วิธีสแกนเอกสารไปยังโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์

การสแกนเอกสารลงโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ทำได้สองแบบหลัก ๆ คือสั่งสแกนจากโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ หรือใช้หน้าจอเครื่องมัลติฟังก์ชันส่งไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ในเครือข่าย แบบหลังมักเรียกว่า Scan to Network Folder และต้องตั้งค่าปลายทางก่อนใช้งาน

ชื่อเมนูและความสามารถแตกต่างกันตามรุ่น หากเครื่องไม่มีเมนูสแกนไปยังโฟลเดอร์เครือข่าย ให้ใช้โปรแกรมสแกนของผู้ผลิตหรือแอปที่รองรับแทน

❶ สร้างโฟลเดอร์รับไฟล์บน Windows

1. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ เช่น Scan ในตำแหน่งที่ต้องการ
2. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ แล้วเลือก Properties
3. เปิดแท็บ Sharing และเลือก Advanced Sharing
4. เปิดการแชร์โฟลเดอร์ แล้วกำหนดสิทธิ์ให้บัญชีผู้ใช้ที่เครื่องสแกนจะใช้
5. จดชื่อคอมพิวเตอร์ ชื่อแชร์ และชื่อบัญชีไว้สำหรับตั้งค่าที่เครื่อง

ควรให้สิทธิ์เฉพาะบัญชีที่จำเป็น ไม่เปิดให้ผู้ใช้ทุกคนในเครือข่ายเข้าถึงโฟลเดอร์ หากเครื่องสแกนต้องใช้ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน ให้ใช้บัญชีที่กำหนดไว้สำหรับการสแกนและเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบให้ปลอดภัย

❷ ตรวจสอบตำแหน่งโฟลเดอร์ที่แชร์

เครื่องสแกนอาจต้องใช้เส้นทางเครือข่ายในรูปแบบนี้:

\\ชื่อคอมพิวเตอร์\ชื่อโฟลเดอร์ที่แชร์

ตัวอย่าง หากชื่อคอมพิวเตอร์คือ OFFICE-PC และชื่อแชร์คือ Scan:

\\OFFICE-PC\Scan

บางรุ่นอาจต้องใช้ IP address ของคอมพิวเตอร์แทนชื่อเครื่อง ตรวจคู่มือของเครื่องสแกนและใช้รูปแบบที่รุ่นนั้นกำหนด

❸ ตั้งค่าปลายทางที่เครื่องสแกนหรือหน้าเว็บจัดการเครื่อง

เปิดเมนู Scan to Network Folder, Scan to SMB หรือชื่อที่ใกล้เคียงบนหน้าจอเครื่อง หรือเข้าเว็บจัดการเครื่องตามคู่มือ จากนั้นกรอกข้อมูลที่จำเป็น เช่น

• ชื่อโปรไฟล์ปลายทาง
• เส้นทางโฟลเดอร์เครือข่าย
• ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของบัญชีที่มีสิทธิ์
• รูปแบบไฟล์ เช่น PDF หรือ JPEG
• ความละเอียดและชื่อไฟล์เริ่มต้น

กดบันทึกโปรไฟล์ แล้วทดลองสแกนเอกสารหนึ่งหน้าไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์ไว้ก่อน หากเครื่องแสดงเมนูหรือชื่อช่องกรอกต่างจากนี้ ให้ยึดตามคู่มือของรุ่นเครื่อง

❹ วางเอกสารและสแกนทดสอบ

วางเอกสารบนกระจกหรือถาดป้อนเอกสารตามชนิดงาน เลือกโปรไฟล์ที่ตั้งไว้ ตรวจรูปแบบไฟล์และจำนวนหน้า แล้วเริ่มสแกน

เมื่อเสร็จแล้ว เปิดโฟลเดอร์ปลายทางบนคอมพิวเตอร์ ตรวจว่าไฟล์เปิดได้ ชื่อไฟล์ไม่ซ้ำ และหน้าสแกนอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง

❺ หากเครื่องไม่รองรับการสแกนไปยังโฟลเดอร์เครือข่าย

เปิดโปรแกรมสแกนของผู้ผลิตบนคอมพิวเตอร์ เลือกเครื่องสแกน กำหนดโฟลเดอร์ปลายทางและรูปแบบไฟล์ แล้วเริ่มสแกนจากโปรแกรม วิธีนี้เหมาะเมื่อเชื่อมต่อผ่าน USB หรือเครื่องมีไดรเวอร์ที่รองรับการสแกนจากคอมพิวเตอร์

หากไม่มีโปรแกรม ให้ตรวจแอปสแกนที่ระบบปฏิบัติการหรือผู้ผลิตรองรับ และตรวจสอบว่าได้ติดตั้งไดรเวอร์ของเครื่องครบแล้ว

แก้ปัญหาเบื้องต้นเมื่อไฟล์ไม่เข้าโฟลเดอร์

อาการ	จุดที่ควรตรวจ
เครื่องไม่พบโฟลเดอร์	คอมพิวเตอร์และเครื่องสแกนอยู่ในเครือข่ายเดียวกันหรือไม่
เข้าถึงโฟลเดอร์ไม่ได้	เส้นทางแชร์ ชื่อบัญชี รหัสผ่าน และสิทธิ์ของโฟลเดอร์
สแกนแล้วไม่พบไฟล์	โฟลเดอร์ปลายทาง ชื่อไฟล์ และข้อความแจ้งเตือนบนเครื่อง
เคยใช้ได้แต่หยุดทำงาน	ชื่อคอมพิวเตอร์หรือ IP เปลี่ยน รหัสผ่านเปลี่ยน หรือการตั้งค่าแชร์ถูกปิด
เครื่องไม่มีเมนู Scan to Folder	ตรวจว่ารุ่นรองรับหรือใช้โปรแกรมสแกนบนคอมพิวเตอร์

ควรให้คอมพิวเตอร์เปิดอยู่และเชื่อมต่อเครือข่ายขณะสแกน หลีกเลี่ยงการปิดระบบรักษาความปลอดภัยของ Windows ทั้งหมดเพื่อแก้ปัญหา หากสงสัยว่าไฟร์วอลล์บล็อกการเชื่อมต่อ ให้ตรวจการตั้งค่าเฉพาะแอปหรืออุปกรณ์ตามคำแนะนำของผู้ผลิต

การจำกัดสิทธิ์โฟลเดอร์ให้เฉพาะบัญชีที่ใช้สแกนช่วยลดการเข้าถึงไฟล์โดยไม่จำเป็น ComSiam แนะนำให้ทดลองส่งไฟล์ตัวอย่างก่อนสแกนเอกสารสำคัญ และตรวจปลายทางทุกครั้งหลังเปลี่ยนรหัสผ่านหรือการตั้งค่าเครือข่าย

คำถามที่พบบ่อย

ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ไว้ขณะสแกนไปยังโฟลเดอร์หรือไม่?

หากเครื่องสแกนส่งไฟล์ไปยังโฟลเดอร์ที่แชร์บนคอมพิวเตอร์โดยตรง คอมพิวเตอร์ต้องเปิดและเชื่อมต่อเครือข่ายในขณะนั้น ส่วนการสแกนผ่านแอปบนคอมพิวเตอร์ก็ต้องเปิดคอมพิวเตอร์เช่นกัน

ใช้โฟลเดอร์บนไดรฟ์ C ได้ไหม?

ได้ หากโฟลเดอร์นั้นแชร์ผ่านเครือข่ายและบัญชีที่เครื่องใช้มีสิทธิ์บันทึกไฟล์ แต่ควรเลือกโฟลเดอร์เฉพาะสำหรับรับงานสแกนเพื่อจัดการไฟล์ง่ายขึ้น

ทำไมสแกนไปยังโฟลเดอร์ไม่ได้ทั้งที่พิมพ์ได้?

การพิมพ์และการสแกนไปยังโฟลเดอร์ใช้การตั้งค่าคนละส่วน เครื่องอาจพิมพ์ได้ตามปกติแต่ยังไม่ได้ตั้งค่าแชร์โฟลเดอร์ ชื่อผู้ใช้ รหัสผ่าน หรือโปรไฟล์ Scan to Network

สรุป

การสแกนไปยังโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ต้องสร้างโฟลเดอร์แชร์ กำหนดสิทธิ์ ตั้งค่าเส้นทางและบัญชีบนเครื่องสแกน แล้วทดลองส่งไฟล์ก่อนใช้งานจริง หากรุ่นไม่รองรับ Scan to Network ให้ใช้โปรแกรมสแกนบนคอมพิวเตอร์แทน เก็บข้อมูลบัญชีให้ปลอดภัยและจำกัดสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ ComSiam แนะนำให้ตรวจการเชื่อมต่อและสิทธิ์แชร์เมื่อเปลี่ยนคอมพิวเตอร์หรือเครือข่าย