ลืมรหัสผ่านอีเมลบริษัท ต้องติดต่อผู้ดูแลระบบอย่างไร?

หากลืมรหัสผ่านอีเมลบริษัท ให้ลองใช้หน้ากู้รหัสผ่านขององค์กรก่อน หากไม่พบตัวเลือกรีเซ็ตเอง หรือระบบแจ้งให้ติดต่อผู้ดูแล ให้แจ้งฝ่ายไอทีหรือ Help Desk ของบริษัท เพราะอีเมลองค์กรมักถูกควบคุมโดยผู้ดูแลระบบ และพนักงานอาจไม่มีสิทธิ์เปลี่ยนรหัสผ่านด้วยตนเอง

❶ ตรวจสอบว่ามีระบบรีเซ็ตรหัสผ่านด้วยตนเองหรือไม่

เปิดหน้าลงชื่อเข้าใช้ของอีเมลบริษัท แล้วมองหาตัวเลือก “ลืมรหัสผ่าน” หรือ “ไม่สามารถเข้าถึงบัญชีได้” หากองค์กรเปิดใช้ระบบรีเซ็ตด้วยตนเอง ระบบจะให้ยืนยันตัวตนผ่านช่องทางที่ลงทะเบียนไว้ เช่น แอปยืนยันตัวตน เบอร์โทรศัพท์ หรืออีเมลสำรอง

ถ้าไม่เห็นตัวเลือกรีเซ็ต หรือระบบให้ติดต่อผู้ดูแล

อาจหมายความว่าองค์กรไม่ได้เปิดใช้การรีเซ็ตรหัสผ่านด้วยตนเอง หรือบัญชีของคุณยังไม่ได้ลงทะเบียนวิธียืนยันตัวตน ให้ติดต่อฝ่ายไอทีหรือผู้ดูแลระบบตามช่องทางที่บริษัทกำหนด อย่าลองใช้หน้ากู้บัญชีส่วนบุคคลของผู้ให้บริการแทน เพราะอาจไม่รองรับบัญชีที่องค์กรจัดการ

❷ ติดต่อผู้ดูแลระบบให้ถูกช่องทาง

ใช้ Help Desk ระบบแจ้งปัญหา อีเมลสำรองของฝ่ายไอที หรือเบอร์โทรศัพท์ภายในที่บริษัทประกาศไว้ หากเข้าอีเมลไม่ได้ ให้ใช้ช่องทางติดต่ออื่นขององค์กรแทน

แจ้งข้อมูลที่ช่วยให้ฝ่ายไทีค้นหาบัญชีได้เร็ว

ระบุชื่อและนามสกุล แผนก ชื่อผู้ใช้หรืออีเมลบริษัท ข้อความผิดพลาดที่ปรากฏ และเวลาที่เริ่มเข้าใช้งานไม่ได้ หากมีภาพหน้าจอ ให้ส่งเฉพาะภาพที่ไม่เปิดเผยรหัสผ่าน รหัสยืนยัน หรือข้อมูลลับของบริษัท

อย่าส่งรหัสผ่านเดิมหรือรหัสยืนยันให้ผู้ดูแลทางแชตหรืออีเมล หากจำเป็นต้องตรวจสอบตัวตน ให้ทำตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดอย่างเป็นทางการ

❸ ถ้าเข้าอีเมลไม่ได้และมีงานเร่งด่วน

แจ้งหัวหน้างานหรือทีมที่เกี่ยวข้องผ่านช่องทางสื่อสารอื่นของบริษัท เช่น ระบบแชตภายในหรือโทรศัพท์ เพื่อให้ทราบว่าคุณกำลังรอการรีเซ็ตบัญชี หลีกเลี่ยงการสมัครอีเมลใหม่หรือส่งไฟล์งานผ่านบัญชีส่วนตัวโดยไม่ได้รับอนุญาต เพราะอาจขัดกับนโยบายความปลอดภัยขององค์กร

ComSiam แนะนำให้แจ้งฝ่ายไอทีว่าอุปกรณ์ใดบ้างที่ใช้บัญชีบริษัท เช่น โทรศัพท์ แอปอีเมล หรือคอมพิวเตอร์ เพื่อให้ผู้ดูแลแนะนำขั้นตอนลงชื่อเข้าใช้อีกครั้งได้ครบถ้วน

❹ หลังผู้ดูแลรีเซ็ตรหัสผ่านให้แล้ว

เมื่อได้รับรหัสผ่านชั่วคราวหรือลิงก์ตั้งรหัสใหม่ ให้ดำเนินการผ่านช่องทางทางการของบริษัททันที ตั้งรหัสผ่านใหม่ตามข้อกำหนดขององค์กร และอย่าใช้รหัสเดียวกับบัญชีส่วนตัว

อัปเดตแอปและอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ

ลงชื่อเข้าใช้ใหม่ในแอปอีเมลและอุปกรณ์ที่ได้รับอนุญาต หากระบบยังแจ้งรหัสผ่านผิด ให้ลบรหัสผ่านเก่าที่บันทึกไว้ในแอปหรือเบราว์เซอร์ แล้วกรอกข้อมูลใหม่ อย่าลองซ้ำหลายครั้งจนบัญชีถูกล็อกอีก

ตั้งค่าวิธียืนยันตัวตนให้พร้อม

หากองค์กรรองรับ ให้ลงทะเบียนแอปยืนยันตัวตน เบอร์โทรศัพท์ หรือวิธีสำรองตามนโยบายบริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิธีเหล่านั้นยังใช้งานได้ เพื่อให้รีเซ็ตรหัสผ่านเองได้ในครั้งต่อไป

❺ หากผู้ดูแลยังไม่ตอบกลับ

ติดตามคำขอผ่านระบบ Help Desk และแจ้งหมายเลข Ticket หากมี หากยังไม่มีช่องทางแจ้งปัญหา ให้ติดต่อหัวหน้างาน ฝ่ายบุคคล หรือผู้ที่จัดเตรียมบัญชีให้คุณ เพื่อขอช่องทางติดต่อผู้ดูแลระบบ

อย่าจ่ายเงินให้บุคคลภายนอกที่อ้างว่าสามารถปลดล็อกอีเมลบริษัทได้ และอย่าให้รหัสผ่านหรือรหัสยืนยันแก่ผู้ที่ติดต่อมาโดยไม่ผ่านช่องทางที่บริษัทรับรอง

ComSiam แนะนำให้บันทึกช่องทางติดต่อฝ่ายไอทีและลงทะเบียนวิธีกู้คืนบัญชีไว้ล่วงหน้า จะช่วยลดเวลาหยุดชะงักเมื่อเข้าอีเมลบริษัทไม่ได้