Contact
Line : comsiam
หลายธุรกิจต้องพิมพ์เอกสารจำนวนมากทุกวัน เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ รายชื่อพนักงาน ฉลากสินค้า หรือเอกสารส่งของ ถ้าต้องเปิดทีละไฟล์ กด Print ทีละใบ คุณกำลังเสียเวลามหาศาล
Excel 365 สามารถช่วย พิมพ์หลายใบอัตโนมัติ ได้ ทั้งแบบพิมพ์หลายชีต หลายหน้า หลายลูกค้า หรือวนพิมพ์จากรายการข้อมูล ช่วยลดเวลางานเอกสารแบบเห็นผลจริง
บทความนี้จะสอนวิธีทำแบบใช้งานจริง ตั้งแต่ง่ายสุดจนถึงระดับมืออาชีพ
① พิมพ์หลายใบอัตโนมัติคืออะไร
คือการให้ Excel สั่งพิมพ์เอกสารหลายชุดแบบต่อเนื่อง เช่น
- ใบเสนอราคา 30 ใบ
- ใบแจ้งหนี้ 50 ใบ
- ฉลากสินค้า 100 แผ่น
- รายชื่อพนักงานทุกแผนก
- เอกสารลูกค้าแต่ละราย
ไม่ต้องกด Print ซ้ำทีละครั้ง
② เหมาะกับใคร
เหมาะมากกับ
- ร้านค้า
- ฝ่ายบัญชี
- ฝ่ายขาย
- คลังสินค้า
- HR
- โรงงาน
- SME ทุกประเภท
③ วิธีง่ายสุด พิมพ์หลายชีตพร้อมกัน
ถ้ามีหลายชีตในไฟล์เดียว
- กด Ctrl ค้าง
- เลือกหลายชีต
- กด Print
Excel จะพิมพ์ทุกชีตต่อเนื่องทันที
④ วิธีพิมพ์หลายหน้าในชีตเดียว
ถ้าเอกสารยาวหลายหน้า
ไปที่
Page Layout > Print Area
กำหนดพื้นที่ให้ถูกต้อง แล้วพิมพ์ครั้งเดียวได้ทุกหน้า
⑤ วิธีพิมพ์ใบเอกสารหลายรายการจากข้อมูล
เช่นมีลูกค้า 50 ราย
ใช้ Template 1 ใบ แล้วเปลี่ยนข้อมูลทีละคนอัตโนมัติ
ผ่าน
- VBA
- Macro
- Mail Merge
⑥ ตัวอย่างระบบอัตโนมัติ
Excel อ่านรายชื่อ
- บริษัท A
- บริษัท B
- บริษัท C
แล้วพิมพ์ใบแจ้งหนี้ทีละใบอัตโนมัติ
⑦ ตัวอย่าง VBA แนวคิด
For Each Customer
Load Data
PrintOut
Next
ระบบจะวนพิมพ์จนจบรายการ
⑧ ตัวอย่างใช้งานจริง
บัญชี
พิมพ์ใบแจ้งหนี้สิ้นเดือน 80 ใบ
ฝ่ายขาย
พิมพ์ใบเสนอราคา 20 ลูกค้า
HR
พิมพ์สลิปเงินเดือนพนักงาน
คลังสินค้า
พิมพ์ฉลากบาร์โค้ดสินค้า
ร้านอาหารแห้งดี หรือ SME ใช้แนวนี้คุ้มมาก
⑨ วิธีตั้งจำนวนสำเนาอัตโนมัติ
ตอน Print เลือก Copies เช่น
2 Copies
3 Copies
5 Copies
หรือใช้ VBA กำหนดได้
⑩ พิมพ์เป็น PDF หลายใบได้ไหม
ได้ และนิยมมากกว่าเครื่องพิมพ์จริง
เช่น
- QT-001.pdf
- INV-002.pdf
- Slip-003.pdf
เก็บไฟล์ง่าย ส่งเมลง่าย
⑪ ปัญหาที่พบบ่อย
หน้ากระดาษเพี้ยน
ตั้ง Page Setup ใหม่
ข้อมูลล้นหน้า
ใช้ Fit to Page
พิมพ์ผิดลูกค้า
ต้องล็อกลำดับข้อมูล
ช้าเกินไป
ใช้ PDF ก่อนแล้วค่อยพิมพ์ทีหลัง
⑫ เทคนิคมืออาชีพ
มี Template กลาง
เอกสารทุกใบรูปแบบเดียวกัน
ตั้งชื่อ Printer ให้ถูก
กันส่งผิดเครื่อง
พรีวิวก่อนรันจำนวนมาก
ลดของเสีย
พิมพ์ช่วงกลางคืน
งานเยอะไม่รบกวนคนใช้เครื่อง
⑬ ใช้ร่วมกับเลขรันอัตโนมัติ
เช่นพิมพ์ใบแจ้งหนี้เลขต่อเนื่อง
INV-0001
INV-0002
INV-0003
ทำงานเป็นระบบมากขึ้น
⑭ สูตรที่ใช้คู่กัน
รวมยอดต่อเอกสาร
=SUM(รายการสินค้า)
คำนวณภาษี
=ยอดรวม×0.07
⑮ คำถามที่พบบ่อย
ต้องเขียน VBA ไหม
ถ้าพิมพ์เยอะมาก ควรใช้
มือใหม่เริ่มยังไง
เริ่มจากหลายชีตพร้อมกันก่อน
Excel 365 ดีไหม
ดีมาก รองรับงานเอกสารครบ
⑯ สรุป
การพิมพ์หลายใบอัตโนมัติใน Excel 365 ช่วยลดเวลางานเอกสารแบบมหาศาล โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องพิมพ์เอกสารซ้ำทุกวัน ใครยังกดทีละใบ กำลังเสียเวลาโดยไม่จำเป็น
คนทั่วไปกด Print ซ้ำ ๆ
คนเก่งให้ Excel พิมพ์รวดเดียวจบ
⑰ คำถามชวนคิด
ตอนนี้คุณพิมพ์เอกสารกี่ใบต่อเดือน และถ้าลดเวลาใบละ 1 นาที จะคืนเวลาให้คุณได้กี่ชั่วโมงต่อปี?
