Copilot ใน SharePoint ทำอะไรได้บ้าง

Microsoft Copilot ใน SharePoint ช่วยให้ผู้ใช้ทำงานกับข้อมูลภายในองค์กรได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะงานค้นหา สรุป ถามคำถาม และจัดทำเนื้อหาจากข้อมูลที่อยู่ใน SharePoint เช่น Project Site, HR Site, IT Site, Policy Center และ Document Library

จุดเด่นของ Copilot คือช่วยลดเวลาการเปิดไฟล์ทีละฉบับหรือค้นข้อมูลด้วย Keyword อย่างเดียว ผู้ใช้สามารถถามเป็นภาษาธรรมชาติ เช่น “Policy เรื่อง External Sharing คืออะไร” หรือ “Project Alpha มี Risk อะไรบ้าง” ในประสบการณ์ที่รองรับ

บทความนี้ comsiam จะอธิบายว่า Copilot ใน SharePoint ทำอะไรได้บ้าง พร้อมตัวอย่างการใช้งานสำหรับการค้นข้อมูล การสรุปเอกสาร การสร้างหน้า การจัดการ Knowledge และการทำงานร่วมกับข้อมูลภายในองค์กร

① ค้นหาข้อมูลจาก SharePoint

หนึ่งในงานหลักคือช่วยค้นข้อมูลที่อยู่ใน Site

ตัวอย่าง

หาเอกสารเกี่ยวกับ Project Alpha

ช่วยลดเวลาค้นด้วยตนเอง

② ค้นหา Policy

Prompt

Policy เรื่องการแชร์ไฟล์ภายนอกอยู่ที่ไหน

เหมาะกับ Intranet

③ ค้นหา Procedure

ใช้

ขั้นตอนขออนุมัติ Purchase Request คืออะไร

ช่วย Employee Self-service

④ ค้นหา Project Information

Prompt

สรุปข้อมูลสำคัญของ Project Alpha

ช่วย Project Review

⑤ ค้นหา Owner

ใช้

ใครเป็น Owner ของ Project Alpha

ควรตรวจกับ Source จริง

⑥ ค้นหา Deadline

Prompt

Deadline ล่าสุดของ Project Alpha คือเมื่อไร

ช่วย Planning

⑦ ค้นหา Milestone

ใช้

Milestones สำคัญของโครงการมีอะไรบ้าง

ช่วย Project Overview

⑧ ค้นหา Risk

Prompt

Risks ที่ระบุเกี่ยวกับ Project Alpha มีอะไรบ้าง

ช่วย Risk Review

⑨ ค้นหา Blocker

ใช้

มี Blocker ใดที่ยังไม่ได้แก้

ช่วย Execution

⑩ ค้นหา Action Items

Prompt

สรุป Action Items ที่เกี่ยวข้องกับ Project Alpha

ช่วย Follow-up

⑪ ค้นหา Decision

ใช้

มี Final Decision อะไรเกี่ยวกับโครงการนี้

ช่วย Governance

⑫ ค้นหา Open Questions

Prompt

มีเรื่องใดที่ยังไม่ได้ข้อสรุป

ช่วยเตรียมประชุม

⑬ สรุปเอกสาร

Copilot สามารถช่วยสรุปเอกสารที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

