วิธีเขียนเนื้อหาหน้าเว็บ SharePoint ด้วย Copilot

Microsoft Copilot สามารถช่วยเขียนเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint ให้เป็นระบบและอ่านง่ายขึ้นได้ ตั้งแต่การสร้างหัวข้อหลัก เขียนบทนำ จัด Section สร้าง Bullet, FAQ, Call to Action ไปจนถึงปรับภาษาสำหรับพนักงาน ผู้บริหาร หรือทีมเทคนิค

จุดสำคัญคือเนื้อหาสำหรับหน้าเว็บไม่ควรเขียนเหมือนเอกสาร Word ยาว ๆ เพราะพฤติกรรมของคนอ่านหน้า SharePoint มักเป็นการ Scan หาข้อมูลสำคัญอย่างรวดเร็ว จึงควรใช้ Heading สั้น ย่อหน้ากระชับ และวางข้อมูลสำคัญไว้ช่วงต้นของหน้า

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีเขียนเนื้อหาหน้าเว็บ SharePoint ด้วย Copilot ตั้งแต่การวางโครงสร้างไปจนถึงตรวจเนื้อหาให้พร้อมนำไปใช้งานจริง

① เริ่มจากกำหนดวัตถุประสงค์ของหน้า

ก่อนเขียนควรตอบให้ได้ว่า

หน้านี้สร้างขึ้นเพื่ออะไร

เช่น

• แจ้งข้อมูล
• สอนวิธีใช้งาน
• รวมเอกสาร
• แนะนำแผนก
• อัปเดตโครงการ
• ตอบคำถามพนักงาน

ถ้าวัตถุประสงค์ชัด Copilot จะช่วยเขียนได้ตรงขึ้น

② กำหนดกลุ่มผู้อ่าน

ควรระบุว่าเนื้อหานี้ทำให้ใครอ่าน

เช่น

• พนักงานทั่วไป
• พนักงานใหม่
• ผู้บริหาร
• ทีม IT
• ฝ่ายขาย
• ผู้จัดการโครงการ

ภาษาที่ใช้ควรต่างกันตามกลุ่มเป้าหมาย

③ Prompt แบบง่ายที่สุด

ใช้

ช่วยเขียนเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint เรื่องนี้ให้กระชับและอ่านง่าย

เหมาะสำหรับเริ่มต้น

④ Prompt ที่ละเอียดกว่า

ใช้

เขียนเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint โดยมี Title, Introduction, Key Information, Steps, FAQ และ Contact

ช่วยให้ได้โครงสร้างพร้อมใช้งานมากขึ้น

⑤ สร้าง Outline ก่อนเขียน

Prompt

สร้าง Outline สำหรับหน้า SharePoint เรื่องนี้ก่อน โดยใช้ Heading ไม่เกิน 6 หัวข้อ

ช่วยป้องกันเนื้อหายาวเกินไป

⑥ Title ควรสั้นและชัด

ชื่อหน้าควรบอกทันทีว่าหน้านี้เกี่ยวกับอะไร

เช่น

คู่มือใช้งานระบบสำหรับพนักงานใหม่

ดีกว่า

ข้อมูลที่ควรรู้เกี่ยวกับระบบต่าง ๆ ภายในองค์กรสำหรับพนักงานใหม่

ชื่อสั้นอ่านง่ายกว่า

⑦ สร้าง Title ด้วย Copilot

Prompt

เสนอชื่อหน้า SharePoint 5 แบบที่สั้น ชัด และตรงกับเนื้อหานี้

จากนั้นเลือกชื่อที่เข้าใจง่ายที่สุด

⑧ เขียน Introduction

Intro ควรตอบ 3 เรื่อง

• หน้านี้เกี่ยวกับอะไร
• เหมาะกับใคร
• ผู้อ่านจะได้อะไร

ไม่ควรเปิดเรื่องยาวเกินไป

⑨ Prompt สำหรับ Introduction

ใช้

เขียน Introduction ไม่เกิน 80 คำสำหรับหน้า SharePoint โดยอธิบายวัตถุประสงค์และสิ่งที่ผู้อ่านจะได้รับ

