม่

ไม่จำเป็น หากเอกสารมีเพียงหน้าเดียว การเรียงชุดไม่มีผลมากนัก แต่ถ้าเอกสารมีหลายหน้าและต้องการแยกเป็นชุดพร้อมแจก ให้เลือก Collate

พิมพ์หลายชุดแบบสองหน้าได้ไหม

ได้ หากเครื่องพิมพ์รองรับการพิมพ์สองหน้า ให้เปิดตัวเลือกนั้นพร้อมกำหนดจำนวนสำเนาและการเรียงชุด ควรทดลองพิมพ์หนึ่งชุดก่อนเพื่อเช็กลำดับหน้า

ตั้งจำนวนสำเนาไว้แล้ว แต่เครื่องพิมพ์ออกมาเพียงชุดเดียวเกิดจากอะไร

ตรวจว่าจำนวนสำเนาอยู่ในช่องของหน้าต่างพิมพ์หรือไม่ และดูว่าไดรเวอร์มีการตั้งค่าทับไว้หรือเปล่า ตรวจคิวงานพิมพ์และสถานะเครื่องพิมพ์ด้วย หากยังไม่พิมพ์ครบ ให้ลองสั่งงานใหม่หลังยกเลิกงานเดิมที่ค้างอยู่

สรุป

การพิมพ์เอกสารหลายชุดพร้อมกันทำได้โดยเปิดหน้าต่างพิมพ์ ระบุจำนวนในช่อง Copies และเลือก Collate เมื่อต้องการให้แต่ละชุดเรียงครบทุกหน้า ก่อนสั่งพิมพ์ให้ตรวจช่วงหน้า กระดาษ และสถานะเครื่องพิมพ์ ComSiam แนะนำให้ทดลองพิมพ์หนึ่งชุดก่อนเมื่อเอกสารมีหลายหน้า หรือใช้การพิมพ์สองหน้า

การตั้งค่าจำนวนสำเนาในครั้งเดียวช่วยลดขั้นตอนและจัดเอกสารได้สะดวกขึ้น ComSiam แนะนำให้ตรวจตัวอย่างและคิวงานพิมพ์ก่อนเริ่มงานจำนวนมาก เพื่อป้องกันพิมพ์ซ้ำหรือพิมพ์เกินจำนวน