วิธีสร้างเว็บไซต์ภายในด้วย Copilot

Microsoft Copilot สามารถช่วยวางโครงสร้างและร่างเนื้อหาสำหรับเว็บไซต์ภายในองค์กรบน SharePoint ได้ ตั้งแต่การกำหนดหน้าแรก สร้างเมนู แบ่ง Section เขียนเนื้อหา สร้าง FAQ จัดข้อมูลแผนก ไปจนถึงเตรียม Knowledge Base สำหรับพนักงาน

เว็บไซต์ภายในหรือ Intranet ที่ดีไม่ควรเป็นเพียงพื้นที่รวมไฟล์ แต่ควรช่วยให้พนักงานค้นข้อมูลสำคัญได้เร็ว เช่น ข่าวองค์กร คู่มือ ระบบที่ใช้งาน นโยบาย แบบฟอร์ม ติดต่อทีมงาน และข้อมูลโครงการ

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีสร้างเว็บไซต์ภายในด้วย Copilot ตั้งแต่การวางแผนโครงสร้าง ร่างเนื้อหา ไปจนถึงตรวจความพร้อมก่อนเปิดใช้งานจริง

① เว็บไซต์ภายในคืออะไร

เว็บไซต์ภายใน หรือ Intranet คือเว็บไซต์ที่ใช้ภายในองค์กร

มักใช้สำหรับ

• ข่าวบริษัท
• เอกสารพนักงาน
• คู่มือ
• Policy
• Knowledge Base
• ระบบ Helpdesk
• ข้อมูลแผนก
• Project Information

ผู้ใช้งานมักเป็นพนักงานหรือกลุ่มที่ได้รับสิทธิ์

② Copilot ช่วยสร้างเว็บไซต์ภายในได้ไหม

ในประสบการณ์ Microsoft 365 และ SharePoint ที่รองรับ Copilot สามารถช่วยด้านการวางโครงสร้างและสร้างเนื้อหาได้

เช่น

• เสนอ Site Structure
• ร่างข้อความ
• สร้าง Page Outline
• สรุปเอกสาร
• สร้าง FAQ
• ปรับ Tone
• จัดเนื้อหาให้อ่านง่าย

ความสามารถจริงอาจแตกต่างตามสิทธิ์ License และฟีเจอร์ที่องค์กรได้รับ

③ เริ่มจากกำหนดเป้าหมาย

ก่อนสร้างเว็บไซต์ควรถามว่า

เว็บไซต์นี้ต้องช่วยแก้ปัญหาอะไร

เช่น

• พนักงานหาเอกสารไม่เจอ
• ข้อมูลกระจายหลายระบบ
• ต้องการศูนย์กลางข่าวสาร
• ต้องการ Knowledge Base
• ต้องการ Employee Portal

เป้าหมายจะเป็นตัวกำหนดโครงสร้าง

④ ระบุกลุ่มผู้ใช้งาน

อาจเป็น

• พนักงานทั้งหมด
• ทีม IT
• HR
• ฝ่ายขาย
• ผู้บริหาร
• Project Team

ถ้ามีหลายกลุ่ม ควรวาง Navigation ให้ทุกกลุ่มหาเนื้อหาของตัวเองได้ง่าย

⑤ Prompt วางโครงสร้างเว็บไซต์

ใช้

ช่วยออกแบบโครงสร้างเว็บไซต์ภายในสำหรับองค์กร โดยมีหน้า Home, News, Departments, Knowledge Base, Documents และ Contact

ช่วยเริ่มต้น Information Architecture ได้เร็ว

⑥ สร้าง Sitemap

Prompt

สร้าง Sitemap สำหรับ Intranet โดยแบ่งเป็นเมนูหลักและเมนูย่อย

ตัวอย่าง

• Home
• Company
• Departments
• Documents
• Knowledge Base
• News
• Help
• Contact

⑦ อย่าสร้างเมนูมากเกินไป

เมนูหลักมากเกินไปทำให้ผู้ใช้สับสน

ควรรวมหมวดที่ใกล้กัน

เช่น

แทนที่จะมี

• HR Forms
• HR Policy
• HR News
• HR Contact

อาจรวมเป็น

HR

แล้วสร้างเมนูย่อยข้างใน

⑧ หน้า Home ควรมีอะไร

โดยทั่วไปอาจมี

• ข่าวล่าสุด
• Quick Links
• เอกสารสำคัญ
• ประกาศ
• ระบบที่ใช้บ่อย
• ติดต่อทีม Support

ควรเน้นสิ่งที่พนักงานใช้จริง

⑨ Prompt สร้างหน้า Home

ใช้

สร้าง Outline หน้า Home สำหรับเว็บไซต์ภายใน โดยเน้นข่าวสำคัญ Quick Links ระบบที่ใช้บ่อย เอกสาร และช่องทางติดต่อ

ช่วยเตรียมโครงก่อนจัดหน้า

⑩ สร้าง Hero Section

Prompt

เขียน Headline และข้อความ Hero สำหรับหน้า Intranet ที่สั้นและเป็นมิตร

เหมาะกับส่วนบนของ Home

⑪ สร้าง Quick Links

เว็บไซต์ภายในควรมีลิงก์ไปยังสิ่งที่พนักงานใช้บ่อย

เช่น

• Leave Request
• IT Support
• Payroll
• HR Forms
• Policies
• Training

Copilot สามารถช่วยจัดหมวดและเขียนคำอธิบายได้

⑫ Prompt สำหรับ Quick Links

ใช้

จัดรายการระบบและเอกสารเหล่านี้เป็น Quick Links พร้อมคำอธิบายสั้น ๆ

ช่วยให้ผู้ใช้รู้ว่าลิงก์แต่ละอันใช้ทำอะไร

⑬ สร้างหน้า Company

อาจมี

• About
• Vision
• Mission
• Organization
• Leadership
• Policies

ไม่ควรใส่ข้อมูลซ้ำกับหน้าอื่นมากเกินไป

⑭ สร้างหน้า Departments

Prompt

สร้าง Template หน้าแผนก โดยมี About, Responsibilities, Services, Team, Documents และ Contact

ทำให้ทุกแผนกใช้โครงคล้ายกัน

⑮ สร้างหน้า HR

อาจมี

• Employee Handbook
• Leave
• Benefits
• Forms
• Training
• Contacts

ช่วยลดคำถามซ้ำกับ HR

⑯ สร้างหน้า IT

อาจมี

• Account
• Password
• Software
• Wi-Fi
• Security
• Helpdesk
• FAQ

เหมาะกับ Self-service

⑰ สร้าง Knowledge Base

Prompt

สร้างโครงสร้าง Knowledge Base แบ่งเป็น Account, Hardware, Software, Network, Security และ Troubleshooting

ช่วยจัดความรู้ให้ค้นง่าย

⑱ สร้าง Article Template

ใช้

สร้าง Template Knowledge Base โดยมี Problem, Symptoms, Cause, Solution, Verification และ FAQ

ช่วยให้บทความมีมาตรฐานเดียวกัน

⑲ สร้าง FAQ

Prompt

จากข้อมูลนี้ สร้าง FAQ ที่พนักงานน่าจะถามมากที่สุด

เหมาะกับ HR, IT และระบบภายใน

⑳ สร้าง News Section

เว็บไซต์ภายในควรมีข่าวที่สำคัญจริง

เช่น

• ประกาศ
• กิจกรรม
• Policy Update
• System Maintenance
• Company News

ควรแยกข่าวเร่งด่วนออกจากข่าวทั่วไป

㉑ สร้างข้อความประกาศ

Prompt

เขียนประกาศภายในองค์กรแบบสั้น ชัด และมี Call to Action

ช่วยลดข้อความยาว

㉒ สร้างหน้า Documents

ไม่ควรวางไฟล์ทั้งหมดแบบไม่มีหมวด

ควรแบ่ง เช่น

• Policy
• Forms
• Templates
• Guides
• Reports

ช่วยให้ค้นง่าย

㉓ สร้างคำอธิบายเอกสาร

ใช้

เขียนคำอธิบายสั้น ๆ สำหรับเอกสารแต่ละไฟล์ว่ามีไว้ใช้ทำอะไร

ช่วยให้พนักงานเลือกไฟล์ถูก

㉔ สร้างหน้า Employee Resources

อาจรวม

• Forms
• Benefits
• Training
• Policies
• IT Support
• Important Contacts

เป็นหน้าที่พนักงานใช้งานบ่อย

㉕ สร้างหน้า New Employee

Prompt

สร้างหน้า New Employee Portal โดยมี First Day, Accounts, Equipment, Policies, Training และ Contacts

เหมาะกับ Onboarding

㉖ สร้างหน้า Management

อาจเน้น

• KPI
• Reports
• Dashboards
• Policies
• Decision Documents

ต้องควบคุม Permission อย่างเหมาะสม

㉗ สร้างหน้า Project

Prompt

สร้าง Template หน้า Project โดยมี Objective, Scope, Timeline, Team, Status, Risks, Documents และ Next Steps

ช่วยให้ทุกโครงการใช้รูปแบบเดียวกัน

㉘ สร้าง Navigation

Navigation ควรตอบว่า

ผู้ใช้จะไปหาข้อมูลที่ต้องการอย่างไร

ควรใช้ชื่อเมนูที่คนทั่วไปเข้าใจ

ไม่ควรใช้ศัพท์ภายในที่คลุมเครือเกินไป

㉙ ตรวจชื่อเมนูด้วย Copilot

Prompt

ตรวจชื่อเมนูเหล่านี้และเสนอชื่อที่สั้นและเข้าใจง่ายกว่า

ช่วยปรับ User Experience

㉚ จัดข้อมูลตามงานของผู้ใช้

แทนที่จะจัดตามโครงสร้างองค์กรอย่างเดียว

อาจจัดตาม Intent เช่น

• ขอวันลา
• แจ้งปัญหา IT
• ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม
• เรียนรู้ระบบ
• ติดต่อ HR

ช่วยให้ผู้ใช้หาได้เร็วขึ้น

㉛ ใช้ Search Intent ภายใน

ถามว่า

พนักงานเข้ามาหน้านี้เพื่อทำอะไร

จากนั้นวางข้อมูลตามสิ่งที่คนต้องการทำจริง

แนวคิดนี้ช่วยให้ Intranet ใช้งานง่ายขึ้นมาก

㉜ ทำเนื้อหาให้อ่านง่าย

ควรใช้

• Heading
• Bullet
• ตาราง
• Quick Links
• FAQ

มากกว่าย่อหน้ายาวหลายบรรทัด

㉝ Prompt ลดเนื้อหายาว

ใช้

ปรับเนื้อหานี้สำหรับ Intranet ให้ย่อหน้าสั้น อ่านง่าย และเน้นข้อมูลที่ต้องใช้จริง

เหมาะกับการย้ายเอกสารเก่ามา SharePoint

㉞ อย่าย้ายเอกสารทุกอย่างมาวางบนหน้า

ไฟล์ขนาดใหญ่ควรเก็บใน Library

หน้าเว็บไซต์ควรทำหน้าที่

• อธิบาย
• นำทาง
• เชื่อมไปข้อมูล

ช่วยลดความรก

㉟ ใช้ Web Part ให้เหมาะ

ตัวอย่าง Web Part ที่ใช้ได้ เช่น

• Text
• News
• Quick Links
• Documents
• People
• Image

ควรเลือกตามประเภทข้อมูล

㊱ อย่าใช้ Web Part มากเกินไป

หน้า Home ที่มี Widget จำนวนมากอาจดูรก

ควรเลือกเฉพาะสิ่งที่ผู้ใช้ต้องใช้จริง

㊲ สร้าง Content Template

Prompt

สร้าง Template สำหรับหน้า Intranet ให้ทุกแผนกใช้รูปแบบเดียวกัน

ช่วยให้เว็บไซต์มีมาตรฐาน

㊳ กำหนด Page Owner

ทุกหน้าควรมีเจ้าของเนื้อหา

เช่น

• HR
• IT
• Marketing
• Project Owner

เพื่อให้มีคนรับผิดชอบ Update

㊴ เพิ่ม Last Updated

หน้า Policy, FAQ หรือ Knowledge Base ควรมีข้อมูลว่าอัปเดตล่าสุดเมื่อใดตามแนวทางขององค์กร

ช่วยให้ผู้ใช้รู้ว่าข้อมูลยังใหม่หรือไม่

㊵ ตรวจข้อมูลเก่า

Prompt

ตรวจเนื้อหานี้และระบุวันที่ Version หรือข้อมูลที่อาจล้าสมัย

ช่วยในการ Content Review

㊶ สร้าง Content Review Checklist

ใช้

สร้าง Checklist ตรวจเนื้อหา Intranet ก่อน Publish

เช่น

• ข้อมูลถูกต้อง
• Link ใช้งานได้
• Owner ถูก
• Version ใหม่
• Permission ถูก

㊷ ตรวจ Broken Information

ไม่ได้หมายถึงเพียง Broken Link

แต่รวมถึง

• ชื่อระบบเก่า
• เบอร์ติดต่อเก่า
• Policy เก่า
• Owner เก่า
• ขั้นตอนที่เลิกใช้แล้ว

ควรตรวจเป็นระยะ

㊸ สร้าง Search Keywords

Prompt

เสนอคำที่พนักงานน่าจะใช้ค้นหาหน้านี้ เพื่อปรับชื่อหน้า Heading และคำอธิบาย

ช่วยให้ Internal Search หาเนื้อหาได้ง่ายขึ้น

㊹ ใช้ชื่อที่คนค้นจริง

เช่นผู้ใช้มักค้น

ลืมรหัสผ่าน

ชื่อบทความควรมีคำดังกล่าว

ดีกว่าใช้ชื่อภายในว่า

Credential Recovery Procedure

㊺ สร้างหน้า Help

Prompt

สร้างหน้า Help Center โดยมี Top Questions, IT Support, HR Support, Guides และ Contact

ช่วยรวมช่องทางขอความช่วยเหลือ

㊻ สร้าง Contact Directory

สามารถมีข้อมูล

• Department
• Contact
• Responsibility

แต่ต้องพิจารณานโยบายด้านข้อมูลบุคคลขององค์กร

㊼ สร้างหน้า Emergency Information

หากองค์กรจำเป็น อาจมี

• ช่องทางติดต่อฉุกเฉิน
• ขั้นตอนสำคัญ
• ประกาศ

ข้อมูลต้องถูกต้องและอัปเดตเสมอ

㊽ ตรวจ Mobile Experience

เว็บไซต์ภายในอาจถูกเปิดบนมือถือ

จึงควร

• Heading ไม่ยาว
• Paragraph สั้น
• ตารางไม่ซับซ้อน
• CTA ชัด

ช่วยให้ใช้งานบนจอเล็กได้ง่าย

㊾ ตรวจ Accessibility

ควรคำนึงถึง

• Heading ที่เป็นลำดับ
• Alt Text สำหรับภาพ
• ข้อความ Link ที่เข้าใจได้
• โครงสร้างที่อ่านง่าย

ช่วยให้เว็บไซต์รองรับผู้ใช้ได้กว้างขึ้น

㊿ ตรวจ Permission

ก่อน Publish ต้องตรวจว่า

• ใครเข้าถึง Site ได้
• ใครดูแต่ละหน้าได้
• ใครแก้ไขได้
• Library ที่เชื่อมมีสิทธิ์ตรงกันหรือไม่

อย่าใช้ Copilot แทนการตรวจ Permission จริง

51. แยกข้อมูลตามระดับความลับ

องค์กรอาจมีข้อมูลระดับต่าง ๆ เช่น

• Public within company
• Department only
• Management only
• Confidential

ต้องกำหนดสิทธิ์ให้เหมาะสม

52. ห้ามใส่ Password หรือ Secret

ไม่ควรเผยแพร่

• Password
• API Key
• Access Token
• Secret Key

ในหน้า SharePoint ทั่วไป

ควรใช้ระบบจัดเก็บที่องค์กรกำหนด

53. ตรวจข้อมูลส่วนบุคคล

ก่อน Publish ควรตรวจว่าไม่มีข้อมูลส่วนบุคคลเกินความจำเป็น

โดยเฉพาะหน้า Directory และ HR

54. ห้าม Copilot เดาข้อมูล

Prompt สำคัญคือ

ใช้เฉพาะข้อมูลที่มี ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามสร้างข้อมูลใหม่

ช่วยลดข้อมูลผิด

55. สร้าง Prototype Content

ก่อนสร้างทั้ง Site สามารถเริ่มจาก

• Home
• Department 1 หน้า
• Knowledge Base 1 หน้า
• Help 1 หน้า

แล้วทดสอบกับผู้ใช้ก่อน

56. ทดสอบกับพนักงานจริง

ถามว่า

• หา Policy เจอไหม
• หาแบบฟอร์มเจอไหม
• หา Helpdesk เจอไหม
• เข้าใจชื่อเมนูหรือไม่

ข้อมูลจากผู้ใช้จริงสำคัญกว่าการคาดเดา

57. Prompt สำหรับ Intranet ทั่วไป

ออกแบบ Intranet สำหรับองค์กร โดยมี Home, News, Departments, Documents, Knowledge Base, Employee Resources และ Help Center พร้อมเสนอเนื้อหาที่ควรอยู่ในแต่ละหน้า

58. Prompt สำหรับบริษัทขนาดเล็ก

ออกแบบเว็บไซต์ภายในแบบเรียบง่ายสำหรับบริษัทขนาดเล็ก โดยเน้น Home, HR, IT Help, Documents, News และ Contacts และหลีกเลี่ยงโครงสร้างที่ซับซ้อน

59. Prompt สำหรับทีม IT

ออกแบบ IT Intranet โดยมี Service Catalog, Knowledge Base, System Status, Security Guides, Software, FAQ และ Helpdesk

60. Prompt สำหรับ Employee Portal

ออกแบบ Employee Portal โดยมี News, Quick Links, HR Services, Policies, Training, IT Support และ Contacts ใช้โครงสร้างที่พนักงานค้นข้อมูลได้ง่าย

61. Checklist ก่อนเปิดใช้งาน

ตรวจอย่างน้อย 15 ข้อ

1. เป้าหมาย Site ชัดไหม
2. กลุ่มผู้ใช้ชัดไหม
3. Navigation เข้าใจง่ายไหม
4. หน้า Home มีข้อมูลสำคัญไหม
5. Quick Links ใช้งานได้ไหม
6. Search หาเนื้อหาเจอไหม
7. Heading ชัดไหม
8. เอกสารจัดหมวดหรือไม่
9. Page Owner มีครบไหม
10. ข้อมูลล่าสุดหรือไม่
11. Placeholder เหลือไหม
12. Permission ถูกไหม
13. มีข้อมูลลับหรือไม่
14. Mobile อ่านได้ไหม
15. ผู้ใช้จริงทดสอบแล้วหรือไม่

62. คำถามที่พบบ่อย

Copilot สร้าง Intranet ให้เสร็จทั้งหมดได้ไหม

Copilot ช่วยวางโครงสร้างและสร้าง Draft เนื้อหาได้มาก แต่ยังต้องใช้ SharePoint สำหรับการจัดหน้า ตั้งค่า Site, Navigation, Web Part และ Permission ตามประสบการณ์ที่องค์กรใช้งาน

สร้าง Knowledge Base ได้ไหม

ได้

สร้างหน้าแต่ละแผนกได้ไหม

ช่วยร่าง Template และเนื้อหาได้

ใช้เอกสารเดิมมาสร้าง Intranet ได้ไหม

ได้ แต่ควรปรับให้เหมาะกับการอ่านบนเว็บ ไม่ควรคัดทุกเอกสารมาวางทั้งหมด

ควรเปิดใช้งานทันทีหลัง Copilot สร้างเนื้อหาไหม

ไม่ควร ควรตรวจข้อมูล สิทธิ์ ลิงก์ และความเป็นปัจจุบันก่อน

63. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้สูตร

ประเภทองค์กร + กลุ่มผู้ใช้ + เป้าหมาย + เมนูหลัก + Content Type + Navigation + ข้อจำกัด + ข้อห้าม

ตัวอย่าง

ออกแบบเว็บไซต์ภายในบน SharePoint สำหรับพนักงาน โดยมี Home, News, HR, IT Help, Documents, Knowledge Base และ Contacts จัด Navigation ให้เข้าใจง่าย เขียนคำอธิบายแต่ละ Section แบบกระชับ ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าข้อมูลไม่ครบให้ใส่ Placeholder และห้ามเดาเพิ่ม

สูตรนี้ช่วยให้เริ่มวาง Intranet ได้เป็นระบบ

64. สรุป

วิธีสร้างเว็บไซต์ภายในด้วย Copilot ให้ได้ผลดีที่สุด ไม่ใช่เริ่มจากการสร้างหน้าเป็นจำนวนมาก แต่ควรเริ่มจาก

เป้าหมาย → กลุ่มผู้ใช้ → Sitemap → Navigation → หน้า Home → เนื้อหาหลัก → Knowledge Base → Permission → ทดสอบผู้ใช้

Intranet ที่ดีควรช่วยให้พนักงานตอบคำถามง่าย ๆ ได้ว่า

• ข่าวล่าสุดอยู่ไหน
• เอกสารอยู่ไหน
• ขอความช่วยเหลืออย่างไร
• ติดต่อใคร
• วิธีทำงานนั้นอยู่หน้าไหน

Prompt ที่พร้อมใช้คือ

“ออกแบบเว็บไซต์ภายในบน SharePoint สำหรับพนักงาน โดยมี Home, News, Departments, Documents, Knowledge Base, Employee Resources และ Help Center พร้อม Sitemap, Navigation และ Outline ของแต่ละหน้า ใช้โครงสร้างที่ง่ายต่อการค้นข้อมูล และห้ามสร้างข้อมูลบริษัทที่ไม่ได้ให้มา”

comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot เป็นผู้ช่วยวางโครงสร้างและสร้าง Draft ก่อน แล้วให้เจ้าของแต่ละแผนกตรวจเนื้อหาและ Permission อีกครั้ง เพราะเว็บไซต์ภายในที่ประสบความสำเร็จไม่ได้วัดจากจำนวนหน้า แต่วัดจากว่าพนักงานสามารถค้นข้อมูลที่ต้องการและทำงานต่อได้เร็วเพียงใด