Contact
Line : comsiam
หลายคนเปิดไฟล์ Excel เก่าที่ทำมาหลายปี หรือไฟล์จาก Excel 2003 / 2007 / 2010 แล้วพบว่าเมื่อใช้กับ Excel 365 กลับ สูตรเพี้ยน ฟอนต์เละ ตารางขยับ มาโครไม่ทำงาน หรือเปิดแล้วแจ้งเตือนแปลก ๆ คำค้นยอดนิยมคือ วิธีแก้ Excel 365 ที่ใช้กับไฟล์เก่าแล้วเพี้ยน
ข่าวดีคือ ส่วนใหญ่ไม่ใช่ไฟล์เสีย แต่เกิดจาก “ความต่างของเวอร์ชัน” และสามารถแก้ให้กลับมาใช้งานได้
① อาการที่พบบ่อย
- เปิดไฟล์เก่าแล้วรูปแบบเละ
- คอลัมน์กว้างไม่เท่าเดิม
- ฟอนต์เปลี่ยน
- สูตร Error
- Macro ไม่ทำงาน
- สีเพี้ยน
- Print Layout เปลี่ยน
- แจ้ง Compatibility Mode
② ทำไมไฟล์เก่าถึงเพี้ยนใน Excel 365
เพราะ Excel 365 ใหม่กว่าเยอะ และมีการเปลี่ยนแปลงเรื่อง
- Engine สูตร
- ฟอนต์เริ่มต้น
- ระบบความปลอดภัย Macro
- การจัดการไฟล์เก่า
- การพิมพ์
- ฟีเจอร์ใหม่เช่น Dynamic Array
③ เช็กนามสกุลไฟล์ก่อน
ไฟล์เก่าที่พบบ่อย
.xls
.xlsx
.xlsm
ถ้าเป็น .xls
คือไฟล์ยุคเก่า ควรแปลงใหม่
④ วิธีแก้เร็วที่สุด: Save As ใหม่
เปิดไฟล์แล้วไปที่:
File > Save As
บันทึกเป็น:
.xlsx
หรือถ้ามี Macro:
.xlsm
ช่วยลดปัญหา Compatibility ได้มาก
⑤ ฟอนต์เพี้ยน / ตารางเละ
ไฟล์เก่าอาจใช้ฟอนต์ที่เครื่องใหม่ไม่มี
วิธีแก้
เปลี่ยนเป็นฟอนต์มาตรฐาน เช่น
- Calibri
- Arial
- Tahoma
- TH Sarabun New
แล้วปรับความกว้างคอลัมน์ใหม่
⑥ สูตรเก่า Error
เช่นสูตรเก่าใช้รูปแบบอ้างอิงแปลก หรือไฟล์ข้ามเครื่อง
ให้เช็กสูตรทีละจุด
ไปที่:
Formulas > Error Checking
⑦ สูตรใหม่กระจายข้อมูลจนชน
Excel 365 มี Dynamic Array
บางสูตรอาจกระจายหลายช่องแล้วชนข้อมูลเดิม
จะขึ้น #SPILL!
วิธีแก้
เคลียร์พื้นที่รอบสูตร
⑧ Macro ไม่ทำงาน
Excel 365 เข้มงวดด้านความปลอดภัยมากขึ้น
ถ้าไฟล์มี Macro ให้เปิดจากแหล่งเชื่อถือได้ และกด Enable Content ตามที่โปรแกรมแจ้ง
⑨ Print Layout เพี้ยน
ไฟล์เก่าใช้เครื่องพิมพ์คนละรุ่น
ไปที่:
- Page Layout > Size = A4
- Orientation ใหม่
- ตรวจ Print Preview
⑩ Named Range / Links เก่าเสีย
ไฟล์เก่าอาจมีลิงก์ไปไฟล์ที่ไม่มีแล้ว
ไปที่:
Data > Edit Links (ถ้ามี)
ตัดลิงก์ที่ไม่ใช้
⑪ เปิดช้ามากเพราะของสะสมเก่า
ไฟล์เก่าบางไฟล์มี
- Format เกินจำเป็น
- Hidden Objects
- Conditional Formatting ซ้ำ
ควรทำความสะอาดไฟล์
⑫ วิธีปลอดภัยที่สุด
เปิดไฟล์เก่า แล้วคัดลอกข้อมูลสำคัญไปไฟล์ใหม่ของ Excel 365
สร้าง Workbook ใหม่สะอาดที่สุด
⑬ เทคนิคใช้งานจริง
ถ้าคุณมีไฟล์บัญชี ร้านแห้งดีอาหารแห้ง หรือรายงานสะสมหลายปี
แนะนำ
- เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้
- แปลงเป็นเวอร์ชันใหม่
- แยกไฟล์รายปี
- ทดสอบก่อนใช้งานจริง
⑭ คำถามที่พบบ่อย
Q: เปิด .xls ได้ไหม?
ได้ แต่ไม่เหมาะใช้งานระยะยาว
Q: Macro เก่าใช้ไม่ได้ ต้องทำไง?
อาจต้องปรับ VBA ให้รองรับเวอร์ชันใหม่
Q: Save As ใหม่แล้วข้อมูลหายไหม?
ปกติไม่หาย แต่ควรเก็บต้นฉบับไว้ก่อน
⑮ สรุป
ถ้า Excel 365 ใช้กับไฟล์เก่าแล้วเพี้ยน
ให้ทำตามนี้
- เช็กนามสกุลไฟล์
- Save As เป็น .xlsx / .xlsm
- เปลี่ยนฟอนต์มาตรฐาน
- เช็กสูตร Error
- ปรับ Print Layout
- ลบลิงก์เก่า
- ย้ายข้อมูลไปไฟล์ใหม่ถ้าจำเป็น
ส่วนใหญ่กลับมาใช้งานได้ดี
คุณไฟล์เก่าของคุณเป็น .xls หรือ .xlsx เดี๋ยวผมบอกแนวทางดีที่สุดให้ได้