ช่วยให้เปิดหน้าได้กระชับ

⑩ ใช้ Summary ด้านบน

หน้าเนื้อหายาวควรมี Summary สั้นด้านบน

Prompt

สรุปเนื้อหาหน้านี้เป็น 3 Bullet สำหรับวางด้านบน

ช่วยให้เข้าใจภาพรวมทันที

⑪ เขียน Heading ให้ชัด

Heading ควรบอกผู้อ่านว่าข้างใต้มีข้อมูลอะไร

เช่น

• วิธีเริ่มต้น
• สิ่งที่ต้องเตรียม
• ขั้นตอนใช้งาน
• ปัญหาที่พบบ่อย
• ติดต่อ Support

ช่วยให้ Scan ได้เร็ว

⑫ หลีกเลี่ยง Heading กว้างเกินไป

เช่น

ข้อมูลเพิ่มเติม

อาจไม่บอกอะไร

ควรเปลี่ยนเป็น

เอกสารและลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

ชัดกว่า

⑬ สร้าง Heading จากข้อความยาว

Prompt

แบ่งเนื้อหานี้เป็น Heading และ Subheading ที่เหมาะกับหน้าเว็บ

ช่วยเปลี่ยนเอกสารยาวให้เป็น Web content

⑭ ใช้ย่อหน้าสั้น

บนหน้า SharePoint ควรหลีกเลี่ยง Paragraph ยาวมาก

หนึ่งย่อหน้าควรอธิบายหนึ่งแนวคิดหลัก

ช่วยให้อ่านบนหน้าจอได้ง่าย

⑮ ย่อ Paragraph ด้วย Copilot

ใช้

ลดแต่ละ Paragraph ให้สั้นลง แต่คงข้อมูลสำคัญทั้งหมด

เหมาะกับการแปลงจาก Word

⑯ ใช้ Bullet สำหรับรายการ

เหมาะกับ

• ประโยชน์
• Feature
• Requirement
• สิ่งที่ต้องเตรียม
• ข้อควรระวัง

ช่วยลดข้อความยาว

⑰ Prompt เปลี่ยนเป็น Bullet

ใช้

เปลี่ยนย่อหน้านี้เป็น Bullet โดยหนึ่งข้อมีหนึ่งประเด็น

ช่วยให้อ่านเร็วขึ้น

⑱ ใช้ Numbered List สำหรับขั้นตอน

ถ้ามีลำดับ เช่น

1. เปิดระบบ
2. ลงชื่อเข้าใช้
3. เลือกเมนู
4. กรอกข้อมูล
5. บันทึก

ควรใช้ Numbered List

⑲ สร้างขั้นตอนด้วย Copilot

Prompt

เปลี่ยนข้อความนี้เป็น Numbered List ตามลำดับการทำงานจริง

ช่วยให้คู่มือชัดเจน

⑳ เขียนเนื้อหาสำหรับพนักงานใหม่

ใช้

ปรับเนื้อหานี้ให้เหมาะกับพนักงานใหม่ ใช้ภาษาง่ายและอธิบายศัพท์เฉพาะเมื่อจำเป็น

ช่วยลดศัพท์ยาก

㉑ เขียนสำหรับผู้บริหาร

Prompt

ปรับเนื้อหานี้สำหรับผู้บริหาร โดยเน้นผลกระทบ KPI, Risk และ Next Steps

ช่วยลดรายละเอียด Operation

㉒ เขียนสำหรับทีมเทคนิค

ใช้

ปรับเนื้อหาให้เหมาะกับทีมเทคนิค โดยคง Version, Configuration และรายละเอียดระบบที่สำคัญ

ช่วยรักษาข้อมูลเชิงเทคนิค

㉓ เขียนหน้าแนะนำแผนก

Prompt

เขียนหน้า SharePoint แนะนำแผนก โดยมี About, Responsibilities, Services, Team และ Contact

เหมาะกับ Department Site

㉔ เขียนหน้าโครงการ

ใช้

เขียนหน้า Project Overview โดยมี Objective, Scope, Timeline, Team, Current Status และ Documents

เหมาะกับ Project Site

㉕ เขียนหน้า Onboarding

Prompt

เขียนหน้า Onboarding สำหรับพนักงานใหม่ โดยมี First Day, Accounts, Equipment, Policies, Training และ Contacts

ช่วยจัดข้อมูลให้ครบ

㉖ เขียนหน้า Knowledge Base

ใช้

เขียน Knowledge Base Article โดยมี Problem, Symptoms, Cause, Solution, Verification และ FAQ

เหมาะกับ Support

㉗ เขียนหน้าคู่มือ

Prompt

เขียนหน้า Guide โดยแบ่งเป็น Preparation, Steps, Verification, Troubleshooting และ FAQ

ช่วยให้ใช้เป็น Self-service ได้

㉘ เขียนหน้าข่าว

ใช้

เขียนข่าวภายในองค์กรสำหรับ SharePoint โดยมี Headline, Summary, Main Details และ Call to Action

เหมาะกับ Communication Site

㉙ เขียนหน้า Policy

Prompt

ปรับ Policy นี้ให้เหมาะกับหน้า SharePoint โดยอ่านง่ายขึ้น แต่ห้ามตัดข้อกำหนดหรือเงื่อนไข

สำคัญมาก

㉚ สร้าง FAQ

ใช้

จากเนื้อหานี้ สร้าง FAQ 10 ข้อที่พนักงานน่าจะถาม

ช่วยลดคำถามซ้ำ

㉛ คำถาม FAQ ควรเป็นภาษาคนค้นหา

เช่น

ลืมรหัสผ่านต้องทำอย่างไร

ดีกว่า

Password Management Policy

เพราะเข้าใจง่ายกว่า

㉜ สร้าง Call to Action

Prompt

เขียน CTA สั้น ๆ บอกผู้อ่านว่าต้องทำอะไรต่อ

เช่น

• ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม
• ติดต่อ Support
• อ่านคู่มือ
• ส่ง Request

ช่วยให้หน้าใช้งานต่อได้จริง

㉝ สร้างข้อความสำหรับ Quick Links

ใช้

เขียนชื่อและคำอธิบาย Quick Links ให้แต่ละรายการไม่เกิน 1 ประโยค

ช่วยให้ลิงก์เข้าใจง่ายขึ้น

㉞ สร้างข้อความ Hero

Prompt

เขียน Headline และข้อความสั้นสำหรับ Hero Section ของหน้า SharePoint

เหมาะกับ Landing Page

㉟ สร้างข้อความสำหรับ Document Section

ใช้

เขียนคำอธิบายสั้น ๆ สำหรับเอกสารแต่ละไฟล์ เพื่อบอกว่าไฟล์นี้ใช้ทำอะไร

ช่วยให้ผู้อ่านเลือกไฟล์ถูก

㊱ สร้าง Key Takeaways

Prompt

สรุป Key Takeaways จากหน้านี้เป็น 5 Bullet

เหมาะกับท้ายหน้า

㊲ สร้าง Next Steps

ใช้

สร้าง Next Steps จากข้อมูลนี้ไม่เกิน 5 ข้อ

ช่วยให้คนอ่านรู้ว่าต้องทำอะไรต่อ

㊳ ลดศัพท์ยาก

Prompt

ปรับข้อความนี้ให้พนักงานทั่วไปเข้าใจง่าย โดยลดศัพท์เทคนิคที่ไม่จำเป็น

เหมาะกับ Internal Portal

㊴ อธิบายศัพท์เทคนิค

ถ้าจำเป็นต้องใช้คำเฉพาะ ให้เขียนอธิบายสั้น ๆ

เช่น

MFA (การยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน)

ช่วยให้ทุกคนเข้าใจ

㊵ ปรับ Tone

สามารถใช้ Prompt

ปรับ Tone ให้เป็นมืออาชีพ เป็นมิตร และอ่านง่าย

เหมาะกับเนื้อหาภายในองค์กร

㊶ ลดเนื้อหา 20–30%

Prompt

ลดความยาวประมาณ 30% โดยคงข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งาน

ช่วยให้หน้าไม่ยาวเกิน

㊷ ตัดข้อมูลซ้ำ

ใช้

ตรวจและรวมข้อความที่มีความหมายซ้ำกัน

ช่วยลดหน้าเว็บที่ฟุ่มเฟือย

㊸ ย้ายข้อมูลสำคัญขึ้นด้านบน

Prompt

จัดเนื้อหาใหม่โดยนำข้อมูลที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้หรือทำก่อนขึ้นไว้ด้านบน

ช่วยด้าน User Experience

㊹ ใช้ Inverted Pyramid

หลักง่าย ๆ คือ

สำคัญที่สุดก่อน → รายละเอียดตามมา → ข้อมูลเสริมท้ายหน้า

เหมาะกับหน้าเว็บมากกว่าเริ่มด้วย Background ยาว ๆ

㊺ อย่าเปิดด้วยประวัติยาว

หากหน้าเกี่ยวกับการแก้ปัญหา ผู้ใช้ต้องการรู้

ทำอย่างไร

ไม่ใช่อ่านประวัติระบบก่อนหลายย่อหน้า

ควรตอบ Intent ให้เร็ว

㊻ สร้างตาราง

ถ้าข้อมูลเป็นการเปรียบเทียบ สามารถใช้

รายการ	รายละเอียด	ผู้รับผิดชอบ

ช่วยลดข้อความยาว

㊼ เลือกตารางเมื่อข้อมูลมีหลาย Attribute

เช่น

• ชื่อบริการ
• Owner
• SLA
• Contact

ตารางอาจอ่านง่ายกว่า Bullet

㊽ ใช้ Warning ให้ชัด

ข้อมูลสำคัญ เช่น

• ห้ามแชร์ Password
• ห้ามปิด Security Control
• ต้องขอ Approval ก่อน

ควรแยกออกจาก Paragraph ทั่วไป

㊾ Prompt สร้าง Warning

ใช้

ดึง Warning และข้อห้ามจากข้อมูลนี้เป็นรายการแยก โดยห้ามสร้างข้อกำหนดใหม่

ช่วยให้เห็นชัด

㊿ ตรวจความถูกต้อง

ก่อนเผยแพร่ควรตรวจ

• ชื่อ
• วันที่
• ตัวเลข
• Version
• Owner
• Contact
• ขั้นตอน

ทุกครั้ง

51. ตรวจข้อมูลที่อาจเก่า

Prompt

ระบุวันที่ Version และข้อมูลที่ควรตรวจว่าเป็นปัจจุบันหรือไม่

ช่วยดูแล Knowledge Base

52. ตรวจ Link

ลิงก์ใน SharePoint ควรตรวจว่า

• เปิดได้
• สิทธิ์ถูก
• ไปหน้าที่ถูก
• ไม่ใช่ลิงก์เก่า

การตรวจ Link จริงควรทำใน SharePoint ด้วย

53. ตรวจ Permission

เนื้อหาดีอย่างเดียวไม่พอ

ต้องตรวจด้วยว่า

• ใครเห็นหน้าได้
• ใครแก้ไขได้
• เอกสารที่ลิงก์มีสิทธิ์ถูกหรือไม่

สำคัญมากกับ Internal content

54. ตรวจข้อมูลส่วนบุคคล

ก่อน Publish ควรตรวจว่าไม่ได้เปิดเผย

• ข้อมูลพนักงานเกินจำเป็น
• ข้อมูลลูกค้า
• Credentials
• Secret
• ข้อมูลภายในที่จำกัดสิทธิ์

55. ห้าม Copilot เดาข้อมูล

Prompt

ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าไม่พบข้อมูลให้ใส่ Placeholder และห้ามสร้างรายละเอียดใหม่เอง

ช่วยลดความผิดพลาด

56. ใช้ Placeholder

เช่น

• [Contact]
• [Owner]
• [Document Link]
• [Last Updated]
• [Approval]

ช่วยให้รู้ว่ายังต้องเติมอะไร

57. Prompt สำหรับหน้า SharePoint ทั่วไป

เขียนเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint โดยมี Title, Introduction, Key Information, Steps, FAQ และ Contact ใช้ภาษากระชับและอ่านง่าย ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ และห้ามเดาข้อมูลใหม่

58. Prompt สำหรับ Knowledge Base

จากข้อมูลนี้ เขียนหน้า SharePoint Knowledge Base โดยมี Problem, Symptoms, Cause, Solution, Verification และ FAQ คงรายละเอียด Technical ที่สำคัญ และใส่ Placeholder หากข้อมูลไม่ครบ

59. Prompt สำหรับ Onboarding

เขียนหน้า SharePoint สำหรับพนักงานใหม่ โดยมี Welcome, First Day Checklist, Accounts, Equipment, Policies, Training, FAQ และ Contacts ใช้ภาษาง่ายและเป็นมิตร

60. Prompt สำหรับหน้าโครงการ

เขียนหน้า SharePoint Project Overview โดยมี Objective, Scope, Timeline, Team, Current Status, Risks, Documents และ Next Steps ใช้เฉพาะข้อมูลในเอกสาร

61. Checklist ก่อน Publish

ตรวจอย่างน้อย 12 ข้อ

1. Title ชัดไหม
2. Intro กระชับไหม
3. ข้อมูลสำคัญอยู่ด้านบนหรือไม่
4. Heading เป็นระบบไหม
5. Paragraph สั้นพอหรือไม่
6. Bullet ใช้เหมาะสมไหม
7. Steps เรียงถูกไหม
8. ตัวเลขและวันที่ถูกไหม
9. Link ใช้งานได้ไหม
10. Placeholder เหลือหรือไม่
11. Permission ถูกไหม
12. มีข้อมูลที่ไม่ควรเผยแพร่หรือไม่

62. คำถามที่พบบ่อย

Copilot ช่วยเขียนเนื้อหา SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์และสิทธิ์ที่รองรับ

ใช้เนื้อหาจาก Word ได้ไหม

ได้ แต่ควรปรับให้กระชับและเหมาะกับการอ่านบนเว็บ

สร้าง FAQ ได้ไหม

ได้

สร้าง Knowledge Base ได้ไหม

ได้

ควรเผยแพร่ข้อความจาก Copilot ทันทีไหม

ไม่ควร ควรตรวจข้อมูลล่าสุด สิทธิ์ และความถูกต้องก่อน

63. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้สูตร

ประเภทหน้า + กลุ่มผู้อ่าน + วัตถุประสงค์ + Section + Tone + ข้อมูลที่ต้องรักษา + ข้อห้าม

ตัวอย่าง

เขียนเนื้อหาหน้า SharePoint สำหรับพนักงานใหม่ โดยมี Introduction, Key Steps, FAQ, Documents และ Contact ใช้ภาษาง่ายและกระชับ คงชื่อระบบ วันที่ และขั้นตอนตามข้อมูลต้นฉบับ ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามเดาเพิ่ม

สูตรนี้ช่วยให้ได้เนื้อหาที่พร้อมนำไปจัดหน้าได้ง่าย

64. สรุป

วิธีเขียนเนื้อหาหน้าเว็บ SharePoint ด้วย Copilot ให้ได้ผลดีที่สุด คือเขียนแบบ “หน้าเว็บ” ไม่ใช่ย้ายเอกสาร Word ทั้งฉบับมาใส่

ควรเน้น

• Title ชัด
• Intro สั้น
• Heading เป็นระบบ
• Paragraph กระชับ
• Bullet อ่านง่าย
• Steps มีลำดับ
• FAQ ตอบคำถามจริง
• CTA บอกว่าต้องทำอะไรต่อ

Prompt ที่พร้อมใช้คือ

“เขียนเนื้อหาสำหรับหน้า SharePoint โดยมี Title, Introduction, Key Information, Steps, FAQ และ Contact ใช้ภาษากระชับ อ่านง่าย และนำข้อมูลสำคัญขึ้นไว้ด้านบน ใช้เฉพาะข้อมูลที่ให้ ถ้าข้อมูลใดไม่มีให้ใส่ Placeholder และห้ามเดาเพิ่ม”

comsiam แนะนำให้ใช้ Copilot ช่วยร่างและจัดโครงสร้างเนื้อหาก่อน แล้วตรวจความถูกต้อง ความเป็นปัจจุบัน ลิงก์ และ Permission อีกครั้งก่อน Publish เพราะคุณภาพของหน้า SharePoint ไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเขียนเพียงอย่างเดียว แต่ยังขึ้นอยู่กับว่าผู้อ่านสามารถค้นข้อมูลและนำไปใช้ต่อได้ง่ายเพียงใด