วิธีใช้ Claude ค้นข้อมูลจาก Outlook และ OneDrive

เมื่อเชื่อม Microsoft 365 Connector แล้ว คุณสามารถให้ Claude ค้นอีเมลใน Outlook และไฟล์ใน OneDrive หรือ SharePoint ด้วยคำถามภาษาธรรมชาติได้ เช่น ค้นอีเมลเกี่ยวกับโครงการ หรือสรุปเอกสารแผนงานหลายไฟล์ Claude จะเข้าถึงข้อมูลเมื่อคำถามต้องใช้ข้อมูลนั้น และใช้ได้เฉพาะสิ่งที่บัญชี Microsoft 365 ของคุณมีสิทธิ์ดู ComSiam แนะนำให้เริ่มจากคำสั่งค้นและสรุป พร้อมกำชับไม่ให้ส่งหรือแก้ไขข้อมูล

เตรียมก่อนค้นหา

① เชื่อม Microsoft 365 กับ Claude ด้วยบัญชีสำหรับทำงานที่ผูกกับ Microsoft Entra tenant

② เปิด + > Connectors ในแชต แล้วตรวจว่า Microsoft 365 เปิดใช้งานอยู่

③ หากใช้บัญชี Team หรือ Enterprise ให้ตรวจว่าองค์กรเปิด Connector และผู้ดูแล Microsoft Entra ให้ความยินยอมแล้ว

บัญชี Microsoft ส่วนตัว เช่น Outlook.com หรือ Hotmail ใช้กับ Microsoft 365 Connector นี้ไม่ได้

ค้นอีเมลใน Outlook

ระบุหัวข้อ ผู้ส่ง ช่วงเวลา หรือคำสำคัญให้มากที่สุด เช่น

ค้นอีเมลใน Outlook จากผู้ขายเกี่ยวกับกำหนดส่งสินค้าในช่วง 30 วันที่ผ่านมา สรุปวันส่งล่าสุดและประเด็นที่ยังรอคำตอบ พร้อมระบุวันที่และผู้ส่งของอีเมลที่ใช้

หาอีเมลเกี่ยวกับงบประมาณไตรมาส 4 แยกข้อสรุปตามวันที่ และบอกเมื่อพบข้อมูลไม่ตรงกัน ห้ามร่างหรือส่งอีเมล

Claude สามารถค้นอีเมลและข้อมูลกำกับ เช่น ผู้ส่ง หัวเรื่อง และวันที่ได้ รวมถึงกล่องจดหมายที่แชร์กับคุณตามสิทธิ์ที่ได้รับ หากหาอีเมลไม่พบ ให้ตรวจว่าคุณเปิดอ่านอีเมลนั้นได้ใน Outlook โดยตรงหรือไม่

ข้อจำกัดการค้นอีเมลที่ควรรู้

Claude ค้นโฟลเดอร์ในกล่องจดหมายหลัก รวมถึงโฟลเดอร์ Archive ได้ แต่ไม่ค้นแยก Online Archive หรือ In-Place Archive หากอีเมลถูกย้ายไป Online Archive อีเมลนั้นอาจไม่ปรากฏในผลค้นหา

ค้นไฟล์ใน OneDrive

บอก Claude ว่าต้องการไฟล์ประเภทใด อยู่ในโฟลเดอร์หรือโครงการใด และต้องการให้สรุปอะไร เช่น

ค้นหาไฟล์ Word ใน OneDrive ที่เกี่ยวกับแผนการตลาดปีนี้ สรุปเป้าหมาย กลุ่มลูกค้า และกำหนดการ โดยระบุชื่อไฟล์ที่ใช้อ้างอิง

เปรียบเทียบไฟล์ Excel สรุปยอดขายสองฉบับใน OneDrive ชี้ให้เห็นค่าที่ต่างกัน และอย่าแก้ไขไฟล์

Claude สามารถอ่านไฟล์ Word, Excel, PowerPoint, PDF และไฟล์ข้อความบางประเภท เช่น TXT, CSV หรือ JSON ได้ ไฟล์บางประเภทที่ไม่รองรับอาจปรากฏในผลค้นหา แต่ Claude เปิดอ่านเนื้อหาไม่ได้

ค้นเอกสารใน SharePoint ด้วย

หากไฟล์อยู่ในไซต์ทีมหรือคลังเอกสารขององค์กร ให้ระบุชื่อไซต์หรือทีมในคำสั่ง เช่น

ค้นหาเอกสารใน SharePoint ของทีมวิศวกรรมที่พูดถึงสถาปัตยกรรมระบบ แล้วสรุปไฟล์ที่เกี่ยวข้องและประเด็นสำคัญ

Claude ค้นหา SharePoint และ OneDrive ที่บัญชีของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงได้ หากเป็นไซต์หรือไฟล์ที่คุณเปิดไม่ได้โดยตรง Claude ก็ไม่สามารถค้นเนื้อหานั้นแทนได้

ถ้า Claude หาไฟล์หรืออีเมลไม่พบ

• ตรวจว่ากำลังใช้บัญชี Microsoft 365 ที่ถูกต้อง
• ตรวจสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ใน OneDrive หรือ SharePoint
• ระบุชื่อไซต์ โฟลเดอร์ ผู้ส่ง หรือวันที่ให้เฉพาะเจาะจงขึ้น
• ตรวจว่าไฟล์อยู่ใน OneDrive หรือ SharePoint ไม่ใช่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เท่านั้น
• หากเพิ่งอัปโหลดไฟล์ อาจต้องรอให้ไฟล์ค้นหาได้ก่อน
• หากเป็น OneNote ให้ส่งออกหน้าเป็น Word หรือ PDF แล้ววางไว้ในไลบรารีที่เชื่อมต่อ

การค้น Outlook และ OneDrive ผ่าน Claude ช่วยลดเวลาค้นข้อมูลกระจัดกระจาย แต่ควรระบุขอบเขตให้ชัดและตรวจต้นฉบับก่อนใช้ข้อสรุป โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลขัดแย้งกัน หากต้องการค้นอย่างเดียว ให้เขียนกำกับว่า “ห้ามส่งอีเมลหรือแก้ไขไฟล์” ComSiam แนะนำให้ตรวจสิทธิ์การเชื่อมต่อและใช้เฉพาะเครื่องมือที่จำเป็นกับงานนั้น