Contact
Line : comsiam
หลายคนต้องใช้ Microsoft Word ทำหนังสือราชการ หนังสือภายใน หนังสือเชิญ หรือเอกสารหน่วยงาน แต่ไม่แน่ใจเรื่องระยะขอบ ฟอนต์ เลขหน้า และรูปแบบที่ถูกต้อง การ ตั้งค่าเอกสารราชการ Word ให้เหมาะสม จะช่วยให้เอกสารดูเป็นทางการและน่าเชื่อถือมากขึ้นทันที
บทความนี้จะสอน วิธีตั้งค่าเอกสารราชการ Word แบบใช้งานจริง ปรับได้ทันที
① เอกสารราชการควรมีลักษณะอย่างไร
โดยทั่วไปควรมี:
- สุภาพ เป็นระเบียบ
- อ่านง่าย
- ระยะขอบมาตรฐาน
- ฟอนต์ชัดเจน
- หัวข้อชัด
- เว้นวรรคถูกต้อง
ความเรียบร้อยสำคัญมาก
② วิธีตั้งค่าหน้ากระดาษ
ไปที่:
Layout > Size
เลือก:
A4
จากนั้นไปที่:
Layout > Margins
นิยมใช้ค่ามาตรฐาน เช่น
- บน 1 นิ้ว
- ล่าง 1 นิ้ว
- ซ้าย 1.25 นิ้ว
- ขวา 1 นิ้ว
(หน่วยงานอาจต่างกันได้)
③ ฟอนต์ที่นิยมใช้
ในไทยมักใช้ฟอนต์อ่านง่าย เช่น
- TH Sarabun New
- Sarabun
- Cordia New (บางที่)
ขนาดนิยม:
- 16 pt
หรือ - 14 pt ตามรูปแบบหน่วยงาน
④ วิธีจัดย่อหน้า
ไปที่:
Home > Paragraph
ตั้งค่า:
- ชิดขอบสองด้าน (Justify)
- ย่อบรรทัดแรก
- ระยะบรรทัดเหมาะสม
เอกสารจะดูเป็นระเบียบมากขึ้น
⑤ วิธีใส่เลขหน้า
ไปที่:
Insert > Page Number
เลือกตำแหน่ง:
- ด้านบน
- ด้านล่าง
บางเอกสารหน้าแรกอาจไม่ใส่เลขหน้า
⑥ วิธีทำหัวข้อราชการให้ดูดี
หัวข้อควร:
- ตัวหนา
- กึ่งกลางหรือชิดซ้ายตามแบบฟอร์ม
- เว้นระยะก่อนเนื้อหา
เช่น:
เรื่อง
เรียน
สิ่งที่ส่งมาด้วย
⑦ วิธีตรวจความเรียบร้อยก่อนส่ง
กด:
Ctrl + P
ดู Preview ว่า:
- ระยะขอบตรงไหม
- หน้าไม่ล้น
- ตัวหนังสือเท่ากัน
- เลขหน้าถูกต้อง
⑧ ปัญหาที่พบบ่อย
ฟอนต์ผิดมาตรฐาน
ควรถามหน่วยงานก่อน
ระยะขอบไม่เท่ากัน
ตั้ง Margins ใหม่
ข้อความแน่นเกิน
เพิ่ม Line spacing
ใช้สีเยอะเกิน
เอกสารราชการควรเรียบง่าย
⑨ สูตรเอกสารราชการแบบมืออาชีพ
ทั่วไป
- A4
- TH Sarabun
- Justify
- ระยะขอบมาตรฐาน
หนังสือภายใน
เรียบง่าย อ่านง่าย
หนังสือทางการ
เน้นความเรียบร้อยทุกจุด
หลายองค์กรใช้แนวนี้ รวมถึงงานเอกสารธุรกิจแบบ COMSIAM
⑩ สรุปตรง ๆ
ถ้าคุณอยากรู้ วิธีตั้งค่าเอกสารราชการ Word ให้จำง่าย ๆ:
- A4
- ฟอนต์มาตรฐาน
- ระยะขอบดี
- Justify
- เช็ก Preview ก่อนพิมพ์
เอกสารจะดูน่าเชื่อถือขึ้นทันที
คำถามชวนคิดและชวนคอมเมนต์
คุณใช้ Word ทำเอกสารราชการบ่อยแค่ไหน? หนังสือภายใน / หนังสือเชิญ / รายงาน / แบบฟอร์ม
