Contact
Line : comsiam
หลายธุรกิจมีข้อมูลเยอะมาก แต่เจ้าของกลับไม่รู้ภาพรวมจริง เพราะข้อมูลอยู่หลายไฟล์ หลายแผนก และไม่มีรายงานที่อ่านง่าย
ปัญหาที่เจอบ่อย
- ยอดขายมี แต่ไม่รู้กำไร
- สต๊อกมี แต่ไม่รู้จมเงินเท่าไร
- พนักงานเยอะ แต่ไม่รู้ทีมไหนผลงานดี
- ลูกหนี้มี แต่ไม่รู้เกินกำหนดเท่าไร
- ประชุมทีใช้เวลาหาตัวเลขนาน
- ตัดสินใจจากความรู้สึกมากกว่าข้อมูล
ข่าวดีคือ Excel 365 สามารถทำรายงานผู้บริหารได้จริง และเหมาะมากกับ SME บริษัท ร้านค้า โรงงาน และทุกธุรกิจที่อยากบริหารแบบมืออาชีพ
บทความนี้จะสอน วิธีทำรายงานผู้บริหาร Excel 365 แบบใช้งานจริง ตั้งแต่ KPI สำคัญ Dashboard จนถึงรายงานประชุมรายเดือน
① รายงานผู้บริหาร คืออะไร
คือรายงานสรุปข้อมูลสำคัญของธุรกิจ เพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้เร็ว เช่น
- ยอดขาย
- กำไร
- กระแสเงินสด
- ลูกหนี้ / เจ้าหนี้
- สต๊อกสินค้า
- ผลงานทีมงาน
- เปรียบเทียบเป้าหมาย
เป้าหมายคือ “รู้เรื่องธุรกิจในหน้าเดียว”
② ทำไมควรใช้ Excel 365
Excel 365 เหมาะมาก เพราะ
- รวมข้อมูลหลายแผนกได้
- สูตรคำนวณเก่ง
- PivotTable แรง
- กราฟสวย
- แชร์ออนไลน์ได้
- อัปเดตง่าย
③ โครงสร้างไฟล์รายงานผู้บริหาร
สร้าง 6 ชีตหลัก
- ยอดขาย
- การเงิน
- สต๊อก
- ทีมงาน
- KPI
- Dashboard ผู้บริหาร
④ KPI หลักที่ควรมี
ทุกธุรกิจควรเริ่มจากตัวเลขนี้
- ยอดขายเดือนนี้
- กำไรสุทธิ
- เงินสดคงเหลือ
- ลูกหนี้ค้างรับ
- สต๊อกคงเหลือ
- ค่าใช้จ่ายรวม
- ยอดขายต่อพนักงาน
นี่คือเลขที่เจ้าของควรรู้เสมอ
⑤ สูตรเทียบเป้าหมาย
ถ้าเป้ายอดขายอยู่ B2 และยอดจริง C2
=C2/B2
ได้ % สำเร็จของเป้า
⑥ สูตรโตจากเดือนก่อน
=(ยอดเดือนนี้-ยอดเดือนก่อน)/ยอดเดือนก่อน
รู้ทันทีว่าโตหรือถอย
⑦ สูตรกำไรสุทธิ
=ยอดขาย-ต้นทุน-ค่าใช้จ่าย
นี่คือเลขจริง ไม่ใช่ยอดขายปลอม
⑧ รายงานลูกหนี้คงค้าง
ควรมี
- ค้างไม่เกิน 30 วัน
- เกิน 30 วัน
- เกิน 60 วัน
- ลูกหนี้เสี่ยงสูงสุด 10 ราย
เงินที่ยังไม่เก็บ = ความเสี่ยง
⑨ รายงานสต๊อก
ควรมี
- มูลค่าสต๊อกทั้งหมด
- สินค้าใกล้หมด
- สินค้าค้างนาน
- Top สินค้าขายดี
ของค้าง = เงินจม
⑩ Dashboard ผู้บริหาร
ควรมีหน้าเดียวจบ พร้อมกราฟ
- ยอดขายรายเดือน
- กำไร 12 เดือน
- เงินสดคงเหลือ
- ลูกหนี้ค้าง
- สต๊อกคงเหลือ
- KPI ทีมงาน
เจ้าของเปิด 3 นาทีรู้เรื่อง
⑪ รายงานประชุมรายเดือน
ใส่หัวข้อสั้น ๆ
- สิ่งที่ดีขึ้น
- ปัญหาหลัก
- แผนเดือนหน้า
- ตัวเลขที่ต้องเร่งแก้
ประชุมด้วยข้อมูล จะสั้นและคมกว่า
⑫ เหมาะกับธุรกิจอะไรบ้าง
- ร้านออนไลน์
- ร้านขายสายแลน
- ร้านแห้งดีอาหารแห้ง
- ร้านอาหาร
- ร้านกาแฟ
- โรงงาน
- บริษัทบริการ
- SME ทุกประเภท
⑬ ความผิดพลาดที่เจอบ่อย
รายงานเยอะเกินไป
ดูไม่จบ
ไม่มี KPI หลัก
ไม่รู้จะโฟกัสอะไร
อัปเดตช้า
ตัดสินใจช้า
สวยแต่ไร้สาระ
กราฟเยอะ แต่ไม่ตอบโจทย์
⑭ เทคนิคทำรายงานให้ผู้บริหารชอบ
- หน้าเดียวจบ
- ตัวเลขสำคัญอยู่บนสุด
- สีเขียว = ดี สีแดง = ต้องระวัง
- เทียบเดือนก่อนเสมอ
- เน้น Action ได้ทันที
รายงานดี ต้องทำให้ตัดสินใจได้
⑮ ถ้าโตขึ้น ควรต่อยอดอะไร
Excel 365 ต่อได้ เช่น
- Power BI Dashboard
- รายงานหลายสาขา
- Forecast ยอดขาย
- KPI Realtime
- CEO Dashboard มือถือ
⑯ สรุปแบบตรงไปตรงมา
เจ้าของที่ไม่เห็นตัวเลข
มักทำงานหนักแต่ไม่โต
Excel 365 คือจุดเริ่มต้นที่คุ้มมากสำหรับทำรายงานผู้บริหาร
⑰ คำถามชวนคิด
ตอนนี้ถ้ามีคนถามว่า “ธุรกิจเดือนนี้กำไรจริงเท่าไร” คุณตอบได้ภายใน 30 วินาทีไหม?
