Contact
Line : comsiam
หลายคนคิดว่า Macro เป็นเรื่องของโปรแกรมเมอร์ แต่ความจริงใน Excel 365 คุณสามารถ อัด Macro ได้ง่ายมากโดยไม่ต้องเขียนโค้ดแม้แต่บรรทัดเดียว แค่กดบันทึก แล้วทำงานตามปกติ Excel จะจำทุกขั้นตอนให้เอง
ถ้าคุณทำงานซ้ำ ๆ ทุกวัน เช่น จัดตารางเดิม ลบช่องว่างเดิม ทำรายงานเดิม พิมพ์เอกสารเดิม หรือรวมข้อมูลเดิม การอัด Macro คือวิธีลัดที่ช่วยประหยัดเวลาได้แบบเห็นผลทันที
บทความนี้จะสอนวิธีอัด Macro ใน Excel 365 แบบใช้งานจริง พร้อมเทคนิคให้ใช้ได้อย่างมืออาชีพ
① อัด Macro คืออะไร
อัด Macro คือการให้ Excel บันทึกขั้นตอนที่เราทำไว้ เช่น
- คลิกเมนูไหน
- จัดรูปแบบอะไร
- พิมพ์ข้อความอะไร
- ลบคอลัมน์ไหน
- เรียงข้อมูลอย่างไร
เมื่อบันทึกเสร็จ เราสามารถกดรันให้ Excel ทำซ้ำทั้งหมดได้ทันที
② Macro เหมาะกับงานแบบไหน
เหมาะกับงานที่ทำซ้ำ เช่น
- จัดรูปแบบรายงานทุกวัน
- รวมข้อมูลทุกเดือน
- พิมพ์ใบเสนอราคาหลายใบ
- ลบข้อมูลซ้ำ
- แยกข้อมูลลูกค้า
- Export PDF หลายไฟล์
ถ้าทำอะไรเดิมเกิน 3 ครั้งต่อสัปดาห์ ควรอัด Macro
③ เปิดเมนู Developer ก่อนใช้งาน
ถ้ายังไม่มีเมนู Developer ให้เปิดก่อน
วิธีเปิด
- เปิด Excel 365
- File
- Options
- Customize Ribbon
- ติ๊ก Developer
- กด OK
จากนั้นเมนู Developer จะปรากฏด้านบน
④ วิธีอัด Macro ทีละขั้นตอน
ไปที่
Developer > Record Macro
จะมีหน้าต่างให้ตั้งค่า
ตั้งชื่อ Macro
เช่น
FormatReport
ตั้ง Shortcut (ถ้าต้องการ)
เช่น Ctrl + Shift + F
เลือกที่เก็บ
เลือก This Workbook
แล้วกด OK
หลังจากนั้น Excel จะเริ่มอัดทันที
⑤ ระหว่างอัด Macro ควรทำอะไร
ทำงานตามปกติ เช่น
- เลือกหัวตาราง
- ทำตัวหนา
- เปลี่ยนสี
- ใส่เส้นขอบ
- AutoFit Column
- จัดกึ่งกลาง
ทุกการคลิกจะถูกบันทึก
⑥ วิธีหยุดอัด Macro
เมื่อทำเสร็จ ไปที่
Developer > Stop Recording
Macro จะถูกบันทึกเรียบร้อย
⑦ วิธีทดลองรัน Macro
ไปที่
Developer > Macros
เลือกชื่อ Macro แล้วกด Run
Excel จะทำขั้นตอนทั้งหมดให้อัตโนมัติ
⑧ ตัวอย่างใช้งานจริง
จัดรายงานยอดขาย
กดครั้งเดียว
- หัวตารางสีฟ้า
- ตัวหนา
- เส้นขอบ
- ปรับความกว้างอัตโนมัติ
งานบัญชี
กดครั้งเดียว
- ลบแถวว่าง
- เรียงวันที่
- รวมยอด
ร้านค้า
กดครั้งเดียว
- สร้างใบเสนอราคา
- บันทึก PDF
ร้านอาหารแห้งดี หรือ SME ใช้ได้คุ้มมาก
⑨ เทคนิคอัด Macro ให้ฉลาด
ใช้คีย์ลัดแทนเมาส์
ทำให้ Macro เร็วขึ้น
อย่าคลิกมั่ว
เพราะทุกคลิกจะถูกจำ
ใช้ข้อมูลตัวอย่างที่เป็นระเบียบ
Macro จะทำงานเสถียรกว่า
แยก Macro เป็นงานเล็ก ๆ
เช่น
- Macro จัดรูปแบบ
- Macro พิมพ์ PDF
- Macro สรุปรายงาน
⑩ ถ้าอัดผิด ทำใหม่ได้ไหม
ได้แน่นอน
ลบ Macro เดิมแล้วอัดใหม่ง่ายกว่าแก้บางครั้ง
ไปที่
Developer > Macros > Delete
⑪ ไฟล์ต้องบันทึกแบบไหน
ถ้าจะเก็บ Macro ต้องบันทึกเป็น
.xlsm
ไม่เช่นนั้น Macro จะหาย
⑫ Macro ที่มือใหม่ควรเริ่มอัดก่อน
- จัดหัวตาราง
- เปลี่ยนฟอนต์
- ใส่เส้นขอบ
- AutoFit คอลัมน์
- Export PDF
- Print Area
เริ่มจากง่าย แล้วค่อยไปงานใหญ่
⑬ ปัญหาที่พบบ่อย
กดอัดแล้วไม่ทำงาน
อาจไม่ได้กด Stop Recording
รันแล้วผิดตำแหน่ง
ตอนอัดเลือกเซลผิด
เปิดเครื่องอื่นใช้ไม่ได้
ต้อง Enable Macro
ไฟล์หาย Macro
เพราะเซฟเป็น .xlsx
⑭ อัด Macro ต่างจาก VBA ยังไง
อัด Macro
เหมาะมือใหม่ ไม่ต้องเขียนโค้ด
VBA
เหมาะคนต้องการระบบขั้นสูง
แนะนำให้เริ่มจากอัด Macro ก่อน แล้วค่อยดูโค้ดทีหลัง
⑮ คำถามที่พบบ่อย
มือใหม่ใช้ Macro ได้ไหม
ได้ ง่ายกว่าที่คิด
อัด Macro ใช้เวลานานไหม
ไม่ถึง 1 นาทีในหลายงาน
คุ้มไหม
คุ้มมาก ถ้างานนั้นทำซ้ำทุกวัน
⑯ สรุป
การอัด Macro ใน Excel 365 คือวิธีเริ่มต้นระบบอัตโนมัติที่ง่ายและคุ้มที่สุด ไม่ต้องเขียนโปรแกรม ไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์เพิ่ม แค่ให้ Excel จำขั้นตอนแทนคุณ
คนส่วนใหญ่ทำงานซ้ำ
แต่คนฉลาดให้ Macro ทำแทน
⑰ คำถามชวนคิด
ถ้าคุณอัด Macro ได้ 1 งานวันนี้ งานไหนจะช่วยประหยัดเวลาคุณมากที่สุด?
