วิธีใช้ Copilot สรุปข่าวสารใน SharePoint

Microsoft Copilot ใน SharePoint สามารถช่วยสรุปข่าวสาร ประกาศ และข้อมูลอัปเดตภายในองค์กรได้ในประสบการณ์ที่รองรับ เช่น ข่าวจากหลาย Department, Project Update, Policy Update หรือประกาศสำคัญที่พนักงานควรรู้ โดยช่วยย่อเนื้อหาจำนวนมากให้กลายเป็น Summary ที่อ่านได้เร็วขึ้น

ประโยชน์สำคัญคือช่วยลดเวลาการไล่อ่าน News Post หลายหน้า โดยเฉพาะองค์กรที่มีข่าวภายในจำนวนมาก แต่ก่อนนำ Summary ไปส่งต่อ ควรตรวจ Source, วันที่, Status และบริบทของข่าว เพื่อป้องกันการสรุปข้อมูลเก่าหรือ Draft ปะปนกับข่าวที่ Publish แล้ว

บทความนี้ comsiam จะอธิบายวิธีใช้ Copilot สรุปข่าวสารใน SharePoint ตั้งแต่การเลือกขอบเขตข่าว การสร้าง Daily หรือ Weekly Brief ไปจนถึงการตรวจว่าข่าวที่สรุปเป็นข้อมูลล่าสุดและมาจาก Source ที่ถูกต้อง

① Copilot ช่วยสรุปข่าวใน SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์ที่รองรับ

ตัวอย่าง Prompt

สรุปข่าวสำคัญใน SharePoint นี้

เป็นจุดเริ่มต้นที่ง่าย

② Prompt ที่ดีกว่า

ใช้

สรุปข่าวที่ Publish แล้วใน Site นี้เป็น 10 Bullet โดยเน้นสิ่งที่พนักงานต้องรู้และต้องทำ

ช่วยให้ผลลัพธ์มี Focus

③ กำหนด Site ก่อน

ถ้ามีหลาย SharePoint Site

ควรระบุว่า

ใช้เฉพาะข่าวจาก Corporate News Site

ช่วยลดข่าวที่ไม่เกี่ยวข้อง

④ กำหนด Department

Prompt

สรุปข่าวจากฝ่าย IT เท่านั้น

ช่วย Scope

⑤ กำหนดช่วงเวลา

ใช้

สรุปข่าวที่เผยแพร่ในสัปดาห์นี้

ช่วยหลีกเลี่ยงข่าวเก่า

⑥ กำหนดเดือน

Prompt

สรุปข่าว SharePoint ของเดือนตุลาคม 2026

ช่วย Monthly Brief

⑦ กำหนดวันที่

ใช้

สรุปข่าวที่ Publish ตั้งแต่วันที่กำหนดถึงวันนี้

ช่วยควบคุมช่วงเวลา

⑧ ใช้เฉพาะ Published News

Prompt

ใช้เฉพาะ News Post ที่ Publish แล้ว

ช่วยลด Draft

⑨ อย่าใช้ Draft ปะปน

Draft อาจยังไม่ผ่านการตรวจสอบ

จึงไม่ควรถูกสรุปเหมือนข่าวประกาศจริง

⑩ แยก News กับ Page ทั่วไป

SharePoint Site อาจมีทั้ง

• News
• Pages
• Documents

ควรระบุว่าต้องการสรุป News โดยเฉพาะ

⑪ สรุปแบบ 5 Bullet

Prompt

สรุปข่าวสำคัญที่สุด 5 ข้อ

เหมาะกับผู้บริหาร

⑫ สรุปแบบ 10 Bullet

ใช้

สรุปข่าวทั้งหมดเป็น 10 Bullet

เหมาะกับ Weekly Digest

⑬ สรุปแบบหนึ่งบรรทัดต่อข่าว

Prompt

ให้หนึ่งบรรทัดต่อหนึ่งข่าว

ช่วย Scan เร็ว

⑭ สรุปแบบละเอียด

ใช้

สรุปแต่ละข่าวเป็น Headline, Summary และ Action Required

ช่วยพนักงาน

⑮ สรุปข่าวสำหรับผู้บริหาร

Prompt

สรุปเฉพาะข่าวที่มีผลต่อ Strategy, Risk, Cost หรือ Decision

ช่วย Executive Brief

⑯ สรุปข่าวสำหรับพนักงาน

ใช้

สรุปข่าวที่พนักงานทั่วไปควรรู้

ช่วย Internal Communication

⑰ สรุปข่าวสำหรับ IT

Prompt

สรุปข่าวที่เกี่ยวกับ System, Security, Maintenance และ Service Changes

ช่วย Technical Team

⑱ สรุปข่าวสำหรับ HR

ใช้

สรุปข่าวเกี่ยวกับ Policy, Benefits, Leave และ Training

ช่วย HR Communication

⑲ สรุปข่าวสำหรับ Sales

Prompt

สรุปข่าวที่มีผลต่อลูกค้า ราคา Product หรือ Sales Process

ช่วย Sales Enablement

⑳ สรุปข่าวสำหรับ Project Team

ใช้

สรุปเฉพาะข่าวที่เกี่ยวกับ Project Alpha

ช่วยลด Noise

㉑ แยกข่าวตามหมวด

Prompt

จัดข่าวเป็น IT, HR, Finance, Sales และ Corporate

ช่วย Organization

㉒ แยกตาม Priority

ใช้

แบ่งเป็น Critical, Important และ General

ถ้า Source หรือ Criteria รองรับ

㉓ อย่าให้ AI เดา Priority โดยไม่บอก

ถ้าต้องการให้ AI ประเมิน

ควรระบุว่าเป็น

Suggested Priority

ไม่ใช่ Priority ทางการ

㉔ แยกข่าวที่ต้องทำ Action

Prompt

แสดงข่าวที่พนักงานต้องดำเนินการต่อ

ช่วย Execution

㉕ แยกข่าวเพื่อรับทราบ

ใช้

แยกข่าว Informational ออกจาก Action Required

ช่วยลดความสับสน

㉖ แยก Deadline

Prompt

จากข่าวทั้งหมด แสดง Deadline ที่พนักงานต้องรู้

ช่วยไม่พลาดกำหนด

㉗ แยก Effective Date

ใช้

แสดง Effective Date ของ Policy หรือ Change แต่ละข่าว

สำคัญกับ Policy Update

㉘ แยก Owner

Prompt

ระบุ Contact หรือ Owner ของแต่ละข่าวถ้ามีใน Source

ช่วย Follow-up

㉙ ถ้าไม่มี Owner

ให้ตอบ

ไม่ระบุ

ห้ามเดาชื่อ

㉚ สรุป Policy Update

ใช้

สรุปว่า Policy อะไรเปลี่ยน และมีผลเมื่อไร

ช่วย Compliance

㉛ สรุป System Maintenance

Prompt

สรุป Maintenance Window, Affected Services และ User Action

ช่วย IT Communication

㉜ สรุป Security Announcement

ใช้

สรุป Security Update พร้อมสิ่งที่พนักงานต้องทำ

ช่วย Security Awareness

㉝ สรุป Organizational Change

Prompt

สรุปการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรตามข่าวที่ Publish แล้ว

ควรตรวจชื่อและตำแหน่ง

㉞ สรุป Product Update

ใช้

สรุป Product Change, Impact และ Effective Date

ช่วย Sales และ Support

㉟ สรุป Training Announcement

Prompt

สรุป Training Topic, Audience, Date และ Registration Deadline

ช่วย Learning

㊱ สรุป Event News

ใช้

สรุป Event, Date, Location และ Registration Details

ช่วยพนักงาน

㊲ สรุป Holiday Announcement

Prompt

สรุปวันหยุดและผลต่อเวลาทำการจากข่าวนี้

ช่วย Operations

㊳ สรุป Benefit Update

ใช้

สรุปสิทธิประโยชน์ที่เปลี่ยนและ Effective Date

ช่วย HR

㊴ สรุป Process Change

Prompt

สรุป Process เดิม สิ่งที่เปลี่ยน และสิ่งที่ผู้ใช้ต้องทำใหม่

ช่วย Change Management

㊵ สรุป Office Update

ใช้

สรุปข่าวสำนักงาน เช่น Location, Access หรือ Facility Change

ช่วยพนักงาน

㊶ สร้าง Daily Brief

Prompt

สรุปข่าว SharePoint วันนี้เป็น Daily Brief ไม่เกิน 10 Bullet

ช่วยอ่านเช้า

㊷ สร้าง Weekly Digest

ใช้

สรุปข่าวสำคัญประจำสัปดาห์ โดยแบ่งตาม Department

ช่วย Communication

㊸ สร้าง Monthly Digest

Prompt

สรุปข่าวสำคัญประจำเดือนและระบุสิ่งที่ยังมีผลอยู่

ช่วย Management

㊹ สร้าง Executive Digest

ใช้

สรุปไม่เกิน 5 เรื่องที่ผู้บริหารควรรู้

ช่วยลด Information Overload

㊺ สร้าง Employee Digest

Prompt

สรุปข่าวที่พนักงานต้องอ่านหรือทำ Action ในสัปดาห์นี้

ช่วย Engagement

㊻ สร้าง Digest แบบตาราง

ใช้

จัดเป็นตาราง Headline, Date, Summary, Action และ Deadline

ช่วยอ่านง่าย

㊼ สร้าง Digest แบบ Timeline

Prompt

เรียงข่าวตามวันที่ Publish

ช่วย Chronology

㊽ เรียงตาม Deadline

ใช้

เรียงข่าวที่มี Action ตาม Deadline

ช่วย Prioritization

㊾ เรียงตาม Department

Prompt

จัดข่าวตาม Department

ช่วยคนเลือกอ่านเฉพาะที่เกี่ยวข้อง

㊿ เรียงตาม Topic

ใช้

จัดข่าวเป็น Policy, IT, People, Projects และ Events

ช่วย Navigation

51. หาเฉพาะข่าวใหม่

Prompt

แสดงเฉพาะ News Post ที่ยังไม่อยู่ใน Digest ก่อนหน้า

หากมี Context ให้เปรียบเทียบ

ช่วยลดข่าวซ้ำ

52. หา What Changed

ใช้

ข่าวนี้เปลี่ยนอะไรจากประกาศก่อนหน้า

ช่วย Change Review

53. เปรียบเทียบข่าวเก่ากับใหม่

Prompt

เปรียบเทียบ Announcement เวอร์ชันก่อนกับเวอร์ชันล่าสุด

ช่วย Policy Update

54. แสดง Added Information

ใช้

มีข้อมูลอะไรเพิ่มจากประกาศก่อน

ช่วย Review

55. แสดง Removed Information

Prompt

มีข้อมูลอะไรถูกตัดออก

ช่วยตรวจการเปลี่ยนแปลง

56. แสดง Changed Information

ใช้

มีวันที่ เงื่อนไข หรือขั้นตอนใดเปลี่ยน

ช่วย Accuracy

57. ตรวจวันที่ Publish

ก่อนสรุปต้องดูว่า News Post เผยแพร่เมื่อไร

ป้องกันการนำข่าวเก่ามารวม

58. ตรวจ Effective Date

Publish Date กับ Effective Date อาจไม่เหมือนกัน

ต้องแยกให้ชัด

59. ตรวจ Deadline

Deadline ต้องมาจาก Source จริง

ไม่ควรให้ AI เดา

60. ตรวจ Time Zone

ถ้าข่าวเกี่ยวกับ Meeting หรือ Maintenance ระหว่างประเทศ

ควรตรวจ Time Zone ใน Source

61. ตรวจชื่อบุคคล

ข่าวองค์กรอาจกล่าวถึง

• ผู้บริหาร
• Contact
• Owner

ควรตรวจชื่อทุกครั้ง

62. ตรวจชื่อ Department

การสรุปผิด Department อาจส่งข่าวผิดกลุ่ม

63. ตรวจตัวเลข

เช่น

• Budget
• Percentage
• Quantity

ควรตรง Source

64. ตรวจ Policy

ถ้าข่าวเป็น Policy Change

ควรเปิด Policy ต้นฉบับตรวจอีกครั้ง

65. อย่าสรุป Headline อย่างเดียว

Headline อาจไม่สะท้อนข้อยกเว้น

ต้องดูเนื้อหาข่าวด้วย

66. อย่าตัด Exception

คำว่า

• ยกเว้น
• เฉพาะ
• ไม่รวม

อาจเปลี่ยนความหมายทั้งข่าว

67. อย่าตัด Action Required

Summary ที่ดีต้องบอกว่าผู้อ่านต้องทำอะไรต่อหรือไม่

68. อย่าให้ AI สร้าง Action

ถ้าข่าวไม่ได้กำหนด Action

ไม่ควรเพิ่มหน้าที่ใหม่ให้พนักงาน

69. อย่าให้ AI สร้าง Deadline

ถ้าไม่มีใน Source

ให้ใส่

ไม่ระบุ

70. อย่าให้ AI สร้าง Effective Date

วันที่มีผลต้องมาจากข่าวหรือ Policy จริง

71. แยก Fact กับ Recommendation

Prompt

แยกสิ่งที่ประกาศจริงออกจากคำแนะนำเพิ่มเติม

ช่วยลดความสับสน

72. ขอ Source ของแต่ละข่าว

ใช้

ระบุ Source หรือชื่อ News Post ของแต่ละ Summary

ในประสบการณ์ที่รองรับช่วยตรวจย้อนกลับ

73. ขอวันที่ของ Source

Prompt

แสดง Publish Date ของแต่ละข่าว

ช่วย Freshness

74. ขอ Link หรือ Referent ที่เกี่ยวข้อง

ถ้าประสบการณ์รองรับ

ควรให้ผู้ใช้อ่านต้นฉบับต่อได้

75. ข่าวที่ขัดกัน

ถ้ามีประกาศเก่าและใหม่ขัดกัน

ควรแสดงทั้งสองก่อน

ไม่ควรเลือกเองโดยไม่มีหลักฐาน

76. Prompt สำหรับ Conflict

หากข่าวสองฉบับให้ข้อมูลต่างกัน ให้แสดงความแตกต่างพร้อมวันที่ Publish และอย่าตัดสินเองว่าอันไหนถูก

ช่วย Review

77. ข่าวที่ถูกอัปเดต

ควรตรวจว่าเป็นการแก้ Page เดิมหรือ Publish ข่าวใหม่

เพื่อไม่ให้ Summary ซ้ำ

78. News Archive

ข่าวเก่าอาจยังค้นเจอ

จึงควรกำหนด Date Range

79. Archived News ไม่ควรถูกมองว่า Current

ถ้าองค์กรมีสถานะ Archive

ควรแยกออก

80. Permission มีผล

Copilot สรุปได้เฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง

ผู้ใช้แต่ละคนจึงอาจได้ Digest ต่างกัน

81. ถ้าเพื่อนเห็นข่าวแต่คุณไม่เห็น

อาจเกี่ยวกับ Audience Targeting หรือ Permission

ควรตรวจสิทธิ์

82. Audience Targeting

SharePoint อาจใช้การกำหนดกลุ่มผู้ชม

จึงควรเคารพ Audience ที่องค์กรตั้งไว้

83. ไม่ควรส่ง Digest กว้างเกิน Permission

แม้ผู้สรุปเห็นข้อมูล

ไม่ได้หมายความว่าทุกคนควรได้รับข้อมูลนั้น

84. ระวังข้อมูล Confidential

ข่าวบางเรื่องอาจจำกัดเฉพาะทีม

ควรตรวจก่อน Forward

85. Prompt สำหรับ Daily News

สรุป News Post ที่ Publish วันนี้เป็น Headline, Summary และ Action Required

86. Prompt สำหรับ Weekly News

สรุปข่าว SharePoint สัปดาห์นี้ แบ่งตาม Department และเรียงข่าวที่ต้อง Action ก่อน

87. Prompt สำหรับ Executive Brief

เลือกไม่เกิน 5 ข่าวที่มีผลต่อ Strategy, Risk, Cost หรือ Operations และสรุปให้ผู้บริหาร

88. Prompt สำหรับพนักงาน

สรุปข่าวที่พนักงานทั่วไปต้องรู้ พร้อม Deadline และ Action ถ้ามี

89. Prompt สำหรับ IT News

สรุป Security, Maintenance, Service Change และ Required User Action

90. Prompt สำหรับ HR News

สรุป Policy, Benefits, Training และ Employee Action จากข่าวที่ Publish แล้ว

91. Prompt แบบปลอดภัย

ใช้เฉพาะ SharePoint News ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึงและ Publish แล้ว หากข่าวใดไม่มี Deadline, Owner หรือ Action ให้ระบุว่า “ไม่ระบุ” ห้ามคาดเดา

เหมาะกับ Digest จริง

92. Workflow ที่แนะนำ

ใช้ลำดับ

กำหนด Site → กำหนดช่วงเวลา → เลือก Published News → สรุป → จัดหมวด → ตรวจ Source → ส่งต่อ

ช่วยลดข่าวเก่าและข้อมูลผิด

93. อย่าสรุปทุกข่าวแบบเท่ากัน

ข่าวบางเรื่องสำคัญกว่า

ควรกำหนด Criteria เช่น

• Action Required
• Deadline
• Risk
• Impact

ก่อนจัดลำดับ

94. อย่าใช้ AI แทน Editorial Review

ข่าวภายในองค์กรที่สำคัญควรมีผู้รับผิดชอบตรวจ

โดยเฉพาะ Policy และข่าวผู้บริหาร

95. Checklist ก่อนสรุปข่าว

ตรวจว่า

1. Site ไหน
2. ช่วงเวลาไหน
3. News Publish แล้วหรือยัง
4. Audience คือใคร
5. ต้องการกี่ข่าว
6. จัดหมวดแบบไหน
7. ต้องแสดง Deadline ไหม
8. ต้องแสดง Action ไหม
9. ต้องแสดง Source ไหม
10. ห้าม AI เดาอะไร

96. Checklist ก่อนส่ง Digest

ตรวจ

1. Headline ถูกไหม
2. Publish Date ถูกไหม
3. Effective Date ถูกไหม
4. Deadline ถูกไหม
5. Action ถูกไหม
6. Owner ถูกไหม
7. Policy ถูกไหม
8. Permission เหมาะไหม
9. มีข่าวเก่าปะปนไหม
10. Source ตรวจแล้วหรือยัง

97. คำถามที่พบบ่อย

Copilot ช่วยสรุปข่าว SharePoint ได้ไหม

ได้ในประสบการณ์ที่รองรับ โดยสามารถช่วยย่อ News Post และจัดประเด็นสำคัญให้อ่านง่ายขึ้น

สรุปข่าวหลายเรื่องพร้อมกันได้ไหม

ขึ้นอยู่กับประสบการณ์และ Scope ที่รองรับ แต่ควรกำหนด Site และช่วงเวลาให้ชัด

สร้าง Weekly Digest ได้ไหม

สามารถใช้ Copilot ช่วยจัด Summary แบบ Weekly Digest จาก Source ที่เกี่ยวข้องได้

Copilot รู้ว่าข่าวไหนสำคัญที่สุดไหม

สามารถช่วยประเมินตาม Criteria ที่กำหนด แต่หากเป็น Priority ทางการควรให้ผู้รับผิดชอบยืนยัน

ต้องตรวจ Source ไหม

ควรตรวจ โดยเฉพาะวันที่ Policy, Deadline และ Action Required

98. สูตร Prompt ที่แนะนำ

ใช้โครง

Site + Date Range + News Status + Audience + Categories + Output Format + Missing Data Rule

ตัวอย่าง

สรุป Published News จาก Corporate Site ในสัปดาห์นี้สำหรับพนักงานทั่วไป แบ่งเป็น IT, HR และ Corporate พร้อม Action Required และ Deadline หากไม่มีให้ระบุว่า “ไม่ระบุ”

99. Prompt พร้อมใช้

“สรุป SharePoint News ที่ฉันมีสิทธิ์เข้าถึงและ Publish แล้วภายในช่วงเวลาที่กำหนด จัดผลลัพธ์เป็น Headline, Publish Date, Summary, Who Is Affected, Action Required, Deadline และ Source จัดกลุ่มตาม Department หรือ Topic ตามความเหมาะสม รักษาชื่อ วันที่ ตัวเลข Policy และเงื่อนไขตามต้นฉบับ หากข้อมูลใดไม่มีให้ระบุว่า ‘ไม่ระบุ’ ห้ามคาดเดาหรือสร้างข้อเท็จจริงใหม่”

เหมาะกับ Daily และ Weekly Digest

100. สรุป

วิธีใช้ Copilot สรุปข่าวสารใน SharePoint ให้ได้ผลดีที่สุด คือไม่ควรสั่งเพียงว่า

“สรุปข่าวทั้งหมด”

แต่ควรกำหนดว่า

ข่าวจาก Site ไหน → ช่วงเวลาใด → สำหรับใคร → ต้องจัดหมวดอย่างไร → ต้องแสดง Action และ Deadline หรือไม่ → ใช้เฉพาะข่าวที่ Publish แล้วหรือไม่

Copilot สามารถช่วยสร้าง

• Daily Brief
• Weekly Digest
• Executive Summary
• IT News Summary
• HR News Summary
• Policy Update Summary
• Project News Digest

ได้รวดเร็ว

แต่ Summary ที่ดีต้องรักษาบริบทของข่าว โดยเฉพาะ Publish Date, Effective Date, Deadline และ Action Required เพราะการตัดข้อมูลเหล่านี้ออกอาจทำให้ผู้อ่านเข้าใจประกาศผิดได้

comsiam แนะนำให้ใช้หลัก “ให้ Copilot ย่อข่าว แต่ให้ Source เป็นผู้ยืนยันข่าว” เพื่อให้ Digest อ่านเร็วขึ้น โดยยังรักษาความถูกต้องและสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลภายในองค์กร