เหมาะกับไฟล์ยาว

⑭ สรุป Report

Prompt

สรุปรายงานนี้เป็น 10 Key Points

ช่วย Quick Review

⑮ สรุป Proposal

ใช้

สรุป Scope, Pricing, Timeline และ Warranty

ช่วย Business Review

⑯ สรุป Project Plan

Prompt

สรุป Milestones, Tasks, Risks และ Next Steps

ช่วย Project Management

⑰ สรุป Meeting Notes

ใช้

สรุป Decisions, Actions, Owners และ Deadlines

ช่วย Follow-up

⑱ สรุป Policy

Prompt

สรุป Rules, Responsibilities และ Exceptions

ช่วย Compliance

⑲ สรุป News Post

ใช้

สรุปข่าวสารสำคัญใน Site นี้

ช่วย Internal Communication

⑳ สรุปหน้า SharePoint

ในประสบการณ์ที่รองรับสามารถช่วยสรุปเนื้อหาของ Page ได้

เหมาะกับหน้าเนื้อหายาว

㉑ สร้าง Executive Summary

Prompt

สรุปสำหรับผู้บริหาร โดยเน้น Results, Risks และ Decisions Required

ช่วย Management Review

㉒ สร้าง Brief

ใช้

สร้าง One-page Brief จากข้อมูลนี้

ช่วยอ่านเร็ว

㉓ สร้าง FAQ

Prompt

สร้าง FAQ สำหรับพนักงานใหม่จากข้อมูลใน Site นี้

ช่วย Knowledge Management

㉔ สร้าง Checklist

ใช้

เปลี่ยนขั้นตอนนี้เป็น Checklist

ช่วย Operations

㉕ สร้าง Key Takeaways

Prompt

สรุป Key Takeaways 10 ข้อ

ช่วย Focus

㉖ สร้าง Timeline

ใช้

จัดเหตุการณ์และวันที่สำคัญตามลำดับเวลา

ช่วย Chronology

㉗ สร้าง Action List

Prompt

สรุปสิ่งที่ต้องดำเนินการต่อ

ช่วย Execution

㉘ สร้าง Decision Log

ใช้

รวบรวม Final Decisions ที่ระบุในเอกสาร

ช่วย Governance

㉙ สร้าง Risk List

Prompt

รวบรวม Risks พร้อม Impact และ Mitigation ถ้ามี

ช่วย Risk Management

㉚ สร้าง Open Issues List

ใช้

รวบรวม Issues ที่ยังไม่ได้แก้

ช่วย Follow-up

㉛ ช่วยสร้าง SharePoint Page

ในประสบการณ์ที่รองรับ Copilot สามารถช่วยร่างเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint

ช่วยลดเวลาเริ่มจากหน้าว่าง

㉜ สร้างหน้า Project Overview

Prompt

สร้างร่างหน้า Project Alpha Overview

ช่วย Communication

㉝ สร้างหน้า Onboarding

ใช้

สร้างหน้า Onboarding สำหรับพนักงานใหม่

ช่วย HR

㉞ สร้างหน้า Department

Prompt

สร้างโครงหน้า IT Department

ช่วย Intranet

㉟ สร้างหน้า Policy

ใช้

จัดเนื้อหา Policy นี้ให้อ่านง่ายเป็น Section

ช่วย Compliance

㊱ สร้างหน้า FAQ

Prompt

สร้างโครงสร้างหน้า FAQ จากเอกสารที่มี

ช่วย Support

㊲ สร้างหน้า Knowledge Base

ใช้

สร้างหน้า Knowledge Article จากข้อมูลนี้

ช่วย Self-service

㊳ สร้างหน้า Project Status

Prompt

จัดหน้าเป็น Current Status, Milestones, Risks และ Next Steps

ช่วย Project Communication

㊴ สร้าง Introduction

ใช้

เขียน Introduction สำหรับหน้า Project Alpha

ช่วย Content Creation

㊵ สร้าง Section

Prompt

สร้าง Section Objectives, Scope, Timeline และ Contacts

ช่วย Page Structure

㊶ ช่วยเขียน News Draft

ใช้

สร้างร่างข่าวภายในองค์กรจากข้อมูลนี้

ช่วย Internal Communication

㊷ ช่วยเขียน Announcement

Prompt

สร้าง Announcement แบบกระชับจากข้อมูลนี้

ช่วยประกาศข่าว

㊸ ช่วยปรับเนื้อหาให้อ่านง่าย

ใช้

ปรับข้อความนี้ให้อ่านง่ายสำหรับพนักงานทั่วไป

ช่วย Accessibility

㊹ ช่วยย่อเนื้อหา

Prompt

ย่อเนื้อหานี้เหลือ 5 Bullet

ช่วย Scan

㊺ ช่วยขยายเนื้อหา

ใช้

ขยายหัวข้อนี้โดยใช้เฉพาะข้อมูลใน Source

ช่วย Content Draft

㊻ ช่วยจัดโครงสร้าง

Prompt

จัดเนื้อหานี้เป็น Heading, Subheading และ Bullet

ช่วย Readability

㊼ ใช้กับ Knowledge Base

Copilot เหมาะกับข้อมูลประเภท

• Policy
• Procedure
• FAQ
• Standard Process

ช่วยพนักงานหาเรื่องที่ต้องการเร็วขึ้น

㊽ ใช้กับ HR

เช่น

นโยบายวันลามีอะไรบ้าง

ช่วย Employee Support

㊾ ใช้กับ IT

เช่น

ขั้นตอน Reset Password คืออะไร

ช่วย Service Desk

㊿ ใช้กับ Sales

Prompt

หา Sales Playbook สำหรับลูกค้ากลุ่ม Enterprise

ช่วย Sales Enablement

51. ใช้กับ Project Management

Prompt

สรุป Current Status, Risks, Blockers และ Next Steps

ช่วยทีมโครงการ

52. ใช้กับ Procurement

ใช้

หา Vendor Policy และขั้นตอนอนุมัติ

ช่วย Purchasing

53. ใช้กับ Compliance

Prompt

สรุปข้อกำหนดที่พนักงานต้องปฏิบัติตาม

ช่วย Governance

54. ใช้กับ Training

ใช้

สรุป Learning Materials ที่เกี่ยวกับหัวข้อนี้

ช่วย Learning

55. ใช้กับ Internal Communication

Prompt

สรุปข่าวสำคัญประจำสัปดาห์จากข้อมูลใน Site

ช่วยทีมสื่อสาร

56. ถามด้วยภาษาธรรมชาติ

ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจำชื่อไฟล์เป๊ะ

สามารถถาม เช่น

เอกสารเรื่อง Travel Expense อยู่ตรงไหน

ช่วย Search

57. เพิ่ม Project ในคำถาม

Prompt

หาเอกสารเกี่ยวกับ Budget ของ Project Alpha

ช่วยลดผลลัพธ์

58. เพิ่ม Department

ใช้

ใช้เฉพาะข้อมูลจาก Finance Site

ช่วย Scope

59. เพิ่มช่วงเวลา

Prompt

ใช้ข้อมูลที่อัปเดตในปี 2026

แล้วควรตรวจ Version จริง

60. เพิ่ม Document Status

ใช้

ใช้เฉพาะ Approved Documents

ช่วยลด Draft

61. เปรียบเทียบเอกสาร

ในประสบการณ์ที่รองรับ สามารถใช้ Copilot ช่วยเปรียบเทียบข้อมูลจากหลาย Source ได้

ช่วย Version Review

62. เปรียบเทียบ Policy

Prompt

Policy Version ใหม่ต่างจาก Version เดิมอย่างไร

ช่วย Change Management

63. เปรียบเทียบ Project Plan

ใช้

แสดง Task, Deadline และ Risk ที่เปลี่ยน

ช่วย Project Review

64. เปรียบเทียบ Proposal

Prompt

เปรียบเทียบ Scope, Price และ Warranty

ช่วย Procurement

65. เปรียบเทียบ Meeting Notes

ใช้

แสดงสิ่งที่เพิ่ม เปลี่ยน และยัง Pending

ช่วย Weekly Review

66. หา Missing Information

Prompt

ข้อมูลอะไรยังขาดสำหรับตัดสินใจเรื่องนี้

ช่วย Gap Analysis

67. หา Conflict

ใช้

มีข้อมูลจากเอกสารใดที่ขัดกันหรือไม่

ช่วย Quality Control

68. หา Duplicate

Prompt

มีข้อมูลซ้ำหรือเอกสารซ้ำกันหรือไม่

ช่วย Governance

69. หา Source

ใช้

ข้อมูลนี้มาจากเอกสารหรือหน้าใด

ในประสบการณ์ที่รองรับช่วยตรวจย้อนกลับ

70. Permission ยังมีผล

Copilot ทำงานตามสิทธิ์ของผู้ใช้

จึงไม่ควรถูกใช้เพื่อข้าม Permission

71. Site Permission

ผู้ใช้อาจมีสิทธิ์เข้า Site

แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเห็นทุกไฟล์เสมอไป

72. Library Permission

บาง Library อาจมีสิทธิ์แยกต่างหาก

จึงต้องตรวจเมื่อหาเอกสารไม่พบ

73. Folder Permission

Folder บางแห่งอาจจำกัดการเข้าถึง

ทำให้ผลลัพธ์ต่างจากคนอื่น

74. File Permission

ไฟล์เดียวก็สามารถมีสิทธิ์เฉพาะได้

จึงมีผลกับ Copilot

75. Sensitivity Label

เอกสารสำคัญอาจมี Information Protection

Copilot ควรเคารพข้อจำกัดเหล่านั้น

76. External Sharing

เอกสารภายนอกอาจมี Policy ต่างกัน

ควรตรวจสิทธิ์ก่อนใช้

77. Versioning สำคัญ

AI จะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อองค์กรจัดการ Version ดี

ช่วยลดการใช้ข้อมูลเก่า

78. Metadata สำคัญ

ข้อมูล เช่น

• Department
• Project
• Document Type
• Status

ช่วยจัดระเบียบและค้นได้ง่ายขึ้น

79. Naming Convention สำคัญ

ไฟล์ชื่อชัดเจนช่วยทั้งคนและระบบค้นหา

เช่น

Project-Alpha-Scope-Approved-v3

80. Draft กับ Final ควรแยก

ช่วยป้องกัน Copilot ใช้ข้อมูลที่ยังไม่ยืนยันโดยไม่ได้ตั้งใจ

81. Copilot ไม่แทน Governance

องค์กรยังต้องจัดการ

• Permission
• Metadata
• Versioning
• Approval
• Retention

อย่างเหมาะสม

82. Copilot ไม่แทน Source

คำตอบของ AI ควรย้อนกลับไปหาเอกสารต้นฉบับได้

โดยเฉพาะข้อมูลสำคัญ

83. Copilot ไม่ควรเดา Policy

หากไม่มี Policy ใน Source

ควรตอบว่าไม่พบ

ไม่ใช่สร้าง Policy ขึ้นมาใหม่

84. Copilot ไม่ควรเดา Owner

Owner ต้องมาจากข้อมูลจริง

85. Copilot ไม่ควรเดา Deadline

Deadline ที่ไม่มีใน Source ไม่ควรสร้างเป็น Fact

86. Copilot ไม่ควรเดาตัวเลข

Budget, KPI และราคา ต้องมาจากเอกสารจริง

87. Prompt สำหรับ Project Site

สรุป Current Status, Milestones, Risks, Blockers และ Next Steps ของ Project Alpha

88. Prompt สำหรับ HR Site

สรุป Policy วันลาและขั้นตอนยื่นคำขอจากเอกสารที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง

89. Prompt สำหรับ IT Site

หาและสรุปขั้นตอน Reset Password และการขอสิทธิ์ VPN

90. Prompt สำหรับ Sales Site

หา Sales Materials สำหรับ Enterprise Customer และสรุป Key Messages

91. Prompt สำหรับ Policy Site

สรุป Rules, Responsibilities, Exceptions และ Required Actions

92. Prompt สำหรับ Knowledge Base

ตอบคำถามนี้โดยใช้เฉพาะข้อมูลใน SharePoint Site นี้ หากไม่พบให้ระบุว่าไม่พบข้อมูล

93. Prompt แบบปลอดภัย

ใช้เฉพาะข้อมูลใน SharePoint ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึง แยกข้อมูลที่ยืนยันแล้วออกจาก Draft หากข้อมูลขัดกันให้แสดงทั้งสอง Source และห้ามตัดสินเองว่าอันไหนถูก

เหมาะกับงานองค์กร

94. Workflow ที่แนะนำ

ใช้ลำดับ

กำหนด Site → กำหนด Scope → ถาม Copilot → ตรวจ Source → ตรวจ Version → นำไปใช้

ช่วยลดความผิดพลาด

95. Checklist ก่อนใช้

ตรวจว่า

1. Site ถูกไหม
2. Account ถูกไหม
3. Permission ถูกไหม
4. License รองรับไหม
5. Scope ชัดไหม
6. Source เป็น Final หรือ Draft
7. Version ถูกไหม
8. มีข้อมูลลับหรือไม่
9. ต้องการ Output แบบไหน
10. ห้าม AI เดาอะไร

96. Checklist หลังใช้

ตรวจ

1. Source ถูกไหม
2. Version ถูกไหม
3. Policy ถูกไหม
4. Owner ถูกไหม
5. Deadline ถูกไหม
6. ตัวเลขถูกไหม
7. Scope ถูกไหม
8. Decision ถูกไหม
9. มี Fact เพิ่มเองไหม
10. พร้อมใช้งานหรือยัง

97. คำถามที่พบบ่อย

Copilot ใน SharePoint ทำอะไรได้บ้าง

ช่วยค้นข้อมูล สรุปเอกสาร ถามคำถาม ช่วยจัดทำเนื้อหา และช่วยทำงานกับ Knowledge ภายในองค์กรในประสบการณ์ที่รองรับ

Copilot อ่านทุกอย่างใน SharePoint ได้ไหม

ไม่ควรคาดหวังเช่นนั้น การเข้าถึงขึ้นอยู่กับ Permission ของผู้ใช้

Copilot ช่วยสร้าง SharePoint Page ได้ไหม

ในประสบการณ์ที่รองรับสามารถช่วยร่างและจัดโครงเนื้อหาสำหรับ Page ได้

ใช้ภาษาไทยได้ไหม

สามารถใช้ Prompt ภาษาไทยได้ในหลายกรณี

ต้องตรวจข้อมูลอีกหรือไม่

ควรตรวจ โดยเฉพาะ Policy, Owner, Deadline, ตัวเลข และข้อมูลที่มีผลต่อการตัดสินใจ

98. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้โครง

Site + Question/Task + Scope + Source Rule + Output Format + Missing Data Rule

ตัวอย่าง

จาก Project Alpha SharePoint Site สรุป Current Status, Risks และ Next Steps ใช้เฉพาะข้อมูลที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึงและระบุว่าเป็นข้อมูลยืนยันแล้ว หากไม่พบให้ตอบว่า “ไม่พบข้อมูล”

99. Prompt พร้อมใช้

“ใช้ข้อมูลใน SharePoint ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึงเป็น Source หลัก แล้วช่วยค้นและสรุปข้อมูลตามคำถามของฉัน จัดผลลัพธ์เป็น Key Points, Important Numbers, Dates, Decisions, Action Items, Owners, Deadlines, Risks และ Open Questions รักษาชื่อ ตัวเลข วันที่ Policy, Scope และเงื่อนไขเดิม หากมีหลาย Version ให้แสดงความแตกต่าง หากไม่พบข้อมูลให้ตอบว่า ‘ไม่พบข้อมูล’ และห้ามคาดเดาหรือสร้างข้อเท็จจริงใหม่”

เหมาะกับงานภายในองค์กรทั่วไป

100. สรุป

Copilot ใน SharePoint ทำอะไรได้บ้าง? งานหลักที่มีประโยชน์ ได้แก่

• ค้นข้อมูล
• สรุปเอกสาร
• ถามคำถาม
• หา Policy
• หา Procedure
• หา Project Information
• สรุป Action Items
• สร้าง FAQ
• สร้าง Brief
• ช่วยร่าง SharePoint Page
• เปรียบเทียบข้อมูล
• ช่วยจัดการ Knowledge

จุดแข็งคือช่วยลดเวลาการค้นข้อมูลในระบบที่มีเอกสารจำนวนมาก และทำให้ผู้ใช้สามารถถามเป็นภาษาธรรมชาติแทนการไล่เปิดไฟล์ทีละฉบับ

แต่ประสิทธิภาพของ Copilot จะดีเพียงใดขึ้นอยู่กับคุณภาพของ SharePoint ด้วย ถ้าองค์กรมี Permission สับสน เอกสารซ้ำ Version ไม่ชัด หรือ Draft ปะปนกับ Final คำตอบก็อาจสับสนตามข้อมูลต้นทาง

comsiam แนะนำให้ใช้หลัก “SharePoint ที่จัดดี จะทำให้ Copilot มีประโยชน์มากขึ้น” โดยดูแล Permission, Metadata, Version และ Source ให้ชัด แล้วใช้ Copilot ช่วยค้น สรุป และจัดทำข้อมูลต่อยอดจากระบบที่มีอยู